在數字化時代如何做好企業檔案管理工作

李濤 王雅舒

摘要：隨著數字技術的廣泛應用以及數字經濟的不斷發展，企業要發展壯大，需要改進商業模式及生產方式，就需要通過數字技術對產品及服務進行升級，由此可見，企業檔案數字化轉型迫在眉捷，實現企業檔案工作數字化轉型也是時代發展的必然趨勢。基于此，本文將對在數字化時代如何做好企業檔案管理工作進行分析。

關鍵詞：數字化時代;企業檔案管理工作;有效對策

1 企業檔案工作創新管理的特征

數字化技術背景下，企業檔案工作管理創新的特征體現在創新環境、創新條件、創新方式3個方面。從創新環境來看，數字化技術將技術創新與產業變革相融合，顛覆傳統檔案管理工作模式，實現整個檔案信息資源管理鏈的重構，如對多種數字技術的集合、綜合，實現檔案協同管理。從創新條件來看，數字化技術是現代信息手段，如大數據、區塊鏈等新興技術，為企業檔案管理提供了優越的技術應用場景。檔案管理人員要具備相應的數字技術管理能力，提升檔案管理工作效率。從創新方式來看，數字技術推動創新路徑多元化發展，依托信息技術手段，企業在檔案管理方式上更加強調多路徑協同推進、多要素共同支撐，實現企業檔案工作管理縱深發展，而各類數字化技術成為檔案管理模式創新的源動力。

2 企業檔案管理工作數字化優勢

首先，有利于促進企業管理工作朝著科學方向發展。在新形勢下，外部環境所彰顯出的信息化特征越來越突出，若繼續沿用傳統模式開展企業檔案管理工作，便會受到比較強烈的沖擊。當前先進的互聯網技術不斷推動企業管理走向信息化，電子檔案得到了廣泛的應用。因此，建立相應的信息化檔案管理平臺能夠有效避免傳統紙質檔案管理模式過程中發生的各種問題，方便相關工作人員對檔案開展相應的工作，擺脫了時間以及空間對檔案管理工作所造成的限制，從整體上提升了企業檔案管理工作效率。另外，開展具有科學性以及規范性的檔案管理工作還能夠有效減少相關工作人員的工作量，使檔案管理工作的實際價值得到有效發揮。

其次，有利于推動企業的全面可持續發展。企業檔案是企業日常經營管理活動開展過程中的重要載體之一，傳統的企業檔案管理模式已不能充分滿足新形勢下企業管理工作開展的要求。因此，隨著互聯網技術發展速度的不斷加快以及知識經濟時代的到來，企業檔案管理工作也需要不斷朝著將價值作為主要導向的知識管理模式轉變。就當前總體情況來看，雖然很多企業已經完成了檔案管理信息化平臺的建設，但是實際上其信息化管理還遠遠沒有跟上，仍停留在信息化管理的初級階段。對此，企業應加大力度開展企業檔案管理的信息化建設，優化和完善企業檔案信息管理工作流程，促進企業整體信息化管理水平的提高，從而進一步提高企業在市場中的競爭力，這對于新形勢下企業實現可持續發展有著非常積極的意義。

最后，有利于促進企業經營管理水平的整體提升。檔案作為企業行政管理工作當中非常重要的一項組成部分，其記載了企業每項經營活動的詳細內容，具有較強的真實性，能夠在企業相關規章制度建立的過程中提供相應的參考依據，也是企業的無形資產，更能彰顯出企業文化的價值。

3 數字化時代做好企業檔案管理工作的有效對策

3.1 完善軟硬件，提高檔案現代化水平

使用安全可控的軟件和硬件、存儲備份設備、安全設備、應用軟件和系統軟件。庫房按照國家建設標準配備煙霧傳感器、視頻監控系統、門禁系統以及紅外線監控系統、除濕與加濕一體機、中央空調等消防、安防、溫濕度控制以及智能密集架等設備設施，機房依據相關標準規范建設，確保供電、消防、安防、監控等設施設備完善，以規范配置信息化基礎設施為保障，采取專業技術團隊負責設備運行與維護模式，加強檔案安全保密體系建設，為檔案物理壽命的延長與檔案的保存質量提供物質保障，安全高效運行檔案系統數據庫，實現網絡環境下檔案的實體與信息安全。

