ERP系統(tǒng)在物資管理中的應(yīng)用

胡 平

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一、企業(yè)物資管理中存在的問題

結(jié)合目前企業(yè)實際情況,可以發(fā)現(xiàn)一些企業(yè)仍然使用傳統(tǒng)的物資管理模式,缺乏現(xiàn)代化理念,這種模式雖然能夠在過去的一段時間內(nèi)幫助企業(yè)優(yōu)化配置物資資源,但是已經(jīng)不適用于現(xiàn)代社會企業(yè)物資管理,無法滿足企業(yè)的物資配置需求,從而產(chǎn)生一系列的問題,具體如下:

第一,工作人員開展物資管理工作,僅僅是針對企業(yè)內(nèi)部物資的收入、發(fā)出、保存進行管理,工作內(nèi)容單一,且工作結(jié)果更多的是依賴于工作人員的責(zé)任心與個人能力,缺乏有效保證,容易出現(xiàn)管理失誤、資料記載錯誤等情況,不利于為企業(yè)的日常經(jīng)營管理提供可靠有效的物資管理資料。

第二,工作人員在物資管理的過程中缺乏合理的計劃編制,不能夠結(jié)合企業(yè)的實際情況與實際需求合理配置現(xiàn)有物資,靈活設(shè)計物資采購與使用方案,從而造成物資冗余、浪費、閑置及缺失的情況,嚴(yán)重影響企業(yè)的經(jīng)營運轉(zhuǎn),不利于維護企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展?fàn)顟B(tài)[2]。

第三,物資管理工作人員素養(yǎng)良莠不齊,在實際物資管理工作過程中,傳統(tǒng)管理模式對人員素養(yǎng)的依賴性較強,一些工作人員缺乏正確的物資管理觀念,沒有認識到物資管理對于企業(yè)發(fā)展的重要作用,在工作中缺乏認真態(tài)度,隨意性較強,經(jīng)常出現(xiàn)未質(zhì)檢貨物進入已經(jīng)質(zhì)檢的倉庫中,具體單據(jù)丟失、物資數(shù)據(jù)不符合實際情況等問題,從而影響企業(yè)的經(jīng)營管理質(zhì)量。

面對這些問題,引進ERP系統(tǒng)、構(gòu)建信息化的物資管理模式,是維護企業(yè)發(fā)展的重要任務(wù)。本次對一些企業(yè)人員進行調(diào)查(如表1),發(fā)現(xiàn)企業(yè)人員缺乏對ERP系統(tǒng)地了解,其中41.3%的人表示“不了解”,僅僅有23.9%的人表示非常了解,這也是目前企業(yè)沒有形成完善的ERP物資管理系統(tǒng)的主要原因之一,同時是企業(yè)物資管理發(fā)展緩慢的具體體現(xiàn)之一。

表1 企業(yè)人員對ERP系統(tǒng)地了解程度調(diào)查

二、物資管理ERP系統(tǒng)的建設(shè)/深化ERP 物資管理系統(tǒng)的建設(shè)及對策

結(jié)合上述分析的企業(yè)物資管理現(xiàn)狀,可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)傳統(tǒng)物資管理模式存在較大的問題,若想要提升企業(yè)的發(fā)展水平,建議要對這一模式進行創(chuàng)新;加之“企業(yè)人員對ERP系統(tǒng)地了解程度調(diào)查”的數(shù)據(jù)分析結(jié)果顯示,雖然有41.3%不了解ERP系統(tǒng),但是仍然有58.7%的人能夠在不同程度上了解ERP系統(tǒng)。因此,建議企業(yè)引進ERP系統(tǒng),搭建ERP的物資管理模式,以此實現(xiàn)物資管理優(yōu)化目標(biāo),為企業(yè)在健康、可持續(xù)發(fā)展提供有力保障[3]。

(一)積極引導(dǎo)各級物資管理人員轉(zhuǎn)變觀念,充分認識ERP物資管理的重要性。思想決定行為,解放思想的本質(zhì)是突破,改變現(xiàn)有思維定勢,學(xué)習(xí)新知識,作為物資管理人員,要清楚的認識到ERP系統(tǒng)在物資管理中的重要性,ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)是對傳統(tǒng)物資采購模式的顛覆性改革,是未來的發(fā)展趨勢,是企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然。故而,各級物資管理人員要主動學(xué)習(xí)和掌握ERP系統(tǒng)的有關(guān)知識和技術(shù),并能熟練應(yīng)用ERP系統(tǒng),真正地發(fā)揮ERP系統(tǒng)的價值和作用。其次,ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)是信息化發(fā)展的產(chǎn)物,是借助一定的計算機和網(wǎng)絡(luò)共享等技術(shù)來推廣應(yīng)用的,但只是企業(yè)管理的工具,并不是ERP系統(tǒng)的核心所在,物資管理的本質(zhì)在于精細化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。企業(yè)的業(yè)務(wù)及管理人員對ERP物資管理要從業(yè)務(wù)管理的角度來認識,企業(yè)物資管理人員不能將ERP系統(tǒng)當(dāng)簡單的軟件操作,要用業(yè)務(wù)管理知識確立在ERP中的主導(dǎo)地位,提高管理效率,進而達到實施ERP物資管理的目的。

