基于新加坡“公民檔案管理員”項目為參考的檔案資源建設路徑研究*

李海濤 湯劉柳

（中山大學資訊管理學院 廣州 510006）

1 引言

長期以來，檔案館屬于我國公共文化服務體系的一環，全國檔案事業發展“十一五”規劃到“十三五”規劃，都將檔案館公共服務作為重要建設目標，明確了檔案館的公共屬性，《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中把檔案資源建設放在了更加突出的位置，對檔案館的公共服務能力提出了新要求，即檔案資源要齊全完整、豐富多元，覆蓋人民群眾的檔案資源體系更加完善[1]，明確了檔案事業屬于我國公益性質的公共文化事業，檔案館和圖書館、博物館一樣承擔著傳承公共文化，服務大眾的職責，檔案館作為檔案事業的主體，有必要加強社會化多元化服務資源建設，面向公眾提供優質的檔案公共服務。

以往檔案館服務模式以被動提供為主，且檔案資源也以體制內黨政機關的文書檔案為主要收集對象，單一的檔案資源多面向黨政機關及其直屬機構所用，公眾多元的檔案利用需求未得到充分滿足。檔案館事業轉型的過程是凸顯其公共文化服務職能過程，其中館藏檔案資源的建設是關鍵，迫切需要公眾參與。以往由于館藏檔案的來源及服務面向聚集性，公眾參與檔案館藏建設在我國較難實現，隨著檔案管理體制改革，檔案館公共服務職能逐步增強，面向公眾，吸收公眾參與，理應成為當下檔案館館藏資源建設的重要方式。以公民為主導構建檔案館藏資源，將檔案收集、篩選、著錄等過程吸收公眾參與，有利于檔案館完善檔案資源的同時，深入推進檔案資源的開發利用及服務。目前國外公眾參與式檔案資源建設實踐較多，美國、英國、新加坡等國家都先后提出了“公民檔案管理員”、“公民檔案志愿者”的相關項目[2][3]，目的在于發揮公民參與檔案資源建設的積極性，探尋以民生為主的檔案資源建設模式。其中新加坡國家檔案館在該類實踐中積累了較為成熟的經驗，而國內相關實踐偏少，研究以新加坡國家檔案館的“公民檔案管理員”項目(The Citizen Archivist Project)為例，分析了公眾參與檔案館資源建設的方式效果以及問題，以其為啟示，提出我國檔案館開展公眾參與館藏資源建設的對策。

2 國內外研究現狀

2.1 國內研究現狀

近年來，我國檔案館的服務范圍不斷擴大，檔案館館藏資源建設參與主體從政府、企業到社會組織機構再到個人不斷豐富，公民參與程度不斷提高。筆者以“檔案”并含“公眾參與”為主題在中國知網學術期刊網絡出版總庫為進行高級檢索，檢索相關文獻169篇，主題詞關系網絡如圖1。

圖1 文獻檢索結果主題關系網絡圖

由圖1可知國內相關研究主要包括公眾參與檔案資源建設模式研究和國外具體檔案館公眾參與實踐案例研究。

（1）公眾參與檔案資源建設模式研究

關于公眾參檔案信息資源建設模式，國內研究集中在公眾參與檔案資源結合建設的理念、原則、可行性、模式上。加小雙[4]從檔案社會化的角度提出了檔案資源建設的去中心化和公眾參與化，深入剖析了檔案資源、服務和管理的社會化。周文泓[5]指出公眾參與是檔案信息資源開發的優化升級，明確了基于公眾參與的檔案信息資源開發模式需要有政策、主體、對象、技術、標準5個要素。寇京[6]歸納了公眾參與檔案資源建設的主要類型，包括意見征集類、檔案信息組織檢索類和檔案內容生產類。

（2）國外檔案館公眾參與實踐案例研究

國外檔案館的公眾參與案例側重于檔案志愿服務方面。如部分學者推介了英國“檔案志愿者”和美國“公民檔案工作者”實踐項目，總結了英美公眾參與檔案志愿服務的特點。該實踐項目主要是側重檔案志愿者服務，不僅限于檔案信息資源建設，使公民直接成為檔案工作者，體驗檔案全部工作[7]。部分學者探討了美國“緬因記憶”工程項目中公眾參與“城市記憶”工程的經驗分享[8]等。

2.2 國外研究現狀

為了解國外關于公眾參與模式下的檔案資源建設內容，研究以“archive” and “public participation”為主題基于Web of Science 數據庫開展檢索，獲取文獻322篇。文獻主題分布計算機科學、藝術人文科學、情報與圖書館學、歷史學等學科領域，研究主題主要集中于檔案多元化的建設路徑及其擴展研究，除了對參與式檔案管理研究外，還將檔案資源建設路徑拓展至檔案眾包以及檔案志愿服務。

