醫院檔案數字化過程中的質量控制策略

全洪亮

摘? 要：當前隨著時代的發展，我國在檔案管理方面正在大力的推行數字化的管理方式，相比較傳統的管理方式，數字化管理方式更加的便捷高效，同時也更加方便人們對于檔案的查閱。醫院在運行的過程中會產生大量檔案，因此醫院也在積極的使用數字化管理的方式來優化自身的檔案管理，但是醫院在進行數字化檔案管理的過程中還存在著許多的問題影響了管理的質量，因此本文針對當前醫院檔案數字化管理進行分析，探究其提升檔案管理質量的方式。

關鍵詞：數字化;醫院檔案;管理質量

一、加強數字化管理的必要性

當前隨著科技的不斷的發展，在計算機技術與互聯網技術的不斷地發展下，檔案管理也進行著數字化的改革，其信息化建設的不斷推進，為醫院的檔案管理工作提升了管理質量，在檔案管理工作數據化的過程中，其必要性主要體現在三個方面。首先，當前社會的總體發展趨勢是向著信息化方向不斷發展的，其信息化建設提升了社會運行的效率，對于醫院的檔案管理來說，醫院在運行的過程中產生的檔案不斷地增加，當前傳統的檔案管理方式已經不能滿足當前醫院對于檔案管理的需求，因此需要進行信息化的改革來提升檔案管理的效率以及質量。第二，檔案管理進行信息化的變革可以有效地促進辦公軟件在醫院運行中的應用，兩者是輔助發展的。第三，在醫院在運行的過程中，其產生的資源越來越多，并且資料的分類也比較復雜，檔案管理工作負荷大大地增加，如果依然使用傳統的檔案管理方式，就很難很好地完成檔案管理的相關工作。最后是在檔案的記錄方面，在信息化不斷推進的背景下，醫院檔案記錄方式發生了改變，由原來單純的使用紙記錄發展成為當前使用辦公軟件或者是錄像以及錄音的方式，在多種記錄方式的促進下，傳統的檔案管理方式就很難滿足當前對于檔案管理的要求。因此在當前時代的背景下，信息化的檔案管理是發展趨勢，醫院在運行的過程中應當積極地開展檔案管理信息化的建設[1]。

二、醫院檔案數字化管理中存在的問題

（一）管理制度缺失

當前正在開展檔案管理的過程中，首要的問題就是管理制度的缺失，這是由于我國在開展信息化檔案管理的過程中，其開展的時間比較短，還沒有形成完善的管理制度，在進行信息化的檔案管理過程中，相關的管理人員對于工作的重視程度不夠，在工作中非常地容易出現懈怠現象，這對于數據化檔案管理的開展是非常不利的，在開展檔案管理的過程中，許多的信息不能及時的收集以及整理，造成檔案資料的不完整，在后續檔案使用的過程中，就非常容易造成檔案使用價值大大降低的現象。

（二）數字化技術較差

第二個問題就是數字化技術相對較差，我國的數據化建設推進開展的時間比較短，因此在將信息化應用到一些管理方面的過程中，其應用的效果不是很理想，一些技術不成熟導致對于工作的效率以及質量提升不是很大。信息化技術的優勢就是受時間與空間的影響比較小，并且容量大操作便捷，但是在當前應用的過程中由于技術不成熟存在著信息泄露等問題，甚至可能對于醫院的運行產生一定的影響。

（三）存在局限性

當前信息化檔案管理在應用時存在著一定的局限性，導致信息化的檔案管理方式不能在醫院中貫徹，只能應用在一些簡單的地方。當前許多的醫院其數據化的檔案管理的過程中，知識應用在了繳費的環節以及治療的過程中，并沒有形成完善的數據化檔案管理體系，因此在應用的時候存在一定的局限性。

（四）對檔案數字化認知不足

當前許多醫院的管理人員對于檔案數字化的認知不足，造成對于數字化管理的重視程度不高，認為數字化的檔案管理其作用不大，還平白地增加了資金的支持，并且檔案管理的數字化對于醫院的醫療水平不會有明顯的提升，因此許多醫院在進行檔案管理建設的過程中往往只是表面工作[2]。

三、加強檔案數字化管理與質量控制的措施

（一）完善硬件建設

在醫院推行數字化的檔案管理，首先應當保證有相關的硬件設施，硬件設施是開展檔案管理數字化的基礎，如果連基礎設施都不能保證，那么數字化的檔案管理建設就是一句空話。在完善硬件建設時，首先應當建立網絡系統，滿足數字化檔案管理的網絡要求。其次在進行采購設備的時候，應當盡量選擇先進的設備，同時還需要考慮檔案管理建設的具體要求，以便后續的設備維護以及管理工作的有序開展。最后，醫院的局域網建設也是重點，通過局域網的建設加強醫生之間的交流，實現醫院內部信息交流的通暢性。

（二）強化數字化資源的建設

在進行數字化檔案管理建設的過程中，其數字資源的建設也是重要的內容，在進行數字資源的建設時，需要結合醫院的館藏數字化資源以及社會的醫院館藏數字化資源來進行。醫院的館藏資源是醫院發展過程中形成的一些數據以及資料，其中包含了病人的病理、文書等檔案，并且在進行數字化的管理過程中應當充分地發揮互聯網技術的優勢，建立完善的數字化檔案管理體系，提升管理的效率。此外，還應當打破傳統的管理方式，實現醫院行政部門、環衛部門、后期保障部門之間的統一管理，合力建設信息化的檔案管理平臺。

（三）完善管理制度

建設數字化的檔案管理離不開相關的管理制度，只有保證其規章制度的完善才能使得新的管理方案得以落實。在進行完善制度的過程中，一方面應當改進現在的人才管理制度，使用激勵的管理機制來發現人才并且善用人才，提升其相關管理人員的積極性。另一方面，應當建立監督考核制度，對于人員的管理使用合適的考評體系，提升檔案管理人員工作的積極性，使用獎勵與處罰的機制使得檔案管理人員提升對于檔案管理工作的重視度[3]。

四、結語

當前醫院在建設數字化的檔案管理時，還存在了許多的問題，主要就是檔案管理工作還沒有形成完善的管理制度，數字化技術還不成熟，數字化檔案管理使用時存在局限性，同時一些醫院的管理者對于檔案管理的重視度認知不足，就造成了檔案管理數字化難以貫徹。在加強檔案管理數字化建設的過程中，應當完善硬件設施建設，加強數字化資源的建設，同時完善管理機制。通過多種方式來進行檔案數字化建設，提升醫院的檔案管理水平。

參考文獻：

[1]丁梅. 醫院檔案數字化過程中的質量控制策略探討[J]. 辦公室業務，2022（01）：130-132.

[2]華佳蕓. 基于醫院信息化建設背景下的數字檔案室發展模式探討[J]. 蘭臺內外，2021（13）：4-6.

[3]王莉莉. 關于醫院檔案信息化建設與管理的幾點思考[J]. 黑龍江檔案，2021（02）：82-83.