業(yè)財“云生態(tài)”

一張業(yè)務單據(jù)，通過一套數(shù)字化系統(tǒng)，從提單到完成付款，流轉效率提升了33%……3年多時間，首創(chuàng)置業(yè)全力打造以“業(yè)財一體化”全流程閉環(huán)管理為基礎的云生態(tài)信息管理系統(tǒng)，最大限度整合資源、發(fā)掘潛能，實現(xiàn)了企業(yè)管理模式的創(chuàng)新和再造。

企業(yè)數(shù)字化轉型是大勢所趨，而財務數(shù)字化是關鍵一步。

自2017年以來，首創(chuàng)置業(yè)股份有限公司開始推行“財務數(shù)字化建設”項目。歷經(jīng)立項、開發(fā)、測試、運行和升級五個階段，最終建成以云共享平臺為核心的云生態(tài)信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了“業(yè)財一體化”，推動公司向價值創(chuàng)造型財務管理啟航。

創(chuàng)新、再造管理模式

近年來，在行業(yè)政策的不斷驅動下，房地產(chǎn)企業(yè)紛紛加快轉型升級進程。首創(chuàng)置業(yè)作為北京市屬國有大型房地產(chǎn)企業(yè)，緊抓轉型機遇，積極調整經(jīng)營思路，加快經(jīng)營管理模式的集中化和精確化發(fā)展。

財務是信息、業(yè)務、管理三循環(huán)的重要組成部分。為滿足集中化和精確化發(fā)展需求，首創(chuàng)置業(yè)探索實踐“戰(zhàn)略財務、業(yè)務財務、共享財務”三位一體的財務管理體系升級，以管理變革、技術創(chuàng)新、數(shù)字化轉型，加快業(yè)務財務場景的數(shù)字化應用，打造以云共享平臺為核心的云生態(tài)信息管理系統(tǒng)，深化“業(yè)財一體化”全流程閉環(huán)管理。首創(chuàng)置業(yè)需要采用何種模式來建設云共享平臺，需要幾期建設，如何設置每期建設的目標和內容，資源安排是否充分，由傳統(tǒng)財務向共享財務過渡計劃是否周詳……

對項目建設前期所面臨的問題進行系統(tǒng)梳理后，首創(chuàng)置業(yè)確定將云生態(tài)信息管理系統(tǒng)作為財務管理體系升級的核心部分，作為實現(xiàn)企業(yè)“業(yè)務財務”和“戰(zhàn)略財務”緊密銜接的基礎和橋梁，選擇“共享財務”建設作為突破口，通過創(chuàng)新財務共享模式，最大限度發(fā)掘企業(yè)潛能、整合企業(yè)資源，以實現(xiàn)對企業(yè)管理模式的創(chuàng)新和再造。

總部、一線協(xié)同作戰(zhàn)

以數(shù)字化賦能財務管理體系轉型升級，打造以云共享平臺為核心的云生態(tài)信息管理系統(tǒng)，需要公司管理層的堅強領導和各職能中心的高度認可，更需要總部和一線團隊各方的資源協(xié)同及全力配合，給予持續(xù)的人員和精力投入，保證項目團隊的人員穩(wěn)定和溝通順暢，才能確保系統(tǒng)和流程建設的順利開展。

公司成立了由總裁、財務業(yè)務副總裁領銜的項目指導委員會，財務管理中心和信息管理中心為項目領導小組，各業(yè)務中心及區(qū)域/城市公司總經(jīng)理深度參與協(xié)同的項目建設管理組織。業(yè)務管理、財務管理的無縫對接，為項目的實施奠定了組織基礎。

依據(jù)建設策略，項目組展開了密集的調研活動。對內，與一線業(yè)務部門協(xié)同，了解業(yè)務需求，梳理業(yè)務流程，查找管理痛點，結合公司管理要求，制定解決方案;對外，積極學習前輩，聯(lián)系參觀了萬達、蒙牛等行業(yè)龍頭企業(yè)財務共享服務中心，學習建設經(jīng)驗，同時積極聯(lián)絡共享服務提供商，了解不同系統(tǒng)和方案之間的優(yōu)缺點。最終確定，系統(tǒng)建設實施按照“管理咨詢——系統(tǒng)落地——運營提升”的思路逐步推進，建成極具首創(chuàng)置業(yè)特色的以云共享平臺為核心的生態(tài)信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務財務全流程閉環(huán)管理。

