基于公眾視角的政府社交媒體文件歸檔研究*

戴蔣燦 戴艷清

（湘潭大學公共管理學院 湘潭 411105）

0 引言

隨著移動互聯網的發展和廣泛應用，社交媒體工具已經迅速滲透到我們日常工作和生活中，并逐漸改變了我們的生活習慣和交流方式。社交媒體保存人類活動的證據、留存社會記憶和信息資源，其歸檔管理越來越受到檔案領域的關注[1]。2016年4月，國家檔案局發布的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，提出要研究制定重要網頁資源的采集和社交媒體文件的歸檔管理辦法[2]，在該綱要的指導下，國內學者紛紛對社交媒體文件歸檔展開理論上的探討和實踐上的探索。隨后，社交媒體文件歸檔相關學術成果不斷涌現。筆者經文獻調研發現，目前國內研究主題主要聚焦于國外社交媒體文件歸檔對我國的經驗啟示[3-5]、我國社交媒體文件歸檔的必要性[6-8]、社交媒體文件歸檔的策略研究[9-10]，且多重視政府、信息管理部門、檔案部門等主體。作為社交媒體文件的形成者和檔案信息資源的建設者，公眾視角下的政府社交媒體歸檔問題尚未得到有效關注。本文試圖基于公眾視角對我國政府社交媒體歸檔展開調查，在對數據進行分析的基礎上，揭示公眾政府社交媒體歸檔的需求，并為政府社交媒體歸檔的發展提供有效對策和建議，以期為我國政府社交媒體文件歸檔提供實踐參考。

1 問卷調查基本情況分析

本次問卷調查是在問卷網平臺上形成網絡問卷，再通過微信、QQ、新浪微博等方式廣泛傳播問卷，調查范圍主要是湖南地區。調查內容主要為：公眾的歸檔意識及參與意愿，公眾對政府社交媒體文件歸檔的內容、方式、時間的需求以及建議和期望。通過問卷網回收問卷，回收共計245份，有效數量是237份，回收比例為96.7%。

1.1 受調查者基本屬性

受調查者的基本屬性包括性別、年齡、學歷、職業屬性等方面，其構成情況見表1。從樣本性別構成情況來看，女性112人，男性125人，男女比例較為均衡。從年齡分布來看，樣本所在年齡范圍18-40歲最多，占總數的80.59%，其次為41-65歲，占10.97%，從學歷構成情況來看，碩士及以上50人，本科131人，學歷較高。從職業屬性來看，各個職業分布比較均勻。從整體情況來看，受調查者的性別、年齡、學歷構成、職業屬性都較為合理，能夠在一程度上反映出我國社會公眾視角下政府社交媒體文件歸檔的情況。

表1 受調查者基本屬性構成情況

1.2 調查結果分析

1.2.1 瀏覽政府社交媒體文件的情況

在237位受調查者當中，如圖1所示，83．54%都表示瀏覽過微博、微信等社交媒體平臺上的政務信息，其余的受調查者表示沒有瀏覽過。這說明社會公眾對政府社交媒體文件的需求非常高，絕大多數受調查者都有通過社交媒體獲取政務信息的經歷。

圖1 公眾瀏覽政府社交媒體文件的情況

1.2.2 瀏覽政府社交媒體文件的目的

調査顯示，公眾瀏覽政府社交媒體文件的目的呈現出多樣化的特征（如圖2所示）：主要是了解時事資訊或新聞、了解政府最新推出的政策、尋求政府部門的幫助、獲得生活方面的及時信息，也有不少的調査對象是為了休閑娛樂、打發無聊的時間，當然也存在少數受調查者是為了其他目的，例如：學術研究或撰寫論文。

圖2 公眾瀏覽政府社交媒體文件的目的

1.2.3 公眾的歸檔意識及參與意愿

89.45%的受調查者認為政府社交媒體文件需要進行歸檔保存，如圖3所示，其中愿意參與政府社交媒體文件歸檔的占據75.5%；而10.55%的受調查者認為政府社交媒體文件不需要進行歸檔保存，但其中仍有20%愿意參與政府社交媒體文件歸檔。由此可見，大多數公眾認為政府社交媒體文件歸檔是很有必要的，且有著較為強烈的需求，公眾的歸檔意識和參與意愿也普遍較高。

圖3 公眾的歸檔意識及參與意愿

1.2.4 制約政府社交媒體文件歸檔的因素

在制約政府社交媒體文件歸檔的因素中，如圖4所示，文件類型復雜多樣、來源廣泛，且動態多變位居首位，其次是缺乏必要的政策與標準支持，再次是網絡與信息系統安全問題，最后是技術障礙，這在很大程度上反映了政府社交媒體文件歸檔工作的開展存在較大的難度。

