基層干部人事檔案管理中存在的問題及發展建議

牟維敏

摘 要：干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部工作中，記錄干部德、能、勤、績、廉等方面內容及現實表現和發展情況，經集中整理而成的個人卷宗，是國家檔案的重要組成部分。其不僅是干部個人在職稱評定、職務職級晉升、崗位變化中的具體體現，也是公檢法、紀委監委等執法部門提取材料的重要渠道之一，還是任用、選拔干部的重要參考。規范管理基層干部人事檔案就是為社會、為人才建設服務。但就目前基層干部人事檔案管理的情況來看，在管理過程中還有不少問題存在。本文主要從四個方面進行論述說明，分析基層干部人事檔案管理中存在的問題及發展建議，從而讓基層干部人事檔案管理更好地發揮其在人才建設中的作用。

關鍵詞：基層;干部人事檔案;管理規范化;可行性建議

基層干部人事檔案作為記載干部成長的重要載體，是國家選擇人才，進行人才考察的重要依據。做好基層干部人事檔案的管理工作，其不僅能夠為人才的選拔提供強有力的支持，同時還可以推動新時代社會主義事業的蓬勃發展。近年來，基層干部人事檔案經歷了“規范整理、達標驗收、專項審核”等歷程，基本實現了鑒別收集、立卷歸檔、準確分類、規范整理、審核認定等目標。尤其隨著信息技術的高速發展，基層干部人事檔案管理在迎接發展機遇的同時也面臨著諸多的挑戰，在基層干部人事檔案管理工作的開展過程中，還是有不少的問題急需解決和處理。比如，怎樣讓基層干部人事檔案管理工作開展的更全面、更科學？如何提高檔案管理的效率和水平？都是基層檔案從業人員需要綜合思考的問題。其不僅需要相關基層干部人事檔案管理人員不斷增強檔案管理意識，加強檔案管理隊伍建設，同時還需要合理利用信息技術、大數據等資源，以此來促進干部人事檔案事業高效發展。

一、基層干部人事檔案管理當中存在的問題

1.基層干部人事檔案材料的缺失

從目前基層干部人事檔案管理工作的實施和開展情況來看，始終存在著檔案材料缺失的問題。尤其是一些基層干部的學歷、履歷以及表彰處分材料等，缺失比較嚴重。而造成基層干部人事檔案材料缺失的主要原因，一方面是因為基層干部本人對于自己的人事檔案缺乏重視，在填寫相關檔案資料的過程中存在著略寫或不填寫的情況，沒有如實記錄，甚至還有些基層干部對于自己的學歷、培訓、職稱和職務審批等材料沒有及時送交歸檔，導致基層干部人事檔案管理部門所搜集整理到的檔案不夠詳細。另一方面由于基層干部人事檔案人手短缺，工作任務繁重，雖然設置了專門的檔案管理崗位，配備了專門的檔案管理人員，但往往是“編在人不在”，工作一旦忙起來就成了哪里急先顧哪里，不能心無旁騖地專心管理檔案，就不能有效對基層干部人事檔案材料進行搜集和歸檔。

2.基層干部人事檔案管理人員專業水平不高

在基層干部人事檔案管理當中，缺乏專業強大的檔案管理隊伍，一直以來都是基層干部人事檔案管理工作開展過程中的弱項，要么是基層干部人事檔案管理人員不穩定，頻繁更換工作崗位，要么是讓一些能力相對弱、責任心不強的同志管理檔案，導致基層檔案管理隊伍始終存在著業務能力落后，缺乏必要的創新意識問題。另外，隨著互聯網、數字化等技術的不斷發展，給予基層干部人事檔案管理工作帶來了強烈沖擊，無論是檔案管理人員的管理理念還是基層干部人事檔案管理的方法和手段都需要做出一定調整和改變，從而適應現代化、科學化、規范化管理要求。

