教育系統檔案管理存在的問題與策略探討

蘭明全

摘 要：檔案管理一直是教育領域內的一項基礎性工作，其主要是針對教育領域內的各種檔案資源進行歸檔和存儲，并為學校行政管理、教育教學工作提供服務，助力學校的健康發展，可以說，教育系統內的檔案管理是學校管理工作中的一項重要內容。但是就當前教育系統的檔案管理工作而言，其在工作理念、工作方式、技術手段上仍然存在一定的滯后性，無法提高管理效能，實現教育資源的有效利用。基于此，本文分析了當前教育系統檔案管理工作普遍存在的一些不足以及面臨的挑戰，進而嘗試提出相關解決對策，希望能夠引起重視，促進教育系統檔案管理水平的提升。

關鍵詞：教育系統;檔案管理;管理模式;管理制度

1.教育系統檔案管理工作面臨的問題與挑戰

1.1缺乏足夠的重視

教育系統檔案管理工作在具體實踐操作環節仍然存在一些或多或少的問題，大多數院校缺乏對教育系統檔案管理工作重要性的全面認識和了解，相關的資金投入不足，教育系統檔案管理工作的相關軟硬件基礎設施不夠健全，軟硬件系統更新不及時，再加上人才儲備不足，而且流動性較大，阻礙了教育系統檔案管理工作的順利開展。其次，部分高校缺乏對相關工作人員的宣傳教育和引導，導致大部分教育職工和教育系統檔案管理工作人員的積極性不高，無法在教育教學工作實踐當中對數據資料進行有效的建檔存儲，甚至一些數據信息存儲存在一定的滯后性，無法保障數據信息的完整性和實效性。

1.2檔案管理模式落后

隨著信息技術的不斷發展，為教育系統檔案管理工作提供了巨大的便利，推動了教育系統檔案管理工作的信息化發展，但是在實際部署教育系統檔案管理工作過程當中，大多數高校無法將信息技術引入到檔案管理工作當中，信息技術和檔案管理工作的融合度不足，仍然運用傳統的人工進行紙質版的檔案文件歸檔，無法滿足現階段數字檔案文件管理工作的需求。其次，教育機構和相關部門認為檔案管理工作涉及到的數據資料較少，利用傳統的手工就可以進行高效的管理，但是事實恰恰相反，利用傳統手工進行教育系統檔案資料的管理，無法保證檔案信息存儲的全面性，甚至會造成檔案信息的丟失，無法發揮檔案資料的服務功能。另一方面，一些院校開展了線上檔案傳輸方式，但是在上傳檔案資料時檔案管理平臺運行不穩定，導致檔案管理工作人員無法對檔案資料進行直接的導入和輸出，而是需要將資料進行打印之后再轉化為數字化的檔案資料，極大地降低了檔案數據資料的利用效率，而且成本費用也會大大的增加。

1.3檔案管理人員專業水平較低

教育系統管理工作人員素質水平參差不齊，一些管理人員甚至認為檔案管理工作是一項基礎性的工作工作成效較慢，思想認識不夠深刻。同時，一些檔案管理工作人員隨意的變動工作崗位，在工作過程當中較為懈怠，不能按照管理工作原則和規范要求進行檔案處理，導致一些檔案數據信息造成泄露，使得教育系統檔案管理工作陷入混亂。其次，一些教育系統檔案管理工作人員沒有經過專業化的崗前培訓就上崗工作，缺乏相應的理論知識和實踐經驗，甚至職業道德不強，在工作過程當中會存在很多的疏漏，后果不堪設想，拉低了教育系統檔案管理工作人員的整體專業素質。

1.4缺乏一個規范的檔案管理制度

教育系統檔案管理工作涉及到的內容比較廣泛而且信息量較大，再加上人事制度的改革和教育事業的發展，高校的人才被大量的引進，無疑人才流動頻率也會增加，而高校缺乏一個明確的檔案管理規范和流程，導致管理工作人員缺乏動態化的管理意識，無法及時地整理堆積多年的人事檔案資料，甚至一些檔案資料出現殘缺現象。其次，高校缺乏一個健全的教育系統檔案管理規章制度體系，無法給予與檔案管理工作人員一定的約束力，導致教育系統檔案管理工作無法有效地落實，過于形式化。另一方面，高校的人員變動較大，而相關的交接工作不夠完善，導致檔案信息管理存在一定的缺陷，數據資料收集不夠完整。

