反思、轉換與建構—《電子文件憑證價值保障問題研究》評析*

錢毅

（1.中國人民大學信息資源管理學院 北京 100872;2.中國人民大學電子文件管理研究中心 北京 100872）

新修訂的《中華人民共和國檔案法》中第三十七條強調“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”這是我國首次從法律層面明確電子檔案的法律效力和憑證作用，代表著符合“來源可靠、程序規范、要素合規”的電子檔案將與傳統載體檔案具備性質相同的“法律身份”。電子檔案憑證作用的發揮受到電子檔案自身真實性、完整性、可靠性以及外部技術、法律、制度環境等的影響。因此，檔案部門必須明確建立何種制度、采用何種手段、實施何種方法來維護電子檔案的憑證性，以保證電子檔案憑證作用的發揮。

2020年廣西民族大學黃世喆教授出版的專著《電子文件憑證價值保障問題研究——基于電子文件信息演進流程視角》（中國文史出版社，2020年3月出版）即從電子文件信息演進視角探索了保障電子文件與電子檔案憑證價值的基本方法與主要手段。該書從電子文件憑證性及憑證價值的思辨著手，梳理了現階段電子文件憑證價值保障的主要問題，基于電子文件信息演進流程及其憑證價值變化構建了涵蓋電子信息層、現行電子文件信息層、電子檔案信息層三個層級的電子文件憑證價值保障管理模型。為了驗證模型合理性、提升模型可操作性，著者又著重以電子商務交易文件和電子政務文件為具體場景，分別提出了保障電子商務交易文件和電子政務文件憑證價值的可行措施。該書理論洞見深刻、案例分析充分，為保障數字時代電子文件與電子檔案的憑證價值提供專業理性、全面針對的思考，是電子文件管理領域的一本不可多得的脫俗之作。

1 《電子文件憑證價值保障問題研究——基于電子文件信息演進流程視角》內容簡介

全書共有七章二十六節，具體可分為三個部分。第一部分以《CNNIC：2016年國家信息化發展評價報告》為引，梳理了國內外相關研究現狀，明確了本書的理論基礎與研究內容，并相對完整地對電子文件憑證價值及憑證性進行了思辨，批判性地梳理了影響電子文件憑證價值及憑證性的關鍵因素，奠定了研究的理論基礎。第二部分包括第三章、第四章和第五章，按照“提出問題——分析問題——解決問題”的思路開展論述。其中，第三章從相關法律和標準規范、信息技術應用和電子文件管理制度三個方面歸納了現階段保障電子文件憑證價值中存在的主要問題，第四章分析了電子文件信息演進流程中“電子信息層→現行電子文件信息層→電子檔案信息層”每層的憑證性與憑證價值體現，奠定了電子文件憑證價值保障的基本思路。第五章構建了“法律標準通用、信息技術全面、管理制度完善”為基本思想的電子文件憑證價值保障管理模型。為了使電子文件管理模型更加科學合理和易操作，著者選擇了電子商務交易文件和電子政務文件為具體的分析對象，分別提出了“一個中心、兩條主線、三個層次、四個基礎”的電子商務交易文件憑證價值保障管理模型以及面向不同模式的電子政務文件憑證價值的保障措施。