(二)統(tǒng)一編碼的模塊化管理。要想建設(shè)物資管理ERP系統(tǒng),建議工作人員提出“模塊化”的管理理念,統(tǒng)一管理企業(yè)物資,對物資進行編碼管理,通過管理物資代碼分析物資的采購情況、使用情況、儲存情況及出庫情況,保證物資管理的一致性,提高物資管理效率,同時為操作ERP系統(tǒng)提供便利條件。在ERP的物資管理系統(tǒng)構(gòu)建中,工作人員要結(jié)合系統(tǒng)的數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢,在其中設(shè)置“編碼”機制,針對不同的物資管理模塊提出“A-Z”的編碼,比如:生產(chǎn)物資編碼字母為A,半成品類別為2,采購與入庫時間分別為2019.12.30與2020.1.1,則這一類物資編碼為“A-2-(19.12.30～20.1.1)”,通過這種方式將企業(yè)物資資料以數(shù)字的形式體現(xiàn)出來,為物資管理提供規(guī)范代碼,便于在系統(tǒng)中直接分析出物資采購曲線圖及使用曲線圖,能夠充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢[5]。

(三)優(yōu)化單據(jù)傳遞業(yè)務(wù)。要想建設(shè)物資管理ERP系統(tǒng),建議工作內(nèi)人員要加強物資的單據(jù)管理。在企業(yè)物資管理中,單據(jù)是物資管理的直接證明資料,傳統(tǒng)管理模式中正是由于缺乏對單據(jù)的重視與管理,才會引發(fā)較多的管理問題,影響物資管理真實性與準(zhǔn)確性。因此,在物資管理的系統(tǒng)建設(shè)中,工作人員要優(yōu)化設(shè)計單據(jù)的線上線下傳輸及各部門之間的單據(jù)傳輸,在完成物資采購與出庫之后,利用掃描的方式錄入單據(jù),系統(tǒng)會自動收集掃描的單據(jù)信息,生成電子版單據(jù);或者通過二維碼的方式直接獲取供應(yīng)商提供的電子單據(jù),將其融入系統(tǒng)中,作為物資管理的原始憑證,為進一步提升物資管理的真實性、可靠性提供重要資料。通過這種方式,大大提升了企業(yè)物資管理質(zhì)量,促使業(yè)務(wù)人員能夠流暢辦理各種業(yè)務(wù),直接獲取電子單據(jù),以此提升企業(yè)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)效率,提高企業(yè)經(jīng)營管理能力[6]。

(四)充分利用數(shù)據(jù)的多維度管理。要想建設(shè)物資管理ERP系統(tǒng),建議工作人員要深入發(fā)掘物資數(shù)據(jù)資料的應(yīng)用價值,對物資數(shù)據(jù)進行多維度管理,進一步深化物資管理信息化改革,提升企業(yè)的物資管理實效性。在實際過程中,工作人員可以考慮到企業(yè)日常經(jīng)營活動中需要作出的大量決策情況,將物資數(shù)據(jù)作為決策的資料之一,對各類業(yè)務(wù)產(chǎn)生的物資數(shù)據(jù)資料進行管理,分別從物資數(shù)據(jù)的縱向變化(單項的數(shù)值變化)、橫向變化(物資采購類別變化)、整體變化(物資的使用與采購對比率)等角度入手,分析企業(yè)一段時間內(nèi)的物資管理情況,從而側(cè)面分析企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展情況,為之后調(diào)整企業(yè)發(fā)展方針,維護企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展?fàn)顟B(tài)提供有力支持,以此凸顯ERP物資管理系統(tǒng)實用價值[7]。

(五)優(yōu)化系統(tǒng)配置。要想建設(shè)物資管理ERP系統(tǒng),建議企業(yè)要進一步優(yōu)化配置ERP物資管理系統(tǒng),提升系統(tǒng)運行穩(wěn)定性,在最大限度上保障物資管理質(zhì)量,促進企業(yè)的健康發(fā)展?？紤]到ERP系統(tǒng)本身的網(wǎng)絡(luò)型,建議工作人員要加強系統(tǒng)的信息管理、數(shù)據(jù)管理強度,設(shè)置防火墻,安裝殺毒軟件,同時采購大量的網(wǎng)絡(luò)安全配置,加強系統(tǒng)使用登錄的審核力度,從而維護系統(tǒng)安全,避免出現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)被盜、系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失與混亂的情況,進一步增強物資管理質(zhì)量,實現(xiàn)企業(yè)物資管理的信息化建設(shè)與發(fā)展,形成完善ERP系統(tǒng)。

結(jié)束語

綜上所述,為了有效解決目前企業(yè)物資管理的實際問題,提升企業(yè)物資管理效率與質(zhì)量,強化企業(yè)整體管理效果,工作人員靈活使用ERP系統(tǒng),構(gòu)建契合企業(yè)實際情況的ERP系統(tǒng)物資管理機制。在實際過程中,工作人員結(jié)合ERP系統(tǒng)原理,分別完成基本業(yè)務(wù)需求梳理、編碼的模塊化管理、業(yè)務(wù)單據(jù)的傳輸優(yōu)化、企業(yè)數(shù)據(jù)的多維管理、企業(yè)物資管理ERP系統(tǒng)的優(yōu)化配置等不同任務(wù),大大提高了企業(yè)物資管理有效性與可靠性,促使企業(yè)更好地適應(yīng)不斷變化的外部市場環(huán)境,增強企業(yè)綜合競爭實力,為企業(yè)的長久發(fā)展保駕護航。