我國灰色文獻資源建設的傳承、變革與發展

2021-09-10 17:19:00崔玥

新世紀圖書館 2021年8期

崔玥

摘要 “灰色文獻”（Grey Literature）一詞最早出現在20世紀70年代，自命名之日起就受到國外圖書情報界的廣泛關注，在我國此類文獻一般是指非正式出版的有使用價值的各種中文信息載體，亦被稱之為“非正式出版物”或“中文資料”。早在20世紀20年代中文資料就已經被國家圖書館納入到文獻資源建設中，并且入藏范圍的界定比灰色文獻更為廣泛。本文首先對國家圖書館中文資料資源建設的歷史脈絡進行梳理和總結，并對中文資料資源建設實踐工作中產生的問題進行論述和探討，最后從頂層設計入手規劃國家圖書館中文資料資源建設的總體戰略。

關鍵詞中文資料灰色文獻資源建設

Abstract “Grey Literature” was appeared firstly in the 1970s and had been widely concerned by the foreign library and information community. In China， such literature generally refers to all kinds of Chinese information carriers that are published informally， and it is also called “informal publications” or “Chinese document”. Chinese document have been included in the collection of the National Library of China and formed a certain collection and management system as early as the 1920s， and the scope of collection was more extensive than that of gray literature. Firstly， this article combs and summarizes the history of library information resources construction in Chinese and discusses the problems in the practical work in Chinese information resource construction. Then， from the perspective of the top-level design， the article plans overall strategy of the information resources construction of the National Library of China.

Keywords Chinese document. Grey literature. Resource construction.

“資料”在國語辭典中的釋義在與文獻相關時，是指可供參考或研究的材料，在社會科學中，指的是研究者對社會現象中的某些事實所作的紀錄。圖書館學研究者們也對圖書館工作中的“資料”給出了相關定義，即凡對客觀事物進行如實記錄和客觀描述的非正式出版社出版發行的出版物[1]。中文資料是指難以通過常規購書渠道或一般檢查方法獲取的各種中文信息載體，因其一般不屬于正式出版物，故亦稱“內部資料”。國外圖書情報界將這類介于“黑色文獻”和“白色文獻”之間的文獻稱為“灰色文獻”[2]。由此不難看出，作為具有一定研究、學術、保存價值的中文資料，其受到國內外圖書情報界的關注和重視。作為承擔開展圖書館學理論與圖書館事業發展研究、指導全國圖書館業務工作的國家總書庫，理應將這些有價值的文獻進行有序的搜集、整理及入藏。以下將通過對國家圖書館中文資料資源建設歷史沿革的梳理，剖析中文資料資源建設的現狀，對未來中文資料資源建設提出一些建議。

1 國家圖書館中文資料資源建設的繼承與變革

1.1 國家圖書館中文資料資源建設中采訪條例的繼承與變革

國家圖書館一直秉承著中文求全的文獻采選宗旨，同時注重藏書補充的學科、層次、文種、類型等方面的結構組配，使藏書體現出綜合性、研究性、多類型的特點。據筆者了解，國家圖書館迄今為止出臺過三部關于文獻采訪的條例，三部條例中都對中文資料的入藏范圍進行了詳細的描述。以下將條例中對中文資料的相關描述進行對比（見表1）。

從采訪條例的延續和繼承中可以看出，國家圖書館一直堅持中文資料的資源建設工作，并不斷地完善和細化中文資料資源建設的任務和范圍，力求中文資料采集的系統性、全面性、實用性，充分挖掘文獻的利用價值及時代價值。

1.2 國家圖書館中文資料資源建設的組織機構沿革

國家圖書館中文資料的采集形式經歷了零散性征集、設立專門的組織機構集中征集、建立專藏機構進行有針對性的采集等。從采集方式的變化到機構組織的變革，可以看出中文資料在國家圖書館的資源建設之路是曲折和艱難的。以下按照中文資料采集方式、機構形式的沿革進行詳細闡述。

