檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)管理體系內(nèi)部審核中存在的問(wèn)題與對(duì)策

趙永林 傅曉玲

【摘要】 管理體系是一種建立方針和目標(biāo)并實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的體系，是支持機(jī)構(gòu)及其活動(dòng)持續(xù)符合要求的公認(rèn)工具。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通過(guò)管理體系內(nèi)部審核驗(yàn)證其運(yùn)作與相關(guān)的法律法規(guī)、管理體系的符合性，為持續(xù)改進(jìn)體系、提升機(jī)構(gòu)競(jìng)爭(zhēng)力奠定基礎(chǔ)。本文對(duì)內(nèi)部審核普遍存在的問(wèn)題進(jìn)行了討論，提出規(guī)范內(nèi)審活動(dòng)、有效發(fā)揮審核效果的具體做法。

【關(guān)鍵詞】 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu);內(nèi)部審核;問(wèn)題探討

【DOI編碼】 10.3969/j.issn.1674-4977.2021.04.033

Problems and Countermeasures in the Internal Audit of the Management System of Inspection and Examination Organizations

ZHAO Yong-lin，F(xiàn)U Xiao-ling

（Hanzhong Quality and Technology Inspection and Examination Center，Hanzhong 723000，China）

Abstract： A management system is a system that establishes policies and goals and achieves these goals，and is a recognized tool that supports organizations and their activities to continuously meet requirements. Inspection and examination institutions verify the compliance of their operations with relevant laws and regulations and management systems through internal audits of the management system，laying a foundation for continuous improvement of the system and enhancement of institutional competitiveness. This article discusses the common problems of internal audits，and proposes specific methods for standardizing internal audit activities and effectively exerting audit effects.

Key words： inspection and examination organization;internal audit;problem discussion

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)管理體系內(nèi)部審核簡(jiǎn)稱“內(nèi)審”，是在其管理層建立、運(yùn)行管理體系之后由質(zhì)量負(fù)責(zé)人策劃組織、內(nèi)審員參與，根據(jù)審核方案、計(jì)劃，按照審核程序，依據(jù)審核檢查表開(kāi)展審核獲取審核證據(jù)，對(duì)照評(píng)審準(zhǔn)則審核并客觀評(píng)價(jià)管理體系運(yùn)行和檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)是否符合管理體系要求、RB/T 214-2017及相應(yīng)領(lǐng)域補(bǔ)充要求，體系是否得到實(shí)施和保持的重要自我診斷和改進(jìn)的質(zhì)量管理活動(dòng)。內(nèi)審質(zhì)量和效果的好壞直接關(guān)乎檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)是否能有效運(yùn)轉(zhuǎn)和健康發(fā)展。

1 內(nèi)審基本規(guī)定、要求

1.1 周期與頻次

質(zhì)量負(fù)責(zé)人根據(jù)RB/T 214-2017中4.5.12和RB/T 045-2020中6.1策劃內(nèi)審并制定審核方案。一般內(nèi)部審核日期在管理評(píng)審之前1～2個(gè)月實(shí)施，每年至少1次完整內(nèi)審，內(nèi)審間隔控制在12個(gè)月以內(nèi)為宜，外部審核不能替代內(nèi)審。若機(jī)構(gòu)體系運(yùn)行中出現(xiàn)較嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題、機(jī)構(gòu)內(nèi)外部因素發(fā)生重大變化時(shí)，可隨時(shí)開(kāi)展專項(xiàng)內(nèi)審。

1.2 評(píng)審準(zhǔn)則標(biāo)準(zhǔn)與不符合標(biāo)準(zhǔn)情況

內(nèi)審評(píng)審準(zhǔn)則除了機(jī)構(gòu)管理體系文件、RB/T 214-2017及相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域補(bǔ)充要求外，還應(yīng)包括客戶的要求、標(biāo)書(shū)和合同約定條款，檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)涉及的標(biāo)準(zhǔn)、方法、技術(shù)規(guī)范等技術(shù)文件和相關(guān)國(guó)家法律法規(guī)和部門(mén)規(guī)章等。不符合評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)的情況主要有體系性、實(shí)施性、效果性三種類型，也可根據(jù)對(duì)管理體系運(yùn)行危害程度分為一般、嚴(yán)重不符合。