3.基層干部人事檔案數字化進程慢

自2015年要求對干部人事檔案進行數字化建設工作以來，基層檔案管理部門中僅有縣級組織部門管理干部人事檔案實現了部分數字化，其他管理部門如人社、衛計、教育等管理的干部人事檔案均未開展檔案數字化建設工作，近年來一些地方雖然也將干部檔案數字化管理工作提上議事日程，但最終卻因經費、人員技術等原因停滯不前。另外，即使是完成了部分數字化建設的單位也因更新不及時，堆集三四年甚至是更長時間的材料沒有及時處理歸檔。數字化進程緩慢甚至是不做數字化的檔案材料，在組織、人事、個人等利用過程中不斷取出復制及反復裝訂，隨著檔案材料紙張老化、發黃發脆、字跡褪色模糊等問題將大大縮短檔案使用壽命，造成不可估量的損失。

4.基層干部人事檔案內容失真

對于基層干部人事檔案管理人員來說，保證人事檔案內容的真實性，是做好基層干部人事檔案管理工作基礎。然而，從目前基層干部人事檔案管理的實際情況來看，部分基層干部人事檔案內容存在失真情況。尤其是一些基層干部在填寫個人信息材料時，經常會出現內容前后不一致的情況，而這種情況出現，歸根結底就是部分基層干部在填寫個人資料時沒有做到實事求是，沒有去客觀評價自己。比如，在填寫“三齡兩歷”時，經常會出現部分基層干部前后填寫不一致的問題。另外，在填寫個人考核鑒定材料時，絕大多數干部只談優點而不談缺點，并沒有遵循實事求是的原則，去客觀的評價自己。還有就是考察、調動、崗位晉升中形成現實表現材料、工作業績材料沒有用心撰寫，而是利用網絡“便利”模仿摘抄而成，導致這部分材料不能真正體現干部真實情況，千篇一律。

二、基層干部人事檔案管理存在問題的原因

1.對基層干部人事檔案管理不重視

在信息化飛速發展的今天，由于部分領導對具體的檔案管理工作不了解，或對檔案工作的認識仍然停留在10年前“規范整理”階段，對信息化管理平臺的構建在認知上存在一定的缺陷，導致基層干部人事檔案管理工作在實施過程中問題頻發。而這種情況的出現，一方面是因為一些管理人員普遍存在著對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，無論是自身職業素養還是檔案管理能力都存在一定的缺陷，尤其是缺少定期培訓，導致其對于一些新型的檔案管理技術和系統難以熟練應用。另一方面則具體體現在基層干部人事檔案管理舉措的運用上。從目前基層干部人事檔案管理工作的實施情況來看，絕大多數的檔案管理依舊停留在傳統管理模式上，并未對信息技術的應用予以足夠的關注和重視。有些單位因為經費、人員問題未實現數字化建設，有些單位卻是配置了兩三年設施設備未開封，也未實現數字化。另外，沿用傳統的檔案管理制度，管檔人員待遇不高，成長慢，沒前途，年輕干部不想干很快流失了，老干部十幾年甚至幾十年在一個崗位上，容易產生 “疲勞”心態，缺乏創新意識等也是造成基層干部人事檔案管理問題頻發主要原因。

