“互聯網+”時代事業單位檔案管理優化策略

鄢明芳

摘?要：檔案管理是國家檔案事業最基本的組成部分，亦是我國事業單位最基礎的管理工作之一，其水平直接關乎事業單位發展的持續性及穩定性。而隨著信息技術的發展，“互聯網+”成為了時代的“大背景”，在此背景下，事業單位所沿用的傳統檔案管理模式已愈發無法滿足當下社會的需求，在“互聯網+”時代下利用互聯網技術對檔案管理工作進行優化勢在必行?，F為實現這一目的，本文將以“互聯網+”時代為背景與依據對時下我國事業單位檔案管理的現狀進行分析并提出改善對策，以為我國事業單位提供理論參考。

關鍵詞：“花聯網+”時代;事業單位;檔案管理;優化策略

在“互聯網+”時代下，包括互聯網技術在內的各類信息技術皆取得了翻天覆地的進步，在其巨大進步幅度的影響下，各行各業均與互聯網技術等信息技術產生了一定程度的結合，事業單位內的檔案管理工作亦不例外。這恰好為事業單位內檔案管理工作的優化提供了優化思路，通過“互聯網+”與傳統檔案管理的結合能夠令事業單位的檔案管理的工作效率與質量得到有效提升，同時也能夠增強檔案的利用率與利用效果，最終可使事業單位更好地服務于人民與社會。

1?“互聯網+”時代事業單位檔案管理的現狀分析

1.1?事業單位的檔案管理缺乏現代元素

在“互聯網+”時代下，與互聯網技術等高新技術的融合程度直接決定了行業繁榮昌盛與否，融入了“互聯網+”進行發展已然成為了“大勢所趨”，為了迎合此趨勢，事業單位的檔案管理雖然也相應地融入了部分現代信息化元素，但信息化建設的落實度并不算高，較之其余行業仍然較為滯后，無法在檔案管理工作中真正發揮出信息化技術的真正優勢，在實際對檔案進行管理時未能真正應用到現代化管理元素，同時一些先進的設備與技術皆未能得到真正應用，檔案管理手段更不盡科學，舉例而言，在我國目前的許多事業單位中，信息化技術的應用仍然僅僅限于檔案的借閱登記，這種情況足以說明目前我國事業單位檔案管理的現代化狀況，如此現狀已然無法滿足當代社會的需求[1]。

1.2?檔案管理創新不受重視

目前我國的事業單位在檔案意識方面仍然有所匱乏，大多事業單位受意識影響，無法意識到檔案管理的重要性，久而久之檔案的利用效率與利用效果也自然受到了影響，雖然我國于近幾年中亦曾推動事業單位中檔案管理工作的發展，但大多事業單位的檔案管理模式仍沿用了以往的紙質檔案管理模板，兼之對其進行創新需要投入大量人力物力，故此檔案管理的創新也一度停滯。就目前而言，我國大多事業單位在檔案管理方面缺乏有效的重視，領導在此方面的監管力度不足，檔案管理中比較重要的信息錄入、整合等工作內容不盡及時等狀況時有發生，檔案管理方式相對落后，最終致使檔案信息于完整性方面難以得到有效保證，這也為事業單位的檔案管理帶來了嚴重阻礙。

1.3?事業單位內檔案管理人員的整體素質不足

由于過去我國事業單位對檔案管理的認知性不足，單位缺乏檔案意識，因此在傳統檔案管理過程中檔案管理人員一般由其余辦公室的職工兼任，單位內并不存在專門的檔案管理人員，負責簡直檔案管理的職工一來可能在專業性方面有所匱乏，二來精力有限，在完成其本職工作之余難以真正投入至檔案管理工作中，一般只能夠做一些簡單的檔案收集、統計工作，這也是大部分事業單位目前的現狀。除了這些未設置專門的檔案管理人員的事業單位外，也有部分事業單位設置了專門的檔案管理人員，但這些檔案管理人員雖然任職于此，早先卻并未接受過與檔案管理相關的知識學習。這些檔案管理人員在業務水平方面各有差異，但大多難以開展一些深層次的檔案信息管理、處理工作，且放眼我國的事業單位，檔案管理人員多存在年紀較大狀況，幾乎無法適應“互聯網+”時代下的新設備或新技術，無法真正跟上時代的步伐，這也在一定程度上制約了事業單位檔案管理工作的發展與進步[2]。

2?“互聯網+”時代下事業單位檔案管理的優化對策

2.1?構建信息化檔案管理平臺，建立檔案數據庫

檔案管理的根本目的在于對檔案信息進行利用，換句話說，檔案管理的本質便是對檔案信息進行資源開發、提高檔案的利用效率與效果。在傳統的檔案管理中，紙質版的檔案提升了檔案管理的難度，也令檔案管理與利用的效率達到了瓶頸，難以再進一步，而“互聯網+”時代的到來則又為事業單位檔案管理注入了新的活力，事業單位應當抓住“互聯網+”這一歷史機遇，不斷加深自身對“互聯網+”的理解，增大人力、資金及技術方面的投入，將人力、資金與技術投入至檔案管理人才培訓培養、軟件硬件設施建設、技術革新之中，繼而對各類信息資源進行有效整合，真正將互聯網融入至檔案管理中，在高端化、科學化的軟件、硬件基礎上搭建完善的信息化檔案管理平臺，實現檔案管理信息化。除了構建信息化檔案管理平臺外，檔案信息數據庫的建立亦是對信息資源進行整合的有效方式，事業單位在構建檔案信息數據庫后應當技術更新數據庫，保證檔案信息的動態更新與實時錄入，以事業單位的實際狀況為根本依據推動單位內檔案的數字化建設，實現檔案信息的科學分類，對檔案信息服務渠道進行積極、有效拓展，為檔案使用者提供便利的檢索、查閱服務，提高檔案利用效率與效果[3]。

2.2?提高歸檔質量，優化網絡數據

在當下的“互聯網+”時代下，先進技術爭相涌現，這些先進技術已或多或少地融入到了事業單位的檔案管理工作中，同樣隨著信息化建設在事業單位內的落實，日后檔案管理工作的復雜度將會日益提升，專業能力再非從事檔案管理工作的唯一門檻，在這種情況下，事業單位內的檔案管理人員需緊緊跟隨“互聯網+”時代的步伐，對網絡數據進行優化，盡可能地確保網絡數據的歸檔質量。在此過程中，事業單位的檔案管理人員可嘗試與新媒體運營商合作，通過對網絡數據用戶特征進行掌握進行網絡數據的收集及分析，從根源上提升事業單位內檔案的歸檔質量。