1.3 內(nèi)審實(shí)施過(guò)程

內(nèi)審組長(zhǎng)依據(jù)內(nèi)審計(jì)劃，按照內(nèi)審程序組織內(nèi)審員實(shí)施內(nèi)審。完整的審核流程分為審核啟動(dòng)與準(zhǔn)備、管理體系文件審核（需要時(shí)）、現(xiàn)場(chǎng)審核、不符合項(xiàng)糾正措施實(shí)施及驗(yàn)證、報(bào)告分發(fā)和材料歸檔5大步驟。內(nèi)審?fù)瓿珊髿w檔材料至少包括：年度內(nèi)審方案、計(jì)劃、檢查表、首末次會(huì)議記錄、不符合項(xiàng)匯總表、糾正及糾正措施驗(yàn)證表、內(nèi)審報(bào)告等，歸檔保存期限不少于6年。

2 普遍存在的問(wèn)題

2.1 機(jī)構(gòu)管理層不重視，為應(yīng)付檢查而流于形式

部分機(jī)構(gòu)管理層沒(méi)有充分理解并履行RB/T 214-2017中“4.2.2 對(duì)管理體系的領(lǐng)導(dǎo)作用和承諾”職責(zé)，未認(rèn)識(shí)到內(nèi)部審核對(duì)于機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)并改進(jìn)管理體系運(yùn)行問(wèn)題的重要性，僅僅履行建立管理體系的職責(zé)，未履行負(fù)責(zé)體系有效運(yùn)行的重要職責(zé)，致使體系和運(yùn)行兩張皮，機(jī)構(gòu)實(shí)際未完全按照體系文件要求運(yùn)行，內(nèi)部審核的作用往往是為應(yīng)付外部審核或檢查，甚至存在未開(kāi)展內(nèi)審編造內(nèi)審記錄、報(bào)告的現(xiàn)象。

2.2 機(jī)構(gòu)職責(zé)分工不明確，內(nèi)審工作無(wú)法有效開(kāi)展

機(jī)構(gòu)部門(mén)、管理層及質(zhì)量負(fù)責(zé)人的相關(guān)質(zhì)量管理職責(zé)劃分不清晰，存在著管理體系內(nèi)部審核越過(guò)質(zhì)量負(fù)責(zé)人，由分管質(zhì)量管理部門(mén)的機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)直接安排或質(zhì)量管理部門(mén)實(shí)施內(nèi)部審核的現(xiàn)象。更有甚者，質(zhì)量負(fù)責(zé)人只掛名不履職，參與審核的內(nèi)審員均為兼職，將內(nèi)審工作視為負(fù)擔(dān)，互相不溝通交流，隨便應(yīng)付，審核未按計(jì)劃全覆蓋所規(guī)定的條款，檢查表生搬硬套，照抄標(biāo)準(zhǔn)條文與實(shí)際情況不符，內(nèi)審過(guò)程不規(guī)范，出現(xiàn)缺項(xiàng)、漏項(xiàng)，從而嚴(yán)重影響審核效果。

2.3 內(nèi)審員能力欠缺，審核效果有失偏差

部分機(jī)構(gòu)內(nèi)審員未經(jīng)過(guò)培訓(xùn)、考核和能力確認(rèn)就上崗從事內(nèi)審工作，或者雖培訓(xùn)取證但未掌握內(nèi)審技巧和方法，對(duì)評(píng)審依據(jù)理解不充分，或缺少一線檢驗(yàn)檢測(cè)工作經(jīng)歷，要么不能發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，要么審核抓不住重點(diǎn)，找不準(zhǔn)深層次問(wèn)題或無(wú)法客觀收集證據(jù)，審核發(fā)現(xiàn)不以客觀事實(shí)為依據(jù)而摻雜個(gè)人經(jīng)驗(yàn)臆斷，造成審核結(jié)論失實(shí)或因證據(jù)不足被審核部門(mén)或人員推翻，導(dǎo)致整體審核達(dá)不到預(yù)期效果。

