綜合智能檔案庫房建設(shè)與管理措施分析

馬斐

摘要：近年來，認真落實國網(wǎng)、省、市公司檔案工作要求，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、頂層設(shè)計、市縣同步、分級管理、一體化推進”的原則，以檔案庫房智能化改造為前提，加快推進檔案資源、設(shè)施、信息化、服務(wù)利用和集體企業(yè)等“五個一體化”建設(shè)，確保檔案完整率、歸檔及時率、分類與保管期限準確率、與《移交清冊》對應(yīng)準確率達到100%，為企業(yè)發(fā)展提供了有力支撐。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);智能檔案庫房;建設(shè);管理

1綜合智能檔案庫房建設(shè)與管理的背景

1.1突出表現(xiàn)在以下幾個方面

在檔案工作的思想認識上，全員檔案意識和“依法治檔”理念不強。有的部門、崗位誤認為檔案工作只是檔案部門和檔案員的事，導(dǎo)致應(yīng)歸檔文件不全、不準、不系統(tǒng)。有的部門單位對檔案工作重視不夠，未納入部門責任考核與工作流程，存在管理盲區(qū)。在檔案隊伍建設(shè)上，檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作技能普遍不高，檔案管理人員偏少，年齡較大，難以適應(yīng)檔案信息化、智能化管理的要求。從企業(yè)發(fā)展來看，檔案工作貫穿公司各項工作全過程。目前公司和電網(wǎng)發(fā)展都處在加速突破、全面跨越的關(guān)鍵時期。隨著“三集五大”體系全面建成，公司管理體制機制和業(yè)務(wù)流程都發(fā)生了深刻的變化，亟需加快檔案管理體系適應(yīng)性調(diào)整，確保流程順暢、運作高效。從電網(wǎng)發(fā)展來看，新變電站的投運，分布式光伏、智能變電站等新技術(shù)、新設(shè)備廣泛應(yīng)用，供電系統(tǒng)檔案資料將保持超過20%的年均增長率，對工程檔案的收集整理提出了更高要求。

1.2檔案硬件設(shè)施不完備

隨著近幾年，公司加大配農(nóng)網(wǎng)投資力度，科技檔案存案數(shù)量急劇增加，現(xiàn)有檔案庫房面積已不能滿足要求。同時，庫房內(nèi)滅火裝置、空調(diào)、除濕機等設(shè)備，運行年限久，按照《中華人民共和國檔案法》及《中華人民共和國檔案管理辦法》，不能滿足檔案安全保護的“十防”（即防火、防高溫、防潮、防盜、防霉、防光、防塵、防蟲、防小動物、防有害氣體等）的要求，原有檔案庫房設(shè)施設(shè)備已無法滿足現(xiàn)代檔案管理的需求，迫切需要對其進行智能化改造。

2 綜合智能檔案庫房的建設(shè)與管理的方法

以“強基固本、深化提升” 為導(dǎo)向，通過“三個方面”，實施檔案庫房智能化改造，通過檔案庫房改造，建成面積達標、設(shè)施完善、功能齊全、保障安全、服務(wù)便捷的檔案保管中心;通過“三全管控”，形成全員的檔案資源管理體系;按照“誰主管、誰負責”、“誰形成、誰整理”的原則，嚴格落實各部門主體責任，全面實行“部門立卷”制度;實行 “四個同步”，提升工程項目檔案管理水平，通過實行前期策劃、前端介入、過程控制、同步歸檔、實時監(jiān)督、分階段移交歸檔原則，實行項目檔案與項目建設(shè)同計劃、同布置、同檢查、同考核，從而建立一套適合本公司業(yè)務(wù)特點、體現(xiàn)本公司規(guī)范、科學管理水平工程檔案管理體系。通過“四個推進”，開展檔案數(shù)字化及數(shù)據(jù)遷移，構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)體系，實現(xiàn)檔案信息集中應(yīng)用、分級管理、統(tǒng)一監(jiān)控、遠程部署，全面提升檔案應(yīng)用水平;引入“兩項考核”機制，通過細化管理措施，加強監(jiān)督管理，強化評價考核，強化檔案資料的閉環(huán)管理，對部門立卷進行持續(xù)改進，著力促進部門立卷工作更順暢、更高效，為公司改革發(fā)展提供更強有力的服務(wù)保障。

