醫院人事檔案管理的數字化實現過程

李洋

摘要：所謂數字化就是建立數字化模型，把比較繁瑣的信息轉化成數據、數字，以代碼的形式在計算機中進行統一處理。將數字化管理方式應用到醫院人事檔案管理中，能全方位提高管理效率。

關鍵詞：醫院;人事檔案管理;數字化

在醫院管理工作中，人事檔案管理是主要工作，負責醫院內部人員管理和人事調動，管理效果會影響醫院整體管理效率，還影響著醫院未來發展。近些年來，醫院人事管理工作逐漸變得復雜化，常規的人事檔案管理方式，遠遠達不到現代化醫院管理標準。而數字化管理是先進管理模式，如果能充分利用信息技術和互聯網技術，打造數字化人事檔案管理，實現現代化管理，更好的推動醫院長遠發展。

一、數字化醫院人事檔案管理的作用

（一）提升檔案信息有效利用率

人事檔案管理部門不僅負責人事管理，還要為醫院提供相關數據，方便各個部門借鑒和學習，可以說人事檔案資源的完整性關乎著醫院的生產和發展。人事檔案傳統管理過程中，需要對各種數據資料進行查閱，這個過程會消耗大量物力、人力和時間[1]。如果進行數字化管理，能夠通過關鍵詞搜索，快速找到需要的資料，大大縮減查閱時間，讓檔案信息有效利用率得到提升。

（二）提升人事檔案管理水平

與傳統管理方式相比較，通過數字化人事檔案管理過程中，會運用有著強大存儲功能、快速運算速度的計算機進行各種數據信息處理。所以，能夠讓醫院負責人事檔案管理的人員，在短時間內提供更多的人事資料。綜合醫院具體情況，在人事檔案管理過程中，信息錄入計算機系統后，方便數據信息查找，能縮短人工操作的時長，提高操作的準確性;同時，可以減少工作人員工作量，減輕工作壓力，確保工作質量[2]。

二、醫院人事檔案管理實現數字化的途徑

（一）完善人事檔案數字化管理制度

人事檔案數據化管理建設屬于比較繁瑣的過程，要求有相關法律法規做參考，并與醫院具體情況相結合，制定合理的管理標準、規章制度。首先，醫院需要對檔案管理監督制度做完善，對不同崗位的權限、職責做細化，以便在人事檔案管理過程中可以及時發現各種問題，及時解決掉，防止引發不良事件。其次，將信息化背景與醫院實際情況相結合，制定符合現代化醫院人事檔案管理的標準，保證檔案信息的時效性、完整性、安全性[3]。同時醫院管理層需要具備較強的大局意識，提高對人事檔案管理工作的重視程度，認真聽取專業人員的建議，在現有的管理制度基礎上，綜合考慮人事檔案管理工作的特點、管理資料的特殊性，這樣才能讓制定出來的管理制度符合醫院基本要求，具有較強的可操作性、針對性，確保各項制度能嚴格執行。

基于制度管理構建人事檔案信息化管理系統，讓線上管理和線下管理結合起來，確保醫院人事檔案管理工作有序進行。強化紙質人事檔案資料管理的同時，要建立電子備份，即使是以往的檔案資料，也要再次錄入檔案數據庫里面，并進行分類，確立合理的電子查詢途徑，便于每個部門對檔案信息做查詢，提高管理工作的效率和質量[4]。

（二）建設人事檔案信息數據庫

在人事檔案管理系統選擇時，需要綜合考慮醫院要求和人事檔案管理規模，要求選擇的系統有較強的實用性。建設人事檔案信息數據庫，可以不斷的完善數據、補充內容，期間要利用好現代化信息技術，以及先進的設備和設施，將信息錄入;各種人事檔案信息隨時產生、隨時錄入，讓信息庫時刻保持動態更新狀態，保證管理的時效性和實用性[5]。在建設人事檔案信息數據庫時，要提高網絡信息機密性和安全性的重視程度，通過各種技術對信息做備份、存儲和加密處理，避免因為網絡病毒入侵造成信息泄露或丟失;數據庫要有資源共享功能，不過需要對查閱者設置相應的權限，提高人事檔案管理的保密性和安全性。

（三）加強檔案數字化人才建設

與傳統的人事檔案管理工作對比，大數據時代背景下不管是管理模式、工作任務，還是服務對象、工作環境，均有著較大的差別;而且實現人事檔案數字化管理，不同人員也會有著不同的需求。管理人員從單純負責檔案資料利用、收集者，向著檔案資料信息服務者轉變，以往是單純的進行檔案資料整理、保管，現如今還要對檔案資料進行利用和干預。管理人員角色和職責的變化，讓其面臨更多的挑戰。因此，醫院需要對管理人員專業能力有足夠的重視，每一位負責人事檔案管理的人員都能及時掌握先進的管理技術，優化知識結構配置，更快適應數字化管理模式。

在建設過程中，首先，要不斷的對管理人員展開教育培訓，讓每一位管理者都能很好的掌握數字化技術、檔案管理理論知識以及管理技能，這樣才能增強綜合業務能力。其次，要結合管理人員知識水平，為其制定個性化培訓方案、培訓目標;定期考核業務能力，并將結合和績效相掛鉤[6]。然后，打造不同部門間技術交流的平臺，通過和諧的氛圍，不斷的進行檔案管理人才培養，及時發現符合標準的人才;并通過良好的待遇不斷吸引人才、留住人才，打造高效的人事檔案數字化管理團隊。

（四）實施規范化、標準化管理

人事檔案實現數字化管理，能充分利用先進設備和信息技術，提高管理的規范化和標準化，減少人工依賴，降低各種問題、漏洞出現幾率。所以說，醫院要重視數字化管理的重要性，扭轉陳舊觀念，形成正確的人事檔案數字化管理理念，提升每一位管理人員的數字化意識，迎合時代發展方向，加大軟件和硬件投入力度，實施開放式管理，打造數字化管理環境。在人事檔案管理工作中，還要結合相關法律法規，讓各種管理制度更加規范化、標準化，建立統一的管理標準。在軟硬件配置方面，要有便捷的智能化軟件、先進的數字化設備，還需要不斷引進先進的管理方法和計數，不斷創新管理模式，建立符合自己醫院的新型管理方法，這樣才能逐漸提高管理效率，成為推動醫院可持續發展的人力資源保障。

結束語

綜上所述，醫院人事檔案管理數字化的實現過程，要比傳統企業復雜的多，不過整個實時過程中，均要建立完善的數據庫系統、規范的管理制度，這樣才能增強管理人員的數字化認識，讓檔案數據庫能動態更新，從而達到管理的信息化、數字化，為醫院穩定、健康發展奠定基礎。

【參考文獻】

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[5]劉歡， 李冬. 淺議數字信息化在醫院人事檔案管理中的運用[J]. 經濟師， 2020， No.376（06）：229-230.

[6]葉肖鳳， 周曉磊. 醫院人事檔案管理中數字化信息的應用及其有效性分析[J]. 中國初級衛生保健， 2019（6）：18-19.