2 《電子文件憑證價值保障問題研究——基于電子文件信息演進流程視角》亮點評析

2.1 理論反思：真實性、完整性和可靠性是保障電子文件憑證性及憑證價值的關鍵因素

電子文件的易篡改性、非人工識讀性、系統依賴性以及信息與特定載體之間的可分離性決定了電子文件憑證性及憑證價值的保障會受到多種風險的干擾。通常，業界普遍認為電子文件的“四性”（著者將“四性”視為原始性、真實性、完整性和可靠性）對于其憑證作用的發揮至關重要。基于電子文件信息演進流程視角，著者對電子文件的“四性”進行了批判性分析。首先，著者認為電子文件具備的信息與特定載體之間的可分離性使得傳統的“原件”概念在電子文件管理中被消解，電子文件的原始性應“強調在從電子信息到現行電子文件、最終演進成為電子檔案的整個過程中其信息內容不變，而‘流水式’的存在形式是可以遷移的。”[1]其次，基于理性思辨，著者得出了“真實性、完整性和可靠性”是影響電子文件的憑證性及憑證價值的三個關鍵因素的結論。最后，不同于大多數研究者對電子文件“四性”概念的簡單枚舉與羅列，著者進一步分析了在電子文件憑證性及憑證價值保障中真實性、完整性和可靠性三個要素之間的內在關聯，即電子文件具備憑證性及憑證價值的前提條件是其真實性，電子文件的真實性又由其完整性和可靠性來維護。在此觀點下，保障電子文件憑證性及憑證價值的關鍵就在于確保“電子文件信息內容的完整性、電子文件形成過程的可靠性和電子文件信息內容及載體的安全可靠性”[2]兩個方面。具體如圖1所示。

圖1 影響電子文件憑證性及憑證價值保障關鍵因素示意圖

2.2 視角定位：基于電子文件信息演進流程視角來審視電子文件憑證性及憑證價值變化

就文件生命周期和文件連續體理論而言，處于不同階段的文件所具備的憑證性及憑證價值具有差異性。著者認為以信息為主體、貫穿電子文件生命周期全過程的電子文件信息演進流程能夠更為清晰地把握電子文件憑證性及憑證價值在其整個生命周期中的變化，進而為電子文件憑證性及憑證價值的階段性與整體性保障奠定基礎。著者指出電子文件信息演進流程劃分為“電子信息層→現行電子文件信息層→電子檔案信息層”三個層級。其中，電子信息層“是電子文件信息演進流程中最基礎的層級。它是電子信息開始產生、形成的階段，或者說是電子文件背景信息、結構信息和元數據形成的最初始形態。這一階段直接記錄、形成了反映各種社會活動的電子信息”[3]，“當文件形成者的構思或從外界接收的信息被真實地記錄下來后，出于辦事的需要作為憑證而形成的現行電子文件信息，既是事務處理的工具，又能為社會活動及其歷史記憶提供憑證從而使電子信息層演進為現行電子文件信息層”[4]，“現行電子文件信息經過再次鑒定、整理、歸檔并進行存儲后，就進入到電子檔案信息層，這也是電子文件信息演進流程中憑證性最強、憑證價值最顯著的層級。”[5]這三個層級全面地展現了電子文件信息從初始狀態的電子信息轉變成現行電子文件信息，最后經過‘檔案化’環節歸檔成為電子檔案信息的變化演進過程。從電子文件信息演進流程中電子文件信息憑證性及憑證價值的變化來看，電子信息層中的電子信息不具有憑證價值，且只有與客觀事實相符的那部分電子信息，即具備文獻證據性的文檔（Document）信息才具有憑證性；現行電子文件信息層的文件具有憑證性和憑證價值，這時候主要發揮的是證明“某一組織機構和個人的記憶”的證據價值；電子檔案信息層中的檔案“是在處理完各種具體事務后為了再現當時社會活動的歷史原貌而歸檔形成的”[6]，具備很強的憑證價值。然而，檔案信息的憑證價值并不能等同于法律上的證據價值，電子檔案信息需要經過合法的取證分析后才能實現從憑證價值向法律的證據價值的轉換。[7]此外，著者還從電子文件信息演進流程角度重新詮釋了文件連續體模型，認為電子信息層對應文件連續體模型的第一維（即Create），現行電子文件信息層對應文件連續體模型的第二維（即Capture），電子檔案信息層對應文件連續體模型的第三維和第四維（即Organise和Pluralise）。

