利用OmniPlan進行學生資助業務管理的方法研究

李 健

（北京信息職業技術學院學生處，北京 100015）

1 項目管理的概念

“現代項目管理的理論認為：項目管理是運用各種相關的知識、技能、方法與工具，為滿足或超越項目有關各方對項目的要求與期望，所開展的各種計劃、組織、領導和控制等方面的活動。”[1]

現代項目管理的理論和方法的創建可以追溯到工業革命之初，起初發展十分緩慢，直到20世紀初現代項目管理的理論和方法才開始加快發展和完善，“例如，亨利·甘特發明的“橫道圖”（即甘特圖）就是20世紀初出現的早期近代項目管理工具。”在1950年至1980年期間，項目管理技術主要應用于國防部門和建筑工程方面。從本世紀八十年代開始，項目管理的應用擴展到其他工業領域（行業），如制藥行業、電信部門、軟件開發業等。

“美國項目管理學會(PMI)提出，一個有效的專業項目管理必須具備9個方面的基本內容：項目范圍管理、項目時間管理、項目費用管理、項目質量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理、項目采購管理、項目綜合管理。”[2]

學生資助作為高校學工系統的重要業務，引入項目管理的方法和理念，有助于合理安排工作，提高管理效能。由于學生資助工作本身具有明確的目的性、制約性和過程性等特性，使得項目管理需要運用更為專業的技能、方法和工具，以便科學地開展資助項目管理活動。目前，市場上已經有大量專業的項目管理軟件，例如：OpenProj、GanttProject、DotProject、TaskJuggler、Project、PHProjekt、OmniPlan等，本研究主要使用OmniPlan做為學生資助工作項目管理工具。

2 OmniPlan軟件介紹

“OmniPlan是由總部位于華盛頓州西雅圖市的Omni Group開發的一款規劃和項目管理軟件。2006年6月6日，該軟件以公開測試版的形式發布。OmniPlan for Mac其功能相當Windows下的Microsoft Project。The Omni Group是一個專門為Mac、iPad和iPhone開發應用程序的公司。它多方位獨特的生產力類軟件獲得了三次Macworld Editors’Choice大獎。”[3]旗下的OmniPlan for Mac是非常優秀的項目管理軟件，功能強大的同時操作非常簡單，界面又非常美觀。OmniPlan具有以下功能和特點：

1）簡單的任務管理：可以輕松的分配任務資源，通過摘要快速進入任務，追蹤任務，方便清楚的了解項目進度。

2）有效的資源分配：通過OmniPlan可以在項目預算內準確地，有效地分配人員，材料，設備等資源。

3）清楚的進度把控：OmniPlan可以科學地進行進度把控，幫助并且控制項目中所有的細節。

4）直觀的時間表：通過Gantt圖表直觀的顯示出項目開始完成，以及每一個環節的執行時間，可以便捷的管理項目進度。

5）違規和關鍵路徑：如果時間表出現邏輯錯誤OmniPlan將顯示違例提醒，并對產生問題和可能的解決方案提出建議。

6）顯示項目關鍵路徑：OmniPlan可以顯示項目的關鍵路徑，以便更為準確的掌握項目所需時間。

3 在學生資助工作中的應用

3.1 任務的分解和創建

將資助項目按照業務條目進行分解成任務包，例如本專科學生資助政策包括：國家獎學金、國家勵志獎學金、國家助學金、國家助學貸款、基層就業國家資助、應征入伍服義務兵役國家資助、直招士官國家資助、退役士兵學費資助、生活物價補貼、洗澡飲水電話補貼、勤工助學、校內資助、綠色通道等。可以按照以上業務新建任務包，再將工作包分解成若干個任務。所謂任務，就是必須完成以使項目向前得以順利完成的任何事情。每個任務都有其屬性（例如，開始和結束日期、完成百分比和資源分配）。將任務組合到一起，就形成了一個任務包。此外，一個任務也可以從屬于其他任務。例如：可以將“國家獎學金”新建為一個任務包，再將這個任務包分解為“發放評審通知”、“開展工作培訓”、“院系開展自評”、“學校評審答辯”、“校內公示上報”五個子任務，并且根據工作要求設定每個子任務的計劃開始時間和計劃完成時間。

3.2 使用關聯線連接任務

在學生資助業務開展過程中，各個子任務不可能同時完成，即使有充足的資源可以做到這點，項目的某些子任務也需要等到其他子任務完成后才能開始。這就需要根據各個任務對其他任務的狀態的依賴性構建關聯。OmniPlan總共有四種關聯性分別是：

·完成?開始是最常見的類型，即當任務A完成后，任務B才能開始。

·開始?完成關聯表示當任務A開始時，任務B才能完成。

·開始?開始關聯表示當任務A開始時，任務B才能開始。

·完成?完成關聯表示當任務A完成時，任務B才能完成。

建立關聯時選擇需要連接的兩個任務，然后點按工具欄中的“連接”按鈕。“完成?開始”關聯線會出現在這兩個任務之間，起點是大綱中先出現的任務。也可以直接在甘特圖中繪制關聯線，方法是單擊所選任務結束端的箭頭并將其拖到下一個任務的起始端。例如：在“國家獎學金”任務中，只有“發放評審通知”后才能“開展工作培訓”，這兩個子任務之間就是“完成?開始”之間的關系。

3.3 創建和分配資源

在完成任務關聯線鏈接后，需要為任務創建和分配資源，學生資助業務中的資源是指項目必需的團隊人員、設備及材料。新建的項目會自帶一個默認的資源，在實際使用中還需要進行創建，可以在資源視圖中添加資源，創建資源的方式與創建任務的方式非常類似。創建好資源后回到任務視圖，選擇任務，然后使用任務檢查器的“分配”功能，選擇資源名稱進行分配。在資源視圖中，可以通過將任務從“未分配”時間線（或側邊欄）拖動到資源的時間線來分配任務。例如：在“國家獎學金”任務中，對“發放評審通知”這個子任務，就可以分配一名職員負責完成此項工作，這名職員此時對于這項任務就是一個“資源”，將任務與資源進行匹配的過程就是分配資源。

3.4 更新任務完成情況

在實際業務開展過程中，難免會有項目無法在最初計劃的時限內完成。因此建議在OmniPlan中定期檢查項目的進度，并根據情況變化對其進行相應的更新。可以通過在任務檢查器的“已完成”欄或“任務信息”部分編輯百分比來更新各項任務的進度。或者直接拖移甘特圖中任務條的完成情況控點。如果每個任務都按計劃進行，可單擊同步更新工具欄按鈕來將每個任務（或只是所選任務）的完成百分比更新到選定的日期。如果有本來計劃現在完成但卻沒有完成的任務，可以點按重新安排工具欄按鈕將其向前移動。

4 結束語

使用OmniPlan進行學生資助項目管理工作，是運用科學的管理工具提升行政工作的有效途徑和方法，可以大幅度提升資助工作效率，統籌各時間節點工作，充分調動資源。