高校檔案管理工作中大數據的運用探析

韓金

摘要：隨著高校辦學規模的不斷擴大，高校檔案數據呈現出數量大、種類多、價值密度低等特征，檔案工作者有必要在檔案管理上加以變革，充分認識大數據的重要價值，著重從更新檔案工作理念、強化檔案資源集成、防控檔案利用風險等方面加強對大數據的運用，不斷優化高校檔案管理。

關鍵詞：高校;檔案管理;大數據;數字化

高校檔案指的是高校歷史、教學、科研、人事等資料與數據，是高校非常重要的資源，這意味著高校檔案工作者承擔著管理檔案、提供信息、服務決策等重要職能。隨著大數據時代的到來，檔案電子化與數字化的發展、檔案數據的成倍增長給高校傳統紙質化檔案管理提出嚴峻挑戰，運用大數據改進高校檔案管理勢在必行。

一、高校檔案管理工作中大數據的重要性

基于大數據時代背景，高校的運作廣泛涉及管理活動、人才培養、科學研究以及社會服務等，這些活動的開展都會產生大量數據，來源分布廣、結構多樣，具備明顯的大數據特征。在高校檔案數據量急劇增長的形勢下，傳統檔案管理的滯后性越來越突出。對于高校檔案數字化管理而言，數字化特點主要體現在使用計算機技術和互聯網技術方面，大數據作為一項關鍵技術和高校檔案數字化管理存在直接聯系[1]。在檔案管理中運用大數據不僅能提升高校數字檔案管理的規范性、標準性，還能保障高校數字檔案信息的安全性。特別是在建成高校數字化檔案以后，檔案管理系統會自動掃描、處理檔案內容，歸類數字化資源，依托計算機設備把檔案數據錄入高校數據庫，方便快速搜索，更有效地共享檔案信息。而且大數據的精準度很高，可以規避人工失誤，通過運用大數據大大提升檔案數據處理質量，進一步凸顯大數據運用的重要性。

二、高校檔案管理工作中大數據的運用建議

（一）運用大數據更新檔案管理工作理念

檔案管理方式在大數據時代已經發生較大變革，高校為了適應這一變化趨勢，首先要做的就是建立現代化的工作理念，這是在高校檔案管理中加強大數據運用的前提。一方面，做好檔案管理大數據宣傳，重點宣傳新時期里檔案工作發生的變化以及大數據對高校檔案管理的積極影響;另一方面，普及檔案管理大數據理念，主要在于實現功能轉變，從保存檔案的功能轉向服務高校發展的功能、從檔案查詢使用功能轉向檔案數據信息服務功能。對于檔案服務理念的更新還要主動探索各行各業對高校檔案的需求，通過分析需求挖掘檔案數據的價值，提供優質檔案信息服務[2]。

（二）運用大數據強化檔案信息資源集成

高校檔案信息資源集成是基于大數據的檔案數字化建設對高校檔案管理提出的要求，借此保證高校檔案管理工作與時俱進。

一是檔案管理工作過程的集成。這主要涉及到高校文件管理、檔案工作流程的集成，通過實施文件前端管理與控制，在高校的各個應用系統之中全面融入檔案管理工作的大數據要求、規范、標準等，促進檔案生命周期和高校各項業務的一體化集成，包括檔案資源的生成、管理和利用的一體化，有效控制檔案資源的收集、管理、利用等業務流程，達到高校檔案信息資源整體優化的目的。

二是規范、標準的集成。檔案工作者要在高校領導的正確指導下統籌規劃檔案信息資源大數據集成，成立對應的領導小組、研究小組，為建設全校檔案信息資源提供指導，加快檔案管理的規范化、標準化建設[3]。與此同時，制定關于高校電子檔案標準化建設的標準，統一檔案數字化資源集成的規范與標準，實現校內檔案部門和其他部門的信息流通與共享，進而促成高校檔案數據資源的集成、共享。例如高校檔案的數字化加工，根據既定規范和標準對檔案進行掃描、修補、糾偏，并根據命名規則將其保存為適當的文件資料。在數字化加工環節要意識到存儲技術在持續發展，無需再擔憂存儲容量的問題，所以無需過多考慮文件大小，可以選擇300dpi分辨率、24位真色彩模式、多頁TIFF存儲格式、JPG或者PDF利用格式等;文件名必須規范，主要根據檔號掛接數字化成果，這要依賴文件名，尤其是高校檔案管理系統對文件名的全角半角、大小寫等比較敏感，應正確使用。

