建筑工程檔案資料有效管理措施的應(yīng)用分析

王娟

摘要：隨著建筑行業(yè)發(fā)展速度越來越快，建筑施工企業(yè)也面臨著較大的挑戰(zhàn)，在實際施工中企業(yè)需要結(jié)合實際情況做好檔案資料的管理工作，并完善資料管理體系，基于此，本文對建筑工程資料及檔案管理現(xiàn)狀以及建筑工程檔案資料有效管理措施的應(yīng)用措施進行了分析。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案資料;管理

在工程開展中，文件與檔案管理貫穿始終，對建設(shè)成果產(chǎn)生著直接的影響。若是管理不當(dāng)，將會阻礙工程項目順利開展。因此，積極探索行之有效的工程項目文件與檔案管理措施具有重要的現(xiàn)實意義。

1 建筑工程資料及檔案管理現(xiàn)狀

1.1 專業(yè)人才稀缺

檔案管理對從業(yè)人員的要求較為嚴(yán)格，建筑工程建設(shè)所形成檔案，其內(nèi)容往往十分專業(yè)，要想使資料及檔案得到科學(xué)管理，將相關(guān)工作交由專業(yè)人員負(fù)責(zé)是前提。現(xiàn)階段，管理人才稀缺的情況尚未得到緩解，建設(shè)單位聘請人員中，從未接受過專業(yè)培訓(xùn)的比重較大，這部分人員既不具備堅實的基礎(chǔ)，同時也不具備豐富的經(jīng)驗，只有在專業(yè)人員的指導(dǎo)下，才能完成各項任務(wù)，換句話說，如果專業(yè)人員沒有向其提供指導(dǎo)，歸檔不齊等問題的發(fā)生頻率，將會出現(xiàn)較大幅度的提升，后續(xù)工作也會受到相應(yīng)的影響。

1.2 管理意識薄弱

在工程規(guī)模持續(xù)提升的當(dāng)下，轉(zhuǎn)變管理意識勢在必行，但仍有部分管理人員，沒有對自身觀念進行更改，認(rèn)為對工期緊張的建筑工程而言，無論是前期準(zhǔn)備，還是施工管理，均較整理資料及管理檔案更加重要，從而選擇投入較少時間，用來搜集和管理資料，其自然無法得到充分發(fā)揮。此外，還有少數(shù)建設(shè)單位將搜集資料的時間放在施工后，由此而引發(fā)的問題，不僅是效率難以達到預(yù)期，還包括資料不全、缺少應(yīng)有時效性等。

1.3 建筑工程檔案資料管理的信息化程度不高

目前，很多企業(yè)在建筑工程檔案管理中導(dǎo)入了信息化管理技術(shù)，但是檔案管理工作中仍然沒有做到信息管理技術(shù)的有效應(yīng)用及實現(xiàn)全面信息化管理，信息化管理程度不高。一些極為重要的檔案資料，目前還停留在紙質(zhì)管理模式中，紙質(zhì)檔案受到天氣等自然因素影響較大，在潮濕的環(huán)境中容易腐爛，嚴(yán)重的會導(dǎo)致無法修復(fù)，在一定程度上致使重要檔案信息的缺失。另外，紙質(zhì)檔案保管還面臨一個重要問題就是在需要時，難以較快查詢，降低了建筑工程檔案管理人員的工作效率。實現(xiàn)建筑工程檔案管理信息化，不僅可以保存一些重要的檔案信息，還提高了檔案查詢速度。

2 建筑工程檔案資料有效管理措施的應(yīng)用措施

2.1 利用計算機進行資料整編

公司要緊隨社會發(fā)展的潮流，將高科技積極引入公司辦公中。傳統(tǒng)紙質(zhì)資料填寫前期表格制作麻煩，且表格復(fù)印需要花費資金，表格空位有限，在具體填寫中容易出現(xiàn)字?jǐn)?shù)超出的情況，而且由于紙質(zhì)資料難以修改，最終收集資料中經(jīng)常會有涂鴉錯字，影響整體美觀，增加審閱難度。同時，紙質(zhì)材料難以保存、運輸困難，在人事變動或者公司變址中經(jīng)常會出現(xiàn)資料丟失情況，不利于后期資料提取，在產(chǎn)生財務(wù)糾紛時，相關(guān)人員難以提供原始材料，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟損失，影響公司發(fā)展進程。相關(guān)人員可以使用計算機進行資料收集和填寫，該方式減少了紙張浪費，規(guī)范了表格填寫方式，明確了具體工程實施情況，而且可以有效避免材料丟失，也方便管理人員進行存儲。同時，資料保存時間變長，增強了對已結(jié)束工程的保障時間，可以有效減少偷工減料等情況的出現(xiàn)。

