基于真實世界管理數(shù)據(jù)的醫(yī)院設(shè)備資產(chǎn)管理協(xié)同機制

王洪攀，謝成，雍鑫，吳曉東

四川大學(xué)華西醫(yī)院 設(shè)備物資部，四川 成都 610041

引言

醫(yī)院做好設(shè)備資產(chǎn)管理，是做好臨床資源優(yōu)化配置、實現(xiàn)醫(yī)療機構(gòu)降本增效、提高患者滿意度的重要基礎(chǔ)[1-3]。但從近幾十年的醫(yī)院發(fā)展中不難看出，傳統(tǒng)的醫(yī)院設(shè)備資產(chǎn)管理多側(cè)重醫(yī)療需求和采購執(zhí)行，忽視對存量資產(chǎn)的管理[4]。2015年原國家衛(wèi)計委印發(fā)的《預(yù)算管理單位國有資產(chǎn)使用管理辦法》[5]中明確提出，各公立醫(yī)院應(yīng)加強國有資產(chǎn)管理。隨著該管理辦法的實施，多數(shù)醫(yī)院開始加大對存量資產(chǎn)管理的重視，逐步通過制度約束、信息化管理等手段來加強其存量資產(chǎn)的管理[6]。但一方面，這些管理手段多是基于理論經(jīng)驗的總結(jié)，缺乏科學(xué)的自身數(shù)據(jù)支撐[7]；另一方面，多數(shù)醫(yī)院配置的設(shè)備資產(chǎn)管理人員較少，不但面臨短時間內(nèi)難以疏通長期積壓的問題，還面臨醫(yī)院設(shè)備資產(chǎn)的種類數(shù)量快速增長、醫(yī)院內(nèi)部物理空間結(jié)構(gòu)及組織架構(gòu)不斷調(diào)整等新問題[8]。故如何做好設(shè)備資產(chǎn)管理，仍是目前設(shè)備資產(chǎn)管理人員共同面臨的亟待解決的問題[4,9]。

管理協(xié)同理念是一種廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代企業(yè)管理的，通過促使組織內(nèi)部各部門相互作用、相互合作以充分發(fā)揮有限資源作用的管理理念，具有組織內(nèi)部問題針對性強、管理人員數(shù)量要求不高、易操作等優(yōu)點[10]。故本研究擬以2016年某大型三甲醫(yī)院全院設(shè)備資產(chǎn)“大清查”過程中的實地調(diào)研資料、清查數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，結(jié)合管理協(xié)同理念，研究醫(yī)院設(shè)備資產(chǎn)管理協(xié)同機制的建立。

1 基于真實世界管理數(shù)據(jù)的設(shè)備資產(chǎn)盤虧原因分析

對該三甲醫(yī)院2016年設(shè)備資產(chǎn)“大清查”數(shù)據(jù)進行分析得出，該院盤虧設(shè)備的主要類別為辦公設(shè)備類（31.69%）、病室護理類（27.64%）及電器設(shè)備類（7.8%）；對盤虧原因進行分析表明，盤虧的主要原因為報廢未減賬（45.32%）、資產(chǎn)條碼脫落歸屬不明（39.9%）及組織機構(gòu)變更或空間調(diào)整（8.24%），詳見圖1。

圖1 2016年設(shè)備資產(chǎn)清查情況

2 設(shè)備資產(chǎn)管理影響因素分析

結(jié)合清查數(shù)據(jù)分析結(jié)果、實地調(diào)研資料及多年管理經(jīng)驗，對造成這些盤虧原因的管理因素進行分析。

2.1 傳統(tǒng)的設(shè)備資產(chǎn)管理制度缺乏延續(xù)性與應(yīng)變性

2.1.1 傳統(tǒng)設(shè)備資產(chǎn)管理制度缺乏延續(xù)性

傳統(tǒng)管理中，醫(yī)院為保障設(shè)備資產(chǎn)管理的質(zhì)量與效率，常由各科室的主要責(zé)任人擔(dān)任設(shè)備資產(chǎn)責(zé)任人。從管理角度來說，這種負責(zé)制不僅可突出醫(yī)院對設(shè)備資產(chǎn)管理的重視程度，也可一定程度提升責(zé)任人的國有資產(chǎn)意識。但長期的實踐經(jīng)驗表明，各臨床科室主任和護士長工作繁多，很難保障定期對科室設(shè)備資產(chǎn)的監(jiān)管，具體的設(shè)備資產(chǎn)管理工作大多是由其臨時指派的人員進行[11]，而這些指派的人員多為臨床工作人員，又常因臨床工作繁忙、設(shè)備資產(chǎn)管理權(quán)責(zé)不清而對科室量大值低的設(shè)備資產(chǎn)（主要為辦公設(shè)備類、病室護理類、電器設(shè)備類等），及科室結(jié)構(gòu)改革、空間變遷等變動過程涉及的設(shè)備資產(chǎn)缺乏管理，從而導(dǎo)致出現(xiàn)設(shè)備資產(chǎn)條碼脫落歸屬不明、組織機構(gòu)變更/空間調(diào)整、管理不清、自然災(zāi)害等盤虧原因。

