分層審核流程優(yōu)化以提升效率淺析

穆紅燕

上海弗列加濾清器有限公司 上海 200120

1 項(xiàng)目背景

在2017年底之前，上海弗列加濾清器有限公司（以下簡(jiǎn)稱SFG）實(shí)施分層審核管理由上海工廠部負(fù)責(zé)，每周可以發(fā)現(xiàn)許多NG項(xiàng)目；但審核效果沒(méi)有得到明顯的改善：現(xiàn)狀即只發(fā)現(xiàn)NG項(xiàng)目但沒(méi)有糾正等的措施行動(dòng)，或一些項(xiàng)目得到改進(jìn)糾正，但沒(méi)有跟蹤驗(yàn)證有效性；最終出現(xiàn)后遺癥就是同樣的問(wèn)題重復(fù)再次發(fā)生；

在2008年，SFG領(lǐng)導(dǎo)將分層審核從工廠部門轉(zhuǎn)移由質(zhì)量部負(fù)責(zé)，并要求對(duì)分層審核進(jìn)行系統(tǒng)管控，并符合新版IATF體系及其他客戶端審核的要求；

基于以上問(wèn)題：需要對(duì)當(dāng)前的分層審核實(shí)施效果從根本上進(jìn)行改進(jìn)提升；

2 立項(xiàng)啟動(dòng)

根據(jù)公司年度目標(biāo)樹(shù)要求，18年需要取得新版IATF16949資格證書(shū)；其中要求需要滿足分層審核的相關(guān)要求，基于此根據(jù)職能需求組建改善團(tuán)隊(duì)，其中包括采購(gòu)部，上海工廠，質(zhì)量部，技術(shù)工程部等經(jīng)理層作為成員開(kāi)展項(xiàng)目；

3 問(wèn)題定義

3.1 當(dāng)前現(xiàn)狀

原有程序要求簡(jiǎn)單且未與時(shí)俱進(jìn)同步更新；同時(shí)審核員的實(shí)施能力效率較低；由于時(shí)間原因未能及時(shí)完成審核，多數(shù)情況下，審核發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題不能提供有效的糾正行動(dòng)或得到明顯的改進(jìn)行動(dòng)，而未能提高效率；詳見(jiàn)以下：

分層審核管理流程圖：由負(fù)責(zé)部門人員年度制定分層審核計(jì)劃（完成分層審核計(jì)劃表，其中不同職能審核人員“簡(jiǎn)稱審核員”審核頻率不同），審核員按照計(jì)劃表完成審核并填寫(xiě)審核檢查表（不同職能檢查表不同），審核員完成審核檢查表后提供給管理部門，有管理人員整理處完成率信息并兩周做一次全公司性的匯報(bào)。

3.2 依據(jù)當(dāng)前流程梳理分析出各環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)

根據(jù)打分（＞400且TOP⑥得到主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)在：①分層審核糾正措施輸出流程；②審核糾正措施驗(yàn)證輸出過(guò)程；③審核糾正措施跟蹤輸出過(guò)程；④分層審核關(guān)閉階段；⑤分層審核輸入流程；⑥分層審核輸出流程。

3.3 通過(guò)以上得出高風(fēng)險(xiǎn)流程總結(jié)處以下需要改進(jìn)的項(xiàng)目點(diǎn)

①分層審核需要明確分級(jí)管理頻次及原則；②分層審核的審核權(quán)限需要明確；③分層審核的審核需要雙方確認(rèn)，并明確人糾正措施負(fù)責(zé)人；④分層審核的糾正措施驗(yàn)證需要明確；⑤分層審核的糾正結(jié)果跟蹤需要明確；⑥分層審核執(zhí)行的有效性結(jié)果需要確認(rèn)。

3.4 基于以上得到的待改進(jìn)點(diǎn)