3.2 建立健全檔案數據庫

大數據庫作為檔案信息存儲的重要載體，也是檔案標準化建設的重要基礎。如果沒有檔案數據庫就無法實現對數字檔案信息的全面收集和整理，檔案標準化建設就會迷失方向，缺少對象。因此，新時期在檔案標準化建設過程中應將檔案數據庫建設作為重要方面，切實保障檔案數據收集的全面性、系統性和完整性。一是要重視標準化檔案數據庫建設。要結合檔案數據庫建設的實際需要，完善檔案數據庫的相關準入標準、運行標準、流程標準、開發標準、共享標準等等，切實保障大數據庫中的檔案數據的格式統一性，為后續檔案信息資源開發利用創造有利條件。二是結合大數據庫建設實際需要完善數據庫前后臺操作系統。要通過檢索技術引入、優化系統功能，在保障數據輸入準確性和完整性的基礎之上，進一步提升大數據庫檔案運行效率。三是要主動地引進現代信息技術，為檔案數據庫標準化建設提供完善的技術保障。一方面，要充分認識到大數據、云計算、人工智能技術對當前檔案管理工作產生的深刻影響，將現代信息技術與檔案標準化建設和大數據庫建設有機結合，為大數據庫建設提供更為先進的技術保障，進一步提升大數據庫建設質量。另一方面，要主動地樹立數據安全意識，要求檔案管理人員在檔案管理過程中要嚴守保密原則，切實保障大數據庫檔案信息安全，為后續標準化建設和相關工作開展奠定基礎。

3.3 實施檔案增量電子化

數字化檔案資源是數字檔案館建設的核心。如果沒有數字檔案資源，再好的檔案管理系統也是“無源之水，無本之木”。隨著科技發展和辦公自動化的日益普及，絕大多數檔案形成單位的文件都有電子文件，新形成的檔案都有電子檔案。因此，多數新增檔案已經是數字檔案，實施檔案增量電子化勢在必行。隨著檔案制度的日益完善，電子文件管理的標準、規范日漸完備，企業數字檔案資源建設的首要任務是依據相關標準把新形成的電子文件及時歸檔保存，從源頭抓起。一是避免新形成的電子文件散失無存;二是避免新增檔案再次數字化，杜絕館藏傳統載體檔案數字化工作的永無止境以及造成人、財、物的重復浪費。因此，在企業數字化建設伊始，需要將服務器和管理軟件的更換迭代造成的傳輸與轉換格式不匹配等影響因素考慮進去，特別是將檔案編碼和檔案歸類方面有較為規范的體系作為設計支撐，減少因為硬件設備的差異化帶來的繁瑣，打破信息傳遞和轉換的壁壘，企業在推廣應用檔案管理系統之初，應設定各類別檔案既定歸檔流程，電子文件審核標準與要點，從系統源頭保證電子文件的全面收集，實現檔案增量電子化，為建設數字檔案室提供實時的數字檔案信息資源。

3.4 搭建檔案信息管理服務平臺

檔案數字化體系建設對于檔案工作、檔案信息安全性的不斷提升都具有重要的推動作用，同時希望能夠真正實現檔案資源共享這一發展目標。在這一技術優勢的充分引導下，檔案服務部門仍然需要積極探索應用現代網絡檔案信息服務技術，構建針對全國檔案信息服務管理的檔案服務信息中心，在這一信息平臺中設置業務交流溝通的版塊，可以和其他社會組織中的各類檔案服務機構進行相互聯系，形成對參與檔案數字化項目建設的統一知識認知，以此方式來幫助制定統一的檔案數字化信息建設管理標準，為推進檔案信息安全管理工作開展提供重要參考。除此之外，在搭建檔案服務信息中心的建設過程中，需要充分賦予其豐富、多樣的服務功能，結合檔案數字化服務建設實際應用情況，設置出了檔案信息檢索、反饋信息交流、檔案信息分類等多個主要功能模塊，以此能夠實現當前我國檔案查詢工作的安全可靠和持續發展，保證檔案用戶隨時能夠通過這一服務平臺及時獲得所需要的檔案信息查詢資源，及時解決我國傳統檔案信息查詢服務中可能存在的一些問題，將傳統檔案信息檢索處理流程及時簡化，提高檔案信息資源搜索處理效率，在短短的時間內使用戶獲取大量的檔案信息。

