信息公開背景下政府檔案管理優化策略分析

張 敏

方正縣天門鄉綜合便民服務中心 黑龍江 哈爾濱150814

引言

隨著社會經濟和科學技術的不斷發展,傳統城建檔案管理模式已經無法適應數字政府發展要求,尤其是在城建檔案利用方面,還存在信息安全漏洞、信息孤島現象嚴重、信息化人才匱乏等問題,對城市資源配置、科學決策制定和穩定持續發展也產生了極大影響,迫切需要采取有效措施,保障城建檔案利用的信息安全、融通共享和高效服務,并大力推進城市信息化建設進程。

1 案管理工作中的難點

1.1 信息孤島現象嚴重 當前城建檔案利用需要進行行政報批的資料比例呈現不斷下降的趨勢,但在辦理相關行政事務時依然存在需往返多個地點申請獲得資料情況,其根本原因在于各部門信息融通程度有待提高,導致各項城建檔案數據資源在公共服務領域中利用率偏低,再加上各省市行政區比較多,所接收到的城建檔案地域不同,在信息共享和資料利用上考慮到安全性,尚未提供跨地域檔案利用服務,這時就只能到實體檔案存放地點進行業務辦理。

1.2 地方政府人事檔案管理人員素質有待加強 人事檔案管理工作不是簡單的檔案收集、分類、整理、保管,還涉及到檔案的檢索、利用、統計、編纂、研究等一系列工作,尤其是近年來人事檔案管理信息化的普及,對檔案管理人員的信息化水平也提出了要求。而目前地方政府的人事檔案管理部門不僅缺乏專業的檔案管理人員,而且管理人員的綜合能力也不能滿足現階段人事檔案管理的新要求,阻礙了地方政府人事檔案工作向高深層次發展。

1.3 沒有出臺完善的管理規章制度 雖然我國政府文書檔案管理工作已經取得一定實效,但是,目前我國政府文書檔案管理的相關規章制度尚未完善,主要表現為以下幾點:1.辦事流程沒有正規的要求,整個管理工作缺乏嚴謹性,相關工作人員缺失職業道德,對于工作的態度十分散漫;2.很多工作人員并沒有過硬的專業知識儲備,經常在工作中出現主觀臆斷的決策,忽視客觀條件的要求,對政府內各部門的信息整理不夠及時,導致檔案資料不完整;3.文書檔案管理的規章制度尚未健全,檔案的全面性和機密性得不到應有的保證,直接影響政府部門的工作效率,各項工作開展舉步維艱。

2 加強基層檔案管理水平的對策

2.1 運用信息技術,建立數字化系統 在信息技術持續發展的背景下,各行業逐漸增強了對數字化管理系統的重視。基層政府受各類現實因素的影響,使得數字化管理系統在建設方面存在不足,難以適應新形勢下產生的變化。同時,某些部門依然運用著較為傳統的檔案管理方式。對此,基層政府應重視對數字化檔案管理系統的建設,通過運用科學技術落實各項檔案管理工作,進而推動工作質量與效率的提高,實現檔案管理的科學化發展,確保各項事務順利進行。此外,檔案管理工作人員還需重視對數字化系統相關技術和操作方式的學習,完善自身所具備的知識能力,進而更好地適應新形勢。

2.2 培養信息化檔案管理人才 城建檔案管理人員自身素質和工作能力的高低直接影響到城建檔案利用效率和服務水平,尤其是數字政府背景下對城建檔案管理人員綜合素質提出了更高要求。除了要具備基本檔案專業知識和工作能力以外,還要緊跟時代步伐,對數字政府下展現出的計算機、云計算、大數據、通信等技術進行學習和運用,以更好地滿足城建檔案利用實質需求。同時,積極組織現有檔案管理人員參加學習和培訓,在積極汲取現代化檔案管理和利用知識基礎上,對先進技術和實踐應用進行操作和體驗。在實際開展城建檔案工作時,能端正態度推動各項工作有條不紊地開展。此外,還可以將競爭考核、獎懲機制等融入到其中,以增強檔案管理人員工作積極性和提高城建檔案利用效能。

2.3 從制度上完善人事檔案管理機制 人事檔案管理制度是人事檔案管理工作開展的前提與條件,良好且完善的人事檔案管理制度可以有效提升人事檔案管理的效率與質量。面對改革開放的深入推進,我國的經濟社會呈現多元化發展,人才流動量大,流動頻率增加,這為地方政府的人事檔案管理帶來一定難度。因此,地方政府依據當地經濟社會、企業發展和政府職能部門人才培養情況,因地制宜地制定適合本地區人事檔案管理工作發展的規章制度,更好地為當地經濟社會的發展提供人才保障。

2.4 強化數據挖掘技術的應用 數據挖掘技術的應用是開發檔案數據價值的關鍵。使用人工智能、文本挖掘、語義分析等大數據挖掘技術可以分析海量數據資源背后蘊藏的潛在價值,將數據轉化為知識以滿足檔案用戶的需求;利用VR、AR、MR等大數據可視化技術可以使結構復雜、類型多樣的檔案數據資源以清晰、明朗、更為直觀高效的方式呈現出來,便于檔案用戶的利用,提高檔案資源的利用率。目前,檔案數據挖掘技術在檔案數據價值實現方面的應用還不廣泛,有關部門可以借鑒政府數據價值實現的成功案例,加大投入力度,加強數據存儲、整理、分析處理、可視化、信息安全與隱私保護等領域技術產品的研發,突破關鍵環節技術瓶頸,形成一批有代表性的應用案例,以應用帶動檔案數據價值開發。

結語

目前,我國政府對文書檔案管理給予很高的重視,然而在實際工作中,依舊存在一系列問題。為了確保政府文書檔案管理在良好的環境下開展工作,相關工作人員必須意識到這些問題并妥善給予解決。文章首先闡述政府文書檔案管理工作的內容要點,然后分析政府文書檔案管理工作中出現的一系列問題,最后給出政府文書檔案管理工作的相關完善策略,希望能夠為政府文書檔案管理相關工作提供幫助。