人事檔案管理隊伍建設評價指標體系構建研究

郭 萍

2014 年6 月，中組部在《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》中提出，要從嚴加強人事檔案管理隊伍建設，努力建設一支愛崗敬業、默默奉獻、富有“安、專、迷”精神的人事檔案管理隊伍[1]。2018 年11 月，中共中央辦公廳發布了《干部人事檔案工作條例》，指出要配齊配強人事檔案工作力量，選配政治素質好、專業能力強、作風正派的中共黨員從事人事檔案工作，組織人事部門及人事檔案工作機構需定期對人事檔案管理隊伍建設的情況進行統計分析與研究，加強人事檔案資源的科學化管理[2]。人事檔案管理的效率和質量很大程度上受到其管理隊伍的素質制約，因此建設一支業務精湛、素質優良、與時俱進、德才兼備的人事檔案管理隊伍勢在必行。

國內學者對人事檔案管理隊伍建設的研究較多，例如，李仲月認為要從加大宣傳力度爭取領導對檔案工作的支持，建立獎懲和激勵機制等方面穩定人事檔案隊伍[3]；張林英認為要從提高檔案工作人員的思想政治素質、業務理論素質和科學文化素質三方面全面提高人事檔案隊伍整體素質[4]；張亞玲等認為要從嚴把入口關，加強理論學習和思想教育，加強業務培訓和制定獎懲政策方面加強隊伍建設[5]。綜上，盡管國內對于人事檔案管理隊伍建設有了一定的研究，但是目前的研究主要集中在加強隊伍建設的定性分析上，且分析不夠深入，缺乏對人事檔案隊伍建設深入定量分析研究。

基于此，本文擬通過層次分析法量化評價指標，定量與定性分析相結合，構建較為科學的人事檔案管理隊伍建設評價體系，希望能為我國人事檔案管理隊伍建設起到拋磚引玉的作用。

一、人事檔案管理隊伍建設評價體系的構建原則

1.科學性原則。指標體系的構建應符合人事檔案管理隊伍的特點，能充分反映人事檔案管理隊伍建設的目標和要求。《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》中明確指出，干部檔案工作隊伍建設要從入口嚴把、加強業務培訓和關心干部檔案工作人員等方面入手。《干部人事檔案工作條例》在管理體制和職責中指出，要配齊配強工作力量、強化業務培訓和加強激勵保障，注重培養使用表現優秀的人事檔案工作人員。為此，本研究的評價指標構建遵循了上述文件的內容和要求。

2.系統性原則。指標的確定需要對人事檔案管理隊伍建設進行全方位系統的考慮，不僅包括人員數量的要求，還應包括管理隊伍素質能力的要求。在隊伍培養方面，既要考慮培養的目標和制度，又要考慮培養方式的多樣化。在激勵保障層面，不僅要考慮基礎保障和頂層設計，還要包括人員的福利待遇等方面。

二、人事檔案管理隊伍建設評價指標體系的構建

層次分析法是美國學者T.L.Saaty 在20 世紀70年代提出的一種系統分析方法。首先，將評價目標分解為不同層次的指標，然后對每一層次內的指標的相對重要程度進行兩兩比較，最后計算各指標權重。這是一種定性與定量相結合的系統研究方法。

1.評價指標的確定。如上所述，筆者參考了人事檔案相關文件的內容和要求，構建了人事檔案管理隊伍建設評價指標體系的基本框架，并咨詢了多位人事檔案方面的專家和領導的意見，經過多次修訂，最終確定了一個包含3 個一級指標、9 個二級指標的人事檔案管理隊伍建設評價指標體系，詳見表1。

（1）人員配備。《干部人事檔案工作條例》中明確指出各級組織人事部門要負責配齊配強人事檔案工作力量[2]。因此，人事檔案管理隊伍的建設首先要按規定做好人員配備工作，這是做好人事檔案隊伍建設的重要前提。筆者將“人員配備”作為人事檔案隊伍建設評價指標體系的第一個一級指標，下設3 個二級指標：人員數量、準入制度和引進機制。在人員數量方面，目前，大部分單位的人事檔案管理人員數量嚴重不足，工作人員任務繁重，只能疲于應付，因此評價內容主要是指是否配足干部職數，即每管理1000 卷檔案應當配備1 名專職工作人員；在準入制度方面，評價內容主要指要規范檔案管理隊伍的選拔任用，要選拔政治素質高、專業能力強、道德品質好、甘于奉獻、嚴守紀律的中共黨員從事人事檔案管理工作；對引進機制的評價指開發人才引進機制，廣招賢良，避免論資排輩，營造良好的競爭機制，引進熟悉人事檔案專業和掌握信息化管理知識的復合型人才，建立良好的人事檔案工作團隊。