2.4 審核程序不規(guī)范，記錄信息不充分

個(gè)別機(jī)構(gòu)未嚴(yán)格按照審核程序開(kāi)展工作，內(nèi)審依據(jù)不全或?qū)徍藱z查表按照已作廢實(shí)驗(yàn)室評(píng)審準(zhǔn)則編制，內(nèi)審過(guò)程不規(guī)范、信息不充分，如：1）審核無(wú)方案、計(jì)劃、檢查表，未按照審核程序規(guī)定執(zhí)行;2）未對(duì)管理層（最高管理者、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人）進(jìn)行審核;3）未召開(kāi)首末次會(huì)議或缺少會(huì)議記錄;4）內(nèi)審檢查表全部為打印版或者符合項(xiàng)記錄信息均打勾“√”，某不符合項(xiàng)記錄為培訓(xùn)記錄不完整、設(shè)備精度不夠等無(wú)法追溯的信息。

2.5 整改措施不到位，未能做到有效跟蹤驗(yàn)證

對(duì)不符合項(xiàng)存在的原因分析不到位，將糾正和糾正措施相混淆或出現(xiàn)無(wú)效整改，如：1）某編號(hào)為×××合同委托書(shū)缺少檢驗(yàn)方法信息。采取的糾正方法為：“在原委托書(shū)上補(bǔ)填檢驗(yàn)方法”，不僅造成整改無(wú)效還產(chǎn)生了新的不符合項(xiàng)（RB/T 214 4.5.13）;2）現(xiàn)場(chǎng)觀察發(fā)現(xiàn)某編號(hào)為×××的電子天平示值發(fā)生漂移。采取的糾正措施為“增加穩(wěn)壓電源”，未全面排查引起漂移的問(wèn)題，未舉一反三系統(tǒng)排查類似儀器并進(jìn)行整改。此外，有些內(nèi)審員存在未有效跟蹤驗(yàn)證評(píng)價(jià)整改效果直接在驗(yàn)證表上簽字的現(xiàn)象，導(dǎo)致整改工作不了了之，相同問(wèn)題反復(fù)出現(xiàn)。

2.6 內(nèi)審材料歸檔保存不符合規(guī)定

內(nèi)審實(shí)施完成后內(nèi)審組一般會(huì)隨之解散，機(jī)構(gòu)質(zhì)量負(fù)責(zé)人或質(zhì)量管理部門(mén)容易忽略涉及的審核記錄、內(nèi)審報(bào)告、整改印證材料等資料，未及時(shí)收集、歸檔，造成材料不完整、審核記錄不全或遺失。有的機(jī)構(gòu)未按照規(guī)定的不少于六年期限歸檔保存內(nèi)審材料，還有的未對(duì)內(nèi)審記錄、報(bào)告等受控，內(nèi)審報(bào)告未經(jīng)審批，也沒(méi)有將內(nèi)審報(bào)告分發(fā)給相關(guān)管理層，未將內(nèi)審結(jié)果輸入管理評(píng)審。

3 提高內(nèi)審效果的對(duì)策

3.1 重視內(nèi)審活動(dòng)，提升審核人員水平

管理層應(yīng)高度重視內(nèi)部審核工作，帶頭參加內(nèi)部審核首、末次會(huì)議，關(guān)注質(zhì)量管理活動(dòng)，為內(nèi)審工作開(kāi)展提供充足的資源保障，建立內(nèi)部審核組織機(jī)構(gòu)、任命相關(guān)內(nèi)部審核人員并確定其職責(zé)，賦予相應(yīng)的崗位權(quán)力;對(duì)質(zhì)量負(fù)責(zé)人、內(nèi)審員等各涉及質(zhì)內(nèi)審的人員應(yīng)注重審核能力的培養(yǎng)，實(shí)施崗前履職能力考核確認(rèn)制度，探索樹(shù)立審核人員權(quán)威性的方法，對(duì)兼職內(nèi)審員予以職務(wù)職稱晉升、工資績(jī)效正向激勵(lì)，定期組織內(nèi)部審核經(jīng)驗(yàn)技巧的交流、培訓(xùn)，持續(xù)提高審核隊(duì)伍素質(zhì)與能力水平。

