淺談項目管理在企業實際應用中存在的問題與對策

摘要：隨著社會的進步與發展，企業的項目流程日趨復雜，涉及的產品日益豐富，交付的要求也不斷提升，傳統的管理模式已經不能有效地滿足項目的需求。在此種新的形勢下，挑戰和機遇并存，項目管理的作用將會越來越大，越來越多的企業開始應用項目管理來為企業帶來超期的效益。然而現實中，企業運用項目管理往往只停留在了理念層面，雖然試圖建立某些項目管理流程，但是并未涉及實際的應用。項目管理在實際應用中會遇見各種常見的問題，如果不能結合項目管理知識對其進行系統地分析，那么存在的問題得不到解決，項目管理應用的失敗也在情理之中。本文將基于項目管理在企業實際應用過程中常常遇到的問題進行分析，并給與相對應的對策，以便能夠幫助企業在具體實施項目管理時提供有效的思路與方法。

關鍵詞：項目管理;總結經驗;嚴格控制;方法

一、項目管理概述

項目是指在限定的資源及時間內需要完成的任務。例如一項工程、一次展會、一項課題研究等。項目管理顧名思義也就是指通過使用工具和手段，使得項目能夠在有限的人力和資源所限制的條件下來滿足或者遠遠超出客戶的要求和期待，并最終實現這個項目的目標。項目管理通過對項目中的相關活動進行整體地的監測和管控，并配合其他手段來實現所設置的目標，它是管理學的一個重要分支。通俗地說，項目管理是由項目小組運用一定的知識、技術和專業知識，按照一定的流程去梳理錯綜復雜的事情和活動，完成既定任務的一種管理過程。

項目管理的宗旨主要包括提高完成項目的效率，保質保量地完成項目的任務以及有效地控制項目的成本。因此如果一個項目在管理過程中做到：一是在規定的時間完成了既定的任務;二是成本控制在批準的預算內;三是項目的最終交付物能夠滿足客戶要求或者符合相關的技術和性能要求;四是項目的主要利益者滿意項目的管理和執行過程。那么我們認為此次項目管理是成功的，否則，便需要對此做出調整和改進。

導致項目管理失敗的原因五花八門，企業在項目管理的實際應用中會遇到如下一些常見問題。比如，缺乏對項目需求的理解計劃考慮不周全;人際關系處理不當出現問題相互推諉;無效溝通過多導致項目進度延遲;項目成員執行力欠缺或是成本浪費嚴重等等。這些問題是阻礙企業的發展的絆腳石，企業投入了大量資源卻未得到應有的收益，同時還降低了企業的核心競爭力。因此，通過項目管理的知識分析遇到的疑難雜癥，并對癥下藥就顯得極為關鍵。

二、項目管理在企業實際應用中存在的問題

（一）未能充分理解項目管理的需求

項目管理應該以需求為核心，項目需求是整個項目管理的行動綱領，只有準確理解項目需求才能不偏離軌道。如果無法完整的識別客戶的需求，或者沒有正確的理解客戶的需求，就會導致最終提交的項目交付物無法滿足客戶要求，終將導致項目的失敗?？v觀項目管理中的成功和失敗案例，其中大部分失敗的案例都是由于對項目管理的需求缺乏充分理解，沒有明晰項目目標，或是在項目執行的過程中不斷變化項目目標，進而使得項目團隊心態失衡，承受重大壓力，最終半途而廢;相反，成功的項目管理都有著明確而堅定的目標，并根據目標制定周詳的項目計劃，最終使得項目能夠完美交付。

（二）無法妥善處理項目管理活動中的人際關系

在推進項目的過程中，人際關系的處理是非常重要的一環，并且此類問題難以避免。如果項目過程中無法妥善處理人際關系，會導致項目成員之間的合作不悅、團隊士氣低落，項目任務無人負責，互相推諉扯皮，引發各種口水戰，以及各個方面的人際關系紛爭。當項目成員把注意力都放在項目過程中的人際紛爭時，大家自然也無法再為完成項目任務而努力，項目必然走向失敗。項目成員的合作效率是決定項目管理成敗的關鍵，只有處理好人際關系才能讓項目團隊擰成一股繩，齊心協力完成項目目標。

（三）存在大量無效的信息溝通

在項目的影響要素中，其中一條便是強調項目的溝通。溝通貫穿于整個項目管理活動，所以溝通在項目管理中占據了重要位置，但是并不是所有的溝通都是有效的。事實上，企業在項目管理過程中存在大量無效的溝通，很多是由于雙方獲取的信息不對等，或者是溝通在信息傳遞過程中造成的表達偏差等等。良好的溝通可以為項目順利向前推進保駕護航，如果沒有良好的溝通，項目成員對內和對外都無法做到密切配合、無法協同的情況下要把項目向前推進可謂是難如登天。無效的溝通將會導致信息無法傳遞，命令無法執行，項目目標延期甚至無法實現的嚴重后果。