（1）對參與式檔案管理的研究

主要探討檔案學領域引入參與式文化的必要及可行性，Nicholas A. John[9]認為“參與”具有特殊性，強調任何文化都需要納入一定程度的參與才能存在，且與Web 2.0共享概念類似。Terry Cook[10]提出了一種參與式社區歸檔的新思維，該模式提出將文件材的民主化歸檔工作定位為使公民在社區內有能力歸檔保存自己的記錄。Nesmit Tom[11]認為與檔案用戶共同加強“伙伴關系”是檔案工作新方式，既是更新檔案工作的前提，也是其目的。

（2）檔案眾包

Max J. Evans[12]認為當前檔案工作的主要矛盾就是海量的待深層次加工的檔案與有限的檔案工作者之間的矛盾，而解決這一矛盾的關鍵在于讓公民充分參與到檔案轉錄、標引等工作中來。Tarvo K?rberg[13]持同樣觀點，他認為專業的檔案工作者面對藏量巨大的數字檔案資源不僅沒有足夠的時間去開發，在有些情況下也不是萬能的，不可能了解各行各業的專業知識，這就需要將具有不同專業背景知識的人吸納到檔案工作中來，借用戶的知識來服務于檔案工作。

（3）檔案志愿服務

國外對檔案志愿服務的研究已經深入展開，包括檔案志愿服務的主體、類型、貢獻等。檔案志愿者不僅是檔案館為大眾提供利用的免費勞動力，同樣也為檔案館的資源建設拓寬了路徑。例如Beel D E與Wallace C D 等人[14]研究了社區檔案遺產資源的建設活動，以及社區的檔案志愿者在其中發揮的作用，如檔案志愿者作為社區中的一員，熟悉社區歷史、風俗習慣、文化遺產等，并能自發地通過各種方式建設社區文化和檔案資源，使其成為社區文化認同的核心，該方式無疑為“自下而上”檔案資源建設形式。再如Cardiff和Wales[15]闡述了檔案志愿者通過査閱戰時信件發現的工廠災難案例，突出了檔案志愿者在檔案資源收集和挖掘上的作用。

3 公眾參與式館藏檔案資源建設實踐案例——新加國家檔案館“公民檔案管理員”項目

由于檔案館的公共文化資源建設覆蓋范圍廣，僅由檔案館作為建設主體是無法滿足多元化檔案資源建設需求，因此實現檔案資源的多元化建設需要政府、檔案館、個人、社會組織機構甚至企業的共同參與。結合檔案多元論和相關研究，公眾參與檔案館藏資源建設模式包含協作開發、檔案眾包、互動式參與等類型。新加坡國家檔案館的“公民檔案管理員”項目(The Citizen Archivist Project)是典型的檔案館公民互動參與式館藏檔案資源建設，之所以選擇該案例作為分析樣本，主要基于以下考慮：①我國與新加坡同屬于亞洲，新加坡華僑華人眾多，文化上具有相關性，因此在檔案資源的構成上具有相似性，比如殖民歷史檔案、華僑文化相關檔案。②新加坡公民檔案館的實踐借鑒于我國上海市圖書館實踐，具有中國實踐上的相通性。③圖書館與檔案館所藏資源的性質不同，圖書館資源的開放性優于檔案館，因此檔案館資源建設方式可以首先參考具有建設經驗的檔案館，并綜合借鑒公共圖書館案例如上海市圖書館的成功案例。

3.1 “公民檔案管理員”項目簡介

2015年，新加坡檔案館(NAS)推出“公民檔案管理員”項目[16]，旨在讓公民參與到國家檔案館的檔案資源建設中。由于新加坡國家檔案館的許多檔案記錄尚未得到充分描述且部分檔案資料尚未完善，所以無法通過網絡提供利用。“公民檔案管理員”項目的開展就是旨在獲取公民幫助，拓展檔案收集、開發及利用空間。

公民可以參與的工作包括幾個方面[17]：（1）提供與已有檔案相關聯的檔案資源，比如老照片、報紙。（2）對由社會機構、民間組織、個人捐贈的不含描述信息的大量照片進行描述、注釋，如照片中發生地及發生時間等。（3）對數字化的圖片文件進行轉錄，以NAS提供的改編自史密森尼轉錄中心和澳大利亞國家檔案館archive轉錄指南為依據進行轉錄工作，新加坡海峽殖民時期的手寫公文及信件等眾多檔案都是以英文草書字體書寫，轉錄時，參與者需要通過仔細閱讀先行開展內容識別。