3.5 創新檔案管理機制

檔案管理工作是實現企業可持續發展的重要環節，由于其涉及范圍較廣，很容易受到內外因素影響，企業要提高對檔案管理的重視程度，從全方面進行管理，創新檔案管理工作方式，讓檔案管理工作人員具有良好的工作素養。在傳統檔案管理工作當中缺乏競爭機制，導致工作人員在工作當中缺乏責任感與安全意識，很容易泄漏企業機密。由于缺乏有效的考核制度，讓檔案管理工作效率受到限制，想要及時解決這些方面的問題，企業可構建高效率的檔案管理制度，采用競爭模式，對檔案管理工作人員進行考核，以公平、公正作為原則，有獎有罰，這樣能激發檔案管理工作人員的工作積極性，同樣檔案管理工作人員會在工作當中自我激勵，提高檔案管理效率。在信息化時代背景下，信息化技術被逐漸普及到企業檔案管理當中，一方面能提高檔案管理的工作效率，讓檔案管理操作逐漸向信息化方向發展。另一方面，通過利用信息化管理技術，給企業領導以及檔案部門提供豐富的檔案管理信息，為檔案資料的查詢提供便利，提高檔案使用率，讓體驗信息化檔案管理的重要性，從而到達積極培養檔案管理工作，保證檔案管理工作高質量。

3.6 以知識技術賦能，發揮人力最大管理效能

檔案管理的實施者為人，只有做好人員管理，才能為技術創新、觀念創新、流程創新奠定基礎。當前，企業檔案管理部門的人力管理多沿用傳統管控方式，按照傳統條框、規范、制度進行管理，人力效能發揮不充分。在數字化時代，企業要通過為員工賦能，推進企業檔案管理數字化轉型。

一是知識賦能，通過員工培訓活動，激發員工工作活力。重視“人才驅動、培訓賦能”，提高檔案管理部門人力綜合素質，使其更好地適應創新管理需要。企業檔案管理工作創新要激活員工的自主性、自覺性、能動性，借助于管理培訓，端正員工思想意識，提高員工工作積極性，為轉變企業檔案管理模式提供人力支撐。檔案管理培訓要改變過去單一模式，要整合管理觀念、技術、模式、資源，樹立前瞻意識，搭建知識共享學習平臺，讓員工從培訓活動中獲得新知識、新技能、新本領，切實樹立工作創新意識，助力企業檔案管理模式創新。

二是技術賦能，通過一系列專門技能培訓，賦予員工勝任數字化時代工作的必備技能。所謂技術賦能，就是立足數字化時代，對員工在檔案管理相關技術、技能、方法上進行培訓，讓檔案管理人員能夠掌握現代技術，適應數字化檔案管理場景需要。數字化技術背景下，檔案管理人員要主動學習信息化技術，掌握數字化檔案管理方法，才能夠勝任檔案管理崗位工作。依托技術賦能，各企業檔案管理者要迅速組織開展數字化檔案管理專門培訓活動，突出技能培訓的針對性。

3.7 開發數字檔案產品

積極運用新技術，創新檔案的開發利用模式，實現組織史、年鑒、大事記等一般性和專項性編研成果的在線管理和數字化。例如，檔案管理系統的組織歷史編纂模塊，不僅可以實現整個集團的組織歷史的數據共享、協同編纂、一鍵存檔、在線利用等功能，同時也實現了檔案資源與編輯利用的互動，從而達到“從檔案到檔案”的效果，極大提高了編輯效率和傳播效果。企業在線完成了年鑒的撰寫、編輯、傳輸、排版、修改、審閱等工作，以電子年鑒取代紙質年鑒，降低了開發成本。

4 結束語

隨著我國市場經濟不斷發展，企業間的競爭越演越烈，檔案管理作為提高企業競爭力的重要途徑，對企業有著非常重要的作用。但由于一些企業對于檔案管理工作的重視程度不足，仍然采用傳統的檔案管理方式，導致檔案管理人員素質較低、檔案管理效率不佳，給企業發展造成嚴重影響。因此，企業要創新檔案管理機制與意識，明確檔案管理數字化定位，讓檔案管理逐漸向制度化、正規化方向發展，從而提高企業經濟效益。

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