檔案鑒定銷毀工作之我見

朱婧文

檔案鑒定和銷毀是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是工作難度較大的一個環(huán)節(jié)。檔案鑒定存在著主觀性，檔案銷毀的不可逆性，使很多檔案工作者及主管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案鑒定和銷毀工作存在潛在風(fēng)險，“吃力不討好”。因此形成“有文必檔”“有檔必存”的現(xiàn)象，檔案鑒定和銷毀工作無從開展。筆者立足優(yōu)化檔案資源、提高檔案保管的安全性、檔案服務(wù)的社會化，闡述了檔案鑒定與銷毀的方法和措施，以期檔案鑒定與銷毀工作更加規(guī)范化、制度化。

一、檔案鑒定與銷毀的依據(jù)

檔案鑒定就是由檔案所屬單位組成鑒定主體，以檔案學(xué)理論為基礎(chǔ)，以國家檔案法律法規(guī)、行業(yè)部門檔案規(guī)范和本單位的具體歸檔范圍、保管期限為依據(jù)，分析和考量檔案的價值，判定檔案的歷史記錄和憑證作用，將有查考價值的文件重新整理留存，無查考和利用價值的文件予以登記和銷毀的管理活動。

檔案銷毀鑒定的依據(jù)有兩個方面，一個是保管時限，一個是保存價值。時限是客觀標(biāo)準(zhǔn);檔案的價值在不同歷史時期有不同的體現(xiàn)，是主觀和客觀相結(jié)合的標(biāo)準(zhǔn)。因而檔案價值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)具有多元性，具體問題具體分析，不能搞“大而統(tǒng)”。檔案保管期限的制定也不能過于籠統(tǒng)、抽象，要制定符合本專業(yè)、本單位的各種類別的保管期限表，讓檔案工作人員有據(jù)可循。因此，各單位應(yīng)以國家檔案行政管理部門頒發(fā)的檔案保管期限表為依據(jù)，制定符合本單位特點的各級各類檔案保管期限表。基于文件生命周期理論，我們在對已到保管期限的文件進(jìn)行期滿鑒定時，將仍有保存價值的檔案重新制定保管期限并繼續(xù)保存，而那些確實沒有憑證和參考價值的文件，已不能稱其為檔案，應(yīng)當(dāng)予以銷毀。

二、檔案鑒定與銷毀的方法與措施

1.利用檔案數(shù)據(jù)庫，做好檔案鑒定前期工作

近年來，信息技術(shù)高速發(fā)展，檔案管理模式、管理內(nèi)容朝著現(xiàn)代化、信息化以及科學(xué)化的方向變革。檔案目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)早已在全國開展起來。在這樣的情況下，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案工作者日常工作中不可或缺的方向和內(nèi)容。檔案目錄數(shù)據(jù)庫具有檔案分類、編目清晰實用，目錄錄入細(xì)致、質(zhì)量控制嚴(yán)格，目錄檢索快捷準(zhǔn)確的特點。檔案工作者在日常的工作中，要完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫的各項內(nèi)容，為今后檔案的查閱利用提供支持。利用檔案數(shù)據(jù)庫，做好檔案鑒定的前期工作，根據(jù)檔案的綜合價值，制定接收和歸檔的范圍，根據(jù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中檔案的保管期限及歸檔范圍，編制待鑒定銷毀檔案清單，為后續(xù)的檔案鑒定工作提供完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的目錄和內(nèi)容。

2.成立鑒定專家組

檔案鑒定工作難度之大，檔案鑒定與銷毀工作當(dāng)中很重要一個環(huán)節(jié)就是要有一個權(quán)威的、專業(yè)性強(qiáng)的檔案鑒定工作組。檔案鑒定涉及部門廣，如中科院各個研究所的檔案，根據(jù)其內(nèi)容分為科研檔案、文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案，名人檔案、大科學(xué)工程檔案、研究生檔案等等，形成部門不同，建檔規(guī)范及保管期限也存在很大差異。而要想對這些檔案進(jìn)行專業(yè)的鑒定，首先應(yīng)與檔案的形成部門聯(lián)系，協(xié)同合作，才能綜合考量檔案的真實價值。檔案鑒定組通常應(yīng)由單位主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案主管部門、 相關(guān)業(yè)務(wù)部門、 檔案館（室）組成，只有這樣專業(yè)、權(quán)威、負(fù)責(zé)的專家鑒定組，才能使檔案鑒定與銷毀工作得以開展和順利完成。

3.制定鑒定原則、制度，使檔案鑒定工作有據(jù)可依

檔案鑒定是檔案銷毀的前提，只有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)蔫b定才能夠保證銷毀工作的準(zhǔn)確性。制定鑒定原則和制度，使檔案鑒定工作有據(jù)可依。所謂檔案“銷有據(jù)”，是指對檔案的銷毀，必須以國家檔案法、各行業(yè)各部門檔案規(guī)范和本單位的具體歸檔范圍、保管期限為依據(jù)，否則，將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

2020年新修訂的《檔案法》第十三條規(guī)定了直接形成的對國家和社會具有保存價值的五類材料應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍，這是各級行政主管部門、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位鑒定銷毀的根本依據(jù);在2002年、2006年、2013年，國家檔案局分別頒布了《國家重大建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，其具體規(guī)定了國家重大建設(shè)項目、機(jī)關(guān)文件材料和企業(yè)文件材料的歸檔范圍及保管期限。本單位一定要在法律和規(guī)章制度的前提下，結(jié)合自己的特點和檔案的現(xiàn)實價值與歷史價值，制定準(zhǔn)確細(xì)致的銷毀鑒定原則和制度。

