關于電力企業文檔一體化管理方法探究

章健

Research on the Methods of Integrated Document Management in Electric Power Enterprises

ZHANG Jian

（DC Inspection Company of State Grid Hubei Electric Power Co.， Ltd.， Yichang 443000， China）

【摘? 要】隨著新時代的到來，現在的電力企業中涉及的電力檔案信息開始日趨龐大并有著重要的價值意義，同時隨著計算機系統的介入也開始讓傳統的文檔管理方案更加的規范化。應用網絡對數據和信息進行整理、歸納、搜集等，之后形成可以歸檔的檔案信息，這一方法不僅提高了檔案管理的效率，而且保證了檔案整理過程中的真實性和準確性。這一方案雖然已經得到運用和重視，但是在某些方面仍然需要得到完善以更加適應現階段電力企業工作。

【Abstract】With the arrival of the new era， the electric power file information involved in the electric power enterprises has become increasingly large and has important value significance. At the same time， with the introduction of computer system， the traditional document management scheme has become more standardized. Using the network to sort out， summarize and collect data and information， and then form file information that can be filed. This method not only improves the efficiency of archives management， but also ensures the authenticity and accuracy in the process of file arrangement. Although this scheme has been used and paid attention to， but in some aspects still need to be improved to more adapt to the current stage of the electric power enterprise work.

【關鍵詞】文檔一體化;電力企業;管理方法

【Keywords】document integration; electric power enterprises; management methods

【中圖分類號】F426;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）05-0013-02

1 引言

文檔一體化是一個實際可操作可運用的系統方案，它是現階段下電力企業信息系統的一個重要環節，對電力企業信息系統的正常運行起著舉足輕重的作用。通過文檔一體化和計算機系統相互結合的方案能夠達到企業辦公自動化的目的，同時這也把計算機系統帶入了電力企業的文檔管理中，開始形成電子文件，直接通過計算機歸納整理，統籌收集文檔重要信息和關鍵數據，最終形成有價值又簡潔的檔案。這一方案的實行，雖然從實質上降低了檔案收集整理的難度，但是也帶來了新的矛盾，需要相關人員從多個層面研究實踐以后提出可解決各項矛盾的策略，以規范和完善文檔一體化的管理工作。

2 現階段電力企業對文檔一體化的實際運用

普遍觀察現階段的電力企業可以發現，電力企業作為一個聯系民生、聯系社會生活的企業，具有比較特殊的社會地位，它的發展關聯著整個社會的基礎設施建設和人民日常生活所需。同時，隨著社會人口的增加，經濟技術的飛速發展，電力企業開始著手建立起了電網并日益發展壯大，這個過程中，電力企業的信息系統的壓力也在逐步增加，它所包含的信息數據已經無法用龐大來形容。同時，這個龐大的信息數據庫中所存檔的檔案內容還具有極大的可參考價值和使用價值，這些信息可以幫助電力企業更好地規范電力行業服務、為經營提供有參考意義的決策，幫助電力企業實行更進一步的科學領域研究等。從多方面考量現階段的電力企業文檔信息，可以發現這個信息歸檔整理板塊必須引起工作人員的重視，隨著信息數據內容的日漸增多，必須由一個可以廣泛承載其龐大信息量的系統數據庫來對其進行更規范化的整理和歸納，還需要工作人員從各種具有實用價值的數據中尋找出更利于民生發展的有效方案，這就表明了對文檔一體化信息系統的優化是勢在必行的，一個更加完善有規律的文檔一體化管理方案將更好地協助系統和工作人員把煩瑣的信息數據歸納整理成為有價值意義的檔案信息[1]。

3 關于文檔一體化的方案優化和研究

文檔一體化是適應時代要求和現實需求而產生的，它的重要性可見一斑。但在文檔一體化系統實施的過程中依然面對著不小的挑戰，其中尚有漏洞的地方亟需得到優化和完善。通過對文檔一體化系統現階段的運行過程的分析，能夠發現文檔一體化方案還可以在以下兩個方面進行進一步的完善。

