新時(shí)期檔案數(shù)字化管理新模式淺析

郭 洋

（哈爾濱市南崗區(qū)互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)中心，黑龍江 哈爾濱 150001）

檔案管理工作主要是對(duì)檔案進(jìn)行梳理和保存，這是最主要的工作內(nèi)容，并且還可以使別人更好的去查閱資料，檔案整理工作是非常重要的工作，假若在工作過(guò)程中將數(shù)字化管理加入到其中，可以提升管理工作的工作品質(zhì)和工作效率，這是當(dāng)前時(shí)代檔案管理工作需要發(fā)展的方向。

1 檔案管理工作的基本理念和主要內(nèi)容

檔案管理工作主要是按照國(guó)家的管理規(guī)定，然后將企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)檔案的管理制定一些計(jì)劃。一般來(lái)說(shuō)主要內(nèi)容都有資料的分類、調(diào)用、接收等這些環(huán)節(jié)都比較重要，一起組成了系統(tǒng)檔案管理的過(guò)程。檔案的管理工作主要是為了在進(jìn)行工作總結(jié)、檢驗(yàn)、和對(duì)人員資料進(jìn)行整理的時(shí)候，另外檔案管理工作對(duì)其他部門(mén)的工作也會(huì)造成一定的影響，所以得知在企業(yè)中進(jìn)行檔案管理工作是必要的。

2 檔案的數(shù)字化管理中出現(xiàn)的問(wèn)題和挑戰(zhàn)

2.1 信息時(shí)代檔案管理人員面臨的問(wèn)題

第一就是檔案的管理方法比較老舊，目前有很多的企業(yè)都已經(jīng)采用了網(wǎng)絡(luò)辦公，然而還有一些企業(yè)在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候仍運(yùn)用紙質(zhì)的檔案。這樣在進(jìn)行資料查找的時(shí)候會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間和人力，而且這些檔案丟失的概率也會(huì)很大，有一些單位還較少運(yùn)用信息化體系的狀況。

第二就是缺少一些檔案管理的體制，在企業(yè)檔案的管理部門(mén)中進(jìn)行檔案管理工作，需要結(jié)合一些制度進(jìn)行操作，但是在有專門(mén)人員進(jìn)行管理的狀況下，假若管理體制不是特別的完整，就會(huì)致使管理的方式不科學(xué)，增加了檔案管理出錯(cuò)的概率，也會(huì)造成檔案丟失。

2.2 信息時(shí)代檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)

2.2.1 具有政治素養(yǎng)和保密意識(shí)

檔案管理人員在掌握資料和文件的時(shí)候，需要充分的了解到這些資料都是具有商業(yè)價(jià)值的，還有一些內(nèi)容甚至是企業(yè)的機(jī)密，這就要求檔案管理人員在工作崗位上要嚴(yán)守自己的工作職責(zé)，要把企業(yè)的利益放在第一位，不要受到其他利益的誘惑而出賣集團(tuán)的資料。要在自己的工作崗位上嚴(yán)守職責(zé)，堅(jiān)定正確的政治導(dǎo)向。

2.2.2 扎實(shí)穩(wěn)定的檔案專業(yè)素質(zhì)

在當(dāng)前的數(shù)據(jù)的背景下，需要檔案管理工作人員再進(jìn)行資料的搜索整理到進(jìn)行檢查和存放等環(huán)節(jié)中要有技術(shù)性和專業(yè)性，對(duì)工作的流程要充分的掌握，保障檔案的安全，檔案管理人員還要保障檔案的正確性和完整性，要讓這些檔案有借鑒的價(jià)值。

2.2.3 具有開(kāi)拓的視野和創(chuàng)新精神

在大數(shù)據(jù)的支撐下，更新觀念需要檔案管理人員有創(chuàng)新的精神，還要在工作中保持認(rèn)真的工作態(tài)度。在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，需要按照企業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行整理，還需要檔案管理人員不斷的去積累工作方面的經(jīng)驗(yàn)，從而可以不斷的對(duì)管理方法進(jìn)行革新，將工作的流程進(jìn)行簡(jiǎn)化。在無(wú)紙化和辦公室自動(dòng)化的推動(dòng)下，也需要檔案管理人員有較好的計(jì)算機(jī)技能。