1.2.1 從零散性征集到集中征集

據《北京圖書館大事記1909—1992》資料顯示，對于中文資料的征集，開始于北洋政府教育部指令第132號《照準京師圖書館征集圖書簡章》，以征集名家手稿、信函、圖片為主。國家圖書館最初對中文資料進行征集的記載是1921年北洋政府教育部訓令172號，其中有關京師圖書館接收留學生學位論文的批示，自此揭開了國家圖書館征集學位論文的建設之路。在此之后教育部于1929年11月又對志書、公報刊物等資料寄送國家圖書館作了明確規定，中文資料入藏的種類和數量逐漸豐富。1949年新中國成立之后，國家圖書館于1956年開始在報紙上公開征集科學研究資料，并與高教部聯系征集學位論文[5]。1964年4月6日，在中國科學技術學會全國委員會的協助下，國家圖書館開始了全國性學術會議學術資料的征集和入藏。早期的中文資料征集沒有形成制度化的征集體系、入藏標準等，沒有完善的組織機構進行管理，中文資料的資源建設是較為被動且零散的。

到了80年代后期，國家圖書館的中文資料數量初具規模，也逐漸為一些有特點且具有一定入藏量的文獻成立了專門的入藏機構，用于集中入藏和整理，包含正式和非正式出版的此類文獻。《1996年北京圖書館書刊文獻采選條例》中對此類專藏組織機構入藏中文資料的采訪細則進行了描述，部分內容見表2。

通過專藏機構對中文資料入藏的規定可以看出，中文資料不僅可以成為文獻資源建設的一種重要補充，與正式出版的文獻具有同等價值，也使得文獻資源建設更加全面、系統和完整。

1.2.2 中文資料專藏組織機構

據資料記載，國家圖書館組織機構沿革中出現過三個收集中文資料的專門組織機構，并在此期間分支出了幾個專藏機構。表3從建立時間、入藏范圍、提供服務等方面對比各組織機構間的異同。

資料組 1985—2000 學位論文、會議文獻、地方文獻（包括新修的方志、專志、年鑒，全國省、市地縣政協編寫的文史資料，全國縣以上的地名資料、人口資料、民間文學集成等）、人大簡報復印資料、軟科學資料、標準資料、全國水文氣象資料、全國省市（地）郵政部門編輯的電話簿、其他資料[2] 1987年國內非正式出版物閱覽室開放，提供開架閱覽服務。

從專藏機構成立及存續的時間不難看出，國家圖書館一直都較為重視中文資料的資源建設，通過不同時期建立的組織機構延續并傳承著中文資料的建設與發展。從文獻的入藏范圍來看，有些文獻如會議文獻、民間詩文集等在專門的組織機構中一直延續入藏，但有些文獻特色明顯、具有一定的文獻規模并且文獻來源較穩定，所以此部分文獻從專門機構組織分離出來形成了獨有的專藏機構，如2000年國內資料組撤銷之后，成立了專門的博士論文收藏中心。同樣，地方文獻、地方志、年鑒、文史資料等也在之后形成了自己的專藏機構。2008年新組建的中文資料組，除繼承了原有的部分文獻入藏范圍，去除已經形成專藏的文獻之外，又根據現有需求增添了政府機構文獻、口述歷史、非物質文化遺產以及其他有具有保存和研究價值的各類非正式出版文獻。不論是專門入藏中文資料的組織機構還是專藏機構組織都是通過不同的形式對中文資料資源建設進行著不斷的嘗試和開發，在一定程度上影響著中文資料資源建設的發展。

2 國家圖書館中文資料資源建設的問題與發現

依上文所述，國家圖書館有著悠久的中文資料資源建設史，但由于中文資料出版形式的特殊性以及不斷發生變化的出版情況等，在多年的對中文資料資源建設的嘗試與探索過程中也產生了一些問題。以下從文獻本身、采訪人員、出版機構編目、開發利用的角度來闡述中文資料遇到的困難。

2.1 來自文獻本身的采訪難度

首先，不同于有正式出版目錄或是有固定出版機構的正式出版物，中文資料因出版信息隱蔽、發行范圍窄等原因，導致在文獻信息的獲取上有一定的難度。其次，中文資料屬于非正式、不公開出版發行的文獻，很難通過常規途徑獲得[8]。文獻采集的方式和范圍沒有統一的標準，文獻來源較分散且不穩定。最后，中文資料沒有固定的出版周期，出版單位會根據自己的需要、人員、資金等情況進行中文資料的印制發行，導致文獻追蹤有一定的難度。

