電子文件檔案管理的思考

趙紅

摘要：現階段，科技發展水平顯著提高，信息技術得以廣泛應用，辦公自動化、標準化成為主要發展趨勢。電子文件檔案化管理也成為檔案管理發展中的必經之路，對檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員必須高度重視電子文件歸檔，以高度順應信息技術的發展與應用。

關鍵詞：電子文件;檔案管理;發展;應用

當前，政府部門均以自動化系統替代傳統的紙質辦公文件，日常工作中可利用網絡平臺直接開展諸多工作。傳統的結案均以紙筆開展，而當前，電腦即可完成上述工作，有效減輕了辦公壓力，提高了辦公效率。由此產生了較多的電子文檔。然而實踐中，工作人員無法正確認識電子文件環境及特點，依然采取傳統管理模式。為更好地順應時代需求，就需大力推行電子文件檔案化管理模式。

1電子文件概述

電子文件主要指以數字設備和環境為基礎產生，以數碼形式存儲，以數字設備瀏覽處理，可在通信網絡的支持下上傳的文件信息。內容、結構及上下文關系構成了電子文件的主要內容，同時也是此項活動的重要證據。電子文件對軟硬件的依賴性較強，無法直接讀取，信息與載體相互分離，結構復雜，信息共享方便，安全維護要求較高[1]。電子文件的類型相對較多，如影像文件、聲音文件、圖像文件和數據文件等。

2電子文件檔案化管理中的問題

電子文件檔案式管理是高度借鑒傳統檔案管理模式中的優勢，依據電子文件的主要特征，利用先進科技實現集中管理，以此保證管理工作的安全性，建立科學完善的檔案管理系統。為此，需制定科學的電子文件檔案式管理機制，結合國家規定和要求建立完善的電子文件管理審查機制，定期組織抽查工作，創建科學完備的管理系統。采取先進技術優化權限管理，可保障信息安全，加強原始信息的完整性。

2.1存在較大的安全隱患

經濟全球化形勢下，我國十分重視信息化和數字化發展，計算機網絡技術對全球化起到了重要的促進作用。大眾可充分利用互聯網獲取豐富的信息。如今，政府部門也利用綜合性電子政務系統頒布條令，組織宣傳。政府也采取多種措施加強了公文電子化的建設。但是受網絡技術特性的影響，信息盜取和篡改問題日益嚴重，保管和歸檔電子文件時，病毒侵襲是十分常見的問題。且接入互聯網的過程中可能存在非法訪問，電子文件檔案管理中的安全問題顯著。

2.2檔案保管要求嚴格

相較于傳統的紙質檔案管理工作，電子文件檔案管理的管理方法及管理設備均有所不同，保管環境要求差異更為明顯。電子文件檔案管理需要一種具有優良磁性的載體，同時，該載體對保管環境也提出了較高要求。時間越長，磁體的磁性下降也越明顯，進而出現了信息丟失的問題，影響了信息的準確性和完整性。

2.3管理制度有待完善

目前，我國十分重視電子化檔案管理，但是發展速度較為遲緩，管理制度建設也存在著十分明顯的問題，管理不夠嚴格，并未確定不同部門和不同責任人的職責范圍。若在管理時出現電子文件錯誤，易于產生相互推諉的問題，無法明確具體負責人。且管理制度不完善也會降低負責人的失誤成本，降低了電子文件檔案式管理的可靠性與安全性。對此，有必要完善電子文件檔案管理，以加強電子文件檔案保護。

3完善電子文件檔案化管理的有效策略

伴隨科技的發展，電子文件逐步取代紙質文件。如今，行政文件數量不斷增多，這在一定程度上增大了行政事務工作壓力。而電子文件的出現，不僅節省了文件存儲空間，保證了機密文件安全，也簡化了檔案管理流程，減輕了檔案管理人員的工作壓力。在這樣的行勢下，也對電子文件的檔案化管理也提出了更高的標準要求。若想提高電子文件檔案化管理水平，就必須加大對檔案安全管理的重視度，合理運用檔案安全管理技術;加大檔案管理人才培養力度，夯實專業人才基礎;建立健全的檔案管理制度，確保檔案管理的合理合法性與標準規范性;創建檔案管理平臺，促進檔案的內部交互共享。

3.1重視安全管理

電子文件檔案化管理工作中，其中存在的問題尤為顯著。對此，工作人員應當采取有效措施增強檔案的安全性和保密性。若多人擁有檔案管理權，則會產生較為嚴重的社會問題。此外，管理人員的綜合素質對檔案管理工作的影響也是現階段尚未解決的問題。為此，有關部門需高度關注檔案管理，顛覆傳統思想，以全新的視角理性看待和分析電子文件檔案管理，為單位的長期、穩定發展奠定堅實的基礎。

