基于大數據時代下檔案管理工作的優化策略

【摘? 要】伴隨著互聯網技術和云計算的快速發展，我國已步入了信息化的社會，大數據技術被廣泛應用于各行各業之中，為行業的良好發展帶來了新的機遇。因此在當前的檔案管理工作中運用大數據技術，不僅是時代發展的必然要求，同時也是對檔案管理工作模式和理念的一次優化和創新。本文就大數據時代下檔案管理工作的現狀做了一些探討，并對檔案管理工作的優化提出了若干建議，期望可以為我國的檔案管理工作提供一些借鑒和幫助。

【關鍵詞】大數據;檔案管理;優化策略

引言

大數據指的是以計算機和云計算為基礎的新型數據合集技術，其具有速度快、種類全和體量大等優點。隨著人們對于信息需求的增加，檔案管理作為時代進步和社會發展中的一項重要的工作，也越來越受到人們的重視，尤其是不動產的檔案管理，與大眾的日常生活具有緊密的關聯。在當前信息化的時代下，檔案管理作為對信息進行收集、整理和存儲的一項整合工作，勢必會在大數據技術的加持下迎來檔案管理工作效率和質量的大幅提升。

1.大數據時代下檔案管理的問題

1.1檔案信息管理和存儲存在漏洞

隨著社會生產和生活規模的不斷擴大，各行各業所需的數據和信息也隨之在不斷增長，傳統的檔案處理由于自身技術和管理方式的落后，已難以滿足現代社會發展的需求。而云技術的應用雖說在一定程度上解決了存儲空間不足的問題，但仍存在著漏洞，若使用TB模式進行檔案數據和信息的存儲，則會拉低檔案管理工作的質量和效率。

1.2檔案信息安全系數較低

檔案管理具有隱私性強的特點，因此在進行檔案管理工作時尤其要做好對檔案信息的保護，避免出現信息泄露和丟失的現象。但在當前的檔案管理工作中存在著對信息保護工作缺乏足夠的重視以及安全管理落實不到位的情況，會出現紙質檔案完整性受損的情況，且在電子檔案的管理中也容易出現遭遇黑管入侵，導致信息泄露的現象。

2.大數據時代下檔案管理工作的優勢

2.1提高檔案的管理質量

傳統的檔案管理都是對紙質檔案的保護，通常情況下，紙質檔案對于存儲環境有著較高的要求，且防風險能力較差，在遇到火災或者水患等突發情況時，會對檔案造成不可逆的損壞。而且，對于一些要求存儲信息長的檔案，經過一定時間之后就會出現字跡模糊、紙質退化等現象，從而影響到了對檔案的查看和取閱。在如今大數據時代的背景下，傳統檔案管理中的上述問題都得到了有效的解決，利用大數據系統來進行檔案管理，不僅節約了存儲的空間和成本，同時也提高了檔案管理工作的質量。

2.2提升檔案管理的效率

在大數據背景下，利用現代技術來對信息進行采集、整理和配置，可以有效的處理海量的數據資料，極大提高了人工操作信息的效率。例如在當前我國的人事檔案管理中，由于人員變動的頻率和次數在逐漸增多，直接導致了信息保存和管理的成本在不斷升高，而使用大數據平臺來進行檔案的管理，就可以有效的減少成本的支出并大幅提高檔案管理的效率。

3.大數據時代下檔案管理工作優化的策略

3.1建立完善的檔案管理體系

大數據時代的到來創新了檔案管理的模式和方法，但由于現有規章制度還不夠健全，影響了檔案管理工作的效率和質量，因此只有建立完善的檔案管理工作體系，才能夠提高管理的效果。管理人員要建立起完善的數據準入機制以及監督管理機制、合理落實管理責任。采用數據準入機制的優勢是可以使得檔案管理人員更加了解和清楚數據的具體情況，減少工作人員的管理負擔;而及時的對相關人員進行責任和義務的劃分，則能夠避免在檔案管理過程中出現混亂的現象，提高檔案管理人員的職業素質。另外，監督管理機制能夠對檔案管理人員進行有效的約束，從而減少了管理人員失職和不作為情況的發生，進一步提高了對檔案信息的保護。

3.2以大數據的思維開展檔案管理工作

若想利用大數據平臺來進行檔案的管理，首先就需要管理人員樹立起大數據的思維模式，轉變以往傳統的管理理念，結合實際需求運用大數據的思維來對檔案進行現代化的管理。在實際工作中，要加快推進檔案信息的數字化進程，優化檔案管理的工作模式，全面提升檔案管理工作的現代化水平。并利用網絡平臺來對檔案信息進行采集和管理，開放網絡查詢檔案信息的渠道，提高檔案信息的檢索效率，實現對于檔案信息的高效利用。

3.3創新檔案管理的流程

分析檔案管理的流程，從檔案的被動提交到數據的即時接收和自動化歸檔，要想實現對于信息獲取流程的動態控制，就需要優化和創新檔案管理的業務流程。通過檔案云平臺的建立，以實現人工管理向自動管理的進化以及檔案數據存儲和管理的統一，并對用戶的需求進行調研和分析，實現檔案服務的智能化，從而為用戶提供高質量的檔案服務。

3.4構建電子檔案資源的共享系統

當前網絡技術和數字技術的快速發展為實現檔案信息資源的共享提供了技術上的支持，而利用大數據技術來為檔案進行編排和管理，則為查找和取用檔案信息提供了便利。基于當前檔案管理系統的建立以及信息資源網絡化的建設，構建起電子檔案資源共享系統，能夠加快對于檔案信息資源的整合。具體來講，在進行電子檔案資源建設的過程中，要制定出檔案數據庫的統一標準，并遵循共享性和互通性的原則，把不同類型和載體的檔案進行集中管理，建立起電子檔案管理體系，以實現檔案信息資源的共享。

4.結語

綜上所述，在當前大數據的時代下，利用先進的技術手段對檔案管理工作進行優化和創新，可以全面提升檔案管理工作的質量和效率。因此，在實際工作中，我們要不斷改革檔案管理工作的理念和模式，加快推動檔案管理工作的信息化和智能化，提升檔案管理的服務水平，發揮出檔案管理的最大作用，以實現對檔案信息的高效利用和開發。

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作者簡介：姚玉珊（1991.04-），女，漢族，廣東東莞人，大學本科，檔案管理專業人員館員，研究方向為人事檔案管理優化。