大數據環境下文書檔案管理及其信息化利用路徑研究

王婷

摘? 要：文書工作是具有悠久歷史的辦公工作，隨著文書保管利用檔案工作發展，近年來文書種類得到很大提升，紙質辦公管理方式不能滿足文書檔案工作的需要，計算機迅速發展使信息化建設滲透到工作生活各領域，文書檔案管理信息化成為企事業單位的重要工作。基于此，以下對大數據環境下文書檔案管理及其信息化利用路徑進行了探討，以供參考。

關鍵詞：大數據環境;文書檔案管理;信息化利用路徑研究

引言

文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案，是由黨務、行政管理活動中的文件轉化而來，從根本上來說，文書檔案來源于文書，文書是文書檔案的前身，而文書檔案又是文書的延續和最終歸宿。文書與文書檔案之間有著密切的關聯性，文書工作的質量是保證文書檔案質量的前提和基礎，文書制成文件的質量是文書檔案質量的重要保障，而文書處理的質量則是文書檔案質量的關鍵環節。

1文書檔案管理的意義

文書檔案管理工作是一個單位在其發展中的重要工作記錄，單位的管理和發展都離不開對其文書檔案的保存和管理，這是確保單位健康發展的重大前提。目前，文書檔案管理開始在各類單位中發揮出愈發明顯的作用。文書檔案管理工作具有許多特點，如具有很強的服務性、技術性以及政治性較為復雜，其在日常工作開展階段有十分重要的指導作用。近年來，隨著我國企業規模和數量的不斷擴大，企業內部檔案記錄工作有了更加具體的目標，面臨著更為復雜的要求。在信息化時代，文書檔案管理工作的管理方式和管理內容發生了較大改變。相關檔案文書管理工作者必須認識到問題的嚴峻性，加強制度和方式創新，做到與時俱進，提升和改善文書檔案管理工作的有效性和科學性。

2大數據環境下文書檔案管理及其信息化利用路徑

2.1加強文件、檔案全流程質量管理

既要從擬稿、會簽、核稿、簽發、編號、打印、校隊、用印、登記、分發等文件的起草、制發流程，也要從收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用等檔案工作程序方面嚴把案卷質量關。首先，應嚴格把好文件起草、撰制方面的質量關，抓好文件醞釀起草關，嚴把文件的審核定稿關，確保文件起草的內容準確、明了，正文的標題完整、文檔格式準確、書寫的材料等符合案卷質量以及規范標準要求。其次，應嚴把文件的收發處理質量。建立文件收發目錄和清單，防止文件丟失;做好文件的傳閱和辦理，做到收發有登記、傳閱及時、辦理準確，并做好自制文件的留底收存，外來文件鑒別和選留，既要保證文件資料應收盡收，也要防止一味“大而全”，增加后期檔案管理不應有的負擔。此外，嚴格把好文書檔案管理流程質量關。堅持定期收集與隨機收集相結合機制，確保文書檔案完整收集;嚴格按照文書檔案的整理規范和標準要求，做好文書檔案的整理、鑒定工作，按時立卷歸檔，將平時收集保管的文件，按組卷的特征，結合單位工作實際及時立卷歸檔，每年的文件材料每年清;按照“十防”標準和要求，改善文書檔案保管環境和條件，防止文書檔案滅失或損毀;加快文書檔案電子化、數字化進程，提高文書檔案檢索質量和效率;注重文書檔案編研工作，根據單位發展的實際需要，做好文書檔案編研選題謀劃等，更好地發揮文書檔案的作用。

2.2文書檔案管理流程優化與信息化策略

新時代下信息技術快速發展，直接推動行業改革發展，信息數字化是指導文書檔案管理主要指標，傳統文書檔案管理顯露出一些不足，造成實際工作中出現一些問題，保存難度大、查閱花費時間長等，需要經常檢查保存情況。文書檔案信息化建設可以滿足信息化文書檔案管理需求，增加文書檔案數量種類，信息化管理能夠消除安全風險，提升檔案管理質量。信息化時代文書檔案管理要聯系實際情況，創新管理模式，需要建立健全文書檔案管理制度，提高文書檔案人員專業素質，推進文書檔案信息化建設。文書檔案信息化管理優化需要管理流程，信息化檔案管理系統中將檔案部門設置為執行歸檔流程角色，文書檔案管理中歸檔處理是核心業務，設計流程為管理人員接收文件后轉換為電子傳閱單，開展信息化文檔處理。經領導授權后對文書檔案查閱處理。檔案管理人員要借助信息技術不斷完善索引條目，對文檔進行備份與歸檔處理等。要想使核心業務流程得到高效運行，需要明確檔案管理職責職能，精確檢查歸檔文件合理性規范性等，確保文書檔案真實完整性。管理者要加強優化意識，管理部門工作人員要共同參與優化檔案工作中，文書檔案管理者要對其他工作人員加強指導。

2.3加強對文書檔案信息化建設的投入

信息化時代的步伐不可阻擋，企業應該加大對文書檔案信息化的投入。首先是在硬件部分的投入，不論是文書檔案管理人員的配置，文書檔案管理需要的網絡硬件設備的資金，還是文書檔案后期維護的網絡升級等等，都需要相應人力與資金等各方面的投入。配置可以勝任相應崗位的文書檔案人員，可以使文書檔案在管理過程中規范有效，投入了相應的信息化資金，有利于現代文書檔案的保存，也便于文書檔案充分發揮其為民服務的作用。

2.4開展技術創新，提高服務質量

隨著我國經濟社會進步和發展腳步的不斷深入，傳統的檔案管理思想已經遠遠不能適應當前企事業單位的需求。所以，樹立現代化的檔案管理觀念，開展科學技術創新，提升服務質量是不可忽視的。單位的檔案管理者要將網絡信息技術的現代化管理充分利用起來，以計算機、互聯網作為傳播載體，逐步實現檔案信息管理工作的自動化、智能化。對于存在的問題一定要及時處理，把技術性接口和系統性接口問題都徹底解決。此外，為了更好滿足各部門文書檔案管理工作的根本需求，單位還必須要將檔案管理的軟硬件設備納入信息化建設的總體規劃中，從根本上保障和提高其管理服務質量。

結束語

信息化時代下的檔案管理面臨著新的機遇和挑戰，文書檔案管理作為檔案管理的很重要的一部分，也見證著企業一步步的發展變化。只有加強思想上對文書檔案的重視，加大對文書檔案管理的人力和資金投入，制定符合國家規范且適應企業發展的新的文書檔案制度，唯有此，新時代下文書檔案才可以更好地服務于企業、服務于社會，發揮其重要的作用。

參考文獻

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