3.1 加強文檔一體化的統一協調能力

文檔一體化系統是指把文件資料和檔案信息資料同時并處于一個管理系統中，并通過電力企業的同構服務器進行協調統一、采取信息、收集數據等工作，極大地方便了工作人員進行操作管理。但是，系統得到了統一，在人員管理問題上卻存在著很大的分歧，在整個運行系統中存在著兩組管理人員，一組是文件管理人員，另一組是檔案管理人員，這兩者之間的工作責任界限非常模糊。在電力企業文件的處理和審批過程中，文件管理人員有查看、瀏覽、修改和增減文件內容的權限，而檔案管理人員則只具備了瀏覽權限，兩組工作人員的權限內容不同，工作層面也就出現了斷層現象，不同部門的兩組工作人員的工作責任界限也就顯得不清晰，導致在工作交流過程中無法明確責任制度，也凸顯了檔案管理工作人員在實際工作中工作地位不突出、工作任務不明確的問題。因此，加強文檔一體化的統一協調能力可以實現工作人員之間的共同管理和權限共享，以保證把文件轉換為檔案的過程中工作的高效率和準確性，并且也可以減少不必要的數據移動，確保了信息數據的內容完整和真實可靠，同時也明確了工作人員的工作責任和工作任務，減少了因人員協調失誤造成錯誤的概率[2]。

3.2 強調文檔一體化的交互功能

文檔一體化最大的優勢在于它兼顧了工作業務系統運行和檔案管理系統運行，實現了工作業務與檔案整理工作的交互開展，在統一的操作環境中進行，可以做到數據的無縫銜接和遷移。通過進一步強調文檔一體化的交互功能，更深入完善其中各個轉接步驟能夠讓檔案歸檔工作更加高效和完整。文件在工作業務系統中的任務得以完成以后，文件通過文檔一體化系統能夠快速地轉接到檔案管理人員的手中進入歸檔整理環節，由檔案管理工作人員進行整理歸納和檢查錄入，把有效信息和有價值的信息采錄出來隨后歸檔，正式進入檔案部門保存。通過文檔一體化的交互功能，讓整個文件信息的傳輸和采取變得便捷高效起來，也讓各部門的工作人員可以各司其職，在同一個系統中可以完成不同的環節，并且保證了信息采納的精準和快速，確保了電子文件的完整性和準確性。

4 對文檔一體化系統的管理

除去對文檔一體化系統內容的優化和完善，對文檔一體化的運行也應制定專門的管理制度，以保證文檔一體化在體制內的正常運行和安全運行。這就需要電力企業建立一個具有可行性的檔案管理制度，使之成為相關工作人員的工作指南，讓相關工作人員根據規章制度進行一系列檔案管理工作，以保證檔案管理工作的有序開展和科學發展。除了相關的企業規章制度、獎懲制度之外，電力企業部門也應當讓員工學習和熟知關于檔案管理工作方面的法律法規，如《檔案法》《檔案法實施法》等，加強相關工作人員的法律責任意識和法律概念，用法律和工作規章雙重約束員工正確歸檔，依法歸檔。配合法律宣傳的同時，可以加強培養員工的責任心和職業道德，讓員工了解工作崗位的工作任務、工作目的和工作責任，并熟練掌握檔案整理部門的專業知識和工作常識，讓員工以積極健康的工作態度對待檔案整理工作，讓檔案整理工作進行得更加順利。另外，也應該提高檔案管理部門的管理水平，隨時代發展進一步發展管理模式，并培養管理層面人員的管理意識和決策意識，為相關工作人員提供一個良好的工作環境和工作氛圍。在管理層面的人員培養這一方面需要得到重視，一個好的管理層人員能夠極大地帶動其部門人員高效開展工作。根據實際工作情況顯示，現階段的大多數檔案管理工作人員在各個方面都會有所欠缺，如大部分工作人員對電腦、對相關應用軟件的操作不熟悉，這就容易導致工作效率低，工作完成度不高，此時就需要有管理意識和協調能力的管理層人員對這個情況進行調節和規劃，讓檔案管理人員通過工作之余的學習和崗位培訓等提高工作人員的工作能力和工作水平，同時加強對檔案管理工作的進度檢查，體察部門人員中遇到的問題，以協助檔案管理工作的有序進行[3]。

5 結語

隨著我國的經濟、技術、科學等的飛速發展，整個社會已經進入了一個信息高度科技化的時代，電力企業也應當隨時代發展的腳步不停前行，優化自身。將人工與網絡信息技術有機結合，讓文檔一體化工作得到進一步的發展，以發揮其最大的作用，讓檔案管理工作更加的便捷高效。文檔一體化工作的有序開展和持續發展，相關制度的完善和建立，能夠為電力企業提供更有價值的幫助，也能夠讓電力企業更好地改善民生服務于整個社會的發展，也將為我國的基礎設施建設添磚加瓦貢獻力量。

【參考文獻】

【1】張琳，邊莉霞.電力企業文檔一體化管理探討[J].輕松學電腦，2019（18）：1.

【2】佟純.電力企業文檔一體化管理實踐[J].中國檔案，2020（3）：70-71.

【3】鄭偉，魏麗.河北省水文行業電子公文和電子檔案集成管理模式探究[J].河北水利，2020（11）：44-45.