在系統(tǒng)建設過程中，項目組深入調研，認真傾聽各方面訴求，同時各業(yè)務線和一線團隊也積極協(xié)調調配各類資源，最大程度上保證了系統(tǒng)建設的資源配備和數(shù)據(jù)準備。以費用報賬模塊為例，16個一線團隊，涉及200多家法人單位、50個以上部門及崗位，積極配合項目組展開調研。系統(tǒng)藍圖形成之初，項目組共收集和整理了超過1000份流程和業(yè)務數(shù)據(jù)。

在全公司上下協(xié)同，各方努力下，經(jīng)歷流程再造和系統(tǒng)建設，順利完成SIT、UAT兩大階段性測試，系統(tǒng)于2019年實現(xiàn)在全國范圍的全面上線。

2020年財務共享服務中心完成稅務平臺對接、績效看板、電子檔案線上管理，進一步豐富了生態(tài)信息管理系統(tǒng)的性能。自此，首創(chuàng)置業(yè)“業(yè)財一體化”達到新高度，財務數(shù)字化邁入新階段。

業(yè)務、財務高度融合

系統(tǒng)建設中，項目組要面對從“無”到“有”的現(xiàn)實困難，更要做好由“有”到“優(yōu)”的后續(xù)規(guī)劃，系統(tǒng)宏大、任務繁復，困難重重。

然而，這對企業(yè)來說，是一次打磨團隊、發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)人才的機遇，也是提升凝聚力、向心力、核心競爭力的考驗。

財務共享服務中心運營稽核組張曉穎感觸很深：“共享一期時，因上線模塊多、人手緊張，系統(tǒng)測試不理想，為盡快解決問題，大家通宵達旦、挑燈夜戰(zhàn)。為了勝利，咬牙堅持，沒人覺得辛苦。我相信這段記憶值得每個人珍藏。”

首創(chuàng)置業(yè)天津公司財務輪崗員工楊白楊收獲頗多：“這是一個創(chuàng)業(yè)型組織，那段時間大家每天都在調研方案、梳理流程、測試系統(tǒng)，從方案設計到落地實施，每一步都是挑戰(zhàn)，我們欣喜于這挑戰(zhàn)帶來的提升。10個多月的輪崗時間，有工作帶來的充實感，也有業(yè)余生活的豐富多彩，這是一支充滿活力的團隊。”

首創(chuàng)置業(yè)青島公司財務關鍵用戶郭寶珍也深有體會：“那段時間，應收組同事對我們的工作支持力度很大。無論工作還是休息時間，總能不厭其煩，給予專業(yè)回復和指導，保證我們核算工作有序進行;她們對流程把控很到位，工作很細致，經(jīng)常幫助我們發(fā)現(xiàn)問題。她們的專業(yè)精神、耐心和熱情令我感動。”

首創(chuàng)置業(yè)首新事業(yè)部出納錢鈺使用后體會很深：“共享系統(tǒng)的功能模塊日趨完善，流程審批高效、把控嚴格，極大提高了基礎財務工作的質量和效率。通過線上溝通和培訓，大大節(jié)約了員工的時間成本”。

在公司上下的共同努力下，云生態(tài)信息管理系統(tǒng)一經(jīng)上線，就起到了立竿見影的效果。

以對公付款業(yè)務為例，上線前該業(yè)務部分關鍵管理流程過度依賴線下操作，不可避免地造成線上、線下等多項管理流程脫節(jié)，導致財務管理不能貫通業(yè)務運作全流程，無法真正實現(xiàn)業(yè)財高度融合。

上線后，首創(chuàng)置業(yè)的合同、預算、供應商、稅務、資金等全面納入統(tǒng)一的平臺管理，實現(xiàn)在制度、流程、數(shù)據(jù)標準上的完全統(tǒng)一，將線下流程線上化，實現(xiàn)閉環(huán)管理，并結合數(shù)字化管理的要求，完成了業(yè)務與財務數(shù)據(jù)的雙向交換。值得一提的是，一張單據(jù)通過系統(tǒng)，從提單到完成付款的流轉效率提升了33%。

編輯/李洋