3 新時(shí)期怎樣創(chuàng)新檔案的數(shù)字化管理

3.1 制定出統(tǒng)一的管理體制

目前有一些企業(yè)的檔案電子化建立已經(jīng)非常成熟，但是沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管制，這就需要相關(guān)的部門(mén)按照檔案管理檔案管理實(shí)際的需要，然后和企業(yè)單位共同制定出一個(gè)管理系統(tǒng)，這對(duì)提高檔案的工作效率有很大的幫助，其中包括了保密體系使用體系等，最終實(shí)行檔案數(shù)字化全面的發(fā)展。

3.2 招聘檔案管理專業(yè)人員

對(duì)數(shù)字化檔案管理工作來(lái)說(shuō)，最主要的就是要會(huì)使用計(jì)算機(jī)。但是依然需要檔案管理人員進(jìn)行整理，這對(duì)檔案管理人員具有專業(yè)的素養(yǎng)，還要培養(yǎng)出檔案管理人員安全意識(shí)。從企業(yè)方面來(lái)說(shuō)，在招聘檔案管理人員的時(shí)候，要特別注重要考驗(yàn)他們的能力，還有對(duì)他們進(jìn)行一個(gè)系統(tǒng)的教育，從而可以提高安全方面的意識(shí)。

3.3 對(duì)數(shù)字檔案管理工作加強(qiáng)宣傳

在新時(shí)代中需要企業(yè)單位對(duì)檔案數(shù)字化管理加深重視，因此作為一個(gè)檔案管理的工作人員需要?jiǎng)?chuàng)新自己的思想。檔案管理部門(mén)也要加大一些資金的投入，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們有工作職責(zé)和工作使命。企業(yè)單位還可以運(yùn)用宣傳欄或者是其他途徑對(duì)工作人員進(jìn)行一個(gè)思想上的教育，要讓他們有一個(gè)高度的重視，還可以讓其他的部門(mén)提出一些檔案管理工作上的意見(jiàn)，從而可以更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作。

3.4 及時(shí)的維護(hù)系統(tǒng)的安全

企業(yè)單位的檔案有著非常大的價(jià)值，因此在使用大數(shù)據(jù)的時(shí)候也要對(duì)信息的安全做好一些工作。目前的信息技能在對(duì)人們帶來(lái)一些便利的同時(shí)，還會(huì)遭受到病毒和黑客的威脅。因此企業(yè)要建造出系統(tǒng)的防御體制，在檔案管理人員的平常管理工作中，還要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期的檢查。檔案管理部門(mén)自己也要建立一個(gè)防火墻，這樣可以更好的提高檔案管理的安全性能。

3.5 安裝先進(jìn)的操作系統(tǒng)

想要在大數(shù)據(jù)時(shí)代下實(shí)行檔案管理效率的提升需要對(duì)數(shù)字化的軟件進(jìn)行定期的革新，這項(xiàng)工作需要長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行，檔案管理工作的人員不能存在僥幸的心理，系統(tǒng)的更新可以讓系統(tǒng)變得更加流暢，避免出現(xiàn)檔案上傳的不及時(shí)，從而造成一些影響，并且數(shù)字化管理系統(tǒng)指的是對(duì)硬件的裝置進(jìn)行更換和檢測(cè)。只有在軟件和硬件正常工作的情況下，才可以更好的保障檔案管理工作的正常開(kāi)展，同時(shí)對(duì)檔案的安全業(yè)得到了保障。

3.6 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

當(dāng)前檔案管理工作主要是紙質(zhì)檔案和信息檔案的整理，而且信息技術(shù)在檔案管理工作中占據(jù)的地位越來(lái)越重要，比如說(shuō)檔案的整理和收集在計(jì)算機(jī)上就可以完成，所以這就需要檔案管理工作人員會(huì)使用計(jì)算機(jī)，要借助現(xiàn)代化的辦公方式，檔案管理人員可以在軟件上搜索出類別用途等，這樣就可以快速的對(duì)信息進(jìn)行查詢。比如說(shuō)對(duì)人員檔案的整理就可以在電子檔案中查到工作簡(jiǎn)歷、入職狀況、工作表現(xiàn)等，從而為人員的管理減少一些工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，我國(guó)的企業(yè)單位辦公狀況也發(fā)生了變化。對(duì)事業(yè)單位的檔案管理來(lái)說(shuō)，需要在大背景的情況下革新檔案管理的方法，不但需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，還要加強(qiáng)人才方面的培養(yǎng)等，從而可以更好的提高檔案管理工作的效率，使其他各項(xiàng)工作也可以更好的開(kāi)展。