2.1.2 傳統(tǒng)設(shè)備資產(chǎn)管理制度缺乏應(yīng)變性

醫(yī)院部分設(shè)備資產(chǎn)，如部分手術(shù)室使用的設(shè)備資產(chǎn)（主要為檢查設(shè)備類、治療儀器類、手術(shù)設(shè)備類、五官儀器設(shè)備類等），不僅存在所屬管理歸口不是手術(shù)室而常處于無人監(jiān)管的情況，還存在因在手術(shù)間內(nèi)流動使用而常處于使用、存放地點不是歸屬管理地點等難以監(jiān)管的情況，從而常導(dǎo)致出現(xiàn)設(shè)備資產(chǎn)條碼脫落歸屬不明、管理不清等盤虧原因。此外，在醫(yī)院進行科室組織架構(gòu)調(diào)整后，因設(shè)備資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)中的科室架構(gòu)、設(shè)備資產(chǎn)歸屬信息不能及時得到更新而存在管理與實際“錯位”的情況，從而常導(dǎo)致出現(xiàn)組織機構(gòu)變更/空間調(diào)整、管理不清等盤虧原因。

2.2 傳統(tǒng)的信息化管理手段與管理流程不協(xié)同

一個與管理流程相協(xié)同、互補并得到及時維護完善的信息化管理系統(tǒng)，是提高設(shè)備資產(chǎn)管理質(zhì)量和效率的重要基礎(chǔ)[12-13]。但該院傳統(tǒng)的設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)因與管理流程協(xié)同程度較低而不能發(fā)揮其減輕科室設(shè)備資產(chǎn)管理負擔(dān)的功能。設(shè)備資產(chǎn)的報廢、維修、清查等管理流程仍通過線下手工完成，這種方式不僅增加了科室的設(shè)備資產(chǎn)管理負擔(dān)，還因流轉(zhuǎn)程序多等原因常存在記錄控制差、記錄丟失造成報廢未減賬等問題。且該醫(yī)院設(shè)備資產(chǎn)數(shù)量較大，大量的紙質(zhì)文件不僅難以儲存，也難以在清查等管理實踐中發(fā)揮其作用。

3 基于真實世界管理數(shù)據(jù)的設(shè)備資產(chǎn)管理協(xié)同機制構(gòu)建

針對目前設(shè)備資產(chǎn)管理中存在的問題，該醫(yī)院結(jié)合管理協(xié)同理念、循證證據(jù)及多年管理經(jīng)驗，建立了基于真實世界管理數(shù)據(jù)的設(shè)備資產(chǎn)管理協(xié)同機制。

3.1 管理協(xié)同理念在設(shè)備資產(chǎn)管理中的內(nèi)在機制

管理協(xié)同理念是指以協(xié)同思想為指導(dǎo)，綜合運用各種管理方法及手段以促使組織內(nèi)部各子系統(tǒng)按照協(xié)同方式進行整合，相互作用、相互合作[14]，進而產(chǎn)生一個在結(jié)構(gòu)、功能等方面遠超越原有組織的、具有新的生命體的系統(tǒng)，最終實現(xiàn)2+2＞4的效果。管理協(xié)同理念的實現(xiàn)機制主要有協(xié)同機會識別機制、協(xié)同價值預(yù)先評估機制、溝通機制、要素整合機制和反饋機制等。實現(xiàn)管理協(xié)同理念的關(guān)鍵在于明確管理目標(biāo)，并在管理目標(biāo)的指導(dǎo)下，協(xié)調(diào)組織內(nèi)部各子系統(tǒng)之間的利益，以實現(xiàn)組織內(nèi)部各子系統(tǒng)的互惠、互利、雙贏及整個組織的穩(wěn)定與發(fā)展。該過程即為完成管理協(xié)同理念中的協(xié)同機會識別機制和協(xié)同價值預(yù)先評估機制。