三是檔案數據、信息的集成。在高校檔案管理中面向SOA集成架構搭建集成平臺，解決檔案信息系統和學校業務系統之前的信息壁壘問題，利用動態管理流程促進各類信息資源的整合，實現高校檔案信息集成管理;全面掃描現有紙質檔案，將其轉化成電子檔案，促成檔案數據信息和原本載體的剝離，進一步深化高校檔案價值;妥善遷移高校業務系統中不再使用的陳舊檔案數據和校內無法兼容、異構的數據庫之間的檔案數據信息，根據已經規劃的結構、體系與內容實施檔案數據信息再分類管理，防止遺失，體現高校檔案信息資源的完整性。

（三）運用大數據防控檔案信息利用風險

考慮到當今社會處于大數據時代發展早期，在高校檔案管理工作中對于大數據的運用和現實需求存在差距，需要注意數字化技術的諸多風險。例如在高校檔案管理中要重視降低、規避檔案數據信息的流失、泄露以及侵害個人隱私等安全風險，可以專門設立保護師生信息隱私權的工作機制，對一些數據信息進行模糊處理，提高通過大數據庫挖掘個人隱私信息和特定數據點之間的聯系的難度;檔案工作者在采集數據信息時要嚴格遵循相關法律法規，完善建立信息安全制度，依法承擔信息安全監管特色，涵蓋在特定時間以后將個人數據信息刪除的義務;針對有關個人數據信息再利用的現象，務必要運用數字化節制技術，持續提升、更新減災能力，有效減輕甚至規避個人數據信息被二次挖掘利用面臨的潛在風險。

除此以外，要科學處理檔案數據信息中記憶和刪除的關系，因為在高校檔案數據信息資源的開發與利用中，記憶和刪除是核心矛盾[4]。在大數據時代背景下要記住遺忘的價值和必要性，雖然高校保存傳統紙質檔案存在自毀機制以及有效期限，在時間的流逝中可以保存的紙質檔案是有限的，而運用大數據保存下來的數字檔案擁有存儲時間更長的優勢，但也有更大的數據信息安全保障壓力，處理好記憶和刪除的關系是非常關鍵的。現如今數據存儲器提供可靠的、價廉的檔案數據信息存儲方式，一旦缺少合理的數據管理規則，涵蓋經常進行可靠的備份，就不能充分體現運用大數據的優勢。改善措施主要有：在高校數據檔案中進行數據化記憶存儲之前要根據數字檔案節制規則設定合理的存儲期限;針對自動刪除高校過期數字檔案的需求建立智能監控機制，提高數字檔案存儲和利用的質量，幫助緩解數據化記憶容易引起的矛盾;積極探索可以緩解復雜矛盾而且漸變的、可用的遺忘機制，取代存儲期限設置，也就是允許高校數字檔案伴隨時間的推移自動銹蝕或者分解，讓數據化記憶表現出更包容、更強大的聚合功能及風化功能，提升高校檔案管理整體水平。

三、結語

大數據時代的到來不可逆轉，在數據規模越來越大的發展背景下，肩負檔案管理職責的高校檔案工作者要主動運用大數據促進工作理念的更新，集成檔案信息資源，同時防控安全風險，這是義不容辭的義務、責任。通過構建數字化檔案實現對高校檔案資料的高效處理，推動高校檔案管理不斷創新，提高數字檔案管理成效。

參考文獻

[1]費紫琦.大數據時代高校檔案服務創新研究[J].蘭臺世界，2019（01）：121-123.

[2]余浠婉.高校檔案信息資源數字化建設初探[J].辦公室業務，2020（12）：66+166.

[3]李愛華.大數據時代高校電子檔案管理創新研究[J].檔案管理，2020（02）：82-83.

[4]鄭立梅.大數據背景下高校檔案管理模式的變革研究[J].國際公關，2020（02）：173+175.