淺析辦公室在醫院標準化管理中的作用

【摘要】 醫院辦公室是醫院的重要管理部門，按照工作職能劃分，主要包括行政職能、協調服務職能、參謀職能和對外交流職能。若要發揮醫院辦公室在醫院管理中的作用，就要加強人員綜合素質培養，同時還要有與崗位相匹配的專業素質和良好的溝通能力。

【關鍵詞】 醫院辦公室;職能;管理;綜合素質

【DOI編碼】 10.3969/j.issn.1674-4977.2021.04.032

Analysis on the Role of the Office in Hospital

tandardization Management

MA Xiao-yan

（Tianjin Anding Hospital，Tianjin 300202，China）

Abstract： The hospital office is an important management department of the hospital. It is divided according to work functions，including administrative functions，coordination service functions，staff functions，and external communication functions. To give full play to the role of the hospital office in hospital management，it is necessary to strengthen the training of the overall quality of the staff，and at the same time have the professional quality and good communication skills that match the position.

Key words： hospital office;function;management;comprehensive quality

醫院辦公室是醫院的重要管理部門，聯系內外、群眾來訪等均由醫院辦公室負責。[1]醫院辦公室對外是醫院交流的重要窗口，對內則承擔著綜合協調職能，是醫院領導的重要助手和參謀。

1 醫院辦公室工作職能

1.1 行政職能

醫院辦公室作為行政科室，其工作范圍面向的是全院各科室，日常的行政工作包括院長辦公會、行政交班會、院周會、行政查房等院級會議的會前準備、會議記錄、會后督辦等工作;上級行政文件的收文、登記、批轉、承辦、督辦、管理等工作;草擬、審核、印發醫院行政性文件;撰寫醫院規章制度、發展規劃、工作報告、領導講話等;落實工作信息的收集、整理和反饋工作;醫院檔案的收集整理、借閱保管等工作;醫院公章、法人章的管理和使用工作;行政值班、院務公開、普法、突發事件的處理等工作。

1.2 協調服務職能

醫院內的行政工作繁多冗雜，需要多個部門協調合作共同完成。[2]醫院辦公室在醫院各項任務的執行中起著重要的橋梁作用[3]，其綜合協調服務職能對促進醫院和諧，保證醫院高效率運行發揮著重要作用。醫院辦公室要做好信息收集和反饋等工作，促使“上情下達”與“下情上達”整合到一起，進而為醫院各部門領導、基層工作人員等構建良好的溝通平臺。[4]一方面可以保證工作的專業性，提高工作效率;另一方面院領導將任務發布給醫院辦公室，醫院辦公室根據領導指示對任務進行科學規劃，發布給相關科室，在科室遇到困難時給予適當的幫助和支持，保證任務按時按質按量完成。

1.3 參謀職能

醫院辦公室作為和領導接觸最密切的部門，一方面了解領導的工作思路和任務目標，另一方作為文件處理部門，對醫院政策文件了解最深入，再加上醫院辦公室在綜合協調過程中和其他行政科室、臨床科室交流較密切，對醫院基層了解較為全面深入。這使得醫院辦公室可以發揮院領導參謀作用，即可以在任務開始前在全院做較為全面細致的調研，制定切實可行的實施方案，又可以在方案實施過程中隨時做好督導，保證任務目標實現。

1.4 對外交流職能

醫院辦公室是醫院對外交流的重要窗口。接受上級單位督察及和外單位的溝通、合作等都需要醫院辦公室負責接待或協助科室接待;醫院大型會議也需要通過醫院辦公室協同相關科室做好會前準備、會場布置、會議服務、會后總結等會務工作;院長辦公室還負責信訪接待工作，及時處理信訪事件，化解糾紛，維護醫院形象，保障醫院平穩運行;其他事項包括職工因公因私出國、對外相關證明等都通過醫院辦公室辦理。

2 醫院辦公室在醫院標準化管理中存在的問題

2.1 工作繁雜，突發狀況多

醫院辦公室工作內容繁雜，不僅需要處理日常的行政事務，及時完成院領導交辦的各項任務，協調科室、做好全院服務工作，更需要隨時做好處理突發事件的準備，大到接待上級領導督導、外賓來訪、信訪投訴，小到職工需求、電話咨詢等都需要醫院辦公室處理。所以對工作人員整體素質要求高，工作人員不僅需要掌握院內最新動態，用專業知識及時解答問題，還需要有足夠的耐心和良好的服務態度，保證事件處理到位，盡量不留隱患。

