試論檔案數字化建設與檔案資源的服務利用

關芳

摘要：檔案數字化的建設在近幾年的檔案管理工作部署中被頻繁提及，由此可見高新技術對于檔案管理工作的重要性。隨著時間的流逝以及人們對檔案的重視程度越來越高，搭建數字化建設進行管理檔案的方式，已經成為檔案管理的主要潮流。為了更好的利用檔案數字化建設與檔案資源的服務，本文就此進行了深入的研究。

關鍵詞：檔案數字化;檔案資源;服務利用

檔案是作為個人或者團體的信息的行為活動記錄的重要憑證，具有真實性，私密性以及可靠性的特點，被大多數個體或者是團體喜愛。隨著人類活動范圍越來越廣，需要檔案記載的內容也越來越多，同時隨著新時代的發展，數字化檔案建設的出現，是為了更好的幫助用戶記載他們的信息。所以為了更好的符合現代化的發展，檔案建設運用數字化進行管理，會對各行各業的發展有著重要的鋪墊以及幫助。

1 檔案數字化建設在當今社會的相關情況以及過去的回顧

數字化的出現伴隨著時代進步，技術越來越成熟，尤其是檔案數字化建設已經到達了白熱化程度，其發展速度飛快。相關高校也開設了大數據專業，就是為了更好的服務數字化社會下的相關行業的工作管理。面對新形勢新技術的發展趨勢下，檔案管理該如何適應當下的技術社會，已經成為當今檔案工作未來發展趨勢的指引。在此我們需要簡單的了解一下什么叫數字化，簡單一點來說，就是通過將過去傳統管理的紙質文檔，經過一系列的掃描儀器，錄入儀器等方式，將紙質文檔上的信息存儲到計算機的數據庫中，實現檢索查詢快捷方便，同步備份，儲存空間小，維護方便以及保密更加安全。運用數字化進行檔案管理是信息時代的必然要求，所以在大時代下，檔案管理運用數字化是可以很好的完成各項檔案管理工作，起到事半功倍的效果，不僅提高經濟效益，而且還提高辦公效率，一舉兩得。所以在當今大數據時代下，運用數字化建設管理檔案，已經成為時代的象征。

過去紙質檔案對一些有價值的文字，圖表或者聲像等不同形式資料的保存有著重大私密性泄露的危險。這些都在不同程度上危害了檔案資源的發揮的價值，所以在過去如何解決好檔案的收集，保存以及利用是首要的問題。傳統的檔案管理一般是采用紙質文檔的，將信息記載在紙質文檔中，然后將其密封在檔案室里，并有相關的檔案管理人員進行管理以及看護。長期以來，我們對檔案資料的管理都是采用固定的傳統模式，不僅存儲檔案空間非常大，維護也不方便，對于人力物力來說也是消耗極大，這些傳統的管理方式對于社會未來的發展不利，也不利于檔案管理工作的長期發展。因而將過去與傳統對比，為了檔案工作的長期發展，引入數字化進行檔案管理，儼然成為當下檔案管理發展的必然趨勢。

2 對于檔案數字化建設相關方面的優勢

數字化建設管理檔案是在傳統管理檔案模式下的一個大的突破，將過去傳統管理模式上的一些不利因素作了重大的變化，比如對于紙質檔案采用了信息技術，將信息記載在相關計算機的硬盤上，不僅節約了紙張使用，而且還避免了紙張的浪費，保護了環境。那么對于一些聲帶或者圖像的記載，則又采用不同的刻錄模式，比如聲像采用光盤刻錄的方式，通過不同記載材料的介質，將檔案的信息進行記載，將過去的散亂數據整合成一個完整而統一的數據庫，加強了檔案管理的各方面漏洞。檔案資源數字化建設在查閱者進行查找檔案時可以起到節約時間的優勢，在過去傳統的檔案管理方式中，如果查閱者需要查閱相關的檔案，就需要在上千萬份的檔案中翻找查閱，消耗大量的時間，但如果運用信息化技術進行檔案管理，查閱者只需在引擎中輸入自己想要的檔案的關鍵信息，則可對應到檔案管理中檔案存放的位置，或者是直接就有相關數據計算出來相關檔案記載的計算機存在位置。這些都是檔案數字化建設相關方面的優勢，這些優勢只是我們表面看到的一小部分，甚至可以說是冰山一角。只有深刻認識到檔案數字化建設中引入數字化是可以有效解決過去傳統問題中不能解決的問題，才能推進檔案管理工作的進程。

3 客觀的分析檔案數字化建設是對于檔案管理工作穩定發展的前提

雖然檔案管理可以追溯到秦朝時期甚至更前，但由于過去許多原因，我國的檔案管理工作一直處于傳統管理方式，所以在當今大數據時代下，為了迎合時代需求以及發展，所以我國的檔案管理工作運用了檔案數字化管理，但建設工程還是處于初期，還存在著許多有待解決的問題。因而，為了檔案數字化建設能更加持久的發展，我們要有客觀的分析檔案數字化建設的計劃以及思想。凡事有利弊，也不一定全都使用檔案數字化建設進行檔案管理就一定是好的。比如在一些網絡建設不是特別好的地區，想要更好的實施檔案數字化建設，進行檔案管理是有一定的難度的，所以說具體情況具體分析，只有可實行方案進行精確實施，才能保證檔案數字化建設在我國可以更加持久的發展。數據化建設不僅需要結合計算機技術，相關的網絡通訊技術，多媒體技術以及高端技術儀器等，而且還需要相關的網絡工程師以及網絡工程人員才能在最基礎上保障檔案數字化建設的開展以及實施。其中網絡通訊技術又關乎到許許多多的專業知識，這就不僅需要資金的投入，而且還需要更多的科技人才投入。所以檔案數字化建設并不是一件容易的事，只有進行精確的分析才能確保數字化經營色的順利推行。

4 對于檔案資源的服務利用

雖然當下主張推行檔案數字化建設，但是過去的傳統檔案管理方式也不應該被摒棄，兩者相輔相成，相互依存，相互協調才能更好的將檔案管理工作迎來更好的明天。

比如一些私密性非常強的檔案就轉為數字化進行存儲，提升它的安全性，對于一些普通的數據記載或者是活動記錄，使用紙質文檔進行檔案管理是對資源的一種有效利用。同時對于檔案服務利用也要有針對性，海量的數字信息庫資源要做到有序化，集中存放，分散管理，有計劃的進行檔案分類從而形成一種特色或者是標志。檔案資源的管理一定要做到可以滿足查閱者的需求，這樣才能體現檔案數字化建設管理的優點。對于檔案數字化建設，要加強安全管理觀念，這樣才能讓查閱者放心自己的數據存貯時夢得到相應的保障。只有將安全保密性做到極致，滿足人民群眾的需求，才是檔案數字化建設管理的理念。同時相關檔案管理部門也要注重計算機專業人才的引入，只有專業化的人才隊伍才能更好的為用戶服務，也才能更好地將檔案數字化建設更加的完善。

5 結束語

綜上所述，數字化檔案建設的管理是信息化時代下必要的產物，也是在新時代下將傳統檔案管理進行有效而規范管理的一種方式，所以研究檔案數字化建設與檔案資源的服務利用是對當下檔案管理的一種指引。

參考文獻

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（包頭輕工職業技術學院?014035）