2.2 來自采訪人員的難度

由于中文資料的出版信息隱蔽、不規范、不完整，采訪人員僅通過文獻的名稱很難對文獻內容進行準確的判斷，對于文獻采選存在鑒別難度，對采訪人員的信息組織、分析能力提出了更高的要求，因此具有良好的溝通能力往往是采集成功的關鍵。采訪人員需要具備專業、細致的溝通能力，掌握溝通的方法和技巧，通過電話、網絡、信函、外出等形式進行文獻的采集。由于大部分文獻出版單位對中文資料的了解較少，采訪過程中首先需要采訪人員對文獻的采集目的等進行詳細的解釋，且電話和網絡采訪往往無法第一時間就找到專門的負責機構，需要不斷重復采訪過程，提高了溝通的時間成本。通過信函的征集通常不具備針對性，花費大量時間和精力搜集文獻出版單位的信息、地址，制作并發送信函，但采集成果收效甚微，降低了溝通的有效性。外出采訪不僅需要做詳細的采訪計劃和更充足的準備，還要協調雙方的時間，提高了前期籌備和采集所花費的時間。

2.3 來自出版單位的難度

首先，中文資料的來源單位大部分涉及政府機構、科研單位等非圖書館系統單位，涉及范圍較廣，且目前中文資料沒有呈繳制度的保障，這在很大程度上給中文資料的采集造成了一定的阻礙。其次，對于出版機構來說，出版的中文資料是供系統內部、行業內部人員進行互相學習、交流使用的，后期并沒有對文獻進行專門的保管和入藏。同時，因沒有專業的文獻儲藏環境，使得很多文獻在保存過程中出現不同程度的損壞，這都導致文獻缺乏系統性和連續性，給文獻的整體入藏帶來一定困難。再次，文獻產出量逐漸下降。通過采訪調研發現，近些年中文資料文獻的產出量逐漸下滑，其原因主要為：①各地方新聞出版局對內部文獻出版的數量、質量等管控得更加嚴格，每年批準的內部準印證號逐漸減少。②有些單位選擇將一些有價值的文獻正式出版，減少了非正式出版文獻的數量，而有些單位由于人員、精力、資金等問題選擇不再出版內部文獻，降低了文獻的數量同時也導致了文獻資源的斷鏈。最后，對于文獻的捐贈存在顧慮。中文資料屬于內部資料，出于保密原因，許多系統和部門對文獻征集工作持保守態度，有的甚至有排斥心理[9]。尤其是政府機構或專業性較強的機構，對于涉及保密、機密內容的文獻，在文獻的流通、存儲、利用上存在一定的顧慮;有些單位留存的文獻屬于孤本，對于是否要捐贈、捐贈之后如何利用也會存在一定的顧慮。

2.4 中文資料編目中產生的問題

目前，我館中文資料的著錄和主題分類主要參照《中國文獻編目規則（第二版）》《中文圖書機讀目錄格式使用手冊》《中國圖書館圖書分類法（第五版）》，主題標引一部分文獻參照《中國分類主題詞表》中的規范主題詞，如文史資料、家譜等;一部分文獻使用內容自選的非控主題詞，如地方志、論文等。其中，地方志的編目中又增加了其他分類法進行分類。首先，普通圖書編目的很多規定信息源是按照版權頁信息客觀著錄的，而中文資料屬于非正式出版物，沒有版權頁，在著錄信息源的選取上容易被漏選或者出現選取信息不一致的情況。其次，普通圖書的編目規則注重的是文獻信息的一般描述，無法通過現有編目規則突出中文資料的特點。最后，文獻編目缺乏規范性。中文資料編目一部分參照規范主題詞，一部分則用非控主題詞。規范主題詞缺乏對中文資料的針對性和專指性。非控主題詞行文較為自由，在數據庫中的同一類文獻難以統一，不利于文獻的檢索和使用。

