建立完善企業現代人事檔案管理新模式

李秀芬

摘要：摘要： 新的《干部人事檔案工作條例》、《中華人民共和國檔案法》的實施，提出了按照國家相關標準和要求，加強檔案信息資源的規劃、建設、開發和管理，建立健全安全、便捷、共享、高效的人事檔案信息化管理體系，隨著國有企業退休人員社會化管理的實施，退休人員人事檔案的移交提出了數字化、便捷化的管理新模式，對企業檔案管理者提出了新的要求，建立完全現代企業人事檔案信息數字化管理，符合企業和社會的發展需要。

關鍵詞：國有企業;人事檔案;管理新模式

引言：

1.企業人事檔案管理現狀

人事檔案是人力資源管理部門在錄用、聘用、考核、考察、任免、調配、職級晉升、教育培養、職稱評聘、表彰獎勵、工資待遇、退（離）休、社會保險等工作中形成的有關員工個人經歷材料，是社會和人力資源部門了解一個人的重要載體。

2018年隨著新的《干部人事檔案工作條例》的頒布施行，時隔27年后，人事檔案工作提出了數字檔案管理的新模式，組織人事部門及其人事檔案工作機構按照國家相關標準和要求，加強檔案信息資源的規劃、建設、開發管理，目前大部分企業人事檔案管理模式仍保持計劃經濟時期的管理模式，近年來隨著新規定的實施，有的企業也實行了信息化的人事檔案管理系統，檔案信息化也僅限于人事檔案目錄查詢、檔案查（借）閱、轉遞、檔案統計等一些基礎信息管理工作，沒有建立健全安全、便捷、共享、高效的人事檔案信息化管理體系，現有的人事檔案管理模式已難以適應新形勢下的需要。

2.推行現代企業人事檔案信息、數字化管理的重大意義

隨著社會發展，國有企業面臨日益激烈的國際競爭和轉型升級的巨大挑戰，人力資源管理不再是簡單的以成本和服務為中心，而是以利潤為中心的核心管理，人力資源的核心是幫助企業實現戰略目標和贏得市場競爭優勢，在企業變革和發展中，有效的人事檔案對分析人力資源規劃和優化資源配置起著重要作用。依賴于手工作業的傳統人事檔案管理模式已難以適應現代的人力資源管理需要，在管理和利用等方面都會增加企業的運行管理成本，甚至制約著人力資源的開發利用。

建立現代的人事檔案管理系統可以最大效益地為人力資源提供服務，讓檔案管理人員從冗雜的手工操作中“解放雙手”，將更多的精力投入到現代人事檔案管理信息資源的規劃、建設、開發和利用中來，真正為人力資源管理提供更高效的服務。現階段，隨著企業不斷整合、壯大，人員跨地域流動不可避免，人事檔案的保存與管理隨著人才流動性的增強而成為企業管理中的一個新問題，現有的人事檔案管理模式也面臨著挑戰，紙質為載體的人事檔案管理模式，容易造成人事檔案材料缺失、涂改、拆散、抽出、增添、污損等問題，帶來的后果就是降低人力資源管理的效力，甚至可能給企業帶來不可避免的法律糾紛?；诖?，管理者迫切想要運用信息、數字化管理手段來改變現有的工作狀態，建立一個全新的、科學合理的、更符合社會發展需要的人事檔案管理新模式。

3 現行人事檔案管理存在的問題

3.1人事檔案收集、整理

人事檔案的收集、整理，不僅依靠企業檔案管理人員，還需要材料形成部門協同合作。如果相關部門不重視，沒有做實材料收集、材料審核、材料歸檔等工作，就會造成人事檔案材料缺失，另外，隨著企業的改革和發展，人員跨地域流動成為常態，紙質類的檔案材料容易發生歸檔不及時、檔案材料缺失，甚至發生“棄檔”等現象，在實際的工作中，由于檔案資料缺失引起的檔案仲裁和訴訟案件不斷發生，諸如，檔案材料缺失有可能導致新參保人員養老保險繳費年限不連續，檔案資料缺失導致退休審批通不過等事件發生。假設利用信息數字化管理模式，就可借助相關的管理平臺把數字化檔案及時傳遞到相應的人事檔案管理部門。管理人員就能及時對信息數據進行鑒別、整理，實時歸檔，信息數字化的人事檔案管理模式就可杜絕檔案管理不規范的問題，大大降低企業由于檔案糾紛帶來的風險。

3.2人事檔案利用、審核

人事檔案本著“凡提必審”、“凡進必審”、“凡轉必審”的原則，強化了服務理念，以及對檔案的建立、管理和利用，對查（借）閱、復制和摘錄，批準權限、注意事項及歸還等都有嚴格的規定。隨著企業轉型發展和參與國際競爭，人員、人才跨區域流動已變為一種常態，對于人員的招聘、晉升、調動、社會保險參保、接續、職工工傷鑒定、退休審核等工作均需通過人事檔案開展業務，在檔案查（借）閱的過程中也會帶來涂改、拆散、抽出、增添、更換、污損檔案材料的風險，人事檔案除了企業內部使用外，還有外調接待的工作，如因入黨、入團、入學、參軍、參加工作、財產公正、遺產繼承等需要了解其父母和親屬情況時，也會存在一定的隱患，如果采用了信息、數字化的人事檔案管理模式，就能杜絕涂改、偽造、銷毀檔案材料等違紀的行為發生，人事檔案信息系統的運轉就能解決上述的問題，并且有效的降低了由于檔案失真造成不合理的人力資源配置。

