計(jì)算機(jī)辦公軟件Word的操作方法研究

楊志艷

（甘肅省鎮(zhèn)原縣職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校 甘肅省慶陽(yáng)市 744500）

在當(dāng)今社會(huì)與經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，Word軟件隨計(jì)算機(jī)出現(xiàn)在了人民群眾面前，并且還成為了重要的辦公軟件，通過(guò)Word操作進(jìn)一步提高了工作效率與質(zhì)量。但是在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中卻經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)軟件應(yīng)用不合理的問(wèn)題，甚至部分工作人員在進(jìn)行Word操作時(shí)還將其定義成為簡(jiǎn)單的文字編輯工具。長(zhǎng)此以往下去不僅會(huì)影響到供效率，還會(huì)使Word軟件應(yīng)用失去意義，所以當(dāng)務(wù)之急就是對(duì)其操作方法進(jìn)行深入探索。

1 Word程序基本功能說(shuō)明

1.1 功能區(qū)

功能區(qū)有很多人都使用過(guò)，但是對(duì)其實(shí)際操作卻并不了解，因?yàn)楣δ軈^(qū)包含的功能種類較多，并且不同的功能鍵都有著不同的作用。首先就是程序選項(xiàng)卡，這一選項(xiàng)中有開(kāi)始、插入、頁(yè)面布局、引用、郵件、審閱、視圖這七個(gè)選項(xiàng)，七個(gè)選項(xiàng)的設(shè)置為軟件默認(rèn)，郵件相信是應(yīng)用頻率最低的一個(gè)功能鍵了。那么在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中就可以結(jié)合實(shí)際情況對(duì)選項(xiàng)卡進(jìn)行調(diào)整，因?yàn)檫x項(xiàng)卡中有一些功能并不常用，那么就可以通過(guò)開(kāi)發(fā)工具選項(xiàng)卡進(jìn)行調(diào)整。功能面板也是功能區(qū)的重要組成部分，功能面板的作用就是對(duì)選項(xiàng)卡進(jìn)行切換，在切換過(guò)程中可以顯示不同的功能面板，在這一分組中會(huì)出現(xiàn)常用按鈕，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中還會(huì)顯示信息輸入框，此時(shí)就可以選擇相應(yīng)的執(zhí)行命令。通過(guò)總結(jié)可以了解到，在實(shí)際文檔編輯操作過(guò)程中，功能區(qū)會(huì)出現(xiàn)一些變化，在文檔處理過(guò)程中若是暫時(shí)不需要就可以將其縮小，縮小操作就是在功能區(qū)中右鍵，隨后打開(kāi)快捷菜單中選擇“功能區(qū)最小化”。“開(kāi)始”功能中包含了文檔與文字編輯常見(jiàn)的各種操作，在這一功能中可以對(duì)字體進(jìn)行調(diào)整，還能夠?qū)ψ痔?hào)進(jìn)行放大縮小，字體的顏色也能夠通過(guò)功能區(qū)變化，還能夠在“開(kāi)始”功能中找到圖表插入按鍵，進(jìn)一步豐富了文檔編輯的功能。不僅如此，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中還可以對(duì)文字的位置進(jìn)行調(diào)整，頁(yè)邊距也能夠在“開(kāi)始”功能中調(diào)整。經(jīng)常進(jìn)行文字編輯的話“文檔校對(duì)”功能就需要得到重點(diǎn)關(guān)注，這一功能可以對(duì)文檔中的文字進(jìn)行檢測(cè)，通過(guò)檢測(cè)可以了解到語(yǔ)法錯(cuò)誤和錯(cuò)字，以進(jìn)一步提高文字編輯工作有效性。如圖1所示。