2.5 中文資料開發利用的困境

國家圖書館中文資料資源建設歷史中，有兩段時期提供中文資料的閱覽，一次是1975年開放的中文資料閱覽室，一次是1985年開放的國內非正式出版物閱覽室。閱覽室開放期間，到訪人次和文獻流通率并不高，一方面可能是因為文獻宣傳力度不夠，導致大眾對文獻的認知度低;另一方面是由于當時大部分文獻只作簡編書目報道，缺乏索引、文摘工具，導致用戶查找與利用不便，許多中文資料被長期閑置，無人問津，借閱者寥寥無幾[2]。近些年，由于中文資料內容、出版形式的特殊性，加之沒有版權制度的保護，在文獻提供服務方面存在爭議，所以中文資料僅作為文獻的保存處理，并沒有對外提供服務。同時，由于文獻資源建設人員缺失，采集力度薄弱，導致文獻種類偏少、來源單一，其建設速度、數量、質量和種類遠遠不能滿足圖書館開展服務的需求[10]。

3 國家圖書館中文資料建設總體戰略規劃

目前，中文資料在全國范圍的資源建設仍處在萌芽期，一些公共圖書館雖然收集了中文資料，但由于沒有專門的組織機構進行系統、合理的征集與入藏，且沒有規范的采集入藏標準，因此整體資源建設較為薄弱。國家圖書館具有指導全國圖書館業務、開展與國內外圖書館的交流與合作的工作職能，所以應當充分發揮國家館優勢，在中文資料的資源建設中起到引領作用。對此，以下將從文獻采集、編目、開發及利用方面提出國家圖書館中文資料資源建設總體戰略規劃。

3.1 中文資料采訪策略

3.1.1 從不同層面推進采訪制度建設

2003年發布的《國家圖書館文獻采選條例》中明確了中文資料的重點采選范圍，強調了未列入繳送范圍的中國各級政府出版物，而各機關團體、學術團體、企業、事業、高等學校和科學研究機構出版的具有較強的學術性、資料性、參考性或有一定收藏價值的中文資料[4]文獻的入藏價值，但由于此類文獻的產出單位不隸屬于圖書館系統，給文獻的采集帶來了一定的阻礙。從國家層面分析，完整地收集和保存有價值的文獻，是國家政治、文化、經濟等各方面發展的有力保障。IFLA出版的《法定呈繳立法準則》中，關于法定繳存所闡述的一個基礎原則是“除非在法律上有特別的例外規定，否則所有廣義上的出版物，即所有向公眾提供的資料都在繳存范圍之內”[11]。因此，我國應不斷推進和完善呈繳本制度，將具有價值的中文資料列入呈繳范圍內，以保證國家總書庫中文文獻入藏的完整性。從圖書館層面分析，圖書館可以通過自身力量改善中文資料采訪的現有格局，針對不同層級單位制定專用公文詳細說明采訪目的、范圍、入藏價值、聯系方式等，通過官方途徑與政府、科研等跨系統單位直接對接，提升文獻采集的有效性。另外，近些年非物質文化遺產、民族文化內容備受關注，文獻數量逐漸增多，圖書館可以依據社會發展需求、文獻資源發展變化等進行圖書采訪條例的調整和細化，同時不斷擴充館藏文獻類型，優化中文資料的資源建設。

3.1.2 推動不同層級間的采訪合作

當代圖書館的轉型發展需要不斷推進與全球圖書館界、圖書館與社區間的全面合作，實現圖書館的核心價值和職能。2018年國際圖聯正式發布的《全球愿景報告》中也提到：“建立廣泛的合作，發揚合作的精神，不僅要加強館際間的合作，還要加強圖書館與外界的合作，才能真正建立起強大和統一的圖書館聯盟。”[12]中文資料的采訪更需要多方力量的合作與配合才能夠實現文獻的最大化開發和利用。以下將從三個層級間的合作進行逐一介紹。