2.2 完善建筑工程檔案資料管理制度

在開展建筑工程檔案資料管理工作時，政府部門應(yīng)該牽頭建立一套科學(xué)、有效的管理制度與管理法規(guī)體系，這些規(guī)章制度應(yīng)符合當(dāng)前形勢，具有一定的可操作性，在建筑企業(yè)經(jīng)營過程中能夠提升其檔案資料管理水平。同時，建筑企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身情況建立、健全檔案資料管理制度，在檔案管理工作中，能夠指導(dǎo)企業(yè)向符合市場需求的方向發(fā)展，使建筑工程檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化。建筑工程檔案資料管理人員在工作過程中，還應(yīng)該經(jīng)常深入施工現(xiàn)場進行實地勘察，了解現(xiàn)場施工情況，根據(jù)現(xiàn)場施工需求制定科學(xué)、合理的檔案管理計劃。在建筑工程施工完成后，檔案管理人員要更加重視檔案資料管理工作，并搜集施工過程中的相關(guān)資料，進行整理分析，做好存檔工作，將其作為寶貴財富供其他工程項目參考。

2.3 提高建筑工程檔案資料管理人員能力

建筑施工企業(yè)缺乏對檔案資料管理人員的綜合培養(yǎng)，致使業(yè)務(wù)能力不足，可以通過單位層面與管理人員個人層面兩個方面提高管理方面的能力。單位使用新人負(fù)責(zé)檔案資料管理業(yè)務(wù)時，應(yīng)對管理人員進行專業(yè)的技能培訓(xùn)，強化其對檔案管理知識的了解，幫助其提高工作質(zhì)量。管理人員在工作過程中，應(yīng)不斷加強業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)與積累，自身不斷學(xué)習(xí)，有利于提升綜合業(yè)務(wù)能力。在學(xué)習(xí)過程中，不斷總結(jié)，對于自身出現(xiàn)的一些消極等負(fù)面思想，應(yīng)及時糾正，為今后提高工作質(zhì)量與效率奠定基礎(chǔ)。在實際工作中，檔案管理人員應(yīng)充分結(jié)合工作實際需求，結(jié)合時代發(fā)展的要求，積極考取相關(guān)檔案管理方面的職業(yè)資格證書，證明自己在檔案管理行業(yè)中具備相應(yīng)能力，還可以引起建筑施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，推動檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展。

2.4 于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維加強檔案信息化管理制度建設(shè)

目前，結(jié)合實際工作狀況，制定了科學(xué)完善的檔案管理機制，開發(fā)出一套為基礎(chǔ)設(shè)施“個性化定制”的工程項目信息化監(jiān)控平臺，實現(xiàn)全程電子化管理，優(yōu)化企業(yè)資源配置，降低管理成本，規(guī)范管理流程，提高管理效率，同時為領(lǐng)導(dǎo)層做決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。此外，檔案管理人員應(yīng)不斷更新檔案利用方式，明確檔案工作的政策要求，充分認(rèn)知制度所起到的引導(dǎo)性作用，嚴(yán)格按章辦事。首先，重視檔案編研工作，提高主動服務(wù)意識。檔案利用是一項非常復(fù)雜的內(nèi)容，不同人員具有不同的檔案查閱權(quán)限，因此要對檔案進行深層次的管理，不斷健全和完善網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，做好目錄編制工作。其次，豐富檔案資源。檔案的收集與整理是一項持久的工作，要充分認(rèn)識到檔案收集的周期性特點，定期主動搜尋相關(guān)文檔，完善檔案接收機制，將分散于個人和部門人員手中的檔案及時接收過來，進行整合。并借助先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，完善信息共享機制，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)接口，消除信息孤島，提高檔案資源利用效率，盡可能收集有價值、重要性強的檔案，突出檔案管理的有效性。

2.5 建立完善的管理措施

建筑企業(yè)應(yīng)該重視工程檔案的管理工作，積極完善相關(guān)管理措施，使檔案管理人員可以進一步掌握施工進度，核實資料內(nèi)容。政府的有關(guān)部門應(yīng)該針對企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀制定部分法律法規(guī)，督促建筑企業(yè)進行檔案管理制度的完善。政府制定的法律法規(guī)應(yīng)該符合大部分企業(yè)發(fā)展的實際情況，并且應(yīng)該具有一定的可行性，可以幫助企業(yè)進行管理制度的完善。企業(yè)檔案管理員工應(yīng)該充分對檔案資料進行重視，對施工現(xiàn)場全面了解，經(jīng)?？辈飕F(xiàn)場，科學(xué)制定檔案管理計劃。

3 結(jié)束語

隨著建筑行業(yè)發(fā)展速度越來越快，建筑施工企業(yè)也面臨著較大的挑戰(zhàn)，企業(yè)在發(fā)展過程中應(yīng)注意各個環(huán)節(jié)的均衡發(fā)展。建筑工程檔案資料管理在企業(yè)管理中占據(jù)重要地位，越來越多的建筑施工企業(yè)在管理過程中重視建筑工程檔案管理工作，從企業(yè)自身實際出發(fā)，運用科學(xué)的管理方式，構(gòu)建有效的管理體系，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，推動了建筑行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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