圖4 制約政府社交媒體文件歸檔的因素

2 政府社交媒體文件歸檔的公眾需求

2.1 公眾對政府社交媒體文件歸檔內容的需求

政府社交媒體文件歸檔的內容是政府社交媒體文件歸檔工作開展需要考慮的首要問題。是否能夠滿足公眾的實用性需求在很大程度上取決于政府社交媒體文件歸檔內容的選擇。如圖5所示，筆者發現公眾對政府社交媒體文件歸檔內容需求的強弱依次為重要政策文件、民生熱點、重大經濟政治活動、政務動態、其他。其中，選擇“其他”的受調查者提出了對“一切有關民生政治”“所有政府發布有效的文件”等內容進行歸檔保存的需求。在選擇歸檔內容的過程中要注重與公眾需求相適應，在重視國家政策以及信息的同時也要重視和公眾密切相關的民生服務，這樣才能更好地為公眾服務。

圖5 公眾對政府社交媒體文件歸檔內容的需求

對于轉發或轉載的內容、評論、回復與對話等內容是否需要歸檔，34.18%的受調查者表示“需要，確保歸檔內容的完整性”，51.48%的受調查者認為應該選擇性的歸檔保存，而14.35%的受調查者則認為“不需要，只需要歸檔保存政府機構發布的原創性內容”。由此可以看出，大多數公眾對轉發或轉載的內容、評論、回復與對話等政府非原創性內容存在一定的需求，只有少數的公眾在歸檔內容上僅強調政府機構的原創性而忽視非原創性內容的價值。

圖6 公眾對政府非原創性內容歸檔的需求

2.2 公眾對政府社交媒體文件歸檔方式的需求

歸檔是社交媒體文件歸檔工作的核心環節，歸檔方式的選擇對歸檔工作質量的好壞具有重要影響。社交媒體文件的歸檔方式是指文件的傳送方式與保存形式，即文件通過何種方式從文件形成部門傳送至檔案部門，以及傳送的文件以何種載體與何種格式進行保管[11]。在對“政府社交媒體文件應以什么方式歸檔保存？”這一問題的回答中，如圖7所示，有59.92%的受調查者認為應以電子文件方式歸檔保存，即單套制管理。而40.08%的受調查者認為應以“紙質+電子文件”方式歸檔保存，即雙套制管理。這說明社會公眾對政府社交媒體文件以電子文件方式歸檔保存的需求較高。

圖7 公眾對政府社交媒體文件歸檔方式的需求

2.3 公眾對政府社交媒體文件歸檔時間的需求

在問到政府社交媒體文件歸檔時間時，如圖8所示，選擇短期(非永久)的占20.25%，永久的占23.21%，視情況而定的占56.54%。這說明公眾對政府社交媒體文件歸檔既有短期利用的需求，也有長遠利用的需求。大多數公眾認為政府社交媒體文件歸檔的時間應該視具體情況而定，這可能是以下原因：一是公眾對不同的政府社交媒體文件有不同的利用需求，有長期的亦有短期的，無法一概而論；二是不同的政府社交媒體文件具有不同的價值，可能是短期利用價值，也可能是長遠保存價值。

圖8 公眾對政府社交媒體文件歸檔時間的需求

2.4 公眾對政府社交媒體文件歸檔的建議及期望

為全面了解公眾對政府社交媒體歸檔的需求，筆者在問卷最后設計了一個開放式題目，需要受調查者反映對我國政府社交媒體文件歸檔的建議及期望。筆者對收到的這237份有效問卷進行了整理，提出的建議和期望主要有“希望通過文件歸檔可以實時查閱相關資料”“由專業的人才管理”“解決潛在的風險”

“尊重個人隱私”“全民參與”“可以運用先進的信息技術對有價值的政府社交媒體文件進行歸檔”“希望歸檔保存后能夠提供一個方便用戶使用的平臺”等，這都是政府社交媒體文件歸檔工作未來努力的方向。

3 基于公眾需求的政府社交媒體文件歸檔策略

3.1 歸檔保存內容：以原創性內容為主，相關性內容為輔

在確定社交媒體文件歸檔內容上，美國《社交媒體文件管理指南》[12]和澳大利亞《你的社交媒體政策—什么是記錄》[13]都強調圍繞歸檔社交媒體文件本身所具備的“業務性”。結合公眾需求，政府社交媒體文件的歸檔內容應當包含本機構發布的與職能相關的，對政府、國家和公眾具有憑證價值與保存利用價值的原創性文件。此外，檔案機構應當隨時關注社會熱點問題并及時捕獲相關的社交媒體信息。由于社交媒體文件類型復雜多樣、來源廣泛，可以劃分不同的主題，以主題為單位捕獲相關的社交媒體信息，從而形成相應的專題性資料以達到整合相對零散的社會記憶的目的，如英國國家檔案館以2012年倫敦奧運會與殘奧會為主題，有選擇地將中央政府部門所發布在Twitter和YouTube上與之相關的內容進行了歸檔保存，有效保留了官方層面關于倫敦奧運會的完整“記憶”[14]。面對不同社交媒體平臺上的同一信息內容，檔案機構只需要將原始信息歸檔保存以避免重復工作。