2.基層干部人事檔案管理方式粗放

從目前我國基層干部人事檔案管理工作實施和開展情況來看，普遍存在著檔案管理方式粗放，管理人員水平不高問題。而此類問題的出現，主要是因為相關的基礎性設施建設不夠完善和管理手段滯后性所導致的。要知道，在我國，對于基層干部人事檔案管理有著明確規定，檔案的存放需要做到辦公室、庫房、閱檔室“三室”分開，保證有“防火、防潮、防盜、防高溫、防霉、防光、防蟲、防塵”等“八防”措施，檔案庫房既不能在頂樓也不能在底層等規定。然而，受各種因素和條件的限制，很多地區的基層檔案管理機構并未達到這一要求，而這可能會造成基層干部人事檔案管理滯后或檔案損壞問題。另外，受地區經濟發展限制，大部分地區一些管理基層干部人事檔案的工作人員一直沿用手工操作方式，工作的重點依舊是對檔案的收集、整理，對于一些現代化檔案管理手段在認知上存在缺陷，完全沒有發揮信息技術優勢。例如，州級機關滿50卷的單位自己管，不滿50卷的單位組織人事部門代管理，但是需自己整理;縣級機關分教育、衛生、縣管干部和公務員、其余部門等四大家管理，而這種管理方式的出現，造成了轉遞、查閱、利用不便，管檔人員素質不一，要求不一，對新規范理解不同，導致檔案整理審核標準各一，流動起來就特別麻煩。為了有效應對這一問題，就需要整合資源，每縣每州成立一個專門的干部檔案管理機構，建立一支專業的隊伍分科分類管理隊伍。

3.基層干部人事檔案分級分類管理不合理

一卷完整的基層干部人事檔案，包括干部的學習軌跡、思想政治素養、行為品德、專技專長、現實表現、工資結構、崗位變化、職務職級晉升、工作經歷以及榮譽證明等文字材料。從“規范整理、達標驗收”至今，經過10多年的發展，雖然積累了豐富的管理經驗，也得到社會廣泛認可，但是不同的重視程度、落后理念、低下配置，不合理分級分類管理現狀與現代信息化管理時代發展趨勢已不相適應。

4.基層干部人事檔案管理缺乏激勵機制

檔案工作是一項十分繁重而又枯燥無趣的工作，它需要耗費管檔人員大量精力和時間，周而復始地做一件事情，已經讓檔案管理從業人員創新意識消磨殆盡，疲于應付。目前來看，基層檔案管理工作沒有相應的激勵機制，干好干壞一個樣。檔案管理工作仍舊是“說起來重要，排起來次要，忙起來不要”的現象。基層檔案管理人員待遇低、成長慢也是影響檔案事業發展的原因之一。一方面都認為檔案管理工作繁重不愿干，另一方面認為檔案管理工作是沒前途的人干的，時間一長檔案管理人員就少了“傳幫帶”，出現“青黃不接”的現象。

三、基層干部人事檔案管理工作開展的建議

1.做好基層干部人事檔案材料的收集管理

為了保證人事檔案部門能夠做好基層干部人事檔案管理工作，保證所搜集到的人事檔案材料的準確性，就必須加強基層干部人事檔案移交和基層干部之間的聯系，建立通暢收集渠道，及時對基層干部信息進行登記及檢查核對等幾個方面進行。一是需要做好基層干部人事檔案材料移交工作。在此過程中，需要把那些能夠反映基層干部主要個人信息材料進行搜集和整理，并由各個單位、部門進行回收，統一向檔案部門進行提交和歸檔，盡量避免出現材料積壓和滯留問題;二是做好和基層干部之間聯系和索要工作。不僅需要檔案管理人員密切和各基層單位、部門之間溝通聯系，確保檔案材料能夠及時進行遞交，同時還需要和基層干部進行工作上聯系，進而確保人事檔案信息能夠及時準確進行反饋。當然，對于那些未能及時提交人事檔案信息基層單位、部門，還需要檔案管理人員進行催促和索要;三是需要基層干部人事檔案管理人員做好檢查和核對工作。這不僅需要管理人員定期對基層干部人事檔案進行檢查和核對，及時發現或找出人事檔案當中那些信息材料不完整、信息登記錯誤內容，做好糾正和完善工作，從而最大程度的降低基層干部人事檔案信息造假行為出現;四是需要做好基層干部人事檔案信息登記工作。這不僅要求檔案管理人員對收集到的基層干部人事檔案材料逐一進行登記，同時還需要對相關借閱人員進行登記，從而避免出現基層干部人事檔案材料丟失問題。

