大數據背景下強化檔案管理工作的思考

王長紅

摘 要：檔案是為發展提供重要依據、決策輔助的重要參照，檔案管理更是關系到未來社會各項發展的重要工作。在大數據、云計算等計算機應用技術飛速發展的時代，檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰。文章通過對這些機遇和挑戰進行分析，找出應對措施，以便于檔案管理工作能更好地抓住時機，實現提質增效發展。

關鍵詞：檔案管理；檔案工作；大數據

大數據時代的到來使檔案管理的方式發生了巨大轉變。在信息收集整理、知識挖掘以及檔案服務等多方面都實現了創新與優化，為檔案管理工作的長足發展提供了新的機遇。隨著政府信息公開條例深入推進，政府職能轉變，特別是大數據、云計算等各類技術高速發展，人們需要越來越多元化、個性化的信息服務，這對檔案工作提出了更高的要求。

一、大數據背景下檔案管理工作的機遇

1.更有利于挖掘檔案價值。隨著信息技術的不斷提升，檔案信息數字化進程不斷加速。無紙化辦公的大力推進使得傳統的紙質文檔逐步向電子文件過渡。利用大數據分析等技術手段，檔案信息的篩選效率得到較大提升。信息資源的縱向及橫向連接，進一步增強了檔案信息分析的深度及廣度，大大提高了檔案資源利用率。

2.更有利于信息資源共享。大量匯集的檔案信息只有在云計算及大數據的技術支撐下，才能真正發揮資源共享的作用。互聯網信息的傳遞，讓檔案服務由幕后逐步走向臺前。平臺化資源共享打破了時間和空間的限制，也進一步降低了檔案信息共享成本。通過共享信息的橫向串聯，人們更全面地了解及掌握到客觀事物的整體形態，為各項事務決策提供了更加堅實可靠的資源支撐。

3.更有利于推動檔案工作創新。不斷優化和提升的檔案信息系統操作功能，將以往傳統檔案工作的各項環節進行功能性整合。借助于技術的革新，將檔案信息所涉及的碎片化、即時性、非結構化特征的數據，進行歸類、整理和收集，極大提高了檔案資源的豐富性和多樣性。

二、大數據背景下檔案管理工作面臨的挑戰

1.檔案收集、存儲的難度不斷增加。隨著多媒體的不斷拓展，音頻、視頻、圖片等多種形式的非結構化檔案信息所占比重越來越大。檔案的收集、整理等環節主要面臨以下兩方面的挑戰：一是檔案信息的收集及管理難度加大。隨著無紙化辦公的盛行，部門、機構通過電子文件傳遞信息及下達任務指令越來越多，不同類型的非結構化檔案信息使得傳統的檔案管理系統難以進行有效的儲存和管理，加之電子文件歸檔尚不成熟，對電子文件的管理機制亟待進一步完善。二是數據資料分類整理缺乏智能化管理系統支撐。就目前數字信息檔案管理而言，多數系統依托于數據庫技術進行開發和完善，難以結合自身檔案數據特征形成專業化、網絡化、智慧化的檔案存儲系統，不利于存檔數據的維護和查取。隨著數據量增加及數據多樣化，數據存儲及訪問速度重要性凸顯，檔案服務面臨著巨大的挑戰。

2.檔案管理的安全性難以保障。隨著信息技術及互聯網技術不斷更新，檔案存放逐步由紙質存檔向電子存檔轉變、線下存放向線上存放轉變，但隨之而來的安全性問題逐步凸顯，主要包括：一是存檔介質的安全性難以保障。目前，多數檔案管理部門以硬件磁盤的形式保存檔案信息。由于多數存儲介質存在長期不穩定性的特點，隨著放置時間、環境等因素的變化，往往會導致存儲介質物理或化學性質發生改變，從而造成存儲數據丟失。二是信息安全保障體系不健全。云計算、大數據應用等技術的升級，為檔案數據存儲提供了更優方式，有些部門及單位充分利用大數據及云計算等技術，逐步建立起先進的“云檔案”管理系統。但一些涉密信息也直接或間接地通過網絡上傳至服務器進行儲存。由于多數民用服務器并不具備較高的互聯網安防等級，大型服務器及管理系統極易成為網絡攻擊的對象。數據丟失及泄密隱患，是當下檔案信息安全所面臨的重要挑戰。

