虛擬團隊如何開會

本文將著重論述對虛擬團隊會議至關重要的幾個關鍵問題。我們一起逐一審視這些關鍵問題，以便讓接下來的任何會議都取得成功。

情境

你首先要考慮的是會議是否合適和有必要。

大多數虛擬團隊的工作都是在會議之外，使用協作工具進行的。虛擬團隊的會議是相對復雜的，特別是當參會人跨多個時區、多種語言、不同文化和不同代際的時候。雖然會議可以讓參會人員更好地互相了解，并實時互動，但并不是每種類型的工作都需要通過會議完成。例如，許多人使用虛擬團隊會議來共享幻燈片上的信息——其實這并不需要實時分享，可以在會前直接發給參會人。還有些人只選擇使用虛擬團隊會議，從不考慮其他工作方式。所以，請捫心自問：“為什么需要開虛擬團隊會議，并且，僅開一次會就能達到我想要的結果嗎？”

參會人

當你想清楚為什么要開會并選擇開會，接下來就要考慮需要參會的人員了。是否需要每個人都參加？他們的角色是什么？他們能給會議帶來什么？他們需要使用何種資源來參加會議（可能需要特定登錄技術或翻譯）？參會人會給你帶來怎樣的復雜的問題需要你處理？在這里回顧一下團隊成員的文化差異、身份背景和相互的信任度等是很有用的。

等級和辦公室政治

當你確定了虛擬團隊會議的參會人后，需要考慮以下這些問題。

參會人在組織中處于不同層級嗎？如果是的話，級別差異會干擾會議嗎？可以考慮通過匿名發言或小組討論得出結論，而不是強調是誰具體貢獻了何種想法。你可以安排一個中立人員收集每位參會人的意見，然后將這些意見公布到共享屏幕上。會議引導者必須保持中立態度，并得到每位參會人的信任，否則思想的流動就會停止。另一種有效方式是安排人們提前匿名提交他們的想法。請記住，如果以電子文件形式提交，有些人可能覺得自己會被追責，從而阻礙他們的參與和投入。匿名提交也可以降低辦公室政治對會議產出的影響。

如果即將召開的會議特別重要，或者對其內容大家有爭議，那么虛擬團隊會議領導者最好提前與每位參會人進行一對一的電話溝通，這將會很有幫助。當你設計會議時，請充分考慮你所關注的問題、特定觀點和關鍵癥結。雖然將討論局限于少數幾位資深參會人是很誘人的，但這可能給未來留下隱患，所以，最好提前與每位參會人都進行溝通。

技術

虛擬團隊會議需要技術的支持，這種技術允許不同地方的人同時進行交流。一些可能的同步技術包括即時消息、視頻、共享屏幕+音/視頻會議、智能白板+音視頻會議、共創工具、視頻直播、高清視頻會議室和虛擬世界。作為虛擬團隊領導者，請確保所有的參會人都能夠使用要用的技術，并獲得相同的服務質量和體驗。

講話的語調語氣與音頻質量

人們說話交流其實包含了3種交流方式：所用詞語本身、說話的語調語氣和肢體語言。如果你看不見肢體語言，單靠說話聲音，就像參加電話會議，那么，最重要的事情是人們既能聽清發言者的每句話，也能聽清所使用的語調語氣。我建議，虛擬團隊領導者需確保他們開會時的音頻質量盡可能高，無論他們使用哪種技術。

風險和問題

可能出現什么問題？在你的會議上，有什么比計劃的會議內容更重要？風險絕對是最需要考慮的不確定因素。它們可以是正面的機會，也可以是負面的威脅，所以，考慮一下可能會發生的問題，以及你的應對方案。是否有其他人能夠比你更好地處理一些風險？回顧一下你面對的風險，看看什么已經改變，什么需要做必要的調整。

我發現，虛擬團隊會議中的許多風險來自參會人（或沒參會的人）和技術。大多數虛擬團隊會議都會由于某種技術故障而延遲幾分鐘開始，即使這里有最有經驗的參會人和最可靠的技術。因此，我習慣在會議正式開始前5分鐘接通電話，并且看看有誰已經加入會議和他們身在何處。這使得會議正式開始前，任何技術問題都能有時間進行解決。

