設備儀器采購風險及規(guī)避探討

曹乘華

摘要：儀器設備的采購，是中國電子科技集團公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中不可或缺，十分重要的一項活動，因此需要對這一流程進行足夠的重視，但在儀器的采購過程當中，是有著諸多的風險因素存在的，這些風險因素的存在，極有可能給公司帶來極大的設備損失。本文中，將根據(jù)儀器設備采購這一流程進行相應的分析，并研究相應的風險因素，同時提出了相應的探索策略。

一、緒論

在研究所當中，檢測設備通常是相應的研究部門，在進行檢測、科研等工作中的重要機械支撐，而設備的質(zhì)量和設備的總數(shù)往往決定者相關部門在進行技術上的研究時檢測的能力。基于此，公司要求對于儀器設備的采買進行相應的管理與監(jiān)督，對于設備采購過程當中可能存在的風險因素進行一定的識別，并提出對應的應對措施，以此來保證公司的正常利益訴求，同業(yè)提高整個科研的水平可質(zhì)量。在設備采購的過程中，可能擁有的風險主要包含這樣幾點，員工活動、公司經(jīng)濟、自然因素等等。若是在進行設備采購的過程里，該設備并不能符合公司的預期和要求，或是交貨時間不及時等，這些情況的發(fā)生都是會對于公司的設備采買造成一定的影響。因此要求公司的監(jiān)督部門需要進行一定的措施，避免那些可能發(fā)生的風險，提高采購質(zhì)量，減少公司的系統(tǒng)損失。

二、儀器設備的采購特點

（一）儀器設備品質(zhì)差距逐步縮小

由于我國科技技術的飛速提升，所以相應的設備制造行業(yè)也在不斷的發(fā)展與更新，目前國內(nèi)的種種科研設備同國外的先進技術，差距正在不斷追平。在進行設備采購的選擇中，可夠選擇的設備制造機構也越來越多。這些儀器的設備成本應進行長期評估，包括采購價格、運輸設備安裝等、維護和售后服務。

（二）儀器設備采購專業(yè)性越來越強

由于科研所需要的設備種類隨著技術的發(fā)展逐步變多，越來越多的設備種類，以及相對完善的設備型號劃分，不同等的設備功能等等，都在要求這相關設備采購人員具有一定的專業(yè)知識技能水平，這是一項巨大的挑戰(zhàn)。

三、儀器設備采購風險研究

（一）采購成本問題

研究所的工作性質(zhì)決定了所用設備數(shù)量少，但精度要求高。目前國內(nèi)大多數(shù)儀器的穩(wěn)定性、準確度和安全性能均低于進口儀器，不能滿足疾病控制的實際需要。而國內(nèi)的檢測設備雖然有一小部分能滿足需要，但成本卻很高。如果使用國際設備，國際采購會出現(xiàn)很多問題。由于國際市場的不穩(wěn)定給設備的采購帶來了風險，在途采購設備的運輸成本增加，也增加了因異地運輸導致設備故障的風險。

（二）質(zhì)量問題

在購買科研院所設備時，由于存在諸多質(zhì)量風險問題，檢測失誤不僅會導致對科研院所失去信任，還會影響測量結果的準確性和可靠性，導致質(zhì)量問題，這就是購買科研院所設備的風險。采購的儀器不符合質(zhì)量控制標準，采購準備不充分可能造成質(zhì)量問題。例如，采購信息不對稱，在收到貨物時發(fā)現(xiàn)采購合同中規(guī)定的貨物和工具之間存在差異。當然，如果廠家自查有問題，儀器制造過程中也會出現(xiàn)設備質(zhì)量問題，因此也會存在質(zhì)量風險。

（三）采購行為問題

與采購行為有關的問題通常涉及不遵守關于采購研究所設備的行為守則和標準。在采購人員行為不當?shù)那闆r下，往往會給組織造成物質(zhì)損失，當嚴重的行為可能導致犯罪時，采購管理往往把重點放在采購人員的行為上。采購不當?shù)脑蛑饕腥齻€方面：一是采購制度的不完善和缺失，使采購人員覺得采購制度是虛構的，不應該遵循;二是供應商個人負責，難以抵御高額利益的誘惑，購買不符合要求的工具時不考慮公司利益;第三，是買方的無良意圖，以達到其隱藏的目的。不管是什么原因，疾控中心都會購買不符合要求和質(zhì)量標準的設備，這給機構使用這些設備帶來了風險。

