基于文檔一體化的文書檔案信息化管理

文/青海省醫藥衛生學會聯合辦公室 冶生福

傳統文書檔案處于文件處理、檔案管理相分離的狀態，重復手工操作中加劇了人力、物力、財力的浪費現象，不利于提高文檔工作的質量和效率。信息技術的飛速發展促使文檔實現一體化管理，文件的起草、錄入和檔案的收集、歸檔、查找等工作即可依托計算機系統進行，實現了文檔效率與質量的雙重提高。

一、文檔一體化理念闡釋

事業單位文書檔案指文書處理工作和檔案管理工作，是社會組織或個人在各個階段活動中形成的對我國和社會有保存價值的歷史記錄。在《電子文件檔案管理》與《中華人民共和國檔案法》中，對文件和檔案的概念做了闡述，其中文件是個人或社會記錄活動并能為活動提供憑證的重要信息；檔案同樣是一種具有保存價值的信息，其形式多樣，常見的檔案形式有圖像、圖表、文字等。總的來說，文件和檔案具有共通性，兩者皆能為活動提供參考和憑證作用，檔案是文件的主要內容之一。

信息時代文檔一體化可直接簡單理解為：公文、檔案等內容的錄入、流轉、歸檔和銷檔等，這也是文檔生命周期中的全過程管理。文檔一體化需要依托于信息技術，以此才能實現文檔的規范化、整體化、效率化、經濟化管理。通俗來講，文檔一體化即是公文在最初處理和文件的歸檔等工作時就按照文書立卷的要求做整理、摘錄，促使公文和檔案符合我國的文檔規范管理。

文檔一體化的實行簡化了管理流程，提高了文檔工作的質量和效率，更好地發揮了文檔信息價值。同時因文檔一體化對信息技術要求較高，因此文書檔案工作也節約了文檔的存儲空間，為文檔工作的信息化、規范化打下堅實基礎。

二、文檔一體化背景下的文檔信息化管理策略

文檔一體化實現了文檔信息的共建共享，簡化了工作流程，協調了各部門間的運轉。在文檔一體化背景下，文檔負責人和領導理應提高對文檔工作的重視度，通過明確文檔崗位責任，制定完善的文書檔案相關標準，整合公文流轉系統與檔案管理系統，以此來構建高效運轉的文檔一體化建設。其中事業單位文檔信息化管理的相關流程如下圖：

（一）文檔人員素質的培育和責任的明確。文書檔案管理工作質量與文檔人員的重視度和工作態度有關，在文檔一體化背景下，事業單位相關責任人和工作人員都需學習文檔先進理念，提高對文檔工作的認識，了解信息時代文檔一體化的新變化和性特征。1.文檔理念的培養。在文檔一體化背景下，文書工作人員和檔案管理人員需要互相學習、了解并熟練掌握對方的工作內容和要求，增進彼此的業務往來，并滲透工作理念，以此才能促進文檔一體化。2.強化管理人員專業能力。文檔一體化背景下，文書工作人員和檔案管理工作人員都需有超前控制和延伸管理的能力與意識，并能熟知文件規范和檔案規范知識，落實文書與檔案的統一性、整體性工作。而文檔人員業務素養的培育主要來源于以下幾方面：一是通過單位內部培訓，主要培訓員工的信息技術和文檔相關知識理念；二是通過招聘一批有活力、有知識、有技術的畢業生來激活文檔內部部門，以此提高文檔人員的綜合素養。3.部門重視，合作探究。文檔一體化工作需要原有的兩個部門領導一同牽頭，聯系文檔專家，一同探討符合本事業單位的文檔運行模式。在此次部門合作中，應落實學術先行、實踐指導的原則，即在理論與實踐的結合中建立新型的文檔一體化管理模式，在不斷摸索中推進文檔信息化工作規范化。