我們不是機器

當你計劃召開虛擬團隊會議時，請記住我們是人，不是機器。這一事實常被忽視，甚至被遺忘。我想知道，你是否參加過這樣的虛擬團隊會議，會議持續了幾個小時，人們需要一直看著屏幕而沒有中場休息。我堅信，肯定不止我一個曾在虛擬團隊會議中，悄悄起身去洗手間。當我問人們在電話會議里聽到沖廁所的聲音是否介意時，大多數人都表示介意。

你應該計劃好休息時間，讓人們可以喝點東西，去個洗手間。會議時間可能對你來說不是用餐時間，可對于其他時區的同事，可能正好是他們的用餐時間。如果他們不渴、不餓，或者盤腿而坐，肯定會更集中注意力參會。我有一個經驗法則，虛擬團隊會議每開1小時要休息一下，最長90分鐘必須稍事休息。

一個會議還是多個會議？

最好確認一下，虛擬團隊會議是否需要分成一系列較短的會議。因為隨著時間的推移，只舉辦一次長時間的會議，往往會對虛擬團隊工作產生反作用。

我采訪了一家英國公司的設計工程師湯姆，他被要求參加在美國日間舉行的會議，他的同事都參會。起初湯姆很高興能遠程參加，這意味著他不必旅行，不用倒時差，也不用耽誤好幾天的工作。但實際上，會議是電話會議，這意味著他需要從英國時間下午2：00到晚上10：00一直坐在辦公室的辦公桌前打電話。他是唯一的遠程參與者，因為其他人都在紐約。他告訴我，在會議的大部分時間里，同事們似乎把他忘得一干二凈，除了同事們需要他提供意見的時候。但在那時，他已經失去了興趣，在辦公室枯坐8小時之后，他都快睡著了。同事們喊他的名字，他才參加談話。這是很好地利用了湯姆的時間嗎？絕對不是！

美國的同事們怎么才能讓湯姆的貢獻最大化呢？他們其實可以改變一下會議方式，比如，下午3：00在辦公室和湯姆開個會，晚上9：00再開一次會，這樣湯姆可以從家里接入電話，看看同事們還需要他做哪些說明。這樣做很容易，也可以節省湯姆很多時間。一個虛擬團隊的領導者需要想出更好的會議設計方案，能夠站在每個參會人的角度安排會議，尤其是當有人需要遠程參加，而其他人則在同一個房間的時候。

多個項目讓人很難集中精力

許多虛擬團隊成員會同時負責好幾個項目。請記住，你的會議并不是他們唯一的焦點，而且他們很容易分心。與很多項目經理合作的經驗告訴我，大約有2/3的項目經理同時負責多個項目。大約有30%的人同時負責5個或更多項目。有那么多事情需要同時考慮，虛擬團隊項目很容易被忽略，相比之下，本地面對面的工作更容易得到更多關注。無可厚非，本地項目會獲得更多支持，因為團隊成員可以直接走過去看看事情進展得如何。所以，如果你的會議參會人有許多其他事情縈繞在他們的腦海中，你需要更加努力地確保在你的會議期間，讓他們集中注意力參加會議。

重在互動，而非演講

很多時候，虛擬團隊會議全都是演講和演示。人們開不了多長時間就離開了，特別是當他們忙著做多個項目的時候。團隊工作回顧會議似乎特別容易發生這種情況，人們往往用太長的時間來展示自己的工作細節。請記住，如果沒有互動，人們很容易喪失注意力，所以，工作細節這類信息可以在團隊內異步共享，而不需要所有團隊成員實時在線聆聽。

凱文·霍爾（Kevan Hall）建議以一種更好的方式來進行項目工作回顧會：每個成員只能用5分鐘展示3張PPT。這3張PPT需要包括：工作概況；自己的工作給他人帶來的啟示；工作中引以為傲的事。

你可以讓人們列出需要得到別人什么支持（需求），同時，他們還可列出可以為其他團隊成員提供什么支持（貢獻），這種做法很有用。凱文還建議，精簡參加回顧會的人數，最好控制在最低限度。

注：本文選編自中國電力出版社出版的圖書《虛擬團隊領導力》。

彭妮·普蘭（Penny Pullan），劍橋大學博士學位，具有多個商業分析、項目和項目集管理方面的專業資質，著作有《商業分析與領導力：影響變革》（Business Analysis and Leadership： Influencing Change）、《虛擬團隊領導力》（Virtual Leadership）等。