淺談電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理全過(guò)程控制

李波 蘭曉東

電力建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程控制是個(gè)比較大的課題，大致分為檔案管理體系與管理網(wǎng)絡(luò)的搭建;各參建單位的職責(zé)劃分;建設(shè)單位文件的形成;施工、監(jiān)理、調(diào)試單位的文件形成與編制;建設(shè)項(xiàng)目文件的移交與歸檔;這五大層次關(guān)系。五大層次關(guān)系的來(lái)源就是根據(jù)文件的全生命周期，即文件的形成的準(zhǔn)備工作、形成條件、文件閉環(huán)、文檔的保管、文檔的最終利用及銷毀的整個(gè)過(guò)程。文件生命周期理論為實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理并對(duì)文件進(jìn)行前端控制提供了理論基礎(chǔ)。

一、檔案體系與管理網(wǎng)絡(luò)的搭建

建設(shè)單位牽頭，構(gòu)建以建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為組長(zhǎng)、各參建單位負(fù)責(zé)人為副組長(zhǎng)的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系，帶動(dòng)各參建單位資料員，搭建檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

審查體系網(wǎng)絡(luò)中檔案人員的資質(zhì)情況（檔案上崗證），通過(guò)抽檢、筆試等方式檢測(cè)資料員是否具備且滿足本工程項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)專業(yè)能力，帶動(dòng)各參建單位資料員，搭建檔案完整的工作網(wǎng)絡(luò)，從而使制度能更好的貫徹及落實(shí)。

二、各參建單位的職責(zé)劃分

各參建單位應(yīng)依據(jù)合同相關(guān)條款規(guī)劃所需履行的職責(zé)，制定高度契合的工作計(jì)劃，配置滿足現(xiàn)場(chǎng)需求的人員、檔案工作用具等。

各參建單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定專人（建議為資料員）進(jìn)行文件的收發(fā)流轉(zhuǎn)，從工程項(xiàng)目的角度出發(fā)，要求監(jiān)理單位為施工過(guò)程文件的流轉(zhuǎn)中心，嚴(yán)格進(jìn)行報(bào)驗(yàn)文件的初始審核，包括但不限于檢查文件的格式、內(nèi)容是否完備，簽字是否規(guī)范一致（可采用初始簽字模板的形式進(jìn)行校核確認(rèn)），簽字術(shù)語(yǔ)是否標(biāo)準(zhǔn)等。

參建單位專業(yè)專工應(yīng)保證原始施工過(guò)程資料的文字、數(shù)據(jù)真實(shí)性、準(zhǔn)確性，建設(shè)單位各專業(yè)經(jīng)理嚴(yán)格審查過(guò)程文件的齊全完整性、真實(shí)性，嚴(yán)厲督促、嚴(yán)格把關(guān)，確保。

三、建設(shè)單位文件的形成

根據(jù)項(xiàng)目的生成周期進(jìn)行文件的收集，分為前期階段、建設(shè)階段、竣工階段。舉例如下：

（一）前期階段

項(xiàng)目立項(xiàng)文件：首先由公司（有相關(guān)印章的單位或者隸屬公司）上報(bào)關(guān)于XXXX項(xiàng)目申請(qǐng)的請(qǐng)示，取得路條后，根據(jù)可研、項(xiàng)目評(píng)估等批復(fù)及報(bào)告的支持，進(jìn)行項(xiàng)目的核準(zhǔn)。這一步注重文件的齊全完整性及真實(shí)性（收、發(fā)文批示單、各級(jí)請(qǐng)示、批復(fù)、各類型的附件、報(bào)告、是否原件、電子版等）。

（二）建設(shè)階段

施工組織總設(shè)計(jì)：由建設(shè)單位（或施工總承包單位）依據(jù)初步設(shè)計(jì)、主要施工圖、施工合同和施工組織設(shè)計(jì)綱要編制，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目工程建設(shè)做出全面安排，報(bào)上級(jí)主管單位審批后指導(dǎo)項(xiàng)目施工，是主導(dǎo)項(xiàng)目建設(shè)施工的總體指導(dǎo)性文件。

設(shè)備文件：由設(shè)備廠家統(tǒng)一提供，可隨箱、也可單獨(dú)發(fā)送至建設(shè)項(xiàng)目所在地（包括裝箱單、文件清單、說(shuō)明書、圖紙、性能試驗(yàn)報(bào)告、合格證等相關(guān)文件、進(jìn)口設(shè)備的設(shè)備報(bào)關(guān)文件、商檢文件、索賠文件等），按照合同條款（付款條件約束）進(jìn)行組卷移交。

（三）竣工階段

竣工決算：是指建設(shè)項(xiàng)目所有工作內(nèi)容按要求全部完成后，由建設(shè)單位根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定編制的反映其建設(shè)成果和財(cái)務(wù)狀況的總結(jié)性文件，應(yīng)包括從項(xiàng)目前期到工程竣工驗(yàn)收的全部建設(shè)費(fèi)用，竣工決算一般由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)編制，并報(bào)項(xiàng)目主管部門進(jìn)行審批。審計(jì)機(jī)關(guān)或中介機(jī)構(gòu)受項(xiàng)目主管單位委托，對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行竣工決算審計(jì)，出具決算審計(jì)報(bào)告。形成的文件主要有：工程結(jié)算書、工程決算書及項(xiàng)目主管單位的審批文件、工程決算審計(jì)報(bào)告等。