政府機構發布的與職能相關的原創性內容必須歸檔，而對于轉發或轉載的內容、評論、回復、發布的機構政府網站鏈接內容等可以選擇性歸檔[15]。對于只是簡單轉發的信息內容，或者轉發及評論的內容不涉及政務活動，其價值和原創性內容等同，則無須進行歸檔保存。如果信息內容包含了公眾的評論或其他形式的“加工”，那么它就有可能具有歸檔保存的價值。因為公眾的評論匯集起來可以代表不同社會群體的觀點，但如果其中有違反法律法規以及社會倫理等內容則不能將其歸檔。此外，公眾的評論、轉發的數量等相關性內容在一定程度上可以反映出該主題的社會熱度，考慮到版權、用戶隱私等問題，可將原始政府社交媒體文件的評論數、轉發數作為元數據內容進行歸檔，這樣有利于社會價值的提升。

3.2 歸檔保存方式：單雙套制兼用

傳統的文件歸檔主要是以紙質文件的形式進行歸檔保存。隨著信息技術的發展與應用，檔案文件的保存方式已由紙質文件逐漸向電子文件轉變。從長遠來看，電子文件必將成為未來文件的基本形態。由于社交媒體文件具有數據量大和存取頻繁的特點，在海量存儲與高效存取之間勢必會引發一系列沖突。然而在這個問題的解決上可以借鑒澳大利亞的Pando-ra項目的成功經驗，將文件歸檔分為提供訪問的歸檔、長期保存文件的歸檔以及持續工作所需的歸檔三個部分[16]。提供訪問的歸檔可以以建立在線社交媒體檔案庫的形式對中央政府部門在官方社交媒體上發布的文件信息進行歸檔，即單套制管理；長期保存文件的歸檔為保險起見應以“紙質+電子文件”方式歸檔保存，即雙套制管理；持續工作所需文件的歸檔視其重要程度選擇歸檔方式，較為重要的文件以雙套制管理的方式歸檔，其余以單套制管理的方式即可。

如果政府社交媒體文件管理不當，就很可能會導致政府重要機密文件的泄露或流失，甚至嚴重影響到政府部門的正常工作和運轉。因此，政府社交媒體文件的歸檔保存需要建立有效的保護系統，可以利用現代信息技術，如信息加密技術為檔案的保管與利用提供有力的保障。由于社交媒體平臺對于信息沒有長期保存的職責，如果不加備份，就會有遺失的風險。因此，從信息安全的角度出發，檔案機構應當具備風險意識，做好備份，這才是保證信息安全可靠的有效方式。

3.3 歸檔保存時間：科學靈活制定及細化

由于網絡環境中的信息內容具有較高的易變性和時效性，這就要求社交媒體文件歸檔保存時間具有較高的科學性和靈活性。在保證國家機關歸檔行動統一且符合政府信息工作的基本規律地前提下，可以根據發文頻率靈活制定歸檔周期。對于職能不同、發文頻率差異較大的機關部門可根據地區公共檔案館的政策要求結合本機關的實際情況，對本機關發布的社交媒體文件進行歸檔，可以以月為單位統一組織、整理歸檔的社交媒體文件，以年為單位統一整合該年度所有需要歸檔的社交媒體文件，完善文件之間的聯系，以達到對本年度重要事件進行明確記錄的目的，并于每年上半年隨紙質文件一并向本單位檔案部門移交[17]，由檔案部門負責提供利用向公眾開放。

在制訂歸檔保存期限時，應充分考慮社交媒體文件的特性，有選擇性地借鑒紙質文件保管期限表，合理制訂通用的社交媒體文件保管期限表。為了便于管理，保管期限應盡量精細化，具體到年限甚至月份，如 1年零3個月、10年零6個月等。另外，社交媒體文件保管期限結束后的處置方式也應該詳細標明。筆者通過文獻研究制訂了一個較為粗略的政府社交媒體文件歸檔保存期限表，如表2。

表2 政府社交媒體文件歸檔保存期限表

4 結論及展望

本文主要采用網絡問卷調查的方法，對我國社會公眾的政府社交媒體文件歸檔需求進行了調查，結果顯示，我國社會公眾對政府社交媒體文件歸檔的內容、方式、時間存在一定的需求，對歸檔后資源的方便利用有著強烈的需求，同時公眾又最為擔心隱私泄露的問題。因此，政府社交媒體文件歸檔工作的開展一方面要考慮公眾獲取利用的問題，另一方面要注意保護公眾的隱私。

由于受到研究水平、時間、精力、財力等相關因素的限制，本文亦存在不足之處：①問卷對政府社交媒體文件的定義不夠通俗，在問卷填寫過程中有些人不理解其中的含義；②問卷樣本量不夠龐大，且分析方法較為傳統，略顯不足；③本文設計的調查問卷內容比較淺顯，調查不夠深入。在今后的研究中，應當更加規范問卷設計，擴大樣本數量，使結論更具有說服力。