我們將進(jìn)行客戶建議心聲收集（VOC/VOB）；首先完成了利益相關(guān)方客戶的梳理，得到以下表1所示的人員名單矩陣。

表1 Stakeholder Selection Matrix 利益相關(guān)方選擇矩陣

3.5 通過(guò)矩陣名單將溝通進(jìn)行客戶訪談意見(jiàn)收集

（1）首先匯總列出待訪談的問(wèn)題，詳見(jiàn)如下：①你所了解的現(xiàn)有分層審核管理流程執(zhí)行情況如何？有哪些內(nèi)容分層審核沒(méi)有得到執(zhí)行？請(qǐng)盡可能多列舉。②針對(duì)以上問(wèn)題你有哪些改進(jìn)的建議？③關(guān)于目前分層審核檢查表中規(guī)定的問(wèn)題類別的項(xiàng)目是否足夠？如不夠，還缺哪些項(xiàng)？請(qǐng)列舉。④關(guān)于分層審核的項(xiàng)目需要進(jìn)行分級(jí)管理嗎？如果需要，如何分級(jí)？對(duì)應(yīng)的每一級(jí)如何管理，管理的權(quán)限如何？⑤關(guān)于分層審核后整理的檢查表及問(wèn)題如何管理，你有哪些建議？⑥新的分層審核需要包含除生產(chǎn)和裝配外其他過(guò)程的管控嗎？為什么？⑦關(guān)于分層審核管理流程你還有哪些建議？⑧分層審核流程如果包含哪些內(nèi)容會(huì)讓你感到驚喜？

（2）整理形成完整的綱要，包括受訪人基礎(chǔ)信息等共計(jì)8個(gè)問(wèn)題。

（3）分別與Stakehoder客戶訪談，收集到以下信，共計(jì)收到完成的19份訪談表，匯總共計(jì)88條意見(jiàn)在8個(gè)問(wèn)題中。

3.6 分析總結(jié)當(dāng)前主要問(wèn)題有以下5 點(diǎn)

（1）目前的流程可操作性不強(qiáng)，主要包括以下：①現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行非常困難；②檢查內(nèi)容過(guò)于籠統(tǒng)，審核單不便于使用；③發(fā)現(xiàn)問(wèn)題建議與受審核方充分溝通確認(rèn)；④收不到問(wèn)題整改的反饋；⑤有沒(méi)有更改無(wú)從得知，后續(xù)分層審核的動(dòng)力不足，積極性不高；⑥不熟悉現(xiàn)場(chǎng)的人，沒(méi)有審核指導(dǎo)。

（2）分層審核出的問(wèn)題沒(méi)有等級(jí)區(qū)分，重視度不夠。

（3）現(xiàn)有的內(nèi)容需要更新：如“SPC數(shù)據(jù)采集是否正常”，很早前就不做了；在進(jìn)貨稽查等方面需要增加審核。

（4）審核的頻率和人員過(guò)多，導(dǎo)致，完成率不高。

（5）現(xiàn)有的審核缺少監(jiān)督審核的機(jī)制---需要后期定期驗(yàn)證，保證執(zhí)行有效性。

3.7 分析改進(jìn)

根據(jù)匯總的5類大問(wèn)題，組織團(tuán)隊(duì)進(jìn)行改進(jìn)意見(jiàn)收集（分別進(jìn)行KJ和KANO分析）：

（1）KJ收集現(xiàn)場(chǎng)：

（2）數(shù)據(jù)整理結(jié)果：①分層審核需要制定跟蹤管理流程；②整改后需要需要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證及考核；③分層審核頻度和人員需精簡(jiǎn)；④問(wèn)題需要按嚴(yán)重度分級(jí)區(qū)別處理。

（3）KANO分析，結(jié)果總結(jié)為：①分層審核各相關(guān)部門人員職責(zé)明確；②分層審核實(shí)施管理完成率提高；③發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的改進(jìn)措施實(shí)施得到跟蹤；④改善措施得到驗(yàn)證及考核；⑤分層審核數(shù)據(jù)能在QMAX系統(tǒng)中體現(xiàn)。

（4）匯總兩種分析后確認(rèn)得到需要改進(jìn)的項(xiàng)目為：①需要制定跟蹤管理流程；②整改后需要需要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證及考核；③分層審核頻度和人員需精簡(jiǎn)；④問(wèn)題需按嚴(yán)重度分級(jí)區(qū)別處理；⑤所有數(shù)據(jù)能QMAX系統(tǒng)中體現(xiàn)；⑥分層審核各相關(guān)部門人員職責(zé)明確。