圖2 電子文件信息演進流程視角下的文件連續體理論詮釋

2.3 模型探索：構建電子文件信息演進流程視角下的電子文件憑證價值保障管理模型

基于對電子文件信息演進流程及其憑證價值變化的闡述和對保障電子文件憑證價值主要問題的梳理，根據不同層級的電子信息存在狀態的不同，著者從法律法規、技術支持和管理制度三個方面進行保證，從空間上對電子文件信息的憑證價值進行多維保障，形成以“法律標準通用、信息技術全面、管理制度完善”為基本思想的管理模型。具體而言，電子信息層應著重信息質量和信息安全保障相關的法律法規建建設，積極利用內、外網防火墻并規范形成者行為以保證電子信息的真實可靠。現行電子文件信息層的法律法規建設應注重從整體規劃的高度制定全面、具體的標準規范，信息技術應用應確保電子文件在利用過程中不受非法刪除、篡改，并真實地記錄每一次對電子文件的操作，管理制度應制定業務協調機制，提高人員專業素質和溝通技能。電子檔案信息層則應從多個層面進行維護，一是應著重從立法的角度保證電子檔案信息的法律效力，確認其法律地位，二是應增加管理控制系統的還原功能和設置電子文件向法律證據轉變的模塊，三是應建立創新和監管機制，培養高素質人才隊伍，具體如圖3所示。需要指出的是，在保障電子文件憑證價值管理模型的三個層級中，每一層級及相關的每一步措施都不是割裂的，它們相互依存、相互促進，通過多層級、多維度的聯合保障，讓電子文件的憑證性及憑證價值從電子信息形成之初到最終歸檔保管整個流程均得到最完備的保障。

圖3 基于電子文件信息演進視角的電子文件管理模型框架圖

2.4 措施具化：電子商務交易文件憑證價值保障模型構建與電子政務文件憑證價值保障策略制定

著者所構建的電子文件憑證價值保障模型是一個通用性的理論框架，闡述了不同電子文件信息層級中保障電子文件信息憑證性及憑證價值應該考慮的基本要素，能夠為電子文件憑證價值保障提供理論參照和實踐指導。然而，由于業務特征的差異性、行業規則的多元化和價值需求的專業化，不同行業背景下形成的電子文件憑證價值保障問題則略有不同。出于對電子文件憑證價值保障模型范例化解讀和模型驗證與修正的雙重考慮，著者以電子商務交易文件與電子政務文件的憑證價值保障問題進行了具體分析。

2.4.1 以“一個中心、兩條主線、三個層次、四個基礎”為核心的電子商務交易文件憑證價值保障金字塔管理模型

電子商務交易文件具備的類型多樣、數量龐大和憑證價值要求高的特征是著者選擇對其進行分析的主要原因。著者首先對電子商務交易文件的內涵與基本范疇予以闡述，基于電子商務的信息流、物流、資金流和商流四個要素提出了電子商務系統中交易文件的生命周期；其次，在電子文件信息演進視角下，著者認為電子商務交易文件的“憑證性是憑證價值實現的基礎、憑證價值是憑證性的體現”，其憑證價值主要體現為交易憑證價值、法律憑證價值和信用憑證價值。再者，著者認為電子商務交易文件的憑證性受到自身因素和外部因素的雙重影響，自身因素主要是電子商務文件的不真實、不完整、不可靠和不可用，外部因素主要包括法律法規因素、管理制度因素和技術標準因素。最后，結合電子商務交易流程及電子文件信息演進流程的不同特點，著者構建了“一個中心、兩條主線、三個層次、四個基礎”的電子商務交易文件憑證價值保障金字塔管理模型。其中，“一個中心”處于管理模型的最高層級，表明該模型的核心和目標是保障交易文件的憑證性。“兩條主線”要求保障交易文件的憑證性需要滿足交易過程線（實際交易步驟角度）和要素流動線（電子商務四要素轉換角度）的全程管理要求，保證每一業務流程中的交易文件能夠按需形成、安全傳輸和規范留存。“三個層次”是從理論角度將模型自上而下劃分為價值層、技術層和業務層，以便更好地表達模型各個相關要素間的關系。其中，價值層處于模型頂層，支撐電子商務交易文件憑證價值的最終實現，它由技術層和業務層共同保障。技術層涉及對要素流的保護，對元數據的捕獲和分布式歸檔等內容，業務層則包括交易主體各方通過借助電子商務交易平臺開展商務交易活動的具體業務內容。“四個基礎”則處于模型的最低層級，以理論基礎、技術基礎、制度基礎和法律基礎來統領憑證性保障的全局。整體上看，該模型不僅有技術應用上的指導，而且有管理理念與制度建設的建議，具有針對性、整體性和實踐可參考性的優勢。

