校園郵箱個性化服務的若干思考

江峰 丁穎 王莉

摘要：現如今，校園信息化管理已處于常態化，運用網絡化遠程管理將成為一種必然的趨勢。校園郵箱作為重要的信息載體之一，在遠程教學、居家辦公中使用的頻率越來越高。在日常校園郵箱的使用中會遇到諸多的常見問題，如何在擁有時效性、便捷性的前提下，解決郵箱日常產生問題的同時，以信息化知識和信息化技術，助力校園郵箱，提供個性化管理服務，是值得去開展實踐與思考的。

關鍵詞：校園郵箱;郵箱密碼;郵箱擴容;郵箱異常;個性化服務

中圖分類號：TP399? ? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）13-0046-02

Abstract： Nowadays， the campus information management has been in the normalization， the use of network remote management will become an inevitable trend. As one of the important information carriers， campus mailbox is used more and more frequently in distance education and home office. In the daily use of campus mailbox， we will encounter many common problems. How to solve the daily problems of the mailbox on the premise of timeliness and convenience， at the same time， help the campus mailbox with information knowledge and information technology， and provide personalized management services， is worth carrying out practice and thinking.

Key words： campus mailbox;password;dilatation;debuff;personal service

1引言

隨著信息化技術的飛速發展，現如今，在高校信息化管理工作中，通過信息化技術與信息化知識的互相融合，線上辦公、網絡教學、身份認證、人臉識別、大數據分析追蹤等等許多未曾接觸過的新興事物，迅速覆蓋到我們的校園工作和生活中，且密不可分，整合資源，協調能力，實施方案迅速落地。各種大膽嘗試、勇于突破、諸多挑戰與反思，加快推動了校園信息化發展前進的步伐。線上線下融合發展的趨勢正在深化，伴隨而來的是，如何在信息化服務給師生帶來便捷體驗的同時，去完善與提升管理與服務。以高校信息化管理服務——校園郵箱管理為例，由此引發了若干思考。

2信息化服務的變化與挑戰

校園信息化管理已在各大院校中逐漸被重視，智慧門戶、OA系統、校園郵箱等各種管理系統都已普及應用，但僅作為日常常態化管理輔助模式運行，無論是個性化功能或者智能管理服務并未完全深化其內涵及應用場景。

隨著信息化技術的發展，各大院校為了開拓學生學習渠道的多樣化，紛紛開啟了線上教學;考慮到寒暑假教職員工輪班輪休，啟用了居家辦公模式。為了應對這些種種師生在工作中、學習中的實際需求，催生了各類信息化系統極速上線，各種辦事流程迅速新增啟用，一網通辦、智慧教室、空中課堂等。很顯然，對于高校的信息化管理來說，運用網絡化遠程管理將成為一種必然的趨勢。此次應對疫情的信息化服務中，因為管理需求增大，也引發了諸多服務問題。如何在完成基礎保障的前提下，去提升完善信息化管理的時效性、便捷性，是目前高校信息管理所面臨的新的挑戰，如何提供個性化服務已然成為目前信息化發展的新態勢，這些問題都值得我們去關注和思考。針對學校對校園郵箱管理的實踐，以上海健康醫學院校園郵箱管理服務為例，對信息化助力個性化服務開展實踐與思考。

3 以校園郵箱管理服務為例的管理與存在的問題思考

3.1 電子郵箱簡介

電子郵件作為一項重要的信息載體，是高校師生進行教學互動、學術交流等的重要途徑。隨著電子郵件服務應用的日益廣泛和數據價值的增加， 電子郵件賬戶和數據的安全管理成效， 已成為體現電子郵件服務質量的重要方面。目前大部分高校都有屬于自己的自建郵件系統， 其具有提高辦公效率、增強數據安全、提升單位形象、應用及管理靈活、方便進行個性化定制等優點[1]。

3.2 校園郵箱日常基礎管理

上海健康醫學院校園郵箱使用Coremail論客XT5.0版本郵件系統。目前主要服務對象為本單位在職在編人員、同工同酬人員及外聘人員等。在人員新入職報到時，持有人事處蓋章的新進人員報到單，到學校信息管理中心進行登記，按照入職單上的個人信息，由郵箱管理員進行郵箱的開通操作。管理員賬號登錄后，會顯示人員姓名、郵件地址、所屬科室、創建日期、郵箱狀態、郵箱容量及已使用容量等信息。

3.3校園郵箱日常管理中常見問題

3.3.1密碼重置

由于網絡安全的要求日益遞增，大家對于網絡安全的意識也大幅提高，從而對登錄密碼的復雜性也有了更高的要求，加之現如今需要密碼登錄的軟件越來越多，校園郵箱密碼的重置率也高居不下。目前校園郵箱的重置方式為：使用人須登錄學校智慧門戶，在E辦事模塊中進入“業務系統密碼重置申請”，填寫個人信息后勾選校園郵箱后提交，線上流程流轉至郵箱管理員處，郵箱管理員收到申請后登錄郵箱管理系統，將用戶密碼重置為郵箱初始密碼。