3.2培養優秀的管理人才

相較于傳統的檔案管理，電子文件檔案化管理存在顯著差異。為此，要求人員高效利用工作中積累的豐富經驗，依據電子文件的主要特征加強管理。為實現上述目標，需采取多種措施，培養大批優秀的管理人才，之后收集具有較高價值的信息內容，依據文件的形式、來源、內容等做到分類保管，為需求者提供便捷的檢索服務[2]。

傳統檔案管理模式不同于電子檔案管理模式。企業內部需要積極引入并培養大批優秀的專業人才，其一方面要熟練掌握計算機知識和操作技能，另一方面也需具備扎實的檔案管理知識，擴大企業人才規模。與此同時，檔案管理部門中，傳統檔案管理人員也要主動參與到專業知識和技能培訓之中，樹立全新的檔案管理理念，鼓勵其轉變工作模式和工作理念，根據不同的管理需求，完善檔案管理，進而全方位提高管理人員的業務能力和職業素養。

3.3加強管理制度建設

科學的檔案管理制度有利于提升檔案管理工作的質量。因此，電子文件檔案管理工作中需要建立科學有效的管理機制，在優化管理的同時，促進電子文件檔案化管理的全面發展。科學的管理制度可約束管理人員的行為，也可引導其以積極的理念落實各項工作，并在工作中能夠根據制度要求不斷的進行自我反思與總結，進而更好的端正工作態度，優化工作質量。

現如今，電子文件歸檔管理制度成為人們需要關注的焦點內容。電子文件來源尤為豐富，生產文件的人員數量較多，如業務管理員、數據錄入員以及計算機技術員等。在電子文件歸檔中，要嚴格遵守管理制度的要求，落實各項工作內容。電子文件歸檔是單位檔案管理制度中的重要內容，需多個部門共同協作。另外，電子文件形成部門也需全面掌握文件的基本形成規律與歷史發展間的聯系，以此充分發揮其在檢定工作中的作用[3]。計算機管理部門必須高度重視網絡技術，以促進檔案管理，與多個部門共同配合，全面展現自身的優勢，制定安全可靠的電子文件檔案。

3.4創建檔案網站

電子文件檔案化管理需要結合實際為本單位的有關部門及工作人員提供快速瀏覽和查閱信息的服務。為此，需充分展現官網的獨特優勢，彰顯單位經營與發展特色，創建具有完善信息查詢功能的網站。若單位創建了官網，則需在官網中設置檔案查詢板塊，該欄目也可融入單位重要的歷史信息。如單位曾經舉辦過的重要活動，歷史上留下的珍貴影像以及領導的視頻和音頻等。

信息檔案查詢功能在為單位管理人員提供服務的同時，也要為普通職工服務。具體來說，建設網站的過程中，要設置普通職工的登錄和操作權限，使其能夠利用官網查詢重要信息，結合關鍵詞查詢檔案。普通職工無法通過檔案編號和分類號檢索形式查找方案，同時，網站上提供的檔案查詢服務也涵蓋了諸多內容。網站需要提供職工個人信息和單位歷史發展及各階段的文件發布。工作人員需采取有效措施，優化網站建設，結合網站用戶的意見和建議，豐富網站功能，擴展檔案管理人員的交流和溝通渠道，協助單位職工解答問題，適當引導職工更加全面地開展檔管理工作，豐富工作人員的檔案管理知識儲備。

4結束語

現階段，我國社會經濟發展水平顯著提高，信息化管理也成為當前主要的發展趨勢。電子文件檔案信息化管理具有較大的優勢，在日常生產和生活之中也發揮著重要作用。互聯網環境的開放性和復雜性較強，因此，日后電子文件檔案管理工作，也需要將安全管理和制度建設作為重點工作內容，創建檔案網站，培養優秀的管理人員，以此全方位提升檔案服務水平。

參考文獻：

[1]鄒名璐，羅元.電子文件歸檔管理系統的核心功能單元設計[J].計算機工程與科學，2019，v.41;No.291（03）：118-124.

[2]林琳.政務電子文件歸檔管理問題與對策研究[J].山西檔案，2020，No.251（03）：161-166.

[3]李學廣，袁嘉新，駱建珍.業務電子文件歸檔管理問題探討[J].中國檔案，2019，544（02）：74-75.