3.3人事檔案的保管、保護

人事檔案的保管、保護有著自己的管理規章制度，檔案庫房需要符合《檔案館建設的標準》的要求，檔案庫房、閱檔室和工作人員的辦公場所需要“三室分開”。紙質檔案管理對人事檔案的存放環境、場所等設施有著相對嚴格的標準和規范，并且管理的人力、物力的成本較高，有的企業由于管理的人力、物力成本較高，往往人事檔案得不到嚴密、科學的保管、保護。另外，在這次國有企業退休人員社會化管理人事檔案清理過程中，出現了“有人無檔”、“有檔無人”等情況，究其原因，只要存在人員頻繁跨地區流動現象，如果企業不重視、檔案管理部門人手不足，檔案轉遞就會延遲，時間長了就容易造成檔案滯留在原單位，形成了“有人無檔”現象。另外，一旦企業人事關系發生辭職、辭退、除名、開除、解除勞動合同等變化，如果企業、當事人對新的流動人員檔案管理辦法解讀不到位，就會造成了檔案滯留在原用人單位，形成“有檔無人”的死檔、棄檔。滯留在企業這些檔案往往會導致人事檔案仲裁、訴訟事件的發生，如果實行人事檔案信息化管理模式，就能解決上述檔案管理的困擾。

4信息、數字化在人事檔案管理中的應用

4.1構建人事檔案信息數字系統平臺

運用大數據等信息技術，建立企業人事檔案管理信息數字服務系統平臺，新的《干部人事檔案工作條例》給我們指明了方向，人力資源管理部門根據國家相關的標準和要求，利用掃描等技術手段將紙質人事檔案進行信息數據采集，在檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數據儲存、數據驗收、收據交換、數據備份，安全管理等環節，需要保證數字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質檔案一致，根據檔案信息資源進行規劃、建設、開發、管理，建立相應的系統功能模塊，例如檔案管理，機構管理、統計表報、綜合管理等模塊，形成一個安全、便捷、共享、高效的人事檔案信息管理系統，才能真正達成企業數字化信息共享，以現有的人事檔案管理模式相比較，人事檔案信息化管理體系具備下列幾點優勢。

（1）信息數字化的人事檔案管理就是安全、便捷、共享、高效科學管理體系，對于有完整性、真實性要求的人事檔案來說，紙質的人事檔案在保存過程中容易被損壞，運用數字化技術對人事檔案進行管理，不僅能夠延長檔案的使用壽命，還能解決現有人事檔案管理存在的問題。

（2）信息數字化的管理模式，促進了檔案的高效管理和精準服務，在很大程度上提升人事檔案管理的績效水平?，F行的人事檔案管理模式主要采用國際標準A4型公文用紙，裝訂檔案夾管理，不僅消耗了人力、物力、財力，工作效率得不到提高。隨著企業內部員工的實踐經驗不斷積累，員工的成長經歷、知識技能以及工作崗位必然會隨之發生變化，在實行信息數字技術管理人事檔案后，所有的人事檔案信息只需傳輸到檔案管理系統相應的模塊中進行存儲和維護，查詢只需在搜索框中輸入需要查詢的內容，就能夠迅速找到相應的檔案信息，工作效率也能得到提升。同時，計算機還具有強大的存儲容量，擁有更為精準、高效的審核能力，隨著企業戰略不斷發展，數字化的管理模式逐漸可取代以紙質為載體的人事檔案管理模式。只有加強企業檔案信息資源的規劃、建設、開發和管理，建立健全科學的人事檔案利用機制、才能更精準地向檔案利用部門提供高效的人力資本信息，幫助企業實現戰略目標，贏得競爭優勢。

4.2在人事檔案中強化信息、智能管理

伴隨我國企業電子信息化技術的深入和發展，人事檔案的相關管理人員也要轉變管理模式與觀念。通過引入科學合理的信息化管理模式，對企業人力資源進行優化整合，實現人才資源信息共享。進一步加強人事檔案信息、智能化開發、利用，使其形成高效、實用的人事檔案管理體系。高效的管理體系不僅大大減輕了管理人員的壓力與重擔，更有助于把精力投入到完善體系與制度方面，進而提升人事檔案管理的質量和效率。

4.3加強人事檔案的安全防護工作

企業的主要人力資源信息來源于人事檔案信息，需要強化檔案管理人員網絡安全意識的學習和計算機專業化的技術訓練，使其管理人員對網絡安全風險具有一定的認識，而且必須保證自己的管理人員了解并掌握各種軟件的應用，確保人事檔案信息的安全。人事檔案信息收錄了許多人事信息及個人隱私，因相關的管理者法律認知的淡薄，造成檔案信息外泄、遺漏或損壞，使其修復的機會就十分渺茫。為增加檔案信息的安全性就計算進行適當的加密，能夠規避丟失、竊取事件發生的概率，它不只是能夠提升檔案信息的完整度及隱私性，還可以推動企業的可持續發展。

5.結論

人事檔案是人力資源資源管理過程中識別人才、選拔人才、使人才的重要依據，人力資源管理部門應該運用大數據等信息技術，建立健全人事檔案科學管理機制，數據采集是人事檔案管理的基礎，檔案管理人員需要提升信息數字采集、處理、傳輸、利用能力，在現實的工作中，必須遵循國家、企業機制與要求，積極采取相應的措施來提升人事檔案的利用率。高效的人事檔案管理可以提高現代企業人力資源管理的質量，為人力資源配置提供精準高效的服務，為組織戰略的發展提供強有力的支持。