加強醫院檔案管理努力實現檔案管理現代化

靳光宇

蘭陵縣中醫醫院 山東 臨沂277700

一、加強醫院檔案管理、實現檔案管理現代化的必要性。

1、有利于提高醫院的整體管理水平。醫院是與民眾生活息息相關的一種事業單位,保存著社會公眾大量的資料和信息,只有建立了強大的檔案管理體系,才能成為城市建設的基本保障,這也是醫院整體管理水平的體現。另外一方面,傳統的檔案管理效率比較低,有時甚至會使檔案管理出現錯誤和混亂,甚至影響醫院各部分的正常工作,這就降低了醫院的整體管理水平。但是現代化的檔案管理理念和方法能夠規避這些缺點,運用先進的設備和管理模式,提高醫院檔案管理的效率,進而提高醫院的整體管理水平。

2、能夠提高社會公眾對醫院工作的滿意度。醫院與社會公眾的聯系非常密切,因此,社會公眾對醫院的評價和印象就是醫院發展的動力和方向。所以,醫院必須要提高社會公眾對自身的滿意度。而加強檔案管理,保障患者隱私就是最基本的也是最重要的。如果一個醫院連患者的隱私都保護不好,那么它也就基本失去了公眾的信任。因此,要想提高社會公眾對自身的滿意度,必須要加強檔案管理,努力實現檔案管理的現代化。

二、醫院檔案管理中存在的問題。

1、檔案管理人員缺乏現代化的管理意識和系統化的管理理念。雖然目前的很多醫院已經認識到了檔案管理的重要性,但是仍有部分醫院沒有認識到這一點,他們認為,相比較于醫療技術和醫療環境,檔案管理的重要性比較低。因此,一部分檔案管理的工作人員對檔案管理的重視程度不夠,對其存在忽視和模糊管理的態度。[1]不只是檔案管理工作人員沒有現代化的檔案管理意識,相關領導也沒有系統化的管理理念,例如:沒有設置明確的管理體系、管理制度比較落后、考核制度不嚴謹等等問題,這一系列的問題都充分體現了醫院的檔案管理有待進一步加強,對此,筆者認為實現管理意識的現代化和管理理念的系統化是第一步。

2、硬件設施建設不夠完善。隨著現代科技的不斷進步和發展,硬件設施成為實現檔案管理現代化的必要手段,例如利用計算機可以儲存各類檔案信息,方便快捷又能快速檢索,利用錄放機、監視器等可以讓檔案信息快速再現,這些現代化的設備能夠大大提高檔案管理的效率,但是就目前的很多醫院的實際情況來看,其硬件設施建設并不完善,很多醫院并沒有配備這些硬件,即使有的醫院配備了,檔案管理人員也不懂得如何有效地利用。[2]現代化的硬件設施是實現檔案管理現代化必不可少的工具,因此,部分醫院硬件設施建設不完善的的情況應該被盡快改善。

三、如何加強醫院檔案管理和實現醫院檔案管理現代化。

1、提高檔案管理人員的整體素質,完善管理理念和制度。醫院的檔案管理工作主體是檔案管理人員,管理的好不好關鍵在于人的行為,因此,要想實現檔案管理的現代化和管理的系統化,首先必須要提高檔案管理人員的整體素質。對此,筆者有以下幾方面的建議:首先,醫院應該設置一套更加嚴格的檔案管理人員招聘制度,避免混水摸魚的現象,大力引進有檔案管理經驗的人才。其次,還要設置一套更加嚴格的考核制度,明確檔案管理人員的職責和工作任務,并且相關領導必須加強對檔案管理人員的監督力度,一旦發現瀆職怠工現象必須嚴懲。[3]另外一方面,先進的檔案管理理念和制度也至關重要,沒有明確的制度和理念的管理活動就是像是一盤散沙。關于檔案管理理念和制度的制定,筆者有以下建議:醫院的有關領導應該承擔起領導和組織責任,組織檔案管理工作人員進行集體培訓,邀請有經驗的檔案管理工作者,定時向本醫院的檔案管理人員傳授先進的檔案管理經驗和理念,并且要求本醫院的檔案管理人員將學習到的先進理念應用到實際管理中去。長此以往,本醫院的檔案管理人員將會形成有特色的管理理念,而根據這個管理理念制定的管理制度,也是符合本醫院的實際情況的,這是一舉兩得的舉措。

2、加強醫院硬件設施的配置。僅僅有先進的管理理念和管理制度以及優秀的管理人才,是不能實現檔案管理的現代化的,還必須要有相應的硬件設施做支撐,針對于部分醫院硬件設施配置不完善的情況,筆者有以下幾方面的建議。首先:政府相關部門應該承擔起自己的責任,對于那些經濟實力確實不夠的醫院給予財政資金支持。其次,醫院的有關領導應該認識到硬件設施對加強檔案管理現代化的必要性,從而更加合理的安排醫院的財務管理和財務支出,將更多的資金傾向于硬件設施的配置。最后,要積極引進和培養相關的人才,從而能夠使其利用自己熟練的現代信息技術知識為醫院的檔案管理服務。現代信息技術和各種先進儀器的使用,能夠大大解放人力勞動、節省工作時間、提高工作效率,這個道理在醫院的檔案管理中也是適用的,因此,加強醫院硬件設施的配置是實現醫院檔案管理現代化的關鍵一步。

結束語

醫院檔案管理活動是醫院的寶貴財富,如果管理的好,不僅能夠提高醫院的工作效率,還能打造醫院的良好形象。如果管理的不好,很可能會對醫院的未來發展產生重要影響。因此,各個醫院必須要認識到與時俱進的重要性,加強檔案管理的現代化建設,以適應新形勢下醫院發展的需要。