檔案鑒定銷毀工作之我見

朱婧文

檔案鑒定和銷毀是檔案管理工作的重要環節，也是工作難度較大的一個環節。檔案鑒定存在著主觀性，檔案銷毀的不可逆性，使很多檔案工作者及主管領導認為檔案鑒定和銷毀工作存在潛在風險，“吃力不討好”。因此形成“有文必檔”“有檔必存”的現象，檔案鑒定和銷毀工作無從開展。筆者立足優化檔案資源、提高檔案保管的安全性、檔案服務的社會化，闡述了檔案鑒定與銷毀的方法和措施，以期檔案鑒定與銷毀工作更加規范化、制度化。

一、檔案鑒定與銷毀的依據

檔案鑒定就是由檔案所屬單位組成鑒定主體，以檔案學理論為基礎，以國家檔案法律法規、行業部門檔案規范和本單位的具體歸檔范圍、保管期限為依據，分析和考量檔案的價值，判定檔案的歷史記錄和憑證作用，將有查考價值的文件重新整理留存，無查考和利用價值的文件予以登記和銷毀的管理活動。

檔案銷毀鑒定的依據有兩個方面，一個是保管時限，一個是保存價值。時限是客觀標準;檔案的價值在不同歷史時期有不同的體現，是主觀和客觀相結合的標準。因而檔案價值鑒定的標準應具有多元性，具體問題具體分析，不能搞“大而統”。檔案保管期限的制定也不能過于籠統、抽象，要制定符合本專業、本單位的各種類別的保管期限表，讓檔案工作人員有據可循。因此，各單位應以國家檔案行政管理部門頒發的檔案保管期限表為依據，制定符合本單位特點的各級各類檔案保管期限表。基于文件生命周期理論，我們在對已到保管期限的文件進行期滿鑒定時，將仍有保存價值的檔案重新制定保管期限并繼續保存，而那些確實沒有憑證和參考價值的文件，已不能稱其為檔案，應當予以銷毀。

二、檔案鑒定與銷毀的方法與措施

1.利用檔案數據庫，做好檔案鑒定前期工作

近年來，信息技術高速發展，檔案管理模式、管理內容朝著現代化、信息化以及科學化的方向變革。檔案目錄數據庫與全文數據庫的建設早已在全國開展起來。在這樣的情況下，檔案數據庫建設是檔案工作者日常工作中不可或缺的方向和內容。檔案目錄數據庫具有檔案分類、編目清晰實用，目錄錄入細致、質量控制嚴格，目錄檢索快捷準確的特點。檔案工作者在日常的工作中，要完善檔案目錄數據庫的各項內容，為今后檔案的查閱利用提供支持。利用檔案數據庫，做好檔案鑒定的前期工作，根據檔案的綜合價值，制定接收和歸檔的范圍，根據檔案目錄數據庫中檔案的保管期限及歸檔范圍，編制待鑒定銷毀檔案清單，為后續的檔案鑒定工作提供完整、準確、系統的目錄和內容。

2.成立鑒定專家組

檔案鑒定工作難度之大，檔案鑒定與銷毀工作當中很重要一個環節就是要有一個權威的、專業性強的檔案鑒定工作組。檔案鑒定涉及部門廣，如中科院各個研究所的檔案，根據其內容分為科研檔案、文書檔案、人事檔案、財務檔案、基建檔案、設備檔案，名人檔案、大科學工程檔案、研究生檔案等等，形成部門不同，建檔規范及保管期限也存在很大差異。而要想對這些檔案進行專業的鑒定，首先應與檔案的形成部門聯系，協同合作，才能綜合考量檔案的真實價值。檔案鑒定組通常應由單位主管領導、檔案主管部門、 相關業務部門、 檔案館（室）組成，只有這樣專業、權威、負責的專家鑒定組，才能使檔案鑒定與銷毀工作得以開展和順利完成。

3.制定鑒定原則、制度，使檔案鑒定工作有據可依

檔案鑒定是檔案銷毀的前提，只有科學嚴謹的鑒定才能夠保證銷毀工作的準確性。制定鑒定原則和制度，使檔案鑒定工作有據可依。所謂檔案“銷有據”，是指對檔案的銷毀，必須以國家檔案法、各行業各部門檔案規范和本單位的具體歸檔范圍、保管期限為依據，否則，將承擔相應的法律責任。

2020年新修訂的《檔案法》第十三條規定了直接形成的對國家和社會具有保存價值的五類材料應當納入歸檔范圍，這是各級行政主管部門、機關、團體、企事業單位鑒定銷毀的根本依據;在2002年、2006年、2013年，國家檔案局分別頒布了《國家重大建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，其具體規定了國家重大建設項目、機關文件材料和企業文件材料的歸檔范圍及保管期限。本單位一定要在法律和規章制度的前提下，結合自己的特點和檔案的現實價值與歷史價值，制定準確細致的銷毀鑒定原則和制度。