2015年，為加強行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理，國家財政部要求各事業(yè)單位對存量資產(chǎn)進行“大清查”[15]，隨著資產(chǎn)清查工作的推進，各醫(yī)院在過往幾十年高速發(fā)展中因各種原因?qū)е碌脑O(shè)備資產(chǎn)管理混亂問題逐漸顯現(xiàn)，從醫(yī)院到各職能部門均意識到急需構(gòu)建一套新的管理制度和流程以加強設(shè)備資產(chǎn)管理。故在本研究中，醫(yī)院內(nèi)各部門的設(shè)備資產(chǎn)管理目標(biāo)已明確并統(tǒng)一，即在識別院內(nèi)設(shè)備資產(chǎn)管理中存在的主要問題的基礎(chǔ)上，建立一套針對這些實際問題的設(shè)備資產(chǎn)管理機制[16]，以提高各部門工作效率及醫(yī)院整體設(shè)備資產(chǎn)管理水平。此外，要實現(xiàn)管理協(xié)同理念，還需針對這些關(guān)鍵問題實現(xiàn)管理協(xié)同理念的溝通機制、要素整合機制和反饋機制，其具體實現(xiàn)過程如圖2所示。

圖2 基于管理協(xié)同醫(yī)院設(shè)備資產(chǎn)管理機制的實現(xiàn)路徑

3.2 管理協(xié)同理念在設(shè)備資產(chǎn)管理中的實現(xiàn)——溝通機制

按照管理協(xié)同理念，要解決該醫(yī)院的設(shè)備資產(chǎn)管理制度延續(xù)性、應(yīng)變性及信息化管理手段不協(xié)同等問題，需先在組織內(nèi)建立一套各部門均高度信任的、具有彼此促進作用的溝通機制，以促進后續(xù)適合該組織的管理制度的建立，并保障這些管理制度得到有效實施。由此，該醫(yī)院成立了由設(shè)備物資管理部門主導(dǎo)，國有資產(chǎn)管理部門、運營部門、護理部門、財務(wù)部門等共同組成的設(shè)備資產(chǎn)管理小組（線下溝通機制）。同時，在信息化管理系統(tǒng)中完善了報廢模塊、清查模塊、設(shè)備資產(chǎn)轉(zhuǎn)移模塊、報修平臺模塊、供應(yīng)商協(xié)作平臺等模塊（線上溝通機制）[17-20]。同時，該醫(yī)院積極探討建設(shè)全院設(shè)備的物聯(lián)網(wǎng)工程，為設(shè)備使用狀態(tài)監(jiān)控提供數(shù)據(jù)支持，以解決設(shè)備資產(chǎn)的報修、轉(zhuǎn)移、報廢、清查等過程中因溝通不暢導(dǎo)致的效率低下等問題[20]。設(shè)備資產(chǎn)管理協(xié)同信息平臺構(gòu)成如圖3所示。

圖3 設(shè)備資產(chǎn)管理協(xié)同信息平臺情況

3.3 管理協(xié)同理念在設(shè)備資產(chǎn)管理中的實現(xiàn)——要素整合機制

在溝通機制有效發(fā)揮作用的基礎(chǔ)上，該醫(yī)院整合了全院各科室的設(shè)備資產(chǎn)管理人力、時間、空間資源，并進行了全面梳理和重新劃分，制定了分級管理與屬地資產(chǎn)管理員制度，細化明確了各部門的設(shè)備資產(chǎn)管理職責(zé)，詳見圖4。首先，醫(yī)院層面，強化了設(shè)備物資管理部門的職責(zé)，即負責(zé)統(tǒng)籌全院設(shè)備資產(chǎn)管理事務(wù)；其次，具體管理事務(wù)層面，明確了資產(chǎn)管理鏈主要責(zé)任人的職責(zé)和管理權(quán)限，形成了明確的設(shè)備資產(chǎn)三級管理制度，即全院各科室主要責(zé)任人為科室設(shè)備資產(chǎn)管理第一級負責(zé)人，運營管理部門?？七\營助理為科室第二級設(shè)備資產(chǎn)管理員，負責(zé)協(xié)助科室完成科室內(nèi)設(shè)備資產(chǎn)報廢和保修申請、清查匯總、資產(chǎn)交接等工作；另外，建立屬地資產(chǎn)管理員制度，強化屬地資產(chǎn)管理員的第三級管理職責(zé)，即負責(zé)屬地內(nèi)資產(chǎn)條碼維護、定期清查屬地內(nèi)的設(shè)備資產(chǎn)。