（1）推動館內相互合作。目前就采訪而言，從捐贈角度看，文獻捐贈者很難從文獻內容準確判斷文獻的捐贈入口，給文獻捐贈帶來了一定的障礙。從文獻采購角度看，文獻進行分散采集，一方面不容易找到專門采集的書商，一方面專項采集購入體量小，提高了圖書采購成本。如果能夠進行集中采購，不論對于書商還是圖書館方，都是十分便利和易操作的。就文獻編目而言，如果能夠將館內中文資料集中管理和入藏，對不同類型的中文資料集中編目，在基礎款目和字段上進行統一和標準化，再設置特殊字段突出文獻特點，更利于文獻的檢索和利用。

（2）推動館際合作。通過采訪調研發現，各地方圖書館中文資料資源建設情況發展不均。有些圖書館屬于被動采集，沒有特定的入藏標準和范圍，沒有設置專崗對文獻進行采集、加工和處理。有些圖書館僅采集政府出版物，如山西省圖書館接受政府信息公開文件、河北省圖書館收藏省內數十個廳局的政府公開信息等[13];有些圖書館則進行了特色中文資料的整理與入藏，并形成了數據庫，如廣東省圖書館建有孫中山文獻全文數據庫、浙江省圖書館建有越劇資料庫、上海圖書館建有家譜數據庫等[13]。中文資料文獻種類和來源的多樣性、文獻數量的龐大決定了僅憑一館之力無法進行全面的征集[10]。為了更好地進行中文資料的資源建設，需要館際間的通力合作與相互協調，根據服務需求建成能體現圖書館行業特色和單個圖書館特色的中文資料館藏體系，使中文資料能夠在資源建設過程中去重復化、去單一化，兼具地域特色。

（3）推動跨界合作。如上文所述，中文資料的來源單位不僅僅局限于圖書館，更多的有價值的文獻資料還需要各單位的支持。為更好地進行中文資料建設，圖書館需要與各文獻產出單位搭建良好的合作、溝通平臺，從而獲得穩定的文獻資料來源，而圖書館為各機構定制不同層級的文獻服務方式，在文獻提供和參考咨詢方面提供便利，形成服務和館藏建設與利用相互促進、相互推進的良性發展局面[10]。

3.2 中文資料編目策略

3.2.1 制定中文資料編目規則

目前，中文圖書編目參照的是《中國文獻編目規則（第二版）》（以下簡稱《規則》），《規則》對普通圖書、學位論文、縮微文獻、電子資源等十余種文獻類型的著錄做了相關規定[14]，此規則針對特殊文獻類型，在基本款目的著錄上根據文獻特點增加了特殊著錄字段，如拓片的著錄增加了刻立項、樂譜的著錄增加了樂譜特殊細節項、手稿的著錄增加了日期項等[15]。而中文資料作為一種出版形式特殊且具有代表性的文獻卻并未在《規則》中進行描述，對此，應當在《規則》中增加對此類文獻編目規則的詳細描述，同時將已經單獨規范的特殊文獻并入中文資料類，針對每類文獻的特性將著錄信息源、一般資料類型標識、附注項內容等進行詳細規范，如：政府出版物需要增加特殊附注項描述文獻發布機構的級別、文獻類型、文獻內容、保密級別等;非物質文化遺產相關文獻需要增加特殊細節描述，深度揭示和體現非物質文化遺產的歷史背景、文化背景、傳承人信息等內容;同時，在《中國分類主題詞表》中擴充符合資料特性的規范主題詞，增添細化《中國圖書館分類法》中的類目，以便準確地揭示中文資料的內容。

3.2.2 納入聯合編目范疇

全國圖書館聯合編目中心成立于1997年10月，其宗旨是運用現代圖書館的理念和技術手段將各級各類圖書館豐富的書目數據資源和人力資源整合起來，實現書目數據資源的共建共享，降低成員館及用戶的編目成本，提高編目工作質量，避免書目數據資源的重復建設。目前，中文資料的編目沒有統一的標準和規范，且不屬于聯合編目范疇，導致無法實現中文資料書目數據資源的統一，而且由于中文資料文獻內容的特殊性，有些文獻屬于機密或限制內容，書目數據不宜公開，這也是目前中文資料無法納入聯合編目范疇的主要原因。但可以通過增強中文資料文獻的篩選、審讀、調研等工作將部分可以公開的民間文獻、非遺文獻等納入聯合編目范疇，建立統一的文獻標準，提升中文資料編目的數據質量，實現資源的共建共享。

