淺談檔案的保管保護

摘要：檔案存儲是維護檔案完整性和安全性的特定任務，并且是基本檔案操作的重要組成部分。其中心任務是采取有效措施，延長檔案的使用壽命并確保檔案的安全性。檔案存儲的基本任務是了解和掌握檔案損壞的規律。通過常規工作，采取了特殊的技術措施來最大程度地防止和減少檔案損壞，延長檔案的使用壽命，并維護檔案的完整性和安全性。

關鍵詞：檔案保護;預防措施;監督檢查

檔案是重要信息的載體，對今后工作的正確發展具有重要的指導意義，因此做好檔案的保存工作是非常必要的。作為檔案管理員，必須提高對檔案存儲和使用的認識，將獲得的知識應用到實際工作中，并真正實現檔案的價值。

一、檔案保護的重要價值和重要性

檔案是歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富，在建設具有中國特色的現代化強大社會主義國家中發揮著重要作用，這些檔案是歷史性的和真實的。它的歷史和真實性在人們的實踐中逐漸形成，任何檔案都有一定的內容和價值。無論檔案內容多么重要和有價值，它們都通過某些物質支持表達。如果在保存過程中這些材料由于各種不良因素而縮短其壽命，如果檔案中留下的寶貴歷史痕跡消失了，那么檔案的歷史和真實性及其功能也將受到影響。稍有疏忽會造成無法彌補的損失，應引起我們的極大關注。隨著中國經濟體制改革開放政策的深入實施，檔案業蓬勃發展。如何正確保護這些檔案給我們帶來了許多新研究課題。只有解放思想，更新觀念，不斷提高檔案保護和保管水平，最大限度地延長檔案使用壽命，為經濟建設和各項工作服務，檔案工作人員才能認識到其重要的現實意義。

二、技術檔案保護工作的特點和性質

在檔案管理中，檔案保護技術工作是非常重要的部分，也是檔案管理的非常重要的部分。檔案保護技術工作與檔案工作中的其他鏈接之間有一些區別。檔案的收集，整理和使用基于檔案的內容。盡管在工作中使用了檔案，但主要在調查方向上仍存在一些差異。將檔案轉換為材料后，必須使用某些物質進行存儲。檔案保護的技術工作主要包括掌握保存物質的變化規律和運動規律，同時掌握物理，化學和物質變化規律，這一點要充分做好，尋找保護檔案的科學技術方法。因此，技術檔案保護工作是科學的技術工作。

三、檔案保護要點

（一）取預防措施

首先，主管部門應當在檔案評估和檢查工作中納入對檔案質量，檔案媒體和記錄材料質量的保護。從事檔案管理工作的人員，應養成良好的習慣，應使用具有良好耐久性的手寫材料來編寫檔案。特別是在填寫重要的報告并編寫一些重要檔案時，更應使用耐久的手寫材料，例如鉛筆，藍色墨水筆和彩色筆。其次，為了確保檔案保護的永久性，要從意識形態的角度加以注意，首先要樹立預防的觀念，并始終注意審查保管中的檔案，發現問題并及時解決，消除檔案損壞的現象。

（二）采用先進技術，提高存儲和保護水平

隨著科學技術的不斷發展，存儲方法和檔案保護技術也得到了不斷的改進和創新。這引入了檔案保護的新要求。只有積極探索和大膽創新工作方法和工作機制，不斷引進和吸收高新技術成果，借鑒先進的管理經驗，并將其與實際工作相結合，才能不斷改善管理工作和檔案保護。

（三）改善保管庫存儲環境

在現有的管理條件下，要努力創造良好的條件，改善管理環境。因此，一方面必須注意控制和調節檔案館的溫度和濕度，并做好防止光，霉菌，灰塵和各種有害物質侵蝕的工作;另一方面，做好清理檔案存儲的工作，例如倉庫安全和檔案存儲。最好以垂直和平行的方式存儲檔案，而不要堆疊它們，并最大程度地減少由于紙張之間的擠壓而對檔案書寫造成的損害。同時，在使用過程中，還需要妥善保管檔案，以免造成人為損壞。

四、使用檔案過程中的保護方法

使用過程中的檔案保護系統應包括所有基本問題以及與檔案使用過程中的保護問題相關的方面。它主要包括兩個方面：

（一）檔案使用登記和轉讓系統

如果出于任何原因使用檔案，則必須執行嚴格的登記過程以進行檔案返回和傳輸。如檔案的傳遞和存儲記錄，借出記錄和轉移計數。

（二）管理系統和檔案使用限制

該系統涉及檔案的使用方式以及必須避免的不良現象。例如，不允許用戶抽煙，喝水，吃食物等，在檔案上繪畫或涂抹，拍照，未經許可的復制，并且不允許破壞性行為，例如撕裂和切割，檔案必須保持完整。損壞檔案的行為將根據《檔案法》、《檔案法實施辦法》和其他法律法規進行處罰。

（1）數量和順序控制。使用檔案時（無論是內部使用還是外部使用的），當所需檔案數量很大時，可以根據管理系統以批量和有限的數量提供它們，并且應要求用戶保持其物理順序在使用過程中和歸還檔案時。

（2）加強現場使用行為的監督檢查。對于外部使用，應指派檔案人員監視站點的使用情況，隨時檢查用戶的使用行為，發現問題后及時指出并糾正問題，并消除發芽的不良現象。尤其是供社會使用的檔案，必須配備電視監視系統。

（3）使用形式和使用地點的限制。使用檔案的基本方法是就地讀取。原則上，許可的拍攝或復制工作必須由檔案（室）工作人員進行;使用檔案的地方應該是一個集中的閱讀中心，并且通常沒有單獨的房間供用戶使用以避免發生事故。

（4）對重要檔案采取有效的保護措施。對于貴重檔案，檔案（室）要實施：密鑰保護。盡量不提供原始檔案，僅提供縮微膠卷或影印本等。使用時特別注意監護問題，檔案工作的根本目的是為社會各階層提供檔案信息服務。檔案室必須正確處理管理與使用之間的關系，充分發揮檔案信息在物質文明，政治文明和精神文明建設中的作用。

五、結束語

隨著社會的發展和時間的流逝，一方面，檔案的數量和構成繼續增加，另一方面，檔案館正在不斷銷毀。檔案管理是一個重要的項目，可以保持歷史的真實外觀。檔案存儲涉及許多鏈接，例如分類，合并，排序，編號，設置資金和日常安全檢查。只有根據檔案和材料形成的規則以及材料的價值確定檔案的保存期限，檔案才能為保存和用戶方便地保存檔案。

參考文獻

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作者簡介：

張文婷（1983—），女，漢族，山東濰坊人，工學學士，檔案館員，從事檔案研究。

（濰坊中學?山東?濰坊?261041）