3.2 “公民檔案管理員”項目取得的成效

（1）轉錄文件[18]。該項目轉錄的文件主要是新加坡海峽殖民地記錄，是1826年至1946年與英國管理的海峽殖民地包括新加坡、檳城和馬六甲有關的檔案記錄。新加坡國家檔案館收集的海峽殖民地記錄包含大量手寫記錄，因這些手寫的記錄無法為機器識別進行OCR轉換提供閱讀利用，所以需要人工對記錄中的單詞、句子識別和轉錄。目前該部分為已完成轉錄的檔案資源中最多的一部分，包括“總督給孟加拉的信”、“來自當地統治者的信”等系列、上世紀20至70年代的歌詞系列等，共122套檔案記錄集合約2萬份左右的檔案，目前已經完全完成轉錄的68組檔案合輯，其他合輯中也有部分已經轉錄或待審核中。

（2）音譯報紙[19]。Warta Malaya是1930年1月1日首次發行的馬來新聞黃金時代最成功的日報之一。由于Warta Malaya是用馬來語撰寫的，很多非Jawi（翻譯）使用者無法閱讀報紙，因此需要通過公民將馬來語文本音譯為羅馬文本，以使非馬來語讀者輕松地訪問內容。目前，已經完成了1937至1941年間555份報紙中的128份。

（3）描述照片[20]。項目中的照片以時間線劃分，主要包括新加坡歷史上重大事件的記錄照片，如1964年馬來西亞大獎賽、1967年新加坡橄欖球賽、1992年人民協會活動等。由于這些照片大多來自非官方，所以NAS希望借助公民的力量對照片進行描述，比如照片發生地、參與人物描述等。目前31組4264張照片中的1826張（超過40%）的照片已經完成描述，其余大多數為已完成待審核的狀態。

（4）音頻轉錄[21]。該項目需要公民幫助轉錄NAS對知名人物訪談錄音，讓不方便聽取錄音的人也能夠通過文字形式獲取其中所講述的內容。目前共有17組錄音文件，已完成兩組。

（5）轉錄黑膠記錄[22]。新加坡國家檔案館保存了3500多個蟲膠和黑膠記錄唱片，該唱片可追溯1900年代至1980年代初期，記錄了新加坡作為錄制音樂重要區域中心的發展歷史。由于數量大且數字化麻煩，需要通過轉錄和翻譯此類記錄標簽，將其轉化為數字資源提供利用。目前共有越南語、泰語、緬甸語、高棉語4套黑膠記錄共66條記錄，暫時尚無已完成轉錄的檔案記錄。

3.3 “公民檔案管理員”項目資源建設特點

3.3.1 檔案資源協同開發

“公民檔案管理員”項目改變了傳統以檔案館為開發主體的模式，項目中檔案館與公民參與者協同開發，檔案館作為項目的發起人和最終的資源整合者起主導作用，而在整個過程中所有檔案資源開發成果的創造是由公民完成的，將檔案資源開發的部分權限交給了公民，只要是有意者且有能力者均可參與檔案資源的開發，對于檔案館而言提高了檔案資源開發效率，對公民而言提升了參與感，讓公民對檔案資源深入了解的同時能夠主動開發利用檔案資源，增進對檔案館公共服務的認可度及滿意度。

3.3.2 公民互相監督

該項目進展中公民所有創作的內容均受到檢測和監督，不恰當的內容及重復提交的不恰當文本均會被刪除。同樣參與項目的公民檔案管理員都可以在這個項目社區中互相監督，若發現不妥當的內容可以單擊標識圖來進行舉報。對于一些注釋和轉錄的信息，參與者在將注釋信息添加進檔案或者轉錄完成后，需要提交審閱，NAS的專業檔案員會檢查注釋和轉錄的內容，若內容沒有任何問題則其狀態會顯示為已完成，若有問題會返回給該作者重新轉錄或注釋。在該過程中，參與者互相之間可以監督，同時專業工作人員也對參與者審查，該監督模式盡可能地保證了檔案資源的開發質量。

為提高鄉村原生態旅游環境保護的整體水平，使鄉村原生態旅游的可持續發展得到有效保障，應深入了解鄉村生態環境污染現狀，完善鄉村旅游服務質量標準，制訂鄉村旅游資源開發及環境保護規劃，提高鄉村原生態旅游環境保護的宣傳力度，加快鄉村垃圾處理系統的建設、減少生活污染，加強鄉村原生態旅游環境保護的日常管理工作，通過各種方式提高鄉村原生態旅游環境保護的效果，使鄉村原生態旅游環境保護工作得以順利進行，為鄉村旅游事業的可持續發展奠定良好基礎。