2.2 工作難度大，任務重

醫院辦公室的工作內容和工作性質決定了工作難度，人員各有分工，但同時也要了解科室其他人員的工作，需要的時候隨時可以處理問題。辦公室工作人員需要從傳統的單一型人才類型朝著復合型人才轉變，讓自身能力多元化[5]，所以人員的培養周期較長，且需要不斷補充新工作進展，全面了解科室工作。這需要促進員工之間的相互溝通，從而有效促進各工作環節之間的協調運作。[6]在遇到大型會議或者臨時督導、外賓接待等工作時需要全員上陣，從準備到結束，科室成員隨時溝通，各環節全面排查，及時處理突發事件，保障各環節順利開展。

綜合協調各科室是醫院辦公室工作中難度較大的工作，協調過程中不僅需要了解其他科室的基本工作范圍，還需要較強的協調溝通能力，遇到問題靈活應變，針對科室不同情況采用合適的方式溝通，適當時候要提出切實可行的建議，為科室服務。同時要把各科室的工作開展情況做好總結工作，向領導匯報，為領導出謀劃策，促進任務順利完成。這些都建立在辦公室人員對醫院充分了解的基礎上，同時還需要工作人員具有專業管理知識，冷靜理智頭腦，既能協調溝通，又能出謀劃策。

3 建議

3.1 加強人員配備，提高工作人員綜合素質

醫院辦公室對工作人員的綜合素質要求較高，提高科室工作人員的綜合素質首先要加強辦公室人力資源建設，在日常工作中發揮老員工的傳幫帶作用，帶動新員工適應高強度的工作，加強人員處理突發事件的能力;其次，重視科室人員的專業性和創新性培養，定期院外學習交流，取長補短，提高人員的管理能力，通過對人才的培養與精細化管理提高人才工作能力與綜合素質[7];最后，加強辦公室人員的職業道德培養，醫院辦公室作為醫院的核心部門，每天接觸很多機密事件，辦公室人員要有良好的職業道德，遵守規章制度，保守秘密，恪盡職守，全心全意為醫院服務，要培養良好的心理素質，面對挫折能夠冷靜分析，尋找問題突破口，解決問題;面對高強度的工作能夠自我調節，保持良好的心態，不在工作中摻雜個人情緒。

3.2 加強和其他科室的溝通

良好的溝通協調能力不是一蹴而就的，一方面需要辦公室工作人員自身不斷加強溝通能力的培養，最重要的是要體現在日常工作中，辦公室工作人員要不斷積累經驗，深入其他科室，了解科室具體工作，遇到困難可以隨時調整策略，保證任務目標的實現;另一方面要強化服務意識，醫院辦公室人員均要嚴格遵循以人為本的基本服務理念[8]，化被動為主動，積極探索醫院發展路徑，為領導建言獻策;協助科室完善規章制度，促進科室工作有序化，提高工作效率;提升主動排查意識，把工作重心從事后處理轉變到事前排查化解上來，提升醫院形象，促進醫院發展。

【參考文獻】

[1]??? 石科.淺談醫院辦公室工作在醫院管理中的作用[J].辦公室業務，2019（2）：18+48.

[2]??? 劉敏娜.PDCA循環法應用于醫院辦公室管理中的價值評價[J].辦公室業務，2020（14）：16+18.

[3]??? 陳育涵.探討醫院辦公室工作在醫院管理中的作用[J].中國衛生產業，2020（12）：36-37+40.

[4]??? 徐育飛.醫院辦公室工作在醫院管理中的作用探究[J].管理觀察，2019（4）：180-181.

[5]??? 劉敏.淺談醫院辦公室工作特點與文秘人員素質[J].現代經濟信息，2019（16）：90.

[6]??? 陳偉新，鄭萬里.新醫改背景下的醫院辦公室管理探索[J].中國衛生產業，2018（32）：39-40.

[7]??? 魏莉敏.探討精細化管理對醫院行政辦公室服務效能的影響[J].辦公室業務，2019（15）：190.

[8]??? 王熙.探析加強醫院辦公室管理工作的有效策略[J].辦公室業務，2020（14）：15+24.

【作者簡介】

馬曉燕（1991-），女，碩士，研究方向為衛生事業管理。