數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應(yīng)用

陳秋月

摘要：伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，5G互聯(lián)時代已經(jīng)全面到來，在5G互聯(lián)時代下，檔案管理工作都迎來了新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。當(dāng)前檔案管理部門在檔案管理工作推進(jìn)過程中，應(yīng)將檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為檔案管理工作的重要方面，全面了解檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)內(nèi)外部環(huán)境出現(xiàn)的新變化和新情況，并以此作為依據(jù)，明確當(dāng)前檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)，引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，制定更為完善的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，完善制度機(jī)制，提升檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平，更好地服務(wù)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案數(shù)字化管理;對策

中圖分類號：G647：文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1 數(shù)字檔案管理的特點(diǎn)

數(shù)字檔案是依托信息技術(shù)存在的電子化、數(shù)字化、信息化檔案統(tǒng)稱。除了一般信息記錄價值以外，還可以依托網(wǎng)絡(luò)媒體使用數(shù)字檔案，并且表現(xiàn)出有別傳統(tǒng)檔案的特征。例如，數(shù)字檔案的存儲密度更高，可以將極大體量的檔案存儲在較小的載體上。數(shù)字檔案載體與信息可以分離，能夠運(yùn)用信息技術(shù)將數(shù)據(jù)信息提取出來使用。而且，數(shù)字檔案具有易復(fù)制的特征，如果無其它標(biāo)準(zhǔn)限制，數(shù)字檔案的原件并非唯一性。數(shù)字檔案易修改，可以采用不同載體多次讀寫。作為一種傳遞更加高效，存儲形式更加多樣的檔案形式，數(shù)字檔案管理的難度更大，安全風(fēng)險隱患更高。數(shù)字檔案是信息技術(shù)快速發(fā)展的產(chǎn)物，對于各行業(yè)的發(fā)展起到了重要的支撐作用。

2 數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應(yīng)用

2.1 采取統(tǒng)一檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)模式

統(tǒng)一檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)模式也是檔案數(shù)字化建設(shè)過程中重要的技術(shù)路線之一。借助于檔案管理資料最優(yōu)化管理模式，需要采取統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保規(guī)范化管理的流程要求。單位要充分理解國家頒布的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范要求，結(jié)合本單位檔案管理的實(shí)際需要對流程與內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化、升級，做好發(fā)展技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建，切實(shí)滿足檔案管理體系的構(gòu)建需要，這樣才能夠更好滿足整體建設(shè)的目標(biāo)，推動檔案數(shù)字化建設(shè)工作的順利開展。

2.2 建立健全檔案數(shù)據(jù)庫

大數(shù)據(jù)庫作為檔案信息存儲的重要載體，也是檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。如果沒有檔案數(shù)據(jù)庫就無法實(shí)現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的全面收集和整理，檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)就會迷失方向，缺少對象。因此，新時期在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中應(yīng)將檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為重要方面，切實(shí)保障檔案數(shù)據(jù)收集的全面性、系統(tǒng)性和完整性。一是要重視標(biāo)準(zhǔn)化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要結(jié)合檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實(shí)際需要，完善檔案數(shù)據(jù)庫的相關(guān)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)、流程標(biāo)準(zhǔn)、開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)、共享標(biāo)準(zhǔn)等等，切實(shí)保障大數(shù)據(jù)庫中的檔案數(shù)據(jù)的格式統(tǒng)一性，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。二是結(jié)合大數(shù)據(jù)庫建設(shè)實(shí)際需要完善數(shù)據(jù)庫前后臺操作系統(tǒng)。要通過檢索技術(shù)引入、優(yōu)化系統(tǒng)功能，在保障數(shù)據(jù)輸入準(zhǔn)確性和完整性的基礎(chǔ)之上，進(jìn)一步提升大數(shù)據(jù)庫檔案運(yùn)行效率。三是要主動地引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，為檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供完善的技術(shù)保障。一方面，要充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)對當(dāng)前檔案管理工作產(chǎn)生的深刻影響，將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和大數(shù)據(jù)庫建設(shè)有機(jī)結(jié)合，為大數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供更為先進(jìn)的技術(shù)保障，進(jìn)一步提升大數(shù)據(jù)庫建設(shè)質(zhì)量。另一方面，要主動地樹立數(shù)據(jù)安全意識，要求檔案管理人員在檔案管理過程中要嚴(yán)守保密原則，切實(shí)保障大數(shù)據(jù)庫檔案信息安全，為后續(xù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和相關(guān)工作開展奠定基礎(chǔ)。

