疾控中心辦公自動化系統的設計與應用

萬永紅 甄洪雪通訊作者

四川省疾病預防控制中心公共衛生信息所 四川 成都610041

1 引言

2 背景及現狀

協同辦公系統從20世紀50年代在美國和日本興起,我國從20世紀80年代開始建立辦公系統,分別采用了Lotus Notes、PHP、.NET、JAVA等技術,相對早期的技術,JAVA具有安全、開放、穩定、跨平臺等突出優勢,基于J2EE框架(少部分是+NET)為主的辦公自動化系統飛速發展,越來越多的軟件公司開發具有自主知識產權的辦公自動化系統,依靠標準通信協議白行開發所有底層的應用程序接口及網絡的通信層,這樣可擴展性和數據交流就有非常大的伸縮空間,減少很多限制,在一定程度上實現一些關鍵性業務處理[2]。

3 辦公平臺功能設計

辦公平臺的設計需要提供個人Web服務,能夠實時傳送數據。還需要提供標準的集成平臺,實現用戶綜合信息集成,所有用戶只需滿足上網需求便能建立各自的網上辦公室[3]。協同辦公平臺升級改造項目調研了人力資源處、計財處、后勤處、辦公室、科培處等行政管理部門,平臺功能結構見圖1。平臺服務對象包括中心內部各處室,根據用戶角色類型分配不同的系統功能。

圖1 辦公平臺的功能

辦公平臺部署在四川省疾病預防控制中心內部機房,僅供內網用戶使用,這種方式在一定程度上保證了辦公數據的安全。針對出差不在單位辦公的用戶,提供VPN接入內網服務,同時提供移動APP客戶端辦公,在通互聯網的環境下,可以隨時隨地辦公,極大的提高了辦公效率。

4 應用效果

辦公系統升級改造后,除了保留原有系統的收發電子郵件、公文管理、請休假審批、出差審批、培訓班/會議審批等基本辦公功能外,還增加了會議室預約、車輛預約、個人考勤、個人工資、預算管理、事前審批流程、合同管理等功能。新版辦公系統實現費用的事前、事中、事后多重管控,根據實際管理時間要求建立預算管理,立項申請可關聯預算,凍結相應科目預算,最終報銷實際產生的的費用。下面主要從工作流程、會議室預約、知識應用、移動端四個方面介紹該系統的應用情況。

4.1 工作流程 辦公系統中共設計管理和業務流程共計93種,2020年共流轉66013條流程數據,使用率較高的是請休假、加班審批表、人員出差審批表、收文流程、支出費用報銷審批表、外出登記表、發文擬稿箋、易耗品購置申請表等流程,詳情見表1。

表1 使用頻率前10名的流程

收文流程3159支出費用報銷審批表3024外出登記表3021發文擬稿箋2217易耗品購置申請表1774差旅費報銷表1752派車單1528

表2 單位會議室使用情況

4.2 會議室預約 會議室預約功能解決了不同處所之間的會議室使用矛盾,用戶通過在系統中查詢各個會議室的使用情況,進而合理安排各自的會議時間及地點。疾控中心主要涉及內部會議、培訓學習、外部接待三類會議,2020年共記錄1397次會議情況,詳情見表2。

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4.3 知識應用 通過新建文檔或批量上傳文檔的方式添加到知識庫中,在流程審批、項目管理、溝通協作等工作過程中上傳的附件自動匯集到知識庫的相關目錄中。形成內部的知識中心,讓所有的知識集中在一個地方進行管理與分享,打造內部搜索平臺。根據設置及權限的不同,用戶可以查看歷史版本的文件。2020年內部共創建24241篇知識文檔,文檔數量排名前三的部門如表3。

表3 知識文檔排名前三的部門

4.4 移動端 移動端提供了基本的辦公應用,包含工程流程、日常的日程、會議,電子郵件、通知公告、規章制度、即時通訊、通訊錄等,所有PC端的應用,不僅是辦公應用,也是第三方的業務應用,都能夠快速延展到手機端。

5 結語

四川省疾病預防控制中心是主要從事疾病預防控制與公共衛生技術管理和服務的省級公益一類事業單位。依法承擔疾病預防控制、突發公共衛生事件應急處置、疫情報告及健康相關因素信息管理、健康危害因素監測與干預、實驗室檢測分析與評價、健康教育與健康促進、技術管理與應用研究指導等公共職能。中心設有9個職能處室和16個專業部門,協同辦公平臺作為核心應用系統之一,為日常人財物管理提供重要信息支撐。本項目升級改造后,達到預期效果,實現無紙化辦公,節約辦公成本。系統中所有用戶在配備VPN的前提條件下,能夠不受時間和地點的限制,在該系統中完成日常工作,提高整個單位的工作效率。工作流程能夠清晰記錄每個節點流轉時間和意見,任何事件都在系統中留有痕跡以供查驗,這些可視化的痕跡是非常強的監督機制。

平臺使用后運轉較好,但仍有一些功能需要進一步完善。系統中控件對瀏覽器版本和Word版本都有要求,升級將不可避免地影響系統的功能模塊。其次涉及到財務費用問題,目前系統中只有預算管理,需要增加決算管理。用戶在報銷的時候能看到事前審批是否能報銷過,特殊費用需要開啟多次報銷。設備購置申請表等流程里面需要做一個校驗,詢價需要小于等于預算價格,超過不能提交流程。調整接口邏輯,增加判斷,有事前審批的,要對比事前審批的經費來源和流程表單上的經費來源是否一致做一個標準庫,這個標準庫存能具體到大的科目。

圖2 移動APP應用界面