基于智慧醫院的電子文件管理模式探析

荊坤蘭

山東省高密市夏莊中心衛生院 山東 高密261505

引言

隨著文件管理模式的改動,其用到了更多的信息化技術,如物聯網、云計算、大數據等,在有效整合患者的信息數據后,適時優化當前的醫療體系,由于智慧醫院模式與當前時代的發展方向相符,該管理模式正用在多個行業中。

一、電子文件管理模式在智慧醫院中的工作流程

首先,在智慧醫院電子文件中采集數據信息時,管理人員會主動變換采集方式,利用相關信息技術來自動整合數據信息,降低傳統數據采集實時性差、效率低等問題。其次,在整理電子文件的過程中,相較于舊式手工抄寫編目模式,當前的整理方式多為信息邏輯整理法,其整理模式應以群為單位,適時打造數據庫或數據群,統一集中處理領域相同、主題相同、內容相同的醫療信息。最后,在進行電子文件歸檔期間,利用相應的歸檔模塊來完成數據入庫、元數據摘錄與自動分類歸檔等,在完成使用權限的設置后,適時分類使用等級與對應的用戶需求,通過對訪問權限的設置,提升電子文件內數據信息的安全性。

二、智慧醫院內優化電子文件管理模式的有效措施

(一)設置多元服務。傳統醫院的文件管理人員存有諸多不足,其不僅知識結構較單一,還兼職多種工作,嚴重影響文件管理的效率與效果。在當前的醫院文件管理中,其需要復合型人才,既擁有文件管理的新知識,還要學會應用各項互聯網技術,降低電子文件的管理風險。

具體來說,在架構智慧醫院期間,其內部管理要采用多項新興技術,如區塊鏈、大數據與云計算等,文件管理人員在該類模式下雖然難以掌握其開發運行的全部過程,但要了解與理解該系統基本的運行原理,并在使用或開發時設置些許要求,有效增強信息處理的水平。為實現智慧醫院中電子文件管理的構想,醫院內部需加強人才建設,即利用良好的教育培訓來增強管理人員的工作積極性、主動性,使其在此項工作中逐漸找到幸福感與歸屬感,優化電子文件的管理方法。此外,電子文件管理者還要時刻堅持創新意識、服務意識,借助先進的文件管理理念來增強管理水準,使電子文件內的信息資源更加個性化、多元化,給用戶帶去更為適宜的服務。在開展醫院電子文件管理的過程中,借助用戶至上、以人為本的理念,主動改善服務方法,使醫院事業的發展更為穩定與健康[1]。

(二)增強電子文件的管控力。在進行文件管理期間,對于電子文件來說,在其保存前,管理人員就應及時開展文件保管與形成工作,若不對此環節嚴格管控,難以發現該文件的真正面貌,其在編目、保存與鑒定的過程中也存有劣勢。智慧醫院需重視電子文件中的前端控制,其在產生電子文件的初期就進行一定的管控與干預,借助其管理模式來完成電子元數據的設計。管理人員應詳細了解與核查電子元數據的形成背景、功能與形成過程,提升電子文件數據信息的可靠性、安全性與真實性。比如,當某電子文件在網絡系統運行的過程中,會帶有極大的不確定性、流動性,因而在運行期間該電子文件中的信息易被篡改或刪除,若科學控制該系統的前端,有效控制其數據信息的生成過程,確認其內部信息的收集時間、歸檔范圍等,借助身份驗證識別與權限管理,電子文件中的數據信息會被保存的更為完整,全面增強電子文件的管理水準。

(三)加強信息安全管理水平。在保障電子文件安全的過程中,其主要內容多為內容邏輯與物理安全等,若想切實提升其內部信息安全,醫院管理人員應設置科學的風險防控系統。

一方面,電子文件管理者需科學運用多項信息技術,如云計算等,加強文件內部的可處理、可識別功能,借助系統內部的轉移功能,將多種重要的電子文件存放到醫院專業的管理系統中,兩類系統在連接時要注意兼容性,嚴格把控電子文件的入口與接口,使電子文件始終保有可靠性、真實性、原始性[2]。

另一方面,隨著智慧醫院建設數量的增加,管理人員在管控其內部文件時要科學設置用戶等級與用戶權限,若相關人員想訪問電子文件資料,要輸入相應的登錄信息,適時設置訪問門檻。例如,某省的中心衛生院在實行內部電子文件管理時,內部管理權要經過PMI的授予,相關用戶在云端可查詢該衛生院的普遍信息,而私密信息的訪問則要借助一定的訪問權限,只有衛生院內部人員才能利用相關權限來訪問私密信息。此外,管理人員還可創設電子文件的加密方式,如公鑰加密、數字簽名等,借助相應信息平臺來改進電子文件的傳輸模式,保障其內部數據信息的安全性。為增強網絡信息運輸環境的安全,醫院內部的各個部門應主動建立各項信息加密系統,保障了電子文件內數據信息的整體安全。

(四)改進制度建設。隨著智慧醫院模式的快速發展,電子文件的內部管理也日趨專業,在優化其管理模式的過程中,管理人員應主動改進其內部多項要素,如政策引導等。通常來講,在夯實制度建設期間管理層需適時介入或干預到電子文件的業務流程中,架構出適宜的文件評價系統與文件管理指標。醫院在開展制度模式管理期間,要嚴格遵守電子文件管理與電子文件歸檔等相關規范,設置出與該醫院內部發展態勢相適應的管理模式,將部門監督作用發揮出來,使該模式逐漸制度化、標準化。同時,在管控醫院電子文件時還要成立適宜的監督小組,其管理效果要與評獎評優、績效考核掛鉤,定期或不定期的開展監督工作。針對電子檔案管理中可能遭遇的突發事件,要做出針對性較強的應急預案,有效改進電子文件管理的有序性。

總結

綜上所述,智慧醫院在進行電子文件管理期間,要創建全新的管理模式,工作人員需逐漸熟悉其各項工作流程,通過合適的方式解決該模式下衍生的多重問題,增強電子文件管理的規范化與高效性。