圖1：文檔校對(duì)功能頁(yè)面

1.2 標(biāo)尺、頁(yè)面編輯區(qū)域、鼠標(biāo)右鍵和狀態(tài)欄說(shuō)明

Word軟件中的標(biāo)尺在文檔編輯中有著重要的影響意義，頁(yè)面編輯區(qū)域的上面和左面，分別標(biāo)有“水平標(biāo)尺”以及“垂直標(biāo)尺”。“頁(yè)面編輯區(qū)域”在垂直標(biāo)尺的右側(cè)，一般情況下這一區(qū)域能夠滿足文檔編輯工作基本需求。在對(duì)頁(yè)面編輯區(qū)域進(jìn)行分析時(shí)可以了解到，在其右側(cè)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)滾動(dòng)條，這一滾動(dòng)條的右側(cè)還有一個(gè)功能欄，這一功能欄是“任務(wù)窗格”，其作用方式就是在點(diǎn)擊一些命令后會(huì)出現(xiàn)命令對(duì)話框，若是將命令對(duì)話框放到界面最右側(cè)，那么對(duì)話窗口就會(huì)嵌入Word界面。并不是所有的任務(wù)窗格都在編輯區(qū)右側(cè)，部分任務(wù)窗格會(huì)出現(xiàn)在編輯區(qū)左側(cè)。鼠標(biāo)在右鍵后可以完成簡(jiǎn)單的編輯與處理，例如在英文文檔進(jìn)行編輯時(shí)，若是右鍵則可以直接將其翻譯過(guò)來(lái)，這一操作主要依靠英語(yǔ)助手應(yīng)用。狀態(tài)欄區(qū)域也可以進(jìn)行調(diào)整，因?yàn)檐浖械臓顟B(tài)欄默認(rèn)的功能顯示有些并不常用，所以就可以通過(guò)右鍵狀態(tài)欄并點(diǎn)擊“自定義狀態(tài)欄”進(jìn)行編輯，以通過(guò)這樣的方式來(lái)改變狀態(tài)欄顯示。

1.3 對(duì)話框啟動(dòng)器

在文檔中還經(jīng)常會(huì)應(yīng)用到對(duì)話框啟動(dòng)器，這些對(duì)話框啟動(dòng)器都是小圖標(biāo)，并且出現(xiàn)在不同的操作組中，通過(guò)單擊啟動(dòng)器可以將對(duì)話框與任務(wù)窗格啟動(dòng)，在其中還會(huì)出現(xiàn)不同的選項(xiàng)。就拿“字體”來(lái)說(shuō)，當(dāng)單擊后就會(huì)啟動(dòng)“字體”對(duì)話框。

2 計(jì)算機(jī)Word辦公軟件的具體應(yīng)用分析

2.1 內(nèi)容查找與替換

在對(duì)一些文字內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制粘貼時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)空白符號(hào)和回車鍵，為了保證文字格式的合理性，就需要對(duì)這些空白符號(hào)和回車鍵進(jìn)行刪除，但是一個(gè)一個(gè)單獨(dú)刪除太浪費(fèi)時(shí)間，那么在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中就可以通過(guò)內(nèi)容查找與替換進(jìn)行快速操作。在實(shí)際操作過(guò)程中可以選中需要?jiǎng)h除的空白符號(hào)，并點(diǎn)擊查找與替換，此時(shí)對(duì)話框就會(huì)啟動(dòng)，其中包含了查找、替換、定位這三個(gè)選項(xiàng)，操作者就可以選擇替換選項(xiàng)，將空白符號(hào)全部替換。與此同時(shí)，在將文章復(fù)制到Word文檔后還會(huì)出現(xiàn)大量空格，這些空格也會(huì)影響到文章布局，同時(shí)還會(huì)占據(jù)文章篇幅，那么此時(shí)也利用查找替換功能鍵將這些空格刪除，這樣操作者的工作效率就會(huì)得到大幅度提升。如圖2所示。

圖2：查找與替換功能頁(yè)面

2.2 段落重排

若要合理進(jìn)行文檔文字編輯，還可以將段落重排功能鍵應(yīng)用起來(lái)，通過(guò)這一功能鍵可以對(duì)文檔中文章的段落進(jìn)行重新排列。該功能鍵的具體操作如下，操作者可以在每段需要開(kāi)頭的位置添加特殊標(biāo)記，并在功能欄中選擇查找與替換，單擊打開(kāi)功能欄，并在對(duì)話框中找到定位欄目，在欄目對(duì)話框中輸入“p”，同時(shí)還需要在高級(jí)設(shè)置中選擇特殊符號(hào)，點(diǎn)擊不間斷空格，在其中輸入“S”。當(dāng)以上操作結(jié)束后就可以進(jìn)行全部替換，點(diǎn)擊全部替換后段落重排操作就算完成了[2]。

