淺談加強PPP模式公路工程檔案業務指導

朱月亮

隨著“交通強省”“交通強國”戰略不斷深入，浙江省交通運輸方方面面取得很大進展，交通基礎設施建設投融資渠道靈活多樣，從而，交通公路工程引入不少PPP（Public-Private Partnership）模式，即政府和社會資本合作，通過合規程序參與公共基礎設施建設的一種項目運作模式，近年來，常山縣交通基礎設施建設也引進多個PPP模式項目，如城區公共自行車項目、衢州至常山沿江公路建設項目、351國道建設項目等。由于這些社會資本方有的初次涉及交通領域工程建設，迫切需求交通公路工程檔案管理相關法律法規，國家標準和技術規范的掌握，并從專業角度對他們進行示范、引導、檢查、監督。這一工作直接影響檔案歸檔質量的好壞，更影響檔案功能在交通公路規劃、建設及管理過程中的發揮。為此，將檔案管理業務指導的重心前移就顯得尤為重要，為確保檔案質量，常山縣交通運輸部門先后印發關于《加強公路工程項目檔案管理》《公路工程項目檔案管理計劃》《在機構改革中做好交通系統檔案處置工作》等通知，對公路工程參建各方主體檔案工作實行監督和指導，也是新《檔案法》規定的職責所在。

1.加強宣教，提高法規政策意識

政策宣傳，側重于重點環節的政策性交底，在檔案管業務部門的通力配合下，在工程項目處于規劃許可審批階段時就介入進來，做好工程檔案驗收、移交事項書面告知工作，并對《公路工程質量條例》《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》《浙江省公路工程竣（交）工驗收辦法》等法律規章及時進行宣傳，使PPP模式社會資本方事先了解工程檔案歸檔要求和內容，并要求各參建單位將工程文件形成和積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍，把責任與義務落實到位，明確告知公路建設項目檔案驗收重要性，主動告知市縣重點項目辦公室對重點交通公路建設項目進行定期或不定期的檔案專項抽查、以及通過浙江政務服務網、檔案館網站等多個渠道為參建單位提供工程檔案辦事事項的持續性咨詢服務，提高參建單位歸檔的積極性和主動性。

2.注重培訓，提升檔案業務水平

提高PPP模式社會資本方及各參建單位檔案資料人員的業務能力，在技術性方面指導側重業務提升，每年不定期舉辦公路工程檔案管理培訓班，將建設、施工、監理單位人員組織起來，邀請當地檔案工作專家進行基本知識，業務標準和技術規范教學。并在培訓班上特別強調各單位要做好勘查、設計、施工、監理工作中所形成的文件材料的收集和積累工作，指導參建單位預先制訂“科技文件積累袋”，提供負責積累工作的人員使用，嚴格落實《公路工程項目文件歸檔范圍》《電子文件與電子檔案管理規范》，以及省、市有關規范性文件的要求，收到較好效果。同時為PPP模式社會資本方及參建單位，提供浙江省檔案干部培訓中心舉辦培訓班的信息通知，鼓勵他們帶著問題參加培訓，可以得到授課老師現場解答，解決在公路工程新建、改建和擴建中遇到的實際問題。

3.勤于指導，適應檔案實踐運用

《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》要求，各級交通運輸主管部門根據統一領導、分級負責的原則，依法對所轄區域內公路建設項目文件材料立卷歸檔工作進行管理，同時接受公路建設項目所在地上級及同級檔案行政管理部門的監督和指導。目前，常山縣交通運輸局按照《計劃》對公路工程項目采取“線上線下”的方式強化PPP模式社會資本方及各參建單位的檔案業務指導。

“線上”指在線解決參建單位在工程檔案管理中的問題，注重對參建單位建設工程前期文件資料形成、積累等方面進行前端性控制，確保公路工程檔案質量。主要是建立QQ群、微信工作群、浙政釘群等，將在建項目檔案負責人納入進來;在“線上群”里宣傳新的政策法規。其次是利用浙江政務服務網投資項目在線審批監管平臺，從立項審批到竣工備案全部過程的相關操作匯集起來，強化公路工程各階段材料的前端控制，實現工程各階段文件可查可溯可補等，真正實現新修《檔案法》規定的電子文件法律效力地位。

