“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化策略

鄢明芳

摘?要：檔案管理是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分，亦是我國(guó)事業(yè)單位最基礎(chǔ)的管理工作之一，其水平直接關(guān)乎事業(yè)單位發(fā)展的持續(xù)性及穩(wěn)定性。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”成為了時(shí)代的“大背景”，在此背景下，事業(yè)單位所沿用的傳統(tǒng)檔案管理模式已愈發(fā)無法滿足當(dāng)下社會(huì)的需求，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化勢(shì)在必行。現(xiàn)為實(shí)現(xiàn)這一目的，本文將以“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代為背景與依據(jù)對(duì)時(shí)下我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析并提出改善對(duì)策，以為我國(guó)事業(yè)單位提供理論參考。

關(guān)鍵詞：“花聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代;事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化策略

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，包括互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在內(nèi)的各類信息技術(shù)皆取得了翻天覆地的進(jìn)步，在其巨大進(jìn)步幅度的影響下，各行各業(yè)均與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等信息技術(shù)產(chǎn)生了一定程度的結(jié)合，事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理工作亦不例外。這恰好為事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作的優(yōu)化提供了優(yōu)化思路，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”與傳統(tǒng)檔案管理的結(jié)合能夠令事業(yè)單位的檔案管理的工作效率與質(zhì)量得到有效提升，同時(shí)也能夠增強(qiáng)檔案的利用率與利用效果，最終可使事業(yè)單位更好地服務(wù)于人民與社會(huì)。

1?“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1?事業(yè)單位的檔案管理缺乏現(xiàn)代元素

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等高新技術(shù)的融合程度直接決定了行業(yè)繁榮昌盛與否，融入了“互聯(lián)網(wǎng)+”進(jìn)行發(fā)展已然成為了“大勢(shì)所趨”，為了迎合此趨勢(shì)，事業(yè)單位的檔案管理雖然也相應(yīng)地融入了部分現(xiàn)代信息化元素，但信息化建設(shè)的落實(shí)度并不算高，較之其余行業(yè)仍然較為滯后，無法在檔案管理工作中真正發(fā)揮出信息化技術(shù)的真正優(yōu)勢(shì)，在實(shí)際對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)未能真正應(yīng)用到現(xiàn)代化管理元素，同時(shí)一些先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)皆未能得到真正應(yīng)用，檔案管理手段更不盡科學(xué)，舉例而言，在我國(guó)目前的許多事業(yè)單位中，信息化技術(shù)的應(yīng)用仍然僅僅限于檔案的借閱登記，這種情況足以說明目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化狀況，如此現(xiàn)狀已然無法滿足當(dāng)代社會(huì)的需求[1]。

1.2?檔案管理創(chuàng)新不受重視

目前我國(guó)的事業(yè)單位在檔案意識(shí)方面仍然有所匱乏，大多事業(yè)單位受意識(shí)影響，無法意識(shí)到檔案管理的重要性，久而久之檔案的利用效率與利用效果也自然受到了影響，雖然我國(guó)于近幾年中亦曾推動(dòng)事業(yè)單位中檔案管理工作的發(fā)展，但大多事業(yè)單位的檔案管理模式仍沿用了以往的紙質(zhì)檔案管理模板，兼之對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新需要投入大量人力物力，故此檔案管理的創(chuàng)新也一度停滯。就目前而言，我國(guó)大多事業(yè)單位在檔案管理方面缺乏有效的重視，領(lǐng)導(dǎo)在此方面的監(jiān)管力度不足，檔案管理中比較重要的信息錄入、整合等工作內(nèi)容不盡及時(shí)等狀況時(shí)有發(fā)生，檔案管理方式相對(duì)落后，最終致使檔案信息于完整性方面難以得到有效保證，這也為事業(yè)單位的檔案管理帶來了嚴(yán)重阻礙。