四、儀器設備采購風險規(guī)避措施

（一）完善采購機制

采購機制的完善，可以建立采購制度，明確采購負責人和供應商的資質(zhì)、設備要求、審批權限、采購程序、審核標準等;招標程序，還應詳細說明合同規(guī)則和產(chǎn)品檢驗報告。除必須在工作中引入上述體系要素外，最好以紙質(zhì)或電子形式提交，由管理部門發(fā)布，采購過程中使用的文件和程序文件應歸檔。當然，一個有效的采購制度也應該受到相關部門的監(jiān)督，確保其落實，并設立審計崗對采購過程進行監(jiān)督。良好的采購機制規(guī)避風險，為疾病預防控制中心采購設備時因采購代理行為不當，同時確保設備符合要求，加強內(nèi)部管理。

（二）采購流程標準化

規(guī)范的采購流程可以提高設備采購的質(zhì)量。采購前必須進行市場調(diào)研，了解所采購設備的需求情況，了解質(zhì)量評價標準，評估可行性，確定與招標申請有關的工作。在投標過程中，我們必須以公開、公平、平等的態(tài)度對待參與企業(yè)，不放過任何供應商，才能提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品。必須報告供應商的一般技能水平，重點是供應商可能提供的額外服務，如設備維護。我們應該更加謹慎地授予采購合同，以避免國際采購的風險。在收貨時，我們必須仔細檢查質(zhì)量、數(shù)量和質(zhì)量是否一致。

（1）在進行公司儀器設備的采購過程中，準備設備要規(guī)范工作流程，做好充分準備。為了采購檢測儀器設備，第一點，需要工作人員進行相關的市場調(diào)研活動，并且大量的收集同所要采購設備有關的信息，例如設備的具體技術參數(shù)，配套設備，性能好壞等等因素。第二點，要對于設備的質(zhì)量進行嚴格把控，設備的選用要符合公司的要求，不能以次充好，并制定嚴格的招標文件，在招標中采用框架，保證招標質(zhì)量，保證招標結果達到基本的審計保證。

（2）在設備采購招標中，意外情況可能導致實際結果與預期結果的差異，投標書即投標書必須在投標書上注明。為了保證招標的成功，除了科學合理的招標文件外，還需要注意以下幾個方面：公開招標和競爭發(fā)布招標公告;嚴格遵守招標文件要求，依法對招標文件進行評審，在選擇供應商時，既要比價，又要跟蹤其財務刊物、公關、新聞等情況，同時盡量避免在某一領域長期使用固定的供應商。

（3）簽訂設備購銷合同時，必須認真審查合同條款。檢查合同設備的技術條件，嚴格遵守最終使用要求;注：供應商交貨日期、付款方式、付款日期;關于國際采購合同，除了澄清這些要求外，還必須考慮一些邊界因素，例如，如何引進整套相關產(chǎn)品;稅收政策的協(xié)調(diào);運輸保險保護條款的設計;選擇支付貨幣并處理匯率變化。同時，合同細節(jié)必須體現(xiàn)外部條件風險的合理分配。

（4）驗收過程中，檢驗設備的驗收分為定量驗收和定性驗收，班組成員按其名稱、規(guī)格、數(shù)量、品牌、技術標準等進行驗收，在技術要求高、技術難度大的設備驗收合同文件中，可邀請有關質(zhì)量監(jiān)督機構的工作人員參加驗收。質(zhì)量問題，如設備和設備在交貨時的明顯損壞，需要由供應商糾正，必要時糾正供應商的退貨和責任。驗收是保證儀器設備數(shù)量、質(zhì)量和精度的關鍵環(huán)節(jié)，加強驗收過程控制可以有效防范設備采購風險。

（三）加強采購人員管理

由于科研機構所用設備的專業(yè)性和復雜性，采購人員在采購過程中的責任越來越重要。首先，開展招投標法、合同法、職業(yè)道德等法律法規(guī)培訓，增強采購人員的職業(yè)道德意識、責任義務意識。其次，研究所用設備的專業(yè)性得到了提高，有必要定期對采購管理人員進行培訓，并定期更新其技術專長。為防范硬件設備采購風險，必須從宏觀和微觀兩個層面完善采購制度，并對采購人員進行風險應對。三位一體，共同努力才能真正規(guī)范儀器設備采購，提高采購效率和質(zhì)量，最大限度地發(fā)揮采購管理的作用。

結束語

通過對儀器設備采購過程的分析研究，發(fā)現(xiàn)了儀器設備采購、設備質(zhì)量、科研院所采購人員行為等一系列風險，可以通過完善采購機制、提高采購效率等一系列措施加以規(guī)避，規(guī)范采購流程，管理采購行為，形成從采購源頭到設備驗收全過程的采購管理體系。

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