3.2 科學(xué)編制審核檢查表

審核檢查表是現(xiàn)場(chǎng)審核重要的依據(jù)，檢查表內(nèi)容直接關(guān)系審核質(zhì)量和有效性。檢查表應(yīng)圍繞審核準(zhǔn)則編制，不能簡(jiǎn)單照搬硬套，一般較大機(jī)構(gòu)宜按部門(mén)編制檢查表，較小且檢測(cè)項(xiàng)目單一的機(jī)構(gòu)宜按要素（過(guò)程）編制檢查表。內(nèi)容包含RB/T 214及補(bǔ)充要求，兼顧常見(jiàn)不符合項(xiàng)和潛在風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)，每次內(nèi)審的檢查表應(yīng)不斷調(diào)整更新，隨機(jī)構(gòu)管理水平提高逐漸增加審核深度。依據(jù)“聽(tīng)、看、查、問(wèn)、考”審核方式，靈活設(shè)計(jì)審核檢查表。

3.3 開(kāi)展體系文件審核，明確職責(zé)分工

質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、記錄格式等文件化的管理體系往往未被納入內(nèi)審工作，一般在機(jī)構(gòu)內(nèi)外因素、涉及法律法規(guī)等發(fā)生變化，曾經(jīng)發(fā)生較大質(zhì)量事故或存在潛在檢測(cè)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，應(yīng)在內(nèi)審現(xiàn)場(chǎng)審核前進(jìn)行體系文件審核，評(píng)審體系文件的完整性、適宜性、可操作性，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出改進(jìn)建議。

3.4 提高內(nèi)審認(rèn)知，高效實(shí)施內(nèi)審

管理體系內(nèi)部審核，包含質(zhì)量、技術(shù)和行政管理體系的審核，內(nèi)審不是考核也不是查找問(wèn)題，內(nèi)審發(fā)現(xiàn)包括符合、不符合、觀察項(xiàng)，也包含好的經(jīng)驗(yàn)和做法，識(shí)別出的潛在風(fēng)險(xiǎn)等，不能找不出問(wèn)題不罷休，也不能依據(jù)不符合項(xiàng)的數(shù)量、嚴(yán)重程度對(duì)涉及部門(mén)或人員進(jìn)行處罰。在審核前、中、后應(yīng)加強(qiáng)與被審核部門(mén)、內(nèi)審組內(nèi)的溝通，引導(dǎo)被審核部門(mén)、人員提高認(rèn)識(shí)，營(yíng)造發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就是改進(jìn)檢測(cè)活動(dòng)質(zhì)量的意識(shí)，認(rèn)真分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，科學(xué)制定糾正、糾正措施，系統(tǒng)全面有效整改，提升內(nèi)審活動(dòng)工作質(zhì)量。

3.5 及時(shí)收集、整理并歸檔內(nèi)審材料

應(yīng)明確在審核實(shí)施前內(nèi)審方案、計(jì)劃、檢查表編制人員，在實(shí)施過(guò)程中確定首末次會(huì)議記錄人員、不符合項(xiàng)匯總?cè)藛T和內(nèi)審報(bào)告編制人員，在審核完成后應(yīng)指定涉及各種記錄、報(bào)告收集整理、報(bào)告分發(fā)和歸檔人員，建立質(zhì)量負(fù)責(zé)人、內(nèi)審組長(zhǎng)、質(zhì)量管理部門(mén)三級(jí)內(nèi)審材料歸檔檢查機(jī)制，確保內(nèi)審材料內(nèi)容完整、信息充分。

4 結(jié)語(yǔ)

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)審工作是個(gè)系統(tǒng)性質(zhì)量活動(dòng)，不僅僅是質(zhì)量負(fù)責(zé)人、內(nèi)審員的工作，應(yīng)充分調(diào)動(dòng)機(jī)構(gòu)一切資源、全員參與、有效溝通，按程序和要求科學(xué)規(guī)范開(kāi)展審核活動(dòng)，有效實(shí)施不符合項(xiàng)的整改，才能切實(shí)保證審核質(zhì)量和發(fā)揮對(duì)管理體系的持續(xù)改進(jìn)效果。

【參考文獻(xiàn)】

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【作者簡(jiǎn)介】

趙永林（1981-），男，工程師，碩士，研究方向?yàn)閷?shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理、建材產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)。