這樣的管理方式，在時效性方面存在著不足。郵箱系統管理是郵箱管理員的兼任工作，并非專職，在遇到有使用人提出密碼重置申請需求的情況下，郵箱管理員如果不在電腦旁，或者正在進行其他重要工作，即造成無法及時為申請人進行密碼重置，如申請人急需重置密碼獲取郵箱內信息，也只能等待。

3.3.2郵箱容量不足

從校園郵箱的使用數據顯示，對比使用郵箱的收發郵件功能，用戶更看中郵箱的存儲郵件功能，保留原有郵件，可以清楚地查詢到郵件的發件人、附件內容、發件日期、郵件回復情況等信息，即使附件內容已下載保存至電腦，郵箱中的綜合信息更完整，只需登錄郵箱，不限于時空的限制，查詢更便捷。這就導致郵箱的容量往往不能滿足使用的需求。郵箱的擴容方式目前為線下流程：使用人提出申請，部門領導審核同意后，將申請單提交郵箱管理員進行擴容參數設置。

這樣的管理方式，在便捷性方面存在不足。線下流程過程煩瑣，如遇領導外出會議、出差等情況，無法完成申請流程，時效性也有所滯后，無便捷性可言。

3.3.3突發情況郵箱處于異常狀態

校園郵箱在日常使用中，不可預計的會發生郵箱處于停用或異常狀態。發生這樣的情況原因有很多，可能是系統默認設置，郵箱超過6個月未登錄，自動鎖定;可能是郵箱遭到外部不明原因攻擊，系統自動保護停用;也可能是使用人反復輸錯密碼，系統自動保護鎖定等。目前，恢復郵箱正常功能流程：需要先聯系到郵箱管理人員，查明原因后恢復，再通知使用人，流程煩瑣，時效性差。

4 校園郵箱個性化服務思考及設想

4.1校園郵箱個性化服務的思考

現如今，提供個性化服務已然成為目前信息化發展的新態勢，如果能做到一種需求，有多種解決方式可供選擇，無論從時效性或者用戶體驗度來說都是一種提升。例如密碼重置的渠道，保持現有的管理員重置外，增加與使用人手機號碼綁定后，通過手機短信驗證方式找回密碼;或與使用人企業微信號或工號綁定，由企業微信號驗證或者智慧門戶驗證等途徑找回密碼。這些方式，提高時效性的同時私隱性也更具保障。

對于郵箱容量擴容，可以在智慧門戶，E辦事模塊中新增“郵箱擴容申請”模塊，實現線上審批操作，同時在企業微信號中同步增加申請模塊，如此簡化流程，實現辦公自動化。

由于突發情況郵箱被鎖定，可視具體問題給出解決方法，盡量提高用戶的便捷度和解決問題的時效性。如是郵箱超時未登錄造成鎖定，可在頁面設置驗證碼登錄界面，由手機獲取驗證碼;如是密碼反復輸入錯誤造成，可提示用戶進行業務密碼重置申請流程，密碼重置后，結合驗證碼重新登錄，所有驗證碼均可通過手機獲取。

4.2校園郵箱個性化服務的設想

在高校的日常工作中，教職員工參加各類會議、培訓、學習，不在辦公電腦前的機會較多，這就大大增加了對于移動端操作校園郵箱的需求。如何能將這種需求既便捷又高效的實踐到實際應用場景中呢？現如今，為了提供個性化服務需求，各類App層出不窮，那么校園郵箱可否推出專屬的App呢？如果可以實現，首先在登陸方面，結合智能手機，郵箱登錄的方式可使用人臉識別或者指紋識別進行驗證登錄，大大減少了因為遺忘密碼而造成的登錄失敗及密碼重設的煩惱;其次，選擇收件人收件地址方面，能否將手機電話簿中的號碼信息匹配個人郵件地址，方便對收件人收件地址的搜索及選定。對于年齡偏長的教職工使用者而言，無論是PC電腦端的鍵盤輸入還是手機端的輸入，都缺少了便捷性，耗時較長，那么在郵件的編輯方面，是否可以借鑒類似語音筆的語音同步轉換功能，對著手機口述郵件內容的同時進行語音識別的文字轉化，完成以后只需稍做個別文字的修改，就能輕松完成郵件的編寫，對于郵件附件的添加，直接同步手機的相冊和存儲，完成后郵件一鍵發送。可能這些設想需要結合多方面的信息化技術支持去實現，但是既定了目標，就有了努力的方向。

5結束語

校園郵箱是全校教職員工使用率非常高的通訊聯系方式之一，對于校園郵箱使用的便捷性、時效性的探索始終在路上。對于郵箱管理者而言，換位思考，身臨其境，用戶對于郵箱使用中會碰到的問題，以及所希望得到的服務需求，不斷地通過信息化技術和信息化服務相融合的方式去完善，提高用戶的體驗度是永久的課題。信息化技術日新月異，怎樣才能處理好技術、管理以及服務之間的關系。信息化圈內曾流傳一句名言：信息化工作是“三分技術，七分管理”，而服務則是技術與管理融合后的體現，在信息化實際工作中，可能甚至是“一分技術，九分管理”，沒有科學的發展規劃、充足的經費、良好的管理體制機制，再好的技術也無法落地。而只有管理理順了，信息化工作才能夠協調推進[2]，個性化的服務才能體現，兩者如何完美的結合，是后疫情時代更多人需要努力的目標。

參考文獻：

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