（四）缺乏相應的項目績效管理體系

對企業來說，大多數項目的成員都是從各個部門抽調出部分人員組合成的新的項目團隊。這些項目成員在項目啟動后開始完成項目團隊分配的任務，同時本身還需要處理自己部門原本的常規工作。從此前的多數企業項目管理案例來看，大部分企業的團隊管理都沒有相應的績效管理體系，項目成員完成項目目標的意愿度和配合度都不甚理想，也是項目延遲或無法交付的原因之一。項目團隊管理雖然一般采用激勵政策，但是激勵只有和獎勵或者報酬相結合才能保證激勵的有效性，才能有效激發團隊成員工作熱情，全力配合完成項目管理，否則沒切實可行的激勵方式，團隊成員的工作效率和項目完成效果都將大打折扣。

三、解決項目管理在企業實際應用中存在問題的對策

（一）建立完善的項目需求管理機制

對項目需求的充分理解是項目成功的關鍵。因此企業在一開始就要建立完善的項目需求管理機制。主要包含三部分內容：第一是項目需求的獲取，包含了理解和確定客戶需求及期望的整體過程管理，為了實現項目目標需要定義、記錄并分析干系人員的需求。第二是項目需求的確認，包含項目實施者和需求干系人共同對需求文件進行審核，雙方對項目需求達成共識后做出書面承諾，使需求文件能夠充分體現出一種商業性合作的效果。第三是項目需求的變更管理，由于項目需求確定之后，隨著項目的實際推進，不可避免會產生項目需求變更的情況，因此如何控制和管理需求變更，是保障項目目標實現的重要環節。此部分包含了市場經濟學中關于企業管理活動中的需求變化控制與管理及對企業需求變化影響的分析?？梢钥紤]通過“變更申請-變更審批-需求更改-重新確認”的工作流程來進行處理，以確保需求的變更不會失控而導致項目發生混亂，同時要對項目需求的變更進行影響分析，避免隨意或頻繁的變更項目需求。

（二）組建高效的項目管理團隊

項目目標能夠順利推進和實現，需要團隊成員具備項目所需的技能，此外，也需要成員之間建立充分的信任和良好的溝通模式。如何組建一支高效的項目管理團隊，主要有以下三個重點：

一是抓好組織的規劃。根據項目規模的大小，難易程度確定人員配置。只有形成完整的組織體系，才能更好地完成項目管理目標。同時確立崗位職責白皮書，明晰每個崗位的工作安排和任職要求，包括學歷、專業技術水平、工作能力要素、性格特性、工時安排等等。

二是組建核心團隊。一方面需要選好項目管理負責人。作為優化團隊的關鍵控制點，項目經理崗位的人選尤其重要。而項目其他的成員選擇除了滿足人員配備的基本要求之外，也要充分考慮以往的工作經驗、個人性格特征和業余愛好等人力資源因素。另一方面是健全團隊職能，團隊成員的選擇要以工作內容為依據合理配備團隊人員。可以從多種渠道多種方式來物色團隊成員，將符合要求的人員納入項目團隊中。之后根據組織規劃初期的角色設定及責任向團隊成員分配相應任務，同時要求大家通力配合。每個項目團隊各個成員各有所長，一般分七種角色：①主導者，正確決策的領導;②執行者，腳踏實地的辦事人員;③技術黨，解決團隊技術層面的問題;④創新者，用于實踐，具有發散思維，提供新思路;⑤協調者，擁有共情能力，關心他人，化解團隊矛盾。⑥資源查探者，能夠建立多方聯系，懂得善用他人長處。⑦監察者，認真仔細分析意見，考察團隊決策和執行。

三是健全管理機制。首先要注重工作流程的重塑，平衡各個項目成員之間的職責，建立分工明確，責任清晰的工作體系，要充分調動各個項目成員的創造性和積極性，增強團隊合作的士氣，使團隊更加完整，目標一致。其次要強化民主和科學的決策機制，要鼓勵團隊成員提出不同的意見，表達不同的觀點，將錯誤當成學習和提高的機會而不是懲罰的理由，要健全處理和解決問題的機制，團隊要定期共同探討項目實施過程中存在的缺點和不足，需要問題和困難，團隊盡力共同解決問題而不是互相推諉。此外要健全團隊的行為規范和工作守則，要求明確團隊的紀律，形成定期召開項目進度回顧會議的習慣，各方及時和高效的反饋信息和問題。