（5）矩陣分析確認(rèn)最終將實(shí)施5個(gè)改善點(diǎn)。

4 重新設(shè)計(jì)流程

（1）按照以上5個(gè)待改善點(diǎn)，提出有效的改善措施。

（2）根據(jù)措施更新LPA流程圖。

（3）對(duì)更新的流程圖進(jìn)行覆蓋范圍校驗(yàn)和再次潛在風(fēng)險(xiǎn)分析（PFMEA）。

更新后的流程顯示：RPN值明顯下降（最高504降到5⑥且全部低于60，說(shuō)明新流程可以有效的避免當(dāng)前出現(xiàn)的失效模式。

（4）根據(jù)新的流程更新分層審核程序，主要更新內(nèi)容有：

（5）清晰了分層審核的定義，范圍，目的和職能：主要有三個(gè)層次，分別由不同職能的所有成員根據(jù)對(duì)應(yīng)級(jí)別的檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)長(zhǎng)期持續(xù)地對(duì)制造過(guò)程的審核，確認(rèn)現(xiàn)場(chǎng)的操作標(biāo)準(zhǔn)符合情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正，保證質(zhì)量，確保標(biāo)準(zhǔn)的重要性，并保證產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程持續(xù)符合標(biāo)準(zhǔn)及顧客要求，逐步提高員工的質(zhì)量意識(shí)，并從而提高產(chǎn)品質(zhì)量，增強(qiáng)顧客滿意；①細(xì)化并補(bǔ)充了各相關(guān)職能的工作程序，以保證流程按照PCDA循環(huán)的完成性，其中增加編號(hào)以標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)表格：以如“分層審核表”，“分層審核計(jì)劃表”“內(nèi)審發(fā)現(xiàn)跟蹤表”等；②最后定義了內(nèi)外部監(jiān)督和升級(jí)管理的條件，以保證公正&積極的開(kāi)展此活動(dòng)，包括匯報(bào)要求，完成率和審核發(fā)現(xiàn)的指標(biāo)等。

5 改進(jìn)后效果跟蹤驗(yàn)證

5.1 文件化規(guī)范控制

根據(jù)新流程，更新了審核檢查表（分別定制了3個(gè)lever的表格），同時(shí)依照檢查表增加問(wèn)題跟蹤表等；以上內(nèi)容按照質(zhì)量體系要求納入管控（可通過(guò)編號(hào)獲取程序資料），將進(jìn)行年度內(nèi)外審監(jiān)管，同時(shí)完成相關(guān)人員的培訓(xùn)以執(zhí)行新流程的應(yīng)用；

5.2 結(jié)果匯總

通過(guò)分層審核持續(xù)跟蹤，分層審核完成率和問(wèn)題關(guān)閉率在改善前后有明顯的提高：①審核完成率：管理層由33.5%提高到87.5，整體由72.5%提升到95.6%。②審核發(fā)現(xiàn)每月平均24.6個(gè)（有措施15個(gè)，占比60.9%），改進(jìn)后，每月發(fā)現(xiàn)62個(gè)（有效的措施有60個(gè)，占比96.7%）。綜上，更新后的流程改進(jìn)有效。

6 結(jié)語(yǔ)

本文所解決的問(wèn)題是在汽車相關(guān)制造業(yè)體系中非常重要的一個(gè)質(zhì)量監(jiān)控環(huán)節(jié)：分層審核不僅有利于公司內(nèi)部質(zhì)量的問(wèn)題發(fā)掘，改進(jìn)，不斷提升，更是眾多Tier1和OEM主機(jī)廠客戶的基本質(zhì)量體系要求（缺少此內(nèi)容可能影響到新業(yè)務(wù)的開(kāi)發(fā)），故在領(lǐng)導(dǎo)層的重視和全體員工的大力支持下，完成了此課題的改進(jìn)；

幸于LPA活動(dòng)一直受到公司重視且持續(xù)進(jìn)行中，故雖然此次改進(jìn)過(guò)程中有需要人員和現(xiàn)場(chǎng)審核等的要求，會(huì)額外占據(jù)大家的時(shí)間配合，但是仍能得到積極的響應(yīng)和提供寶貴的意見(jiàn)反饋，得以讓項(xiàng)目正常進(jìn)行并按時(shí)關(guān)閉；