3.3 中文資料服務策略

3.3.1 編制中文資料文獻總目

中文資料自身出版的特殊性，決定了文獻難以通過正常渠道被獲取。編制中文資料總目可以通過以下幾個方式獲得。第一，通過書目，從不同角度對中文資料的圖書題名、責任者、出版發行、內容提要、目次等圖書的外在特征和內容特征進行詳細的描述和揭示，給用戶提供全面的文獻信息資源，為讀者提供多種方便快捷的檢索途徑;第二，按資料類型進行中文資料總目的分類編制，有針對性地為政治、經濟、文化、教育等專項領域提供重要的文獻資源保障;第三，梳理館藏數據庫數據，明晰中文資料的文獻特色，類型分布，出版情況等，有利于文獻的開發利用;第四，中文資料收錄范圍更為廣泛，涵蓋了圖書館系統、文博系統、政府機構、企事業單位、民間團體等，中文資料目錄的編制可以全面反映各出版機構圖書的出版情況，可保證文獻的系統性、有序性征集;第五，中文資料總目方便攜帶，易于推廣和宣傳，使中文資料逐步走進大眾視野，加強其對文獻的保護意識。

3.3.2 制定中文資料分級服務制度

近些年，隨著文獻管理的嚴格控制，文獻篩選、審讀工作顯得尤為重要，尤其是未經過正式出版社出版的中文資料，文獻內容的把控更加艱難，這也是中文資料一直處于保存狀態的主要原因。但從圖書館的角度看，文獻除了具有保存的意義，更大的意義是進行文獻流通和利用，使文獻可以轉化為知識，讓知識流動起來。因此，圖書館可以根據文獻來源及需求的不同，對入藏文獻進行分級管理和分層服務，將文獻分為可提供文獻、限制提供文獻和保密文獻，再根據機構不同將服務分為面向大眾的閱覽服務、面向個人和機構的參考咨詢服務、面向政府機關的立法決策服務等。根據文獻內容的不同將服務分為以下幾個層次：以介紹民間傳統文化、非物質文化遺產為代表的可公開文獻提供閉架閱覽服務;涉及研究性、專業性較強的文獻可以對特定研究人員進行審查后提供閱覽;涉及數據安全、保密安全的涉密性較強的文獻，只為立法決策、政府機構做參考咨詢用。

3.4 創建中文資料資源建設中心

目前，不少國家和地區，如歐洲、英國、日本、美國等都建立了專門收藏和提供服務的資料類文獻提供中心、組織機構、協會。2004年姚蓉在圖書館學刊發表的《中文資料的開發與利用》中也曾提出建設全國中文資料中心的構想[2]。目前，雖然我國也有學位論文數據庫、會議論文數據庫、技術報告數據庫等[16]，但對中文資料的開發利用仍存在滯后性、缺乏相對集中的管理模式、缺少編目標準、缺少同行業交流等問題，僅憑建立數據庫和網絡虛擬平臺是遠遠不夠的，我國應當構建一個符合我國國情的中文資料集中管理中心。首先，以國家圖書館為主導單位，聯合各機構、各單位、各組織建立聯動采訪機制，最大限度地整合灰色文獻資源，擴大檢索范圍，建立有效的信息儲存中心。其次，搭建中文資料聯合編目中心，實現數據的標準化、規范化。再次，構建中文資料信息咨詢中心。用于法規、標準、制度的發布和討論，加強信息的時效性，增強各文獻出版機構之間的互動交流。最后，打造服務開發咨詢中心。融合各地方資源，通過多方配合開展全國性質的中文資料巡回展覽、講座、培訓等工作，增強文獻的利用率、宣傳和推廣。通過創建中文資料資源建設中心完成我國灰色文獻資源建設的統籌規劃，最大限度地整合灰色文獻資源，有效推進系統間、跨系統的灰色文獻協調合作與共建共享等工作，力爭將之建設成為全國灰色文獻資源儲備庫、灰色文獻信息提供中心、灰色文獻交流與研究基地等。

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