1.3?事業(yè)單位內(nèi)檔案管理人員的整體素質(zhì)不足

由于過去我國(guó)事業(yè)單位對(duì)檔案管理的認(rèn)知性不足，單位缺乏檔案意識(shí)，因此在傳統(tǒng)檔案管理過程中檔案管理人員一般由其余辦公室的職工兼任，單位內(nèi)并不存在專門的檔案管理人員，負(fù)責(zé)簡(jiǎn)直檔案管理的職工一來可能在專業(yè)性方面有所匱乏，二來精力有限，在完成其本職工作之余難以真正投入至檔案管理工作中，一般只能夠做一些簡(jiǎn)單的檔案收集、統(tǒng)計(jì)工作，這也是大部分事業(yè)單位目前的現(xiàn)狀。除了這些未設(shè)置專門的檔案管理人員的事業(yè)單位外，也有部分事業(yè)單位設(shè)置了專門的檔案管理人員，但這些檔案管理人員雖然任職于此，早先卻并未接受過與檔案管理相關(guān)的知識(shí)學(xué)習(xí)。這些檔案管理人員在業(yè)務(wù)水平方面各有差異，但大多難以開展一些深層次的檔案信息管理、處理工作，且放眼我國(guó)的事業(yè)單位，檔案管理人員多存在年紀(jì)較大狀況，幾乎無法適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的新設(shè)備或新技術(shù)，無法真正跟上時(shí)代的步伐，這也在一定程度上制約了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展與進(jìn)步[2]。

2?“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

2.1?構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案管理的根本目的在于對(duì)檔案信息進(jìn)行利用，換句話說，檔案管理的本質(zhì)便是對(duì)檔案信息進(jìn)行資源開發(fā)、提高檔案的利用效率與效果。在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)版的檔案提升了檔案管理的難度，也令檔案管理與利用的效率達(dá)到了瓶頸，難以再進(jìn)一步，而“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來則又為事業(yè)單位檔案管理注入了新的活力，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”這一歷史機(jī)遇，不斷加深自身對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”的理解，增大人力、資金及技術(shù)方面的投入，將人力、資金與技術(shù)投入至檔案管理人才培訓(xùn)培養(yǎng)、軟件硬件設(shè)施建設(shè)、技術(shù)革新之中，繼而對(duì)各類信息資源進(jìn)行有效整合，真正將互聯(lián)網(wǎng)融入至檔案管理中，在高端化、科學(xué)化的軟件、硬件基礎(chǔ)上搭建完善的信息化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。除了構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)外，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立亦是對(duì)信息資源進(jìn)行整合的有效方式，事業(yè)單位在構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)后應(yīng)當(dāng)技術(shù)更新數(shù)據(jù)庫(kù)，保證檔案信息的動(dòng)態(tài)更新與實(shí)時(shí)錄入，以事業(yè)單位的實(shí)際狀況為根本依據(jù)推動(dòng)單位內(nèi)檔案的數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的科學(xué)分類，對(duì)檔案信息服務(wù)渠道進(jìn)行積極、有效拓展，為檔案使用者提供便利的檢索、查閱服務(wù)，提高檔案利用效率與效果[3]。

2.2?提高歸檔質(zhì)量，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)

在當(dāng)下的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，先進(jìn)技術(shù)爭(zhēng)相涌現(xiàn)，這些先進(jìn)技術(shù)已或多或少地融入到了事業(yè)單位的檔案管理工作中，同樣隨著信息化建設(shè)在事業(yè)單位內(nèi)的落實(shí)，日后檔案管理工作的復(fù)雜度將會(huì)日益提升，專業(yè)能力再非從事檔案管理工作的唯一門檻，在這種情況下，事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理人員需緊緊跟隨“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的步伐，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)化，盡可能地確保網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的歸檔質(zhì)量。在此過程中，事業(yè)單位的檔案管理人員可嘗試與新媒體運(yùn)營(yíng)商合作，通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)用戶特征進(jìn)行掌握進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的收集及分析，從根源上提升事業(yè)單位內(nèi)檔案的歸檔質(zhì)量。