四、施工、監(jiān)理、調(diào)試單位的文件形成與編制

建設(shè)單位會(huì)同監(jiān)理單位依據(jù)DL/T《5434》、GB/T《50319》及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)驗(yàn)表格及表式的制定，根據(jù)各參建單位相關(guān)人員職責(zé)，依據(jù)建設(shè)單位相關(guān)規(guī)定及現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，制定文件流轉(zhuǎn)人員及范圍。

文件的形成，依據(jù)工程的施工程序來(lái)收集，大致分為三類表，即施工用表、試驗(yàn)用表、驗(yàn)收用表，需注意的是各類報(bào)審文件必須為原件，例如供貨商資質(zhì)類、原材料鋼筋質(zhì)量證明書等，如未能取得原件的可要求供貨商加蓋公章，或者抄件章，注明原件存于XXX處。關(guān)于設(shè)計(jì)變更，施工單位首先要發(fā)起工程技術(shù)聯(lián)系單，設(shè)計(jì)單位接到聯(lián)系單后出具設(shè)計(jì)變更通知單，施工單位應(yīng)根據(jù)設(shè)計(jì)變更執(zhí)行情況編制設(shè)計(jì)變更執(zhí)行回復(fù)單，說(shuō)明設(shè)計(jì)變更的執(zhí)行情況。關(guān)于強(qiáng)制性條文執(zhí)行及反饋，各單位要編制強(qiáng)制性條文工作計(jì)劃及方案，履行強(qiáng)條檢查記錄。

監(jiān)理單位為施工過(guò)程文件的流轉(zhuǎn)中心，負(fù)責(zé)各項(xiàng)文件的分發(fā)、閉環(huán)，嚴(yán)格進(jìn)行報(bào)驗(yàn)文件的初始審核。

施工及調(diào)試單位資料由監(jiān)理及建設(shè)單位各專業(yè)經(jīng)理統(tǒng)一審驗(yàn)，監(jiān)理單位資料由建設(shè)單位專工進(jìn)行統(tǒng)一審驗(yàn)（內(nèi)容齊全完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性），形成過(guò)程報(bào)驗(yàn)文件閉環(huán)。

五、建設(shè)項(xiàng)目文件的移交與歸檔

（一）前期文件

建設(shè)單位各部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案室，整體文件可按照來(lái)源、階段、問(wèn)題組卷。其中，發(fā)展部移交開(kāi)發(fā)轉(zhuǎn)建設(shè)前所有與工程相關(guān)的前期批復(fù)類文件（含項(xiàng)目立項(xiàng)、可研、選址、項(xiàng)目評(píng)估、拆遷征地補(bǔ)償、用地審批等）;財(cái)務(wù)部移交建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)的貸款承諾函/協(xié)議、資金計(jì)劃等;建設(shè)部門移交項(xiàng)目相關(guān)的招投標(biāo)、合同以及拆遷征地補(bǔ)、用地審批、施工許可、規(guī)劃許可、林地、五通一平、執(zhí)行概算、施工組織總設(shè)計(jì)、安全、質(zhì)量、進(jìn)度、環(huán)保管理、質(zhì)量監(jiān)督及物資管理等。

（二）施工文件

由施工單位、調(diào)試、監(jiān)理單位進(jìn)行文件的組卷，按照國(guó)家及行業(yè)相關(guān)規(guī)范進(jìn)行文件的組卷工作。施工單位可按照單位工程及施工工序組卷（分為大綜合卷-小綜合卷-施工記錄-驗(yàn)評(píng)卷-總結(jié)）;調(diào)試單位可按照階段和專業(yè)組卷;監(jiān)理單位可按照文種、專業(yè)、時(shí)間等特點(diǎn)進(jìn)行組卷。施工文件需經(jīng)監(jiān)理單位、建設(shè)單位逐級(jí)審查，確認(rèn)無(wú)誤后方可辦理竣工檔案移交簽證，其書寫格式可參照大區(qū)下發(fā)的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，表中內(nèi)容詳實(shí)，包含承包單位及合同編號(hào)、移交各類目檔案的數(shù)量、工程概況等，應(yīng)從組織機(jī)構(gòu)成立、人員任命、過(guò)程管理等多維管理維度出發(fā)，詳盡闡述項(xiàng)目部施工情況。

（三）設(shè)備及圖紙文件

按照建設(shè)單位要求，相關(guān)移交單位進(jìn)行文件的組卷工作，注意通過(guò)合同條款或者后期相關(guān)約定（聯(lián)系函件、或者簽署補(bǔ)充協(xié)議等方式）進(jìn)行約束。圖紙需要注意的是竣工圖章及竣工圖審查章的簽署及加蓋工作，火電項(xiàng)目設(shè)計(jì)院編制竣工圖可依據(jù)DL/T5229圖1竣工圖章加蓋，施工單位編制的竣工圖可依據(jù)DA/T28圖A1執(zhí)行;風(fēng)電項(xiàng)目適用于DA/T28圖A.1竣工圖加蓋;光伏項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位編制的竣工圖依據(jù)DL/T5229圖1，施工單位編制的竣工圖可蓋NB/T32037圖7，竣工圖審核章可參照DA/T28圖A.2執(zhí)行。

六、小結(jié)

本文中所提到的五大層次，或者說(shuō)電力檔案管理全過(guò)程控制，前端的控制、過(guò)程管控、后期驗(yàn)收都是組成全過(guò)程管理的重要步驟及因素，回顧以往創(chuàng)優(yōu)項(xiàng)目，只有在前端的控制、過(guò)程管控、后期驗(yàn)收有條不紊的情況下，才能最終取得相應(yīng)的成果，結(jié)合此次分享預(yù)祝大家能有好的收獲。