Excel 在無(wú)紙化考試成績(jī)檢索中的應(yīng)用

劉藝

（遼寧工業(yè)大學(xué) 電子與信息工程學(xué)院，遼寧 錦州121001）

1 概述

伴隨無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)輔助評(píng)價(jià)系統(tǒng)的發(fā)展，無(wú)紙化考試系統(tǒng)紛紛進(jìn)入各大高校，成為高校評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量的主要方法。無(wú)紙化考試的優(yōu)點(diǎn)是公平的考試環(huán)境、統(tǒng)一的閱卷標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)確的成績(jī)。高校的學(xué)生成績(jī)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)高校不同專(zhuān)業(yè)、不同學(xué)生、不同教師以及不同課程的成績(jī)進(jìn)行智能有效的統(tǒng)計(jì)分析。成績(jī)管理系統(tǒng)要發(fā)揮其上述功能的前提是保證成績(jī)錄入的正確性。由于高校教學(xué)工作量大，每位教師在期末都面臨大量的成績(jī)錄入工作，如何快速準(zhǔn)確地錄入學(xué)生成績(jī)是亟待解決的難題。Excel 是微軟辦公自動(dòng)化軟件組件之一，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，巧用Excel 中的函數(shù)與宏可有效解決成績(jī)錄入問(wèn)題。

2 Excel 中的函數(shù)與宏

Excel 中的函數(shù)是用預(yù)先設(shè)置好的公式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的工具，綜合運(yùn)用SUM、AVERAGE、COUNTIF、OFFSET 等函數(shù)實(shí)現(xiàn)快速數(shù)據(jù)分析。數(shù)據(jù)分析的前提是數(shù)據(jù)有效檢索，Excel 使用查找與引用功能從數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索到數(shù)據(jù)，Excel 中數(shù)據(jù)的檢索是通過(guò)函數(shù)對(duì)工作表中絕對(duì)地址和相對(duì)地址引用來(lái)實(shí)現(xiàn)。Excel 中的宏是用VBA 編寫(xiě)的一段程序代碼，宏一旦被定義便可重復(fù)使用，VBA 是專(zhuān)門(mén)用來(lái)開(kāi)發(fā)微軟辦公及自動(dòng)化軟件的編程語(yǔ)言。

3 巧用Excel 檢索成績(jī)

成績(jī)管理信息系統(tǒng)的首要工作是數(shù)據(jù)的錄入，數(shù)據(jù)錄入工作量龐大，枯燥乏味易出錯(cuò)，巧用Excel 快速完成數(shù)據(jù)錄入功能。高校的考試分為正考、補(bǔ)考兩種，兩種考試成績(jī)的錄入順序不同。

3.1 正考成績(jī)錄入

如果考試是采用無(wú)紙化考試，考試結(jié)束成績(jī)生成成功，管理員直接把成績(jī)導(dǎo)出成Excel 格式發(fā)送給任課教師，任課教師根據(jù)成績(jī)錄入模版的要求，使用Excel 中的排序功能整理數(shù)據(jù)后，教師就可以把成績(jī)導(dǎo)入到成績(jī)管理系統(tǒng)中。

3.2 補(bǔ)考成績(jī)錄入

由于高校的考試除學(xué)生正常上課的正考，還包括補(bǔ)考和重修考試，補(bǔ)考和重修學(xué)生的成績(jī)則不同。管理員由考試系統(tǒng)中導(dǎo)出的成績(jī)是按學(xué)生學(xué)號(hào)排序，而教務(wù)處的成績(jī)管理系統(tǒng)中的補(bǔ)考和重修成績(jī)名單則是沒(méi)有任何規(guī)律可循。如果教師手工逐一錄入，不但準(zhǔn)確性難以保證且勞心費(fèi)時(shí)。如何把管理員發(fā)放的成績(jī)單高效的整理成教務(wù)處模版的格式，是Excel 解決的問(wèn)題。

3.2.1 基于函數(shù)的管理方法

在一個(gè)大表中查找指定數(shù)據(jù)的函數(shù)有LOOKUP 函數(shù)、VLOOKUP 函數(shù)、D 函數(shù)等，在成績(jī)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)檢索中，VLOOKUP 函數(shù)簡(jiǎn)單易學(xué)成為數(shù)據(jù)錄入的首選函數(shù)。

