按需設(shè)置Excel數(shù)據(jù)單位顯示更直觀

平淡

用好自定義格式 顯示單位自己定

比如對于下面銷售額的統(tǒng)計，現(xiàn)在需要設(shè)置為“萬元”顯示。選中B2：B5區(qū)域，按下“Ctrl+1”組合鍵打開“設(shè)置單元格格式”窗口，切換到“自定義”，在“類型”下面的輸入框中輸入“？0"."0，"萬元"）;[紅色]（？-0"."0，"萬元"）”（也可以根據(jù)實際需要選擇“百萬元”等作為顯示單位），點擊“確定”按鈕即可（圖1）。

上述的方法雖然簡單，但是在選擇不同單位時，每次都要在“自定義”選項卡中進行設(shè)置，比較繁瑣。其實我們還可以通過設(shè)置自定義樣式的方法，快速地調(diào)用這里設(shè)置的格式。依次點擊“開始→樣式→新建單元格樣式”，在打開的界面中新建一個名為“萬元”的樣式，僅保留“數(shù)字”和“對齊”的勾選（圖2）。

接著點擊該界面中的“格式”按鈕，在打開的“設(shè)置單元格格式”窗口中切換到“自定義”，在“類型”下面的輸入框中輸入“？0"."0，"萬元"”并點擊“確定”按鈕退出。這樣以后需要用萬元作為顯示單位時，只需選中數(shù)據(jù)區(qū)域，依次點擊“開始→樣式→萬元”即可（圖3）。同理，我們也可以根據(jù)實際需要設(shè)置“百萬元”、“億元”等樣式。

用活函數(shù) 顯示單位隨意選擇

前面的方法是將銷售額用統(tǒng)一的單位進行顯示（如萬元或百萬元），但對于銷售額小于1萬元或者大于9999萬元的數(shù)據(jù)就不太容易辨別了。比如“5223698641元”會顯示為“522369.9萬元”，要查看實際金額還得統(tǒng)計顯示單位前的數(shù)字位數(shù)。這時我們可以借助IF函數(shù)對不同大小的數(shù)據(jù)使用不同的單位進行顯示。比如在下面的例子中，對于小于10000的數(shù)據(jù)使用“元”作為顯示單位，大于99999999的數(shù)據(jù)使用“億元”作為顯示單位，其他的數(shù)據(jù)則使用“萬元”作為顯示單位，同時對包含小數(shù)的數(shù)據(jù)進行取整。通過這樣的設(shè)置，領(lǐng)導在報表中一眼就可以看清各個部門的銷售額了（圖4）。具體步驟如下：

1獲取對應(yīng)數(shù)據(jù)單位前的數(shù)字

比如“15000元”，要使用“萬元”將其標注為“1.5萬元”，這里使用IF函數(shù)對數(shù)據(jù)進行判斷，獲得“1.5”這個數(shù)字。定位到F2單元格，輸入公式“=IF（B2<10000，B2，IF（B2>99999999，B2/100000000，B2/10000））”，這里先使用內(nèi)層的IF函數(shù)對B2單元格中的數(shù)據(jù)進行判斷，如果大于99999999，那么就除以100000000;否則就除以10000。然后再將這個判斷結(jié)果作為外層IF函數(shù)的條件，在外層IF函數(shù)中，先對B2單元格中的數(shù)據(jù)進行判斷，如果小于10000，則直接顯示該數(shù)據(jù)，否則顯示嵌套IF函數(shù)中的數(shù)據(jù)。這樣通過IF函數(shù)的判斷，下拉公式后在F2：F8區(qū)域內(nèi)就可以獲得相應(yīng)的數(shù)字了（圖5）。

2獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)單位字符

完成上述的操作后，接下來還要為獲取到的數(shù)字添加上對應(yīng)的單位，也借助IF函數(shù)來完成。定位到G2單元格，輸入公式“=IF（B2<10000，"元"，lF（B2>100000000，"億元"，"萬元"））”，這里同樣使用兩個IF函數(shù)對數(shù)據(jù)進行判斷，內(nèi)層函數(shù)先對B2單元格中的數(shù)據(jù)進行判斷，如果大于99999999則顯示文字“億元”，否則顯示“萬元”。外層函數(shù)則將B2單元格中的數(shù)據(jù)與10000進行比較，如果小于10000則顯示“元”，否則顯示內(nèi)層函數(shù)中的結(jié)果，這樣下拉公式后在G列中就可以獲得對應(yīng)的數(shù)據(jù)單位字符了（圖6）。

3對包含小數(shù)的數(shù)據(jù)取整

通過上面的操作，我們在圖5中可以看到很多銷售額都包含多位小數(shù)，為了方便查看，這里還可以使用ROUND函數(shù)進行取整。在D2單元格中輸入公式“=ROUND（F2，0）&G2”，這里先使用ROUND函數(shù)對F2單元格中的數(shù)據(jù)進行取整，參數(shù)“0”表示將數(shù)據(jù)四舍五入到最接近的整數(shù)，比如235.6，四舍五入后變?yōu)?36（如果需要保持兩位小數(shù)，則將參數(shù)“0”更改為“2”，比如“5.236986414億”會變?yōu)椤?.24億”。其他參數(shù)的含義大家可以參考函數(shù)的幫助文件），然后使用連字符將顯示的數(shù)據(jù)和G2單元格（即顯示單位的文字）相連接，下拉公式后在D2：D8區(qū)域就可以顯示整數(shù)的銷售額了（圖7）。

最后將其他的數(shù)據(jù)全部隱藏，只保留A列和D列，同時套用一個表格樣式，就可以將數(shù)據(jù)截圖后發(fā)給相關(guān)的負責人了。現(xiàn)在數(shù)據(jù)看起來是不是更直觀了（圖8）？