（三）實施有效的溝通策略

有效的溝通策略和技巧會給企業的項目管理工作帶來促進作用。通過以下三個方面實施有效的溝通策略能夠事半功倍。

一是要構建完善的溝通體系。首先，企業要從自身的發展實際出發，以鏈式溝通為核心，構建一個多層次，跨部門的溝通網絡，為項目的有效溝通提供便利性。其次，制定內部溝通計劃，根據項目的實際情況明確各個項目成員在信息溝通、戰略溝通、制度溝通中的職責和權限，要求在溝通中突出情感交流和溝通，以營造積極向上的企業氛圍，構建良好的人際工作關系。所以，需要項目經理在從基礎上做好溝通管理工作，可以通過開展項目團隊團建活動，私下詢問溝通和定期召開團隊會議等方式增強團隊成員的相互熟悉程度，了解成員的真實想法，化解團隊矛盾，促進團隊和諧。

二要樹立正確的溝通態度。溝通態度決定了你與他人溝通的是否有效，個體如果只從自身的地位、職務、身份去溝通，而不考慮對方的想法和感受，必然會加大和對方的溝通難度和隔閡。因此要求在溝通過程中首先要學會從別人的思維范疇去考慮問題，進而體會對方的看法，站在對方的立場理解對方所提出的問題。然后用真摯的言語去準確地表達自己的想法，使對方能夠也從自己的立場去體會和理解自己的想法。過程中，團隊成員如果都能抱著合作共贏，體諒和理解的態度去看待對方、看待問題，并能積極承擔自身的責任，那么就能形成良性溝通。尤其是在業務溝通過程中，只有適當考慮對方的需求，找出有歧義或雙方產生爭執的關鍵點，同時以整體性為前提，在利益上雙方共同退一步，才能取得良好的溝通效果，雙方才能擁有更大的合作空間和收益。

三是要運用科學的溝通方法。項目管理中溝通的途徑多種多樣，包括口頭、書面、電話、會議、網絡等形式。溝通的關系也是多維的，包括了項目成員、客戶、同事、管理層等等。個體只有具備一定的溝通技巧才能確保溝通的有效性。所以需要個體加強溝通技巧的學習，運用合理的方法運用到多維溝通關系中。溝通的方式方法種類繁多，如何選擇也是一門學問。溝通可以選擇正式的、非正式的、委婉的、簡潔的等多種方式，溝通方法有認同溝通法、類比溝通法、故事溝通法、發文溝通法、人格魅力溝通法、逆向溝通法、正反雙向溝通法、情緒溝通法、情感溝通法等等，個體要根據溝通對象和溝通事情選擇最合適的溝通方式和方法。例如在和管理層的溝通中要正式，要理解領導的需求，盡量用最簡潔的語言表達問題的關鍵，并給出解決方案供選擇。在與項目成員之間的溝通則可采用非正式的方式直接溝通，盡量站在項目整體性、站在集體的角度去分析問題，保證雙方的溝通是有效的。

（四）建立健全合理的項目成員績效管理體系

為了規范項目管理團隊成員的工作行為，明確績效管理導向，企業需要建立合理有效的項目成員績效管理體系，制定績效管理制度，進一步明確、完善、優化職責分工、考核內容、評價標準、考核程序和考核結果應用等內容。企業指派的項目經理需要和項目成員在溝通的基礎上制定合理的績效計劃。當績效計劃實施過程中也要關心和尊重團隊成員，了解團隊成員在項目過程中遇到的困難，給予必要的輔助和支持，并建立良好的績效溝通機制，依據實際情況對績效計劃做出優化和調整?？冃ЫY果公布后給與相應的獎勵或激勵，對于績效不合格的成員需要及時面談了解團隊成員缺乏的技能或知識并安排相應的培訓，溝通和幫助團隊成員改正問題，提高自身能力。

結語

項目是企業實現發展目標的載體。企業的使命、愿景、及各個階段的戰略發展目標都是通過一個個項目目標達成來實現的。成功的項目管理不僅能幫助企業提升運營效率、實現發展目標、擴大市場規模，還可以鍛煉企業團隊成員的能力、提升企業的核心競爭力。為了在實際中可以成功的應用項目管理，企業可以基于自身的實際發展，通過建立完善的項目需求管理機制，組建高效的項目管理團隊，實施有效的溝通策略，建立健全合理的項目成員績效管理體系等方式來實現項目管理的有效應用，從而規避在實際應用中遇到的各類問題。

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