2.加強基層干部人事檔案的執法監督和管理

為了讓基層干部人事檔案管理工作能夠更加順利的進行下去，需要不斷提高對于基層干部人事檔案的認知，不斷完善相關的基礎設施條件。要知道，在現階段的基層干部人事檔案管理當中，部分地區始終存在著基層干部人事檔案管理不達標問題，這就需要在加強基層干部人事檔案管理的基礎上，做好細節管控工作，做到查漏補缺。尤其針對一些與基層干部人事檔案相關的違法案例，需要從中吸取教訓，抓住基層干部人事檔案管理過程中所存在的漏洞，逐一進行整改。還需要利用《干部人事檔案工作條例》和新修訂的《中華人民共和國檔案法》指導、監督和管理基層干部人事檔案，有計劃、分批分級組織干部人事檔案管理人員進行學習相關法律法規，不斷增強檔案從業人員法律認知水平，讓檔案工作有法可依，有法必依。同時，還需要加強對各個地區基層干部人事檔案管理部門和人員監督，不斷完善相關監督體系，從而讓基層干部人事檔案管理工作更加有序的進行。

3.加快基層干部人事檔案的信息化建設

隨著信息技術在基層干部人事檔案管理工作當中應用和發展，基層干部人事檔案管理的信息化建設勢在必行。目前，我國基層干部人事檔案管理信息化建設已經初見規模，很多企事業單位都相繼開發并應用了檔案信息管理系統，極大地提高了基層干部人事檔案管理工作的成效。然而，在加快基層干部人事檔案的信息化建設過程中還是有不少的問題存在。一方面基層干部人事檔案管理部分在信息化建設上存在一定的滯后性，需要進一步加強;另一方面需要盡量去選擇一些檔案管理人員所熟悉的、運用起來比較熟練的檔案信息管理系統軟件。

4.做好管理人才隊伍的培養、培訓工作

為了讓基層干部人事檔案管理工作順利的進行下去，還需要大力做好管理人才隊伍的培養、培訓工作。其一，需要幫助檔案管理人員樹立堅定的政治理想和信念，尤其需要提高檔案管理人員的管理水平和能力，從而避免在進行基層干部人事檔案管理工作的過程中出現錯誤。其二，需要樹立高尚的職業道德情操。不僅需要檔案管理人員廉潔自律，能夠嚴于律己，寬以待人，同時還需要其具備一定的敬業精神，能夠任勞任怨地進行基層干部人事檔案管理工作。其三，需要做好培訓方面的工作。不僅需要借助職業培訓來提升檔案管理人員的工作能力和政策理論水平，同時還需要熟練掌握一些現代信息技術，能夠熟練的應用計算機來進行基層干部人事檔案管理和錄入。其四，需要加強檔案管理隊伍的建設，確保檔案管理人員數量，建立健全激勵機制，打造一支作風過硬、工作精益求精的人員隊伍，確保專人專管，使得基層干部檔案管理可以高質量完成。

四、基層干部人事檔案管理工作開展的意義

總的來說，基層干部人事檔案管理工作，直接影響著基層干部人事工作的質量和水準，影響著企業或者用人單位對于基層干部的任用和考核，關系著社會是否能夠穩定發展。只有做好基層干部人事檔案管理工作，解決基層干部人事檔案材料缺失的問題，才能盡量避免部分基層干部弄虛作假問題的出現。只有解決基層干部人事檔案管理人員素質不高問題，才能使得基層干部檔案管理可以高質量的完成。只有對基層干部人事檔案內容進行豐富和擴充，才能有效滿足甄選優秀基層干部的需要，也只有加快基層干部人事檔案信息化建設，才能實現基層干部人事檔案網絡化管理，以實際行動爭創一流業績。

參考文獻：

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[3]王 梅.探索建立新形勢下的干部人事檔案管理模式[J].商業文化（下半月），2012

（作者單位：貴州省普安縣人力資源和社會保障局）