2.3 加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理宣傳

在企業(yè)不定期舉辦檔案數(shù)字化展覽、開辟有關(guān)檔案數(shù)字化的專欄、利用企業(yè)微信公眾號等多種方式加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作的宣傳，真正做到讓檔案數(shù)字化管理意識深入人心。一是將檔案數(shù)字化工作明確到崗位，將責(zé)任落實(shí)到工作中的每一位成員。二是要不斷增強(qiáng)工作管理人員對檔案數(shù)字化的服務(wù)意識。要從服務(wù)人民群眾的宗旨出發(fā)，不斷嘗試為人民群眾服務(wù)的方法，真正做到對數(shù)字化檔案進(jìn)行合理化地利用，不斷了解人們的需要，進(jìn)而為廣大的人民群眾提供最為高效的檔案數(shù)字化管理服務(wù)，提高檔案數(shù)字化管理人員的責(zé)任意識與事業(yè)感，真正地為人們解決實(shí)際中出現(xiàn)的問題，排除他們工作中的后顧之憂。三是做好信息化方面的安全建設(shè)，國企可以結(jié)合自身的情況，如果體量相對較小，且信息的重要程度不高，可以讓相關(guān)的人員購置市面上常見的一些安全軟件等，維護(hù)當(dāng)前數(shù)字化檔案的安全。如果本身的重要程度較高，且體量較大，最好是可以聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)安全公司，定制符合自身情況的安全信息防火墻，從而保證自身的安全，實(shí)現(xiàn)對國企信息安全的維護(hù)。

2.4 加強(qiáng)技術(shù)人才的激勵

首先，加強(qiáng)數(shù)字檔案安全管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，著力發(fā)揮現(xiàn)有安全保障技術(shù)人才的積極作用，建立數(shù)字檔案人員定期繼續(xù)教育的工作機(jī)制，增加數(shù)字檔案從業(yè)者的知識儲備。積極開展專業(yè)知識培訓(xùn)，要求相關(guān)管理人員掌握數(shù)字檔案安全的專業(yè)知識，熟悉信息系統(tǒng)的操作方法，具備進(jìn)行數(shù)字檔案安全風(fēng)險評估的能力。新時代數(shù)字檔案管理日趨復(fù)雜，還要組成復(fù)合型的數(shù)字檔案管理隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)各方面人才的緊密配合，提高數(shù)字檔案安全防控的效率。著力建立人員績效獎懲的機(jī)制，激發(fā)數(shù)字檔案安全管理人員的工作積極性，引導(dǎo)相關(guān)人員從事檔案安全的技術(shù)開發(fā)研究工作，通過改善薪資待遇達(dá)到吸引人才從事數(shù)字檔案安全工作目標(biāo)。

2.5 建立健全數(shù)字化管理相關(guān)規(guī)章制度

持續(xù)對檔案管理制度進(jìn)行完善，積極開展整理、存儲等各環(huán)節(jié)的有效管理工作，進(jìn)而保障規(guī)范化開展管理工作。積極開設(shè)獎懲機(jī)制，對服務(wù)質(zhì)量高、管理工作到位的個人和部門予以獎勵。進(jìn)而使其主動性不斷被激發(fā)，與檔案管理在數(shù)字化方向發(fā)展的趨勢契合，最終達(dá)到增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量的目標(biāo)。

3 結(jié)束語

綜上所述，伴隨著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用與推廣，檔案數(shù)字化建設(shè)逐漸成為檔案管理領(lǐng)域重要的發(fā)展趨勢。為了進(jìn)一步改善檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀，需要充分考慮到數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)制訂的問題，通過數(shù)字化資源共享等方式來改善建設(shè)現(xiàn)狀、優(yōu)化組織架構(gòu)、提升人員隊(duì)伍建設(shè)水平，更好適應(yīng)工作環(huán)境需求與發(fā)展需要，為確保檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量創(chuàng)造良好條件。

參考文獻(xiàn)

[1] 葛新.數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應(yīng)用[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2020（23）：117-119.50CC1B01-33B2-4EF6-8C18-981B8176E054