信息資源共享視域下檔案管理創(chuàng)新研究

陳詩(shī)

摘要：檔案資源價(jià)值的發(fā)揮需要依靠良好的信息共享技術(shù)、共享機(jī)制與管理模式。當(dāng)前我們應(yīng)積極創(chuàng)新檔案管理模式，集合管理資源，切實(shí)提升檔案管理成效。本文從信息資源共享與檔案資源利用現(xiàn)狀分析出發(fā)，闡述了信息資源共享視域下檔案管理創(chuàng)新路徑。以供參考。

一、信息資源共享與檔案資源利用現(xiàn)狀分析

1. 信息資源共享的內(nèi)涵。

信息資源共享的概念最先于圖書館情報(bào)工作領(lǐng)域出現(xiàn)，是指圖書館在“自愿、平等、互惠”的基礎(chǔ)上，通過(guò)建立圖書館與圖書館之間和圖書館與其他相關(guān)機(jī)構(gòu)之間的各種合作、協(xié)作、協(xié)調(diào)關(guān)系，利用各種技術(shù)、方法和途徑，開展共同揭示、共同建設(shè)和共同利用信息資源，以最大限度滿足用戶的信息資源需求的全部活動(dòng)。近年來(lái)，信息資源共享的理念也開始應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，在檔案信息資源中建立資源共享系統(tǒng)是檔案管理的大勢(shì)所趨。

2. 檔案信息資源的利用現(xiàn)狀。

（1）檔案重復(fù)。在現(xiàn)有的檔案信息資源利用的情況中，檔案重復(fù)是比較常見的問(wèn)題之一。由于缺乏相應(yīng)的管理制度，有些單位在歸檔的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)重復(fù)歸檔，或者對(duì)同一個(gè)檔案進(jìn)行分別歸檔，這就造成了檔案存儲(chǔ)的重復(fù)性，占用了檔案資源的空間，對(duì)檔案的查閱和使用形成了不便。

（2）檔案“獨(dú)立”。長(zhǎng)期以來(lái)，事業(yè)單位的檔案信息始終處于“獨(dú)立”狀態(tài)，與行業(yè)內(nèi)其他單位和上級(jí)單位都沒有互聯(lián)互通機(jī)制，也很少與社會(huì)共享。尤其是在傳統(tǒng)觀念的影響下，一些檔案管理人員認(rèn)為檔案信息資源是優(yōu)質(zhì)特色資源，不具有社會(huì)共享的基礎(chǔ)，不能與社會(huì)公眾共享檔案信息資源[1]。再加上檔案部門與外界的溝通聯(lián)系始終比較少，并且在很大程度上缺乏足夠的資金和資源支持，這對(duì)檔案管理的發(fā)展形成了很大的阻礙。

（3）檔案安全管理不到位。部分事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)無(wú)法滿足社會(huì)服務(wù)和信息安全的需要。部分原始檔案資源未做特殊處理，在借閱的過(guò)程中很有可能出現(xiàn)檔案的損壞，部分電子檔案未做安全處理，則可能出現(xiàn)被非法使用的風(fēng)險(xiǎn)，從而可能造成檔案安全管理中的隱患[2]。此外，由于存在一些制度缺陷，檔案人員的權(quán)限配置沒有分出層次，導(dǎo)致各類檔案人員權(quán)限相同，則有可能存在機(jī)密檔案泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

二、檔案管理建設(shè)中實(shí)現(xiàn)資源共享的重要意義

1. 有助于檔案工作效率的提升。

檔案信息資源共享解決各相關(guān)單位部門多頭歸檔、重復(fù)歸檔的問(wèn)題，通過(guò)資源共享平臺(tái)或共享系統(tǒng)，檔案管理人員能夠清楚了解到檔案歸檔與保存情況，提升檔案工作的效率。與此同時(shí)，檔案信息資源的共享還有助于查閱、借閱檔案的速度提升與方式拓展，從而方便查閱、借閱檔案的人員節(jié)約時(shí)間和精力。

2. 有助于檔案管理服務(wù)能力的提升。

檔案部門的本質(zhì)屬性是服務(wù)部門，是為廣大人民群眾進(jìn)行檔案信息資源服務(wù)的窗口，因此，增強(qiáng)檔案信息資源的共享能力，能夠進(jìn)一步提升檔案借閱人的服務(wù)體驗(yàn)，提升工作滿意度。同時(shí)，利用信息技術(shù)手段建立的檔案資源共享服務(wù)平臺(tái)還能夠減少審批手續(xù)，規(guī)范檔案的流轉(zhuǎn)流程與環(huán)節(jié)，給予檔案內(nèi)在價(jià)值更大的發(fā)揮空間，在提升檔案管理水平的同時(shí)也提升了檔案管理部門的服務(wù)水平與能力。