3.3.3 以網絡為平臺，節約時間和成本

利用網絡媒介進行檔案資源的社會化開發在國外已經是普遍的做法，NAS的這個項目也不例外。對NAS而言，這種通過網絡平臺開發檔案資源的方式降低了時間和金錢成本，不需要考慮物理環境；而對公民而言，想要參與檔案項目只需在線上就能獲取檔案記錄，不用親自到檔案館去，打破了空間障礙，降低了公民獲取檔案信息的成本，該方式也增強了公民參與項目的意愿。

3.3.4 發揮檔案的歷史價值和情感價值

項目中的檔案記錄以歷史檔案居多，通過對這些檔案的挖掘能夠挖掘檔案的歷史價值，引起參與者的情感共鳴。一方面，公民參與檔案資源項目基本上并非出于利益考量，主要是通過個體的公益行為留存歷史記憶和社會文化遺產。另一方面，在參與創作的過程中，參與者由普通公民變為檔案資源的整理開發者，能讓參與者更加直觀地接觸檔案資源，并與其產生情感的連接，獲得自我社會價值的提升感。

3.4 存在問題

3.4.1 知識產權問題

公眾參與的檔案資源建設公民是主體，發布、注釋、轉錄檔案資源屬于其智力勞動成果，應享有專門權利。而在網絡平臺上，錯綜復雜的知識產權歸屬問題導致了許多知識產權侵權事件時有發生。因此項目中應對參與者上傳的檔案信息嚴格審查，尤其是對其來源的鑒定，要判斷該信息是否受知識產權的保護，若受保護的檔案信息必須經過所有者同意，避免侵犯。同時在上傳發布時應保護檔案信息內容的完整，注明所有者的姓名及出處，保證其合法權益不受侵犯。

3.4.2 檔案工作者的專業性受到挑戰

在線式的公眾參與檔案協同創作形式，雖然為檔案開發利用帶來了便利，但給傳統檔案館和專業檔案工作者的職能定位帶來了挑戰，公民的參與帶來了豐富多元的檔案資源，但可能造成傳統國家檔案館和“公民檔案館”性質定位的混淆，還有部分因公民提供檔案資源的多樣且復雜而產生的工作，增加了對檔案專業工作者的考驗。

3.4.3 檔案信息安全存在威脅

網絡渠道上的信息傳輸不可避免地帶來信息安全風險，對于專門的檔案工作者而言，都接受過非常專業的檔案安全知識培訓，但對于普通公民來說檔案安全意識薄弱，對檔案保護及安全不夠重視，甚至還會出現隨意篡改和復制檔案信息的情況。

3.4.4 檔案加工質量及規范有待檢驗

公民參與盡管是檔案資源開發利用的一種便利方式，但由于參與的公民通常只能接受簡單的培訓，比起檔案專業工作者還相距甚遠，因此在檔案相關操作上缺少規范性。如檔案著錄工作，不同類型檔案具有特定標準規范，缺乏實踐經驗較難完成著錄工作，更難進行難度更高的檔案編研。因此，公眾參與的項目中產出成果的質量檢驗是關鍵，同時也是考驗檔案專業工作者業務能力的重要一環。

總而言之，“公民檔案管理員”項目的推開于檔案資源建設毫無疑問是種有效的方式，從檔案資源的豐富程度來看，公民參與能提供給檔案館私人檔案資源，以這種參與的方式引導公民捐贈檔案。從檔案信息資源開發來看，參與者轉錄、注釋、翻譯等工作實際上匯集了眾多參與者智慧。但模式實施中對于檔案資源和公眾參與模式的管理帶來了挑戰，如何有效劃分公民可參與建設的檔案資源范疇，規范公民檔案管理員參與過程，值得進一步研究。

4 基于公眾參與模式的檔案資源建設路徑

4.1 模式定位

4.1.1 明確檔案館的公共服務職能，發揮主導作用

隨著檔案體制改革推進，檔案館與檔案主管部門分離后，其公共服務職能將日益凸顯。為完善發揮檔案館公共文化服務職能，應從資源建設著手，從服務對象出發，引導公眾參與檔案館資源建設中，一方面既增強了檔案館館藏資源建設力量，一方面豐富和多元了檔案資源類型、開發方式，同時增強了公民的檔案意識，宣傳檔案館。公眾參與終需由檔案館引導，從宏觀上對整個項目進展進行把控，控制參與者的數量及質量，保證檔案資源合理高效的組織開發。