2.3 快捷鍵的使用

快捷鍵應(yīng)用也是提高Word軟件應(yīng)用效率的重點(diǎn)，在實(shí)際操作過(guò)程中利用鼠標(biāo)來(lái)回點(diǎn)擊不僅浪費(fèi)時(shí)間，甚至在遇到大量重復(fù)操作時(shí)還會(huì)出現(xiàn)失誤。所以就可以將其快捷鍵應(yīng)用起來(lái)，最為常見(jiàn)的快捷鍵的復(fù)制粘貼，還有一些快捷鍵相信很多操作者并不了解。比如Ctrl+Shift+Spacebar可以創(chuàng)建不間斷空格，Ctrl+U可以為字符添加下劃線、Ctrl+Q可以刪除段落格式、Ctrl+Spacebar可以刪除字符格式等等。還有一些快捷操作也有部分操作人員并不了解例如F12后可以快速對(duì)文檔進(jìn)行保存，F(xiàn)7可以進(jìn)行拼寫檢查，F(xiàn)6可以進(jìn)行快速翻譯。通過(guò)這些快捷鍵可以進(jìn)一步提高軟件操作效率，降低了操作者鼠標(biāo)應(yīng)用頻率。所以為了更加合理的應(yīng)用Word文檔，相關(guān)操作人員就需要將其快捷鍵銘記在心，同時(shí)還要學(xué)會(huì)熟練使用快捷鍵，以通過(guò)這樣的方式來(lái)提高工作效率與質(zhì)量。

3 計(jì)算機(jī)Word辦公軟件操作流程分析

3.1 Word窗口結(jié)構(gòu)

操作者一定要了解Word窗口結(jié)構(gòu)，Word視圖包含很多內(nèi)容例如頁(yè)面視圖、大綱視圖等，不同的視圖會(huì)展現(xiàn)出不同的效果，若要將文檔打印出來(lái)，就需要重點(diǎn)關(guān)注Word視窗，并對(duì)頁(yè)面視圖進(jìn)行操作，其目的就是為了保證打印后的效果能夠與軟件中效果一致。在對(duì)視圖進(jìn)行切換時(shí)，操作人員可以選擇菜單視圖并點(diǎn)擊切換，為了方便可以直接點(diǎn)擊窗口下方按鈕進(jìn)行視圖切換[3]。

3.2 打開(kāi)文檔

大多數(shù)操作者應(yīng)用軟件的目的就是對(duì)文件進(jìn)行查看，所以在文件打開(kāi)時(shí)就會(huì)選擇相對(duì)簡(jiǎn)單的打開(kāi)方式，例如應(yīng)用鼠標(biāo)雙擊桌面上的文件，或是尋找文章儲(chǔ)存路徑之后打開(kāi)文件。很多人為了方便都會(huì)將文件放在桌面，雖然打開(kāi)的速度快，但是儲(chǔ)存路徑一般為C盤，大量文件儲(chǔ)存就會(huì)導(dǎo)致電腦運(yùn)行速度下降。所以在文件儲(chǔ)存與打開(kāi)時(shí)最好注意路徑問(wèn)題，不要選擇將文件大量堆積到C盤。

3.3 頁(yè)眉設(shè)置

Word文檔編輯過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)需要頁(yè)眉編輯的情況，一般情況下操作人員都會(huì)選擇最簡(jiǎn)單的編輯方式，那就是找到頁(yè)眉編輯功能鍵，并點(diǎn)擊頁(yè)眉和頁(yè)腳，隨后再將需要編輯的文字內(nèi)容輸入到頁(yè)眉處，若是需要在頁(yè)眉處增加不同格式的橫線，再將橫線添加進(jìn)去[4]。但是這一操作僅限于單一頁(yè)眉操作，如果遇到大量頁(yè)眉需要編輯則無(wú)法利用這一方式。在大量頁(yè)眉編輯過(guò)程中需要先在第一頁(yè)的末尾點(diǎn)擊“插入”-“分頁(yè)”-“下一頁(yè)分節(jié)符”，之后還要點(diǎn)擊頁(yè)眉頁(yè)腳，最后再點(diǎn)擊“同前節(jié)”按鈕，這時(shí)輸入相應(yīng)的內(nèi)容即可。

3.4 受損文檔的恢復(fù)