圖4 設(shè)備資產(chǎn)管理協(xié)同職能劃分情況

3.4 管理協(xié)同理念在設(shè)備資產(chǎn)管理中的實現(xiàn)——反饋機制

該院在實施基于真實世界管理數(shù)據(jù)的設(shè)備資產(chǎn)管理協(xié)同機制后，每年對清查數(shù)據(jù)進行分析得出該年仍然存在的主要問題，并建立優(yōu)化管理協(xié)同制度的反饋機制。如定期加強全院資產(chǎn)管理人員的國有資產(chǎn)意識培訓(xùn)；在信息系統(tǒng)中新增供應(yīng)商協(xié)作模塊，通過提供窗口讓供應(yīng)商上傳發(fā)票、入庫單、領(lǐng)用單等紙質(zhì)單據(jù)電子版，錄入存量設(shè)備的機身碼、型號等信息以提高管理清查工作中的信息追溯效率等專項優(yōu)化、專項整改機制。

4 應(yīng)用效果

結(jié)合有效的線下、線上溝通機制，這些優(yōu)化的設(shè)備資產(chǎn)管理制度在該院得到了有效實施。對管理制度改善方面，屬地資產(chǎn)管理員制度聯(lián)合線上溝通機制，有效解決了傳統(tǒng)設(shè)備資產(chǎn)管理制度延續(xù)性及在流動設(shè)備上應(yīng)變性不足的問題；運營管理部門?？七\營助理作為科室的第二級設(shè)備資產(chǎn)管理員，聯(lián)合信息系統(tǒng)的及時維護更新（如信息中心負責(zé)定期將最新的末級編碼單位信息傳送至運營管理部，運營管理部負責(zé)在規(guī)定時間內(nèi)落實各個末級編碼單位的設(shè)備資產(chǎn)管理員維護更新工作等），有效解決了傳統(tǒng)設(shè)備資產(chǎn)管理制度在科室變動等新發(fā)情況下應(yīng)變性不足的問題。對信息系統(tǒng)改善方面，有效的線上溝通機制，大大減少了科室用于設(shè)備資產(chǎn)報廢、清查、轉(zhuǎn)移、報修等常規(guī)管理工作的時間。

對該機制實施前后的清查數(shù)據(jù)進行分析得出，在全院設(shè)備資產(chǎn)數(shù)量上浮48%、設(shè)備資產(chǎn)管理人員未增加的情況下，該院設(shè)備資產(chǎn)清查周期從2016年的16個月下降至2019年的3個月，賬實一致率從2016年的89.79%提升至2019年的99.98%，詳見表1。從盤虧設(shè)備類別看，治療儀器類、檢驗分析設(shè)備類、手術(shù)設(shè)備類等高值設(shè)備資產(chǎn)，及辦公設(shè)備類、電器設(shè)備類中量大固定的設(shè)備資產(chǎn)已無盤虧，病室護理類、電器設(shè)備類中量大移動的設(shè)備資產(chǎn)盤虧比例降低99.6%；從盤虧原因看，報廢未減賬、資產(chǎn)條碼脫落歸屬不明、組織機構(gòu)變更/空間調(diào)整占比降低99.8%，詳見圖5。

表1 設(shè)備資產(chǎn)歷年盤點情況

圖5 2017年至2019年設(shè)備清查情況

隨著該機制的實施我們也發(fā)現(xiàn)，要持續(xù)發(fā)揮其有效作用，需加強對屬地資產(chǎn)管理員的激勵與考核，持續(xù)推進以資產(chǎn)清查為抓手的資產(chǎn)管理長效機制，并積極優(yōu)化量大低值設(shè)備資產(chǎn)的管理。

5 結(jié)論

通過機制創(chuàng)新，該醫(yī)院結(jié)合真實世界管理數(shù)據(jù)、管理協(xié)同理念及多年管理經(jīng)驗建立的基于真實世界管理數(shù)據(jù)的設(shè)備資產(chǎn)管理協(xié)同機制運行效果良好，可解決目前醫(yī)院在設(shè)備資產(chǎn)管理中的難點問題，大大降低科室用于設(shè)備資產(chǎn)管理的時間，保障醫(yī)療事業(yè)單位設(shè)備資產(chǎn)的安全、完整，提高醫(yī)院設(shè)備資產(chǎn)管理的整體水平。且具有較強的科學(xué)性與可操作性，可為其他醫(yī)院設(shè)備資產(chǎn)管理機制的制定提供參考。