2.1形成全員的檔案資源管理體系

堅持以“收集齊全、整理規(guī)范、安全保管、有效利用”為目標，以“三全管控”（網(wǎng)絡(luò)全覆蓋、責任全落實、源頭全把關(guān)）為路徑，建立了一套適合本公司業(yè)務(wù)特點、體現(xiàn)本公司規(guī)范、科學管理水平的工程檔案管理體系。公司成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，成立了以總經(jīng)理為組長，各部室負責人和專兼職檔案員為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組，搭建起了主要領(lǐng)導(dǎo)負總責，分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，檔案人員具體管的檔案管理工作格局。13個部門均成立了檔案工作小組，部門負責人任組長，各崗位人員為成員、兼職檔案員為聯(lián)絡(luò)員。逐步構(gòu)建了三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使檔案工作覆蓋公司各部門、各崗位、各層級。

2.2突出信息一體化建設(shè)

公司對文書檔案、工程檔案、照片檔案、實物檔案、音像檔案、合同檔案分批次進行了數(shù)字化，數(shù)字化量116113頁、遷移舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)40G。對于工程檔案公司首先按照工程檔案管理標準，摸底缺項，按照缺項明細逐項征收。其次錄入工程檔案文件級目錄，同時校驗檔案的準確性并對受損檔案進行修補。采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備將原文件信息數(shù)字化，實現(xiàn)目錄與電子原文的指向顯示檔案原件。檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的建成為智能檔案庫房的管理奠定了堅實基礎(chǔ)。

2.3全面提升檔案應(yīng)用水平

按照省、市公司統(tǒng)一部署要求，啟動庫藏檔案的數(shù)字化加工工作，開展數(shù)字化檔案調(diào)查摸底，制定轉(zhuǎn)換計劃，由公司統(tǒng)一組織、集中加工、系統(tǒng)掛接，編制計劃，集中辦公，分批穩(wěn)步推進，全面啟用網(wǎng)上查借閱檔案系統(tǒng)，提高電子檔案查借閱利用率。建立了檔案安全應(yīng)急管理制度，將其納入了重大災(zāi)害等應(yīng)急預(yù)，細化安全責任，定期組織演練，確保檔案受到危害時得到優(yōu)先搶救和妥善處置。建立了檔案信息系統(tǒng)安全保密防護體系，對系統(tǒng)安全進行分級保護，確保重要檔案絕對安全。突出加強傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過程管控，仔細甄別需加工文件，簽訂保密協(xié)議。建立檔案信息公開發(fā)布保密審查制度。對計算機網(wǎng)絡(luò)實行內(nèi)外網(wǎng)物理隔離，對涉密信息系統(tǒng)、涉密計算機和涉密載體重點管控，嚴防信息丟失、泄密。

結(jié)語

實施綜合智能檔案庫房的建設(shè)與管理，引進和利用先進技術(shù)，有利于示范引領(lǐng)檔案可持續(xù)發(fā)展，對于更好地為供電事業(yè)與社會發(fā)展服務(wù)具有巨大的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義，帶動提升了檔案工作管理水平。公司先后征集各類史料40余件，并在檔案展廳進行展出，這些珍貴的檔案史料充分展示了供電企業(yè)從有電到期間發(fā)生的重大歷史事件、重要歷史節(jié)點，展現(xiàn)了供電企業(yè)供電50年波瀾壯闊的偉大歷程。

參考文獻

[1]羅明忠，羅琦.就業(yè)穩(wěn)定性視角下的企業(yè)人力資源管理優(yōu)化思考[J].當代經(jīng)濟管理，2019，38（03）：74-78.

[2]高慶成.經(jīng)濟全球化背景下企業(yè)人力資源管理的發(fā)展趨勢及優(yōu)化路徑[J].中國勞動，2019（06）：76-79.

[3]戴雨欣.新形勢下企業(yè)人力資源管理優(yōu)化方法探討[J].中國管理信息化，2019，22（02）：114-115.