因?yàn)橛?jì)算機(jī)運(yùn)行過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，比如突然停電、軟件運(yùn)行崩潰等，這就會(huì)導(dǎo)致文檔受損。那么在遇到文件受損后就可以應(yīng)用基礎(chǔ)方式進(jìn)行修復(fù)方式，首先需要將被損壞文件打開(kāi)，并點(diǎn)擊另存為將其格式改成RTF。更是更該結(jié)束后點(diǎn)擊保存，并關(guān)閉受損文檔。隨后需要將保存的RTF文件，另存到Word的DOC格式保存。最后將RTF格式文件關(guān)閉，此時(shí)再打開(kāi)新文件即可完成修復(fù)。但是這一簡(jiǎn)單操作的效果有時(shí)并沒(méi)有那么明顯，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)沒(méi)有效果或是僅修復(fù)部分內(nèi)容的情況，那么在出現(xiàn)了這樣的問(wèn)題后，就可以選擇將文件格式繼續(xù)轉(zhuǎn)化成為TXT，之后再將其轉(zhuǎn)回word格式，雖然這樣能夠修復(fù)內(nèi)容，但是格式卻無(wú)法得到修復(fù)。在文件修復(fù)時(shí)還可以選擇另一種方法，這一修復(fù)方式為復(fù)位，修復(fù)流程為打開(kāi)損壞文件，滯后點(diǎn)擊菜單并全選，隨后點(diǎn)擊軟件中的“文檔修復(fù)”即可[5]。

4 Word隱藏功能的應(yīng)用

4.1 軟回車和硬回車

Word文檔編輯過(guò)程中有時(shí)會(huì)從網(wǎng)頁(yè)上復(fù)制文字，然而復(fù)制后的文字經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)空行，若是單獨(dú)刪除則會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間，并且在刪除過(guò)程中還會(huì)出現(xiàn)失誤，那么此時(shí)就可以利用替換的方式來(lái)解決這一問(wèn)題。在點(diǎn)擊查找替換后在任務(wù)欄中輸入^p^p，隨后點(diǎn)擊替換，以通過(guò)這樣的方式來(lái)批量刪除空行。

4.2 自動(dòng)保存功能調(diào)整

相信很多人在應(yīng)用Word文檔時(shí)遇到過(guò)文本丟失的情況，一旦出現(xiàn)這一問(wèn)題就會(huì)導(dǎo)致之前所編輯的內(nèi)容全部消失。所以在應(yīng)用過(guò)程中若要解決這一問(wèn)題，就需要結(jié)合實(shí)際情況去設(shè)計(jì)自動(dòng)保存，保存路徑的選擇為文件—選項(xiàng)—保存—保存時(shí)間設(shè)置，此時(shí)就可以根據(jù)實(shí)際情況去設(shè)計(jì)相應(yīng)的自動(dòng)保存時(shí)間。不僅如此，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中還可以通過(guò)“選項(xiàng)”功能進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)而有效提高辦公質(zhì)量。

4.3 快捷鍵的選擇應(yīng)用

通過(guò)相關(guān)數(shù)據(jù)總結(jié)分析可以了解到，Word文檔中以一百個(gè)以上的快捷鍵，然而這些快捷鍵在日常生活或?qū)W習(xí)中是無(wú)法了解的，首先就是因?yàn)槭髽?biāo)可以代替這些快捷鍵，其次就是快捷鍵的數(shù)量較多無(wú)法全部進(jìn)行記憶。所以若要提高辦公效率，就可以選擇去到網(wǎng)上查找資料，并學(xué)習(xí)靈活應(yīng)用快捷鍵[6]。

5 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上總結(jié)可以了解到，Word軟件并不是看起來(lái)那么簡(jiǎn)單，同時(shí)也了解到其不同的操作可以為文檔編輯帶來(lái)哪些幫助，最重要的就是了解到了軟件更多的操作方法。那么在當(dāng)前這一Word軟件應(yīng)用不斷深化背景下，相關(guān)操作人員就需要對(duì)Word進(jìn)行更加深入的探索，以保證軟件應(yīng)用能夠?yàn)楣ぷ鲙?lái)幫助，通過(guò)更加細(xì)致精準(zhǔn)的操作提高工作效率與質(zhì)量。