Excel表格提醒功能結合在線文檔編輯在用物管理中的應用

金尚怡 榮 麗 郭曉雅 張 梅

無菌物品及藥品管理是臨床科室管理中重要的工作。無菌物品、藥品的有效性與患者的安全息息相關，受到醫院各級管理者的高度重視。雖然醫院信息系統較以往取得較大的發展，但依然存在科室與醫院物資管理部門的信息交互不暢通[1]，科室存儲的無菌物品、藥品的有效期仍需人工進行檢查[2]。由于無菌物品、藥品種類繁多，清點檢查需要耗費大量時間。護士的工作量較大，檢查的熟練程度、檢查規范性等因素會對無菌物品、藥品的有效性產生影響。為了解決這方面的問題，臨床管理者們進行了很多的創新，包括通過五常法、有色標志、有效期一覽表以及包含分層管理、目視管理、五常法管理在內的綜合管理模式等方法進行管理[3-7]，取得了一定的成果。但隨著科學技術的進步，物品管理與二維碼、移動終端設備等信息化工具的結合越來越緊密[8-10]。筆者所在科室從2018年6月開始，使用了Excel表格提醒功能結合在線文檔編輯的管理方法進行科室無菌物品及藥品管理，取得了較好的效果。現報道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

心血管內科由普通病房及心臟重癥監護病房(CCU)組成，根據患者治療需要備有無菌物品70余種，包括手術包、導尿包、輸液器、注射器、無菌敷料等，存放藥品40余種，包括多巴胺、硝酸甘油、嗎啡、新活素、氯化鉀注射液等。選取科室20名護士為研究對象，全部為女性；工作年限(8.3±3.2)年，Excel表格提醒功能結合在線文檔編輯應用前后，科室護理人員無變動。納入標準：(1)大專及以上學歷；(2)在本科室工作5年及以上；(3)護師及以上職稱；(4)自愿參與研究的護士。排除標準：(1)研究期間有病假、事假、產假或脫產學習累計≥3個月；(2)未參與或參與科室無菌物品及藥品管理時間<1年。

1.2 方法

2017年6月-2018年5月，科室采用傳統方法進行物資清點及管理，所有無菌物品和備用藥品均為人工清點，使用紙質版物品有效期一覽表進行科室無菌物品及藥品管理。2018年6月-2019年5月，筆者所在科室使用了Excel表格提醒功能結合在線文檔編輯的管理方法進行科室無菌物品及藥品管理。

1.2.1 錄入物品基本信息

由2名護士同時進行無菌物品、藥品有效期的清點，雙人核對無誤后，將無菌物品、藥品的名稱、類別、數量、型號規格、有效期、更換日期等基本信息錄入Excel表格。錄入后再次進行雙人核對，確保錄入信息準確。

1.2.2 有效期提醒設置

在Excel表格中進行有效期提醒設置。(1)標題設置。如設置A列為物品名稱及規格；B2為數量；C2 為有效期(日期輸入格式為年-月-日，如2019-12-13)；D列為更換時間；E列為到期提醒；F列為備注。(2)物品更換時間設置。在D2單元格輸入“=C2-需提前更換天數”，需提前更換天數根據物品、藥品管理的要求來設置，如：按照醫院相關規定，基數藥需在到期之前半年進行更換，因此，藥品需提前更換天數設為180 d。(3)有效期提醒設置。在E2單元格輸入“=D2-TODAY( )”，并設置E2單元格格式為常規，系統自動顯示距物品有效期截止日期的天數。選中E2列，新建規則，生成數據條，進行物品到期提醒設置，當物品未到有效期時，更換時間(E2)為正數，數據條顯示為綠色，隨著有效期的接近，綠色數據條會變短，綠色數據條越短意味著越接近到期日。若物品超過有效期，則更換時間為負數，數據條顯示為紅色，紅色數據條越長表示物品過期越久。

1.2.3 Excel表格提醒功能結合在線文檔編輯的應用

護士長將設置好的表格文檔上傳至云端，通過騰訊文檔分享功能生成二維碼。將二維碼標簽粘貼于對應的物品、藥品存放柜明顯處，供大家掃描使用。片區負責人每個月對無菌物品及藥品的有效期進行檢查。片區負責清點物品的護理人員通過智能手機掃描二維碼，進入微信騰訊文檔編輯程序。直接查閱無菌物品、藥品的有效期，護士可根據有效期提醒有針對性地進行物品清點及更換。更換新的物品后，可通過手機實時在文檔中進行物品有效期編輯修改，文檔會即時自動保存到云端，有效期提醒也會隨之更新。科室管理者可通過電腦版騰訊文檔隨時查看修訂記錄及歷史修訂版本，定時檢查片區負責人的工作情況，及時發現問題。病區管理者可以每個月導出物品、藥品管理的最新數據，用于數據的比較和分析，便于分析物品消耗使用情況，計算成本效益及存檔。