VLOOKUP 函數(shù)用法如下：

VLOOKUP（value_address,table_array,col_index,logical_value）

其中：value_address 是要查找值的地址，table_array 是要查找工作表單元格區(qū)域，col_index 是在table_array 區(qū)域中返回?cái)?shù)據(jù)所在的列號(hào)，logical_value 是一個(gè)邏輯值，1 表示模糊查找，0表示精確查找[1]。

接下來(lái)以某一學(xué)期的補(bǔ)考成績(jī)?yōu)槔f(shuō)明VLOOKUP 函數(shù)的使用過(guò)程。圖1 是考試結(jié)束后管理員導(dǎo)出的部分成績(jī)放在成績(jī)單工作表中和成績(jī)管理系統(tǒng)的名單排列放在sheet1 中，圖2使用VLOOKUP 函數(shù)檢索的成績(jī)放在sheet2 中。使用VLOOKUP函數(shù)根據(jù)sheet1 中的名單到成績(jī)單工作表中檢索成績(jī)放到sheet2 中，VLOOKUP 函數(shù)的使用如下：

圖1 原始數(shù)據(jù)

圖2 函數(shù)生成數(shù)據(jù)

第一個(gè)數(shù)據(jù)檢索成功后，把光標(biāo)放到單元格B2 矩形框的右下角，當(dāng)光標(biāo)形狀變成空心的十字時(shí)，拖動(dòng)鼠標(biāo)到所需的最后成績(jī)，釋放鼠標(biāo)檢索完成。

3.2.2 基于宏的管理方法

在大批量的數(shù)據(jù)中查找指定數(shù)據(jù)也可以使用宏方法，在Excel 中可以直接錄制宏，也可以在VB 編輯器中直接用VBA編寫(xiě)宏。Excel 正常啟動(dòng)后開(kāi)發(fā)工具選項(xiàng)卡是看不見(jiàn)的，所以先要把開(kāi)發(fā)工具選項(xiàng)卡顯示出來(lái)，步驟如下[2]：

(1)啟動(dòng)Excel 應(yīng)用程序。

(2)點(diǎn)擊office 按鈕，啟動(dòng)對(duì)話(huà)框。

(3)點(diǎn)擊該對(duì)話(huà)框窗口右下角選項(xiàng)按鈕。

(4)啟動(dòng)Excel 選項(xiàng)對(duì)話(huà)框，選擇常用選項(xiàng)下的在功能區(qū)顯示開(kāi)發(fā)工具選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊確定按鈕。

選項(xiàng)卡設(shè)置完成后，啟動(dòng)Excel 界面如圖3 所示。

圖3 Excel 窗口

開(kāi)發(fā)工具選項(xiàng)卡調(diào)試出來(lái)后，接下來(lái)用開(kāi)發(fā)工具選項(xiàng)卡上插入功能插入一個(gè)圖形按鈕作為宏執(zhí)行按鈕放在sheet2 中，宏名為成績(jī)檢索，雙擊該按鈕進(jìn)入VBA 代碼編輯狀態(tài)，在編輯器中寫(xiě)入如下代碼：Sub 成績(jī)檢索()ActiveCell.FormulaR1C1 = "=VLOOKUP(RC[-1],成績(jī)單!R2C1:R11C2,2,0)"

圖4 成績(jī)檢索

Selection.AutoFill Destination:=Range ("B2:B11"), Type:=xlFillDefault

Range("B2:B11").Select End Sub

保存成功后，回到Excel 工作表狀態(tài)，點(diǎn)擊成績(jī)檢索按鈕，隨時(shí)檢索所需成績(jī)，如圖4 所示。

4 結(jié)論

巧用Excel 的函數(shù)與宏解決高校成績(jī)錄入問(wèn)題，保證了成績(jī)錄入的質(zhì)量，節(jié)省了成績(jī)錄入時(shí)間，緩解了教師的工作壓力。Excel 的數(shù)據(jù)處理功能強(qiáng)大，它完成了很多專(zhuān)業(yè)軟件才有的數(shù)據(jù)分析功能，學(xué)好Excel 對(duì)日常工作和學(xué)習(xí)幫助很大，Excel 還有太多的功能等待我們?nèi)W(xué)習(xí)和使用。