三、信息資源共享視角下創(chuàng)新檔案管理模式的路徑思考

1. 加強(qiáng)宣傳教育，樹立共享意識(shí)。

2016年，國(guó)務(wù)院印發(fā)了《政務(wù)信息資源共享管理暫行辦法》，要求充分發(fā)揮政務(wù)信息資源共享在深化改革、轉(zhuǎn)變職能、創(chuàng)新管理中的重要作用，加快推動(dòng)政務(wù)信息系統(tǒng)互聯(lián)和公共數(shù)據(jù)共享，增強(qiáng)政府公信力，提高行政效率，提升服務(wù)水平[3]。政務(wù)信息中也包括一部分檔案信息資源，這就要求檔案管理部門要配合政務(wù)信息資源共享的大政方針，做好符合條件的檔案信息資源共享工作。負(fù)責(zé)管理檔案的部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案負(fù)責(zé)人的宣傳教育與日常培訓(xùn)，將檔案意識(shí)貫穿檔案管理工作始終，明確檔案信息資源共享的目的、意義和范圍，做好該項(xiàng)工作。

2. 完善相關(guān)制度，提供組織保障。

首先，檔案管理的相關(guān)人員要摒棄封閉的檔案管理理念，摒棄“重保管、輕利用”的檔案管理工作方式，從檔案制度體系更新與完善中明確檔案管理的重要地位與流程規(guī)范。其次，要加強(qiáng)檔案共享管理的頂層設(shè)計(jì)[4]，制定檔案信息資源共享發(fā)展的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案資源共享的范圍以及檔案管理人員的權(quán)限，樹立檔案的歸檔與借閱流程，從制度上對(duì)檔案的安全予以保護(hù)。

3. 建立共享中心，增強(qiáng)服務(wù)能力。

首先，要充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段和互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，將檔案信息資源數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，為檔案數(shù)據(jù)信息資源共享中心的建立打基礎(chǔ)。其次，要組織專業(yè)人員與檔案管理人員共同設(shè)計(jì)科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的共享中心。在這個(gè)過(guò)程中應(yīng)充分考慮到檔案管理人員與檔案借閱人員的需求與習(xí)慣，構(gòu)建相應(yīng)的服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源共享中心能夠切實(shí)發(fā)揮效用、提升使用人與管理人滿意度的最終目的。最后，要考慮到本單位或本行業(yè)的特色優(yōu)勢(shì)，不斷豐富檔案信息資源的數(shù)量，在服務(wù)廣度、深度、高度等方面深入思考挖掘，努力為用戶提供更多更優(yōu)質(zhì)的資源。同時(shí)在共享中心平臺(tái)上應(yīng)設(shè)置資源分類體系，以提升檔案管理的工作效率與服務(wù)能力。

4. 多方協(xié)同合作，創(chuàng)新工作思路。

檔案數(shù)據(jù)信息資源共享中心是讓檔案從“獨(dú)立”到“共享”模式的轉(zhuǎn)變，是實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)在價(jià)值的最優(yōu)途徑。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)該主動(dòng)出擊，開拓思路，與企業(yè)聯(lián)合組織技術(shù)人員建立、優(yōu)化、完善共享中心的平臺(tái)系統(tǒng)，并注重日后使用過(guò)程中的更新維護(hù)，更重要的是要加強(qiáng)檔案安全保護(hù)方面的技術(shù)管理，如可以設(shè)置二維碼水印或通過(guò)權(quán)限設(shè)置，做好涉密檔案和內(nèi)部檔案的安保工作。與行業(yè)內(nèi)其他單位的檔案部門開展溝通交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，共享檔案數(shù)據(jù)資源，豐富檔案資源總量，擴(kuò)展資源來(lái)源途徑渠道，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

總之，信息化社會(huì)的不斷發(fā)展給檔案管理部門帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，在信息資源共享視角下，檔案數(shù)據(jù)信息的資源共享將是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是檔案資源得到有效利用的重要途徑和手段。檔案管理部門必須在認(rèn)識(shí)到共享理念的重要意義的基礎(chǔ)上加強(qiáng)檔案部門的理念建設(shè)和技術(shù)建設(shè)，才能在最大程度上發(fā)揮檔案對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的最大價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案為社會(huì)服務(wù)、為人民服務(wù)的最終目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]張靜華.我國(guó)檔案信息資源從“獨(dú)享”到“共享”轉(zhuǎn)型的路徑探析[J].陜西檔案，2017（2）：59-61.

[2]張穎.國(guó)網(wǎng)江蘇電力檔案信息資源共享中心建設(shè)之思考[J].檔案與建設(shè)，2017（5）：83-85.

（承德市雙灤區(qū)人力資源和社會(huì)保障局?河北?承德?067000）