1.5檔案管理團隊建設缺位

教育系統檔案管理工作具有一定的系統性，涉及到了教育機構、教職員工和學生等多個主體的檔案信息，信息資源整合具有一定的難度性，這就需要構建一個完整的信息數據庫存儲平臺，利用計算機網絡來對檔案資料進行整合歸檔與處理。但目前來看，相關的信息技術投入和運用并不完善，大部分高校的教育系統檔案管理工作仍然運用傳統的人工方式，檔案管理工作效率較低，而且成本較高。同時，教育改革進程的不斷加快使得教育系統管理制度發生了一定的變化，增強了人才引進的頻率也加快了人才流動的步伐，給教育系統檔案管理工作人員增添了巨大的工作量，而工作人員每天處于一個細碎繁瑣的工作狀態，工作積極性不高。其次，檔案管理工作各個部門之間的交流溝通不足，配合度較低，甚至存在各自為政的情況，缺乏大局發展意識，無法對檔案信息資源進行系統的整合和處理，降低了教育系統檔案管理工作的質量與效率，難以發揮檔案管理工作的功能與作用。

2.教育系統檔案管理策略

2.1提高重視度

為了保障教育系統檔案管理工作的順利開展，要求高校加強對教育系統檔案管理工作重要性的認識，保障各項資金的有效落實，完善相關的基礎設施建設，定期對軟硬件基礎設施進行更新與完善，增強檔案數據管理工作的實效性。其次，在對檔案數據資料處理時需要運用大數據存儲系統以及現代化的技術軟件，構建一個信息接收和傳輸平臺，設置一個良好的辦公場地，保障檔案資料采集、記錄、存儲等各項工作內容的順利開展。

2.2創新教育系統檔案管理模式

隨著信息化建設的不斷發展，推動了教育信息檔案系統管理工作的自動化水平，這就需要教育部門和機構積極的創新教育系統檔案管理方式，加強對先進技術的引進，打造一個統一的數據標準化教育教學檔案數據。其次，設置一個有效的信息化檔案管理平臺，加強各個部門工作人員之間的交流與溝通，方便在線進行檔案教育資料的收集和傳輸，增強檔案數據資料存儲的全面性和安全性。另一方面，建立教育檔案電子數據庫系統可以改變傳統紙質檔案存儲的弊端，保障檔案數據信息資料存儲的全面性和實效性，減少數據資料泄露的情況，實現教育系統檔案信息存儲方式的優化，滿足現階段教育檔案資源精細化管理的需要。

2.3規范教育系統檔案管理制度

規范的教育系統檔案管理制度是推動各項工作開展的基礎，這就要求教育部門和機構對現階段教育系統檔案管理工作存在的問題，構建一個有效的檔案管理制度體系，明確和規范檔案管理工作流程，把握檔案管理的基本方向，從而給予工作人員一定的約束力，實現教育檔案資源管理工作的規范化開展。其次，通過規范教育系統管理流程，有利于實現對檔案資源的有效利用，加強數字檔案副本和電子檔案的安全管理，降低教育系統檔案管理工作的風險性。

2.4提高檔案管理人員專業素質

檔案管理人員的專業素質水平是影響教育系統檔案管理工作質量的一個重要因素，這就要求教育部門和教育機構招聘專業化的檔案管理工作人員，定期開展相關的教育工作，增強其工作責任感，保障檔案管理工作的統一規劃和領導，發揮教育系統檔案管理工作的作用與價值。此外，在提升檔案管理人員專業能力的基礎上，也應該進一步加強整體隊伍建設，不斷充實和完善管路隊伍。這就要求學校乃至整個教育系統內部要努力打造一支現代化的檔案管理團隊，結合現代檔案管理的信息化、標準化要求，優化人才結構，從技術人員、管理人員等層面做好人才配置，從而以此為基礎對管理流程和方式進行不斷優化。尤其在現代信息技術開始深入應用到檔案管理領域的情況下，教育系統內部需要安排專業的信息技術人員開對信息化管理系統和平臺進行建設、優化和維護，保障信息化管理平臺的穩定運行，從而為管理人員提供良好技術支撐。

3.結語

教育系統檔案管理工作是一項重要的工作內容，直接影響著教育規劃方案的實施和教育事業的發展。因此，相關部門加強檔案管理的信息化建設步伐，創新檔案管理工作模式，提高檔案管理工作人員的專業性，發揮教育系統檔案管理的作用與價值，實現教育事業的可持續發展。

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