4.檔案銷毀鑒定工作的具體方法與內容

檔案鑒定銷毀工作繁冗，可化繁為簡，從簡單入手，即先從那些客觀上無保存價值，而且已過保存期限的文件資料進行鑒定，如：未實施的項目建議書、過期且無批復的申請等;已殘損報廢的儀器設備相關的設備檔案;已被淘汰的科研技術所涉及的科研檔案;已被拆除且無歷史意義的建筑物相關的基建檔案等等;還有已過保管期限的現金、銀行賬簿;不重要的且多套存檔的檔案等。這類檔案已無查考利用價值，可按文件名稱、 案卷名稱，或按單項工程、設備臺（套）名稱鑒定，編制檔案銷毀清冊。

針對已到保管期限，但仍有價值的檔案，鑒定工作則要細致和專業。鑒定時要以保管期限表為主要參考，并遵循以下原則：（1）文書檔案鑒定原則：本單位形成的文件以保留為原則，其他文件能銷則銷;涉及單位重要事項的文件以保留為原則，涉及行政性事務的文件能銷則銷。有憑證作用的文件如人事任免、機構設置、法院裁決等以保留為原則，參考作用的文件如通知等能銷則銷。（2）科研類檔案鑒定原則：檔案鑒定以科研項目為單位。立項階段形成的申請書、任務書等項目立項及審批文件以保留為原則，其它文件能銷則銷;在研究試驗階段形成的進展報告、中期報告，科研實驗條件、參數，重要的原始記錄，試驗分析總結等以保留為原則;在鑒定驗收階段形成的研究報告，工作總結、論文、專利、著作、成果鑒定證書、專家驗收意見，驗收申請及批復等以保留為原則;成果獎勵、 推廣運用、獲獎、國內外宣傳報道等過程中形成的文件以保留為原則。另外，科研項目中有國內外先進水平或填補國內空白、解決國外“卡脖子”問題，具有史料價值的檔案以保留為原則。（3）基本建設檔案鑒定原則：基建檔案應與建筑物壽命相同。其中前期立項文件包括立項及審批文件、初步設計、用地、勘察、測繪文件永久保存，項目建議書、 可行性研究報告、選址、環境類文件原則上保留;工程招投標中，中標單位資質審核資料、合同永久保存，未中標單位文件可以銷毀;工程管理文件中，工程結算書、結算審核報告、竣工財務決算審核報告、竣工驗收文件、項目驗收文件永久保存，工程規劃許可、施工許可，工程款支付證明等以保留為原則;施工資料中，圖紙會審變更記錄、 竣工圖永久保存，樁基類文件，工程設計文件、 測量及沉降觀測記錄、 施工材料的質量文件以保留為原則;監理文件中，工程質量評估報告、 監理工作總結以保留為原則，其它文件能銷則銷。此外，拆除的建筑物若有時代意義等歷史查考價值，應保存勘測、竣工圖、工程管理文件及建筑物照片等。（4）儀器設備檔案原則上規定與設備、 儀器的使用壽命相同。鑒定時涉及設備資產及憑證管理的文件材料，非標設備中的設計圖紙、參數等對技術改造有參考價值的文件材料以保留為原則，其它文件能銷則銷。（5）專利證書原則上以專利的保護期限為依據鑒定。

5.正確處理鑒定后的檔案，銷毀前做好數字化保存

檔案鑒定銷毀工作事關重大，每一個環節均需有審批并簽字確認。在檔案鑒定過程中，檔案部門要提供《待鑒定銷毀檔案清冊》、檔案鑒定小組要填寫《檔案鑒定情況審查登記表》，并由檔案鑒定領導小組審核簽字，最后提交單位主管領導審核。對審核繼續留存的檔案，重新確定保管期限，并重新進行修復、排序、編號、 裝盒，編入檔案目錄數據庫，最后入庫上架，做到檔案目錄與庫房保管相一致。

對于經鑒定審核，確定銷毀的無價值文件，要逐卷逐件編制《檔案銷毀清冊》按照程序進行銷毀。首先檔案館（室）負責人要加強對《檔案銷毀清冊》的審核、確認無誤后，由清冊的編制人員、檔案館（室）負責人、檔案分管領導簽字，單位主管領導批準，方可作為檔案銷毀依據。其次，檔案銷毀應到規定的文件銷毀中心進行銷毀，不得擅自處理。檔案銷毀完成后，經手人須在《檔案銷毀清冊》上簽字，并加蓋“已銷毀”字樣印章。

此外，對于一些已到保存期限，并在現階段沒有查考利用的作用，鑒定專家組又很難界定其在未來的歷史價值，保留還是銷毀難做抉擇的檔案資料，隨著現代化技術的不斷發展，我們可以考慮先將這一部分檔案資料做數字化處理，以電子檔案的形式保存，以期達到節約檔案庫存空間，節省庫存成本的目的。

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作者單位：中國科學院山西煤炭化學研究所綜合檔案室