具體操作見二維碼。

1.3 效果評價

1.3.1 清點無菌物品及藥品所需時間

比較科室20名護士Excel表格提醒功能結合在線文檔編輯使用前后，清點科室無菌物品和藥品的耗時。

1.3.2 無菌物品、藥品過期發生率及近效期藥品未及時更換發生率

Excel表格提醒功能結合在線文檔編輯使用前后，均隨機抽檢20次的無菌物品及藥品檢查結果，其中包含了4次護理部抽查和16次科室自查，每次檢查都抽查5種無菌物品和藥品，檢查無菌物品和藥品共100例次。護理部抽查由護理部安排的科護長進行，科室自查由科室工作10年以上，職稱為主管護師的責任組長來進行。無菌物品、藥品是否過期按照外包裝上的有效期判定。近效期藥品未及時更換是指藥品未在有效期之前6個月內進行更換。

1.3.3 護士滿意度

比較Excel表格提醒功能結合在線文檔編輯使用前后，護士對無菌物品藥品管理的滿意度。采用科室自制的滿意度調查表進行調查，該調查表的信度為0.861，效度為0.890。調查表包括工作效率、清點查詢、規范管理、準確使用、問題交接5個項目，每個項目采用Likert-5級評分，從非常不好到非常好依次評1～5分。問卷滿分25分，評分越高表明滿意度越高。本次調查共發放問卷20份，回收有效問卷20份，有效回收率100%。

1.4 統計學方法

2 結果

2.1 使用前后無菌物品及藥品清點時間比較

使用Excel表格提醒功能結合在線文檔編輯后，護士清點無菌物品及藥品的時間均短于使用前。見表1。

表1 使用無菌物品及藥品清點耗時比較

2.2 使用前后無菌物品、藥品過期和近效期藥品未及時更換發生情況比較

使用Excel表格提醒功能結合在線文檔編輯后，病區無菌物品、藥品過期發生率以及近效期藥品未及時更換率均低于使用前。見表2。

表2 使用無菌物品、藥品過期、近期藥品未及時更換發生情況比較 (例次)

2.3 使用前后護士工作滿意度

使用Excel表格提醒功能結合在線文檔編輯后，護士對無菌物品藥品管理的滿意度各項目得分均高于使用前。見表3。

表3 應用Excel表格提醒功能結合在線文檔編輯前后護士滿意度比較分)

3 討論

在臨床工作中，清點無菌物品及藥品是一項耗時且瑣碎的事情，占用護士的時間長。護士在護理患者的同時還要抽空兼顧清點無菌物品及藥品， 繁瑣的人工清點及紙質登記查對導致護士對清點工作往往流于形式，甚至有漏檢查的情況[2]。通過Excel表格設置有效期提醒，其醒目的顯示能有效起到提醒作用。護士用手機掃二維碼即可查看無菌物品、藥品的有效期，只需清點藥品、物品的名稱、數量、質量，而不需要逐一檢查有效期。流程得到簡化，減輕了護士的工作負擔。本研究結果表明，應用Excel表格提醒功能結合在線文檔編輯后護士清點無菌物品和藥品的時間均縮短。同時，無菌物品、藥品的有效性是病房管理的重要指標。使用新的管理方法后，有效降低了病區無菌物品、藥品的過期發生率和近效期藥品未及時更換發生率， 避免了藥物安全隱患， 達到了改進護理管理質量的目的，有利于護理安全系數的提升。便捷的清點流程和簡潔明了的提醒，大大的節約了護士清點無菌物品和藥品的時間，降低了物品清點缺陷率，因此護士認可度高。

無菌物品、藥品的有效性是病房管理的重要指標。病區管理者需實時有效對此進行監管。應用Excel表格提醒功能結合在線文檔編輯對物品進行管理后，管理者只需使用手機或電腦登陸在線文檔編輯程序，即可隨時隨地遠程通過查看在線文檔更新情況及歷史修訂時間，了解負責護士是否定時清點病區物品及藥品有效期。新管理方法的實施，不僅加強了管理者對科室物品保存質量的監控，還為護士工作質量的考核提供依據，保證無菌物品、藥品檢查工作責任到人。

綜上所述，Excel表格提醒功能結合在線文檔編輯，可以有效降低無菌物品、藥品的管理缺陷發生率，提高了護理工作效率，促進了護理工作的創新。