（2）人才培養。人事檔案管理工作是一項政策性和專業性很強的工作。目前，很多人事檔案管理人員都是半路出家，缺乏專業知識，需要加強繼續教育，因此人才培養是人事檔案隊伍成長的重要推動力量。筆者將“人才培養”作為人事檔案隊伍建設評價指標體系的第二個一級指標，下設3 個二級指標：培養目標、培養制度、培養方式。對培養目標的評價主要指是否制定科學的人才培養目標，將檔案人才培訓列入目標管理體系，為適應人事檔案的發展需要，要明確培訓目標，實現從檔案保管員向檔案管理員的轉變；在培養制度方面，評價內容主要包括是否制定全面系統的人才培養長期規劃，建立培訓考核機制等，將檔案人才的培養工作以制度化的形式確定下來；對培養方式的評價主要指培養方式是否多樣化，包括開展人事檔案專業學歷教育和函授教育，崗位培訓或“以會代評”，加強人事檔案單位之間的交流學習等，提高檔案管理水平。

（3）激勵保障機制。科學合理的激勵保障機制能夠極大地促進人事檔案管理隊伍綜合能力的提高。筆者將“激勵保障機制”作為人事檔案隊伍建設評價指標體系的第三個一級指標，下設3 個二級指標：基礎保障、頂層設計、福利待遇。對基礎保障的評價是指按要求建設人事檔案庫房，落實閱檔室、整理室和辦公室三室分開要求，為檔案管理人員提供良好的工作環境；在頂層設計方面的評價主要指完善分級負責、集中管理體制，形成一個以宏觀指導和原則要求為主，又能細化責任分工、強化責任擔當的工作新格局[6]；在福利待遇方面，評價內容主要包括完善職稱、職級的晉升通道，完善表彰獎勵和榮譽制度，將工作業績與薪酬福利等激勵制度緊密掛鉤，調動檔案管理人員積極性。

2.構建判斷矩陣。采用Saaty 教授的1—9 標度法（表2，見下頁）設計了人事檔案管理隊伍建設指標兩兩比較的調查問卷。邀請了7 位檔案領域的專家和領導填寫調查問卷，給出指標間的相對重要程度，據此構建指標的判斷矩陣。其中未通過一致性檢驗問卷1 份，共剩6 份有效問卷。通過對6 份有效問卷的梳理，共得到1 個一級指標的判斷矩陣和3 個二級指標的判斷矩陣。判斷矩陣A、A1、A2、A3分別如下。

表2 1—9 標度法

3.判斷矩陣權重計算和一致性檢驗。本文采用幾何平均法計算指標的權重，判斷矩陣A、A1、A2、A3的權重計算結果詳見表3—6。

表3 判斷矩陣A 權重計算結果

表4 判斷矩陣A1 權重計算結果

表5 判斷矩陣A2 權重計算結果

表6 判斷矩陣A3 權重計算結果

為避免人為因素造成的偏差，需要對每個判斷矩陣進行一致性檢驗。首先，計算判斷矩陣的最大特征根λmax=∑（i=1An（Aw）i/（nwi），其次計算一次性指標CI=（λmax-n）/（n-1），最后得到隨機一致性比率CR=CI/RI。平均隨機一致性指標RI 見表7。判斷矩陣A、A1、A2、A3的隨機一致性比率CR 計算結果見表3—6，其值均遠小于0.1，因此說明判斷矩陣A、A1、A2、A3具有一致性。

表7 判斷矩陣的RI 數值

4.指標總權重計算與總排序。計算每個評價指標的總權重，并對結果進行總排序，詳見表8。

表8 人事檔案管理隊伍建設評價指標權重和排序

根據研究結果可得，激勵保障機制在人事檔案管理隊伍建設中起到最重要的作用，是評價人事檔案管理隊伍建設的核心要素。哈佛大學詹姆斯教授曾研究指出：“若沒有激勵，個人能力只能發揮20%—30%，若施以激勵，個人能力能發揮到80%。”通過建立激勵保障機制，不僅對檔案工作人員的日常工作行為起到規范作用，更能有效激發工作人員潛力，推動人事檔案管理隊伍建設。在人員配備層面，準入制度對人員配備的效果影響最大，需要重點關注。要規范準入制度，嚴把入口關，選配思想政治素質好、業務能力強、責任心強、作風正派的中共黨員從事人事檔案管理工作。在人才培養層面，要重點關注培養制度。在當前的人事檔案工作隊伍中，低學歷和非檔案專業工作人員占據較大比例，已不能適應人事檔案的發展需要，且隨著檔案數字化的發展，對工作人員的業務能力提出了更高的要求。因此，制定系統的人才培養制度對于人事檔案隊伍建設具有非常重要的意義。在激勵保障機制層面，福利待遇的影響最大，需要重點關注。要將工作業績與職位晉升、職稱評聘、工資獎金等福利待遇掛鉤，為其提供良好的發展空間，充分調動積極性，加強人事檔案管理隊伍的建設，提高人事檔案管理水平。