3.檔案管理的創新及聯動機制不足。由于檔案數據對前臺業務的直接作用不顯著，多數部門、機構及企業的檔案管理工作很難引起更多重視，由此引發的挑戰主要體現在以下兩方面：一是創新驅動力不足。檔案信息化時代，對檔案從業人員的專業素質提出了前所未有的要求。從事檔案管理的相關人員普遍存在“半路出家”的現象，缺乏系統性技能培訓，特別是對大數據知識的學習較為欠缺，造成信息化技能不足，使得新時代檔案管理創新能力和創新意識受到了極大的制約。二是線上線下檔案管理聯動機制不完善。由于檔案管理人員未能掌握足夠的信息化技術，多數線上數據的管理與線下檔案的管理分部門執行，因此線上檔案信息與線下檔案管理協調聯動不足。

三、大數據背景下推進檔案管理工作的思路舉措

1.著力建設檔案管理平臺。面對新時期更為復雜的檔案管理要求，著力打造檔案管理平臺是提升管理效率的關鍵。平臺系統的打造既要堅持檔案保管單位的個性化需求，也要兼顧系統性資源對接便利。從整體兼容性角度來看，需要高屋建瓴地設計出整體性強、智慧程度高、存儲量大的基礎平臺。同時，較強的多元化信息處理功能及構架豐富的數據接口，是保障各類子平臺接入，增強不同數據轉換、傳輸能力的重要條件。以此為基礎，才能使部門之間、地區之間的數據進行有效銜接，徹底打通數據壁壘，減少信息資源的重復性收集，進而實現系統平臺集約化、智慧化、交互化發展。從個性化需求看，由于不同部門所處理的檔案類型不一，應該在強化檔案信息規范化的基礎上，量體裁衣，依據檔案管理信息類型及檔案人員具體訴求，開發具有針對性的管理子系統，進一步提升信息采集、轉換、查詢、整理、更新等各環節工作效率。與此同時，便捷化的操作系統及門戶平臺，是減少從業人員培訓成本、迅速普及系統應用、提升用戶查詢體驗的重要保障。

2.著力完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度是提升檔案管理標準、規范檔案信息、提升管理效率的重要保障。一是完善規章制度。規章制度力求簡單實用，具有較強的可操作性和實踐指導性，拒絕花架子和空殼子；必須要有較強的普遍約束力，不能只適用于檔案行政管理人員，應對單位所有干部職工具有同樣的規范效力，提升單位整體的檔案管理意識。二是完善標準化設計。科學優化管理流程、確定標準化操作細節。將檔案管理流程同管理系統相結合，使標準化切實體現在每個操作細節中。三是強化檔案安全責任意識。切實履行好《檔案法》及各項保密制度要求，強化檔案管理人員的安全責任意識。從信息源頭入手，對不同密級的信息實行分級化管理，嚴格管理使用人員的查詢等級。同時，不斷更新管理系統的安全防護措施，防止黑客及各類網絡攻擊造成檔案管理安全事故。

3.著力提升檔案利用個性化服務。大數據時代背景下，要及時創新檔案服務理念，使檔案管理工作與地方中心工作相契合。一是強化發展服務意識。圍繞地區發展的重大決策和部署，通過檔案信息整理及數據挖掘，為各類重大事項的決策提供可參考的數據及信息資源，將檔案工作的被動服務轉變為主動服務。二是強化民生服務意識。積極聯動涉民部門，強化信息的交互與使用，打通部門間的信息壁壘，擴大涉民信息采集范圍，完善采集涉民信息及建立民生檔案工作。同時，加強民生信息的綜合分析和整理，為服務百姓生活提供更加全面、翔實的信息資料。三是強化社會服務意識。通過大數據分析用戶的數據查詢類型及個性化需求，提前利用微信等方式將關聯信息及辦事流程推送給用戶，進一步提升用戶體驗，增強服務滿意度。及時關注民生實事和社會熱點信息，通過檔案信息整合，及時傳播客觀、準確的信息資料，實現正向輿論引導。

4.著力提升檔案管理人員信息化技能。信息化、大數據時代對現階段檔案管理從業人員綜合技能素養提出了更高要求。目前，檔案管理工作一方面要求從業人員具備專業的檔案管理知識及信息收集能力，另一方面對數據庫應用、網絡信息處理等計算機技術也提出了相應的要求。一要加強信息化網絡學習平臺建設，將管理系統的實際應用及具體案例以網絡授課的方式融入實際教學，方便相關人員及時通過網絡平臺，掌握先進的檔案管理理念及技術，進一步提升工作團隊的專業素養。二要強化檔案管理人才創新培養機制。從大學生抓起，將實際檔案管理與相關教學相結合，積極引導學生將理論與實際工作結合。加大對高校學生信息化綜合技能的培養力度，使其具備一定的云計算、大數據分析、數據類型轉換、多媒體文件的剪輯和處理等計算機技能。