4.1.2 公眾作為參與主體，發揮能動性

公民在這一模式中屬于主體地位，是資源的提供者與開發者。該模式可彌補以檔案館為主體進行的檔案資源建設視角、來源、方式單一的缺陷。如一些由于歷史原因缺乏檔案的關鍵事件，通過參與者的訪談、日記、書信等形成了有效補充的檔案資源。參與模式可充分發揮公民的積極和能動性，通過公民開展的檔案描述、著錄等信息組織方式，豐富了檔案資源的內容、結構及背景信息的同時，獲取公民對于某類檔案資源組織理解上的趨向性判斷。

4.2 資源構建

4.2.1 鼓勵公民參與挖掘民間檔案資源

公民參與式的檔案資源建設需要檔案館積極推動，首先挖掘民間特色、多元的檔案資源，指導公民提供相關檔案資源，在此基礎上鼓勵引導公民積極參與特色檔案資源挖掘。尤其是與社會民生息息相關的如家庭檔案、婚姻檔案、土地檔案，以及如農民工、消防官兵等特定社會群體的歷史檔案等；還可以深入挖掘某一地域民族具有地方特色的檔案資源，構建地域、社群的共同記憶。

4.2.2 建設與公民需求匹配的檔案資源

面向用戶，提供高效利用是檔案資源建設的最終目的。其中利用者是關鍵，公眾參與的方式優勢是將利用者與建設者連接起來，從公民的角度來考慮其所需檔案資源內容，利用的途徑。該方式集中了大眾智慧，以公民的需求與視角來開發檔案資源，檔案館作為檔案資源的征集者而非收集者，檔案收集的工作由公民輔助完成。

4.2.3 突破空間局限建設多元檔案資源網絡

數字檔案資源的建設已經成為一種普遍的方式，充分利用數字媒介，可打破公民和檔案館之間的空間距離，為公民參與檔案資源建設提供便捷途徑。但目前我國大多數公眾參與檔案資源建設工作多以檔案志愿服務形式為主，多在檔案館實地實踐開展，很少通過在線方式與檔案館資源交互的。因此，網絡渠道也是公眾直接參與檔案館藏建設的重要方式，檔案館可以建立在線論壇或者社區，讓用戶通過網絡社區發表對檔案征集、描述、著錄、數字化等建議，吸引用戶捐贈收藏檔案資源，增加檔案館館藏多樣性。

4.3 人員素養

4.3.1 培養公眾參與意識，推動檔案資源社會化開發

目前我國如各地的城市記憶、鄉村、社群記憶項目等也在不斷開展中，均需要大量檔案資源作為支撐，但此類資源多散落在社會難以收集，因此以公眾參與的方式推進該類項目開展不失為一種有效的資源建設途徑。由于長期以來，我國檔案社會化程度偏低，公眾的檔案以及檔案利用意識普遍不高，讓其參與檔案資源建設比較困難。可通過社交媒體和舉辦線下檔案策展活動等拓寬檔案參與方式，提升公眾的檔案資源建設意識以及公眾參與檔案資源建設的積極性。

4.3.2 強化參與者的檔案安全意識

在公眾參與建設檔案資源的過程中，檔案信息的安全問題是需要關注的。一方面由于檔案資源的創作過程由參與者獨立完成，難免個人主觀上對檔案信息修改或復制、盜用檔案資源等問題，不利于檔案信息的安全。檔案資源透明不代表完全信息泄露，雖然公眾參與的檔案資源一般為公開的檔案資源，但需保證檔案信息安全，保護檔案捐贈者的隱私，讓公眾參與檔案資源建設的方式更有保障。區分涉密和非涉密檔案，需強化參與者的檔案信息安全意識。可以在公眾參與項目之前簽署相關協議，給予其一定的自治權的同時進行監管，保證捐贈檔案資源的公眾檔案資源的所有權及優先使用權。

5 結語

檔案館資源建設的公眾參與開發最大的優勢在于能夠集中公眾智慧，提升公眾檔案意識，深度收集及開發檔案資源。當前國外檔案資源建設公眾參與模式已比較成熟，但國內相關領域仍在探索階段，尚且缺乏實踐,新加坡“公民檔案館”項目案例值得我國檔案館資源建設參考。隨著公眾參與模式的檔案館資源建設探索不斷深入，檔案館公共文化職能不斷凸顯，國外如檔案志愿、檔案眾包、社群檔案建設、檔案協作開發等多種模式也可結合國情及行業特點應用于我國檔案館資源建設。