“線下”指一些在線上未能得到有效解決的問題和需求，由交通運輸部門牽頭組織，協同檔案部門安排專人進行上門服務，重在解決在工程檔案管理中的實際問題，能夠及時快速糾正和解決工程檔案管理中難題，項目檔案的真實性，完整性和安全性得到有效確保。在具體做法上，不僅將業務指導送至駐地、項目部，很多時候直接送至施工一線，這樣以來除講授工程檔案收集要求外，還能發現一貫以為合規而實際違規的問題，更利于規范化管理，衢州至常山沿江公路建設項目檔案的順利歸檔，就是一個典型的工作案例。該工程是一項重點工程，由中電建路橋集團有限公司承接PPP項目，對浙江省有關檔案管理規范要求初次涉及，這一項目涉及專業領域繁多檔案管理量大而廣，歸檔工作難度大。縣交通運輸檔案部門多次邀請當地具有37年檔案專業年限的高級專家走進中電建駐地，多次參加檔案工作對接會議，對集團提出的移交檔案規范標準、移交方式和時間、竣（交）工驗收標準、相關資料填寫方式等問題進行現場解答;面對參建單位資料員重點講解公路工程檔案歸檔范圍、歸檔流程、組卷方法、質量要求、注意事項等，及時糾正他們的習慣和經驗的做法，獲得了中電建集團的高度評價。

4.重點把關，順利通過檔案驗收

在日常工作中，針對PPP項目的檔案管理工作，交通運輸檔案部門遵照相關規定，聯合檔案主管部門進行公路工程檔案管理、監督和指導，在確保PPP公路工程項目檔案順利通過驗收方面，主要抓好以下兩個重點環節。（1）硬性指標絕對不能失控，公路建設項目檔案驗收不合格則公路建設項目竣（交）工驗收就不合格。《浙江省公路工程質量評定操作方法》要求，“質量保證資料基本數據（原材料、標準試驗、工藝實驗等）、檢驗評定數據有嚴重不真實或者偽造現象的或者檢查項目不全、頻率不足或者缺少必要的數據，不能有效證明工程符合規范要求或者資料反映出的工程質量達不到合格標準的”交工質量評定為不合格，應返工處理后重新進行評定。（2）時間節點必須把握：《建設工程文件歸檔規范》要求，在工程竣工驗收前，對工程檔案進行預驗收，驗收合格后必須出具工程檔案認可文件;2019年最新修訂《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》規定，各承包單位應在合同段交工驗收前，將已經系統化整理的項目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制說明，經項目法人單位和監理檢查合格后，移交項目法人單位;公路工程項目通過竣工驗收3個月內按規定辦理項目檔案移交手續。

針對這樣兩類影響PPP項目公路工程檔案驗收的情況，交通運輸檔案部門采取的做法是：對建設單位項目組（指揮部），特別強調立項文件、勘察設計文件、招投標文件、土地房屋征遷資料務必要齊全完整;對施工單位，重點以保存原件為主，務必做到與工程實際相符合真實、準確的內容文件資料，竣工圖的設計變更要標注到位，竣工圖均要加蓋竣工章，并采用耐久性強的書寫材料進行書寫，簽字蓋章清晰完備，保證竣工圖編制的專業性;對監理單位，著重檢查質量控制、安全管理、進度控制、試驗抽查、監理日志等資料檔案是否齊全完整，以及抽查資料的形成是否與工程要進度同步。另外，交通運輸檔案部門提前為各參建單位編制統一的檔號，給檔案系統化整理留有充足時間余地。

總之，常山縣交通運輸部門通過對PPP模式建設公路工程項目的特點分析，有的放矢的進行檔案管理工作的宣傳教育、培訓、采取“線上+線下”服務和重點把關等舉措，使常山縣PPP項目公路工程檔案工作逐步走向規范化，檔案管理水平得到較大提升。