（二）把控信息技術，推動文檔一體化建設。文檔一體化主要依托于先進的信息技術，在技術層面上實現文書檔案信息化管理的規范化和科學化。目前事業單位文檔工作活用的信息技術主要有以下幾部分：1.通過信息技術打破文書系統、檔案系統、辦公系統和事業單位內部系統之間的信息傳輸壁壘，實現信息傳輸、數據同步、信息共享、數據生成和數據一站式傳輸等，以此提升文檔工作效率。2.活用“互聯網+”與云共享功能，并實現“政企合作”，加強與阿里云、百度云、360云等高科技云端供應商的聯系和合作，以此充分發揮文檔的信息共享價值。3.借助信息技術和智能平臺構建文檔一體化管理系統。文檔一體化管理的基礎功能是深入文檔信息，而在錄入環節中可能因工作人員的失誤或其他原因導致信息錄入出錯，進而使采集工作錯誤，出錯影響文檔的最終價值。構建文檔大數據管理系統，文件辦理者將錄入工作轉交有助于確保文檔信息的完整性、準確性和規范性，同時也能節省文檔工作人員的時間，提高了文檔管理效率。4.建設文檔數據庫。文檔數據庫的建設需要依托大數據、智能云平臺和先進的信息技術，文檔數據庫的建立能夠為文書檔案的錄入、保存、查詢、借閱提供依據和參考作用。當然建設好數據庫需要文檔管理人員根據文檔要求及時對文檔工作做好分類、編號、著錄，確保文檔工作的規范化。

（三）制定完善的文書檔案相關標準。文檔一體化背景下的文檔工作需要有章可循、有規可依，一切按照標準行事，這樣才能促進文檔工作的規范化和科學化。我國推行的文檔法規有《中華人民共和國檔案法》《歸檔文件整理規則》《保密法》《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，該類法律法規有助于文檔工作人員順利推進、開展文檔工作。但在信息時代，推進文檔一體化建設還需單位內部依據自身的實際情況，以單位為藍本構建完善的文檔理論體系，依據理論體系引導文檔工作人員展開實踐，促使文檔理論體系更符合本單位的文檔工作。

除此之外，文檔一體化背景下，事業單位內部人員還需制定一定的文檔技術標準，即在明確員工責任基礎下，研發出綜合公文和檔案的兼容性操作系統。該系統需要遵循數據庫技術、網絡技術、信息存儲技術等相關的技術標準，而此系統的順利推進也需要文檔人員了解其具體的操作步驟，把握好文檔的安全性和通用性。

（四）整合公文流轉系統與檔案管理系統。公文流轉系統即OA系統，其功能多為文件的復制、檢索、傳輸等；檔案管理系統適用于檔案的存儲、查閱、共享等等，兩個系統具有一定的共通性，但無法有效兼容。而在文檔一體化背景下，公文和檔案需要實現互相傳導、共享流通，這就需要事業單位內部能夠整合公文流轉系統和檔案管理系統。事業單位可與科技公司合作，借助于并聯、串聯等相關技術，提高文檔管理系統的兼容性，并擁有系統更新、替換等相關功能，滿足大量的用戶同時存儲、錄入信息，能確保文檔關系系統的順利運行和流轉。除此之外，在信息時代，文檔管理系統可朝著綜合化方向發展，即轉變為集傳統檔案館+數字檔案館+電子文件中心等一體的綜合文檔機構。此綜合機構改變了以往的分散格局，實現了文檔的整體化運行和綜合化管理。

此外，公文和檔案之間有一定的差異，而不同版式文件的標準、格式是不一樣的，這就給文檔人員帶來一定的工作負擔。對此事業單位可聯合科技公司，開發一款能實現文檔自動轉化的軟件，并率先導入國內或國際的文檔標準，進而促使其他文檔通過內部軟件實現標準化的自動生成。比如北大方正就提出文件按照CEB指定的版式顯示，同時還能支持蒙、藏、維等民族文字的互相轉換，能實現WPS、PS、DOC等格式的自動轉換。

三、結語

綜上所述，信息時代文檔一體化管理已逐漸成為相關人員研究的話題。推進文檔一體化有助于提高事業單位文檔管理工作效率和質量，有助于充分發揮文檔價值。為此相關部門需要依托信息技術，提高文檔部門和人員的責任意識和專業素養，制定文檔一體化標準和技術標準，整合公文流轉系統與檔案管理系統，以此落實文檔一體化生命周期的運行與流轉。