2.4.2 融合“制度建設、人員管理、技術應用和系統構建”的電子政務文件憑證價值保障模型

我國數字政府和電子政務的持續推進使得政府部門產生了大量的電子政務文件，電子政務文件的所具有的政治性、權威性和作者和讀者指定性的特征決定了電子政務文件的憑證性及憑證價值保障的要求很高。著者認為從電子信息層的電子政務文件尚未有憑證價值，現行電子信息層的電子政務文件具備業務憑證價值和法律憑證價值，電子檔案信息層的電子文件具有歷史憑證價值。在對不同電子政務模式下電子政務文件憑證價值影響因素分析的基礎上，著者構建了機構內部電子文件憑證價值的保障模型，該模型主要是針對機構內部實行的微觀層次上的管理，包括從政府活動中形成電子政務文件的初始階段起，依據文件自身運動規律進行的一系列管理活動，強調通過制度管理制度、加強人員管理、實施先進技術和構建管理系統來保障文件在各個信息演進流程中的憑證性。整體上看，該模型的優點在于：第一，全面覆蓋電子政務文件在各個信息演進流程中的各項管理活動，能夠較為直觀地把握文件管理的全過程及如何實施文件管理；第二，以參與者為軸心，展示了具體行政單位的文件管理如何實施文件管理活動。此外，在該模型的指導下，著者又詳細分析了不同模式下電子政務文件憑證價值的具體保障措施，以此增加該書的實踐價值。

3 《電子文件憑證價值保障問題研究——基于電子文件信息演進流程視角》價值歸納

電子文件憑證價值保障是檔案工作數字轉型中需要解決的重要實踐問題，關系到檔案工作數字轉型的價值實現與實施路徑。縱觀整本著作，該書主要有兩個價值特征。其一，拓展了電子文件憑證價值保障研究的理論深度，通過理論反思與揚棄，著者認為電子文件憑證性及憑證價值保障的關鍵在于保障電子文件的真實性、完整性和可靠性，其中真實性又取決于完整性和可靠性。通過理論深化與創新，著者將電子文件真實性、完整性和可靠性的保障又細化為五個方面，以便增加電子文件憑證價值保障的精細化程度。其二，強調理論的現實指導性，著者始終堅持理論聯系實際的觀點，不僅強調從理論上構建電子文件信息演進流程視角下的電子文件憑證價值保障管理模型，而且注重選擇典型的應用場景以便使現有模型具象化和范例化。

4 總結與展望

《電子文件憑證價值保障問題研究——基于電子文件信息演進流程視角》一書結合理論思辨、模型構建和具體案例，闡釋了電子文件憑證性及憑證價值的內涵、保障電子文件憑證性及憑證價值的基本模型和典型場景下電子文件憑證性及憑證價值保障的具體措施。美中不足的是，該書部分內容存在一些瑕疵，如選擇電子文件信息演進視角進行分析的價值論述不充分、檔案本質屬性的認識有待深化、案例分析與觀點論證存在“兩張皮”現象等。未來應就這些問題進行更為深入的探討與研究，以使本書更加客觀與合理。