用好騰訊文檔，協(xié)作辦公無難事

作為騰訊推出的免費(fèi)在線文檔工具，騰訊文檔不僅和大家常用的微信、QQ無縫集成（這樣參與協(xié)作只需要使用這些常用賬號(hào)登錄即可），而且提供了極為豐富的協(xié)作組件，可以為大家日常辦公協(xié)作帶來極大的便利。

在線創(chuàng)建協(xié)作文檔

騰訊文檔是一款在線文檔工具，當(dāng)用戶需要?jiǎng)?chuàng)建協(xié)作文檔時(shí)，可以打開瀏覽器登錄https：//docs.qq.com/，然后使用自己的QQ或者微信賬號(hào)登錄。成功登錄后點(diǎn)擊“新建”，然后提示新建自己需要的Office文檔（支持Word、Excel、PowerPoint，也可以點(diǎn)擊“本地文檔”上傳本地完成的文檔）。以新建“在線文檔”為例，打開的頁面類似我們?nèi)粘Ｊ褂玫腤ord，按提示撰寫即可，文檔會(huì)自動(dòng)在線保存（圖1）。

小提示：對(duì)于Excel、PowerPoint、在線收集、思維導(dǎo)圖等文檔，騰訊文檔還提供在線模板，使用模板可以快速創(chuàng)建自己需要的在線文檔。

對(duì)于需要協(xié)作的文檔，完成自己部分的撰寫后點(diǎn)擊右上角的“分享”按鈕，在打開的頁面設(shè)置“所有人可以編輯”，然后選擇需要協(xié)作的QQ或者微信好友，點(diǎn)擊“確定”即可完成分享協(xié)作（圖2）。

如上所述，騰訊文檔同時(shí)也集成在QQ/TIM、微信中，這樣好友收到我們發(fā)送的協(xié)作請(qǐng)求，他們在登錄自己的QQ后，在好友列表可以看到“騰訊文檔助手”的新消息，點(diǎn)擊“查看”，按提示登錄騰訊文檔后，切換到“與我共享”，在這里即可看到協(xié)作文檔，打開就可以在線進(jìn)行編輯了，具體操作同上（圖3）。

小提示：用戶還可以根據(jù)需要?jiǎng)?chuàng)建其他特色的在線文檔，比如對(duì)于一份比較復(fù)雜的策劃方案，用戶可以創(chuàng)建一份在線思維導(dǎo)圖或在線流程圖，發(fā)起者先規(guī)劃好整體（或者部分結(jié)構(gòu)），同上將文檔分享，讓其他參與的同事在線協(xié)作完成即可。

特色在線協(xié)作工具

除了在線創(chuàng)建常用的Office文檔外，騰訊文檔針對(duì)常用的協(xié)作場景還準(zhǔn)備了很多特色小工具。比如現(xiàn)在是疫情的特殊時(shí)期，很多公司對(duì)來訪、員工復(fù)工都需要進(jìn)行相關(guān)的疫情登記，登記表需要員工協(xié)作填寫。為了避免接觸性聚集，發(fā)起者可以點(diǎn)擊“新建→在線收集→收集→防疫登記”，然后選擇一個(gè)適合的模板，這樣打開模板后點(diǎn)擊“立即使用”就可以開始設(shè)計(jì)問卷了。可以在當(dāng)前模板上添加問題、驗(yàn)證邏輯等，完成后點(diǎn)擊“立即發(fā)布”（圖4）。

接著在打開的頁面選擇發(fā)送給需要填寫的同事，如果還需要針對(duì)登記的來訪客戶，那么還可以點(diǎn)擊“生成二維碼”，將二維碼打印出來，粘貼在門衛(wèi)處供來訪者無接觸登記。這樣對(duì)于那些需要參與協(xié)作登記的用戶，通過分享鏈接或者掃描二維碼進(jìn)入登記表，然后按照自己的實(shí)際情況進(jìn)行在線登記，完成后點(diǎn)擊“提交”即可。

作為發(fā)起協(xié)作者，可以隨時(shí)登錄自己的騰訊文檔，打開上述建立的收集表即可看到填寫結(jié)果了。如果需要將填寫結(jié)果導(dǎo)出到Excel進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，點(diǎn)擊“在表格中查看”，這樣會(huì)自動(dòng)打開在線表格，按提示點(diǎn)擊“菜單→導(dǎo)出為→本地Excel表格（.xlsx）”，下載到本地整理即可（圖5）。

對(duì)于PPT文檔，騰訊文檔除了常見的共享協(xié)作功能，還提供了遠(yuǎn)程演示功能，更方便用戶將自己建立的PPT文檔遠(yuǎn)程展示給協(xié)作同事在線觀看。操作同上，在騰訊文檔完成PPT文檔的創(chuàng)建后，點(diǎn)擊左上角的“播放→開始遠(yuǎn)程演示”按鈕，接著將生成的二維碼或分享鏈接發(fā)送給需要參與協(xié)作的同事，點(diǎn)擊“開始遠(yuǎn)程演示”，這樣就可以在發(fā)起者電腦上開始播放PPT（圖6）。

這樣參與協(xié)作的同事可以通過分享的鏈接或者掃描二維碼查看遠(yuǎn)程的演示，比如出差在外的同事，通過微信掃碼打開鏈接后，在手機(jī)上就可以同步看到發(fā)起者播放的PPT（協(xié)作者也可以在自己手機(jī)上手動(dòng)播放PPT，圖7）。

當(dāng)然在參與協(xié)作過程中，如果參與者都是使用筆記本電腦，那么發(fā)起者可以在PPT播放窗口下方點(diǎn)擊“開啟通話”，這樣可以使用騰訊的會(huì)議語音功能讓每個(gè)參與者使用語音進(jìn)行實(shí)時(shí)交流，隨時(shí)提出各種修改意見。對(duì)于手機(jī)微信用戶，則可以將發(fā)布者和參與者組建一個(gè)微信群，通過微信語音進(jìn)行實(shí)時(shí)交流，這樣可以有效提高協(xié)作的效率。