4.檔案銷毀鑒定工作的具體方法與內(nèi)容

檔案鑒定銷毀工作繁冗，可化繁為簡，從簡單入手，即先從那些客觀上無保存價值，而且已過保存期限的文件資料進(jìn)行鑒定，如：未實施的項目建議書、過期且無批復(fù)的申請等;已殘損報廢的儀器設(shè)備相關(guān)的設(shè)備檔案;已被淘汰的科研技術(shù)所涉及的科研檔案;已被拆除且無歷史意義的建筑物相關(guān)的基建檔案等等;還有已過保管期限的現(xiàn)金、銀行賬簿;不重要的且多套存檔的檔案等。這類檔案已無查考利用價值，可按文件名稱、 案卷名稱，或按單項工程、設(shè)備臺（套）名稱鑒定，編制檔案銷毀清冊。

針對已到保管期限，但仍有價值的檔案，鑒定工作則要細(xì)致和專業(yè)。鑒定時要以保管期限表為主要參考，并遵循以下原則：（1）文書檔案鑒定原則：本單位形成的文件以保留為原則，其他文件能銷則銷;涉及單位重要事項的文件以保留為原則，涉及行政性事務(wù)的文件能銷則銷。有憑證作用的文件如人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、法院裁決等以保留為原則，參考作用的文件如通知等能銷則銷。（2）科研類檔案鑒定原則：檔案鑒定以科研項目為單位。立項階段形成的申請書、任務(wù)書等項目立項及審批文件以保留為原則，其它文件能銷則銷;在研究試驗階段形成的進(jìn)展報告、中期報告，科研實驗條件、參數(shù)，重要的原始記錄，試驗分析總結(jié)等以保留為原則;在鑒定驗收階段形成的研究報告，工作總結(jié)、論文、專利、著作、成果鑒定證書、專家驗收意見，驗收申請及批復(fù)等以保留為原則;成果獎勵、 推廣運用、獲獎、國內(nèi)外宣傳報道等過程中形成的文件以保留為原則。另外，科研項目中有國內(nèi)外先進(jìn)水平或填補(bǔ)國內(nèi)空白、解決國外“卡脖子”問題，具有史料價值的檔案以保留為原則。（3）基本建設(shè)檔案鑒定原則：基建檔案應(yīng)與建筑物壽命相同。其中前期立項文件包括立項及審批文件、初步設(shè)計、用地、勘察、測繪文件永久保存，項目建議書、 可行性研究報告、選址、環(huán)境類文件原則上保留;工程招投標(biāo)中，中標(biāo)單位資質(zhì)審核資料、合同永久保存，未中標(biāo)單位文件可以銷毀;工程管理文件中，工程結(jié)算書、結(jié)算審核報告、竣工財務(wù)決算審核報告、竣工驗收文件、項目驗收文件永久保存，工程規(guī)劃許可、施工許可，工程款支付證明等以保留為原則;施工資料中，圖紙會審變更記錄、 竣工圖永久保存，樁基類文件，工程設(shè)計文件、 測量及沉降觀測記錄、 施工材料的質(zhì)量文件以保留為原則;監(jiān)理文件中，工程質(zhì)量評估報告、 監(jiān)理工作總結(jié)以保留為原則，其它文件能銷則銷。此外，拆除的建筑物若有時代意義等歷史查考價值，應(yīng)保存勘測、竣工圖、工程管理文件及建筑物照片等。（4）儀器設(shè)備檔案原則上規(guī)定與設(shè)備、 儀器的使用壽命相同。鑒定時涉及設(shè)備資產(chǎn)及憑證管理的文件材料，非標(biāo)設(shè)備中的設(shè)計圖紙、參數(shù)等對技術(shù)改造有參考價值的文件材料以保留為原則，其它文件能銷則銷。（5）專利證書原則上以專利的保護(hù)期限為依據(jù)鑒定。

5.正確處理鑒定后的檔案，銷毀前做好數(shù)字化保存

檔案鑒定銷毀工作事關(guān)重大，每一個環(huán)節(jié)均需有審批并簽字確認(rèn)。在檔案鑒定過程中，檔案部門要提供《待鑒定銷毀檔案清冊》、檔案鑒定小組要填寫《檔案鑒定情況審查登記表》，并由檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組審核簽字，最后提交單位主管領(lǐng)導(dǎo)審核。對審核繼續(xù)留存的檔案，重新確定保管期限，并重新進(jìn)行修復(fù)、排序、編號、 裝盒，編入檔案目錄數(shù)據(jù)庫，最后入庫上架，做到檔案目錄與庫房保管相一致。

對于經(jīng)鑒定審核，確定銷毀的無價值文件，要逐卷逐件編制《檔案銷毀清冊》按照程序進(jìn)行銷毀。首先檔案館（室）負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)對《檔案銷毀清冊》的審核、確認(rèn)無誤后，由清冊的編制人員、檔案館（室）負(fù)責(zé)人、檔案分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可作為檔案銷毀依據(jù)。其次，檔案銷毀應(yīng)到規(guī)定的文件銷毀中心進(jìn)行銷毀，不得擅自處理。檔案銷毀完成后，經(jīng)手人須在《檔案銷毀清冊》上簽字，并加蓋“已銷毀”字樣印章。

此外，對于一些已到保存期限，并在現(xiàn)階段沒有查考利用的作用，鑒定專家組又很難界定其在未來的歷史價值，保留還是銷毀難做抉擇的檔案資料，隨著現(xiàn)代化技術(shù)的不斷發(fā)展，我們可以考慮先將這一部分檔案資料做數(shù)字化處理，以電子檔案的形式保存，以期達(dá)到節(jié)約檔案庫存空間，節(jié)省庫存成本的目的。

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作者單位：中國科學(xué)院山西煤炭化學(xué)研究所綜合檔案室