檔案管理基礎工作在現代化檔案管理中的價值探究

摘要：檔案管理過程中基礎工作是十分重要的內容，運用有順序的檔案管理可以提高總體工作效率和管理水準，而且還是構建現代化檔案管理的主要基礎。數據庫管理是現代檔案管理中一種主要構成部分，管理基礎工作對提升檔案管理整體水平有利。本文主要闡述了檔案管理基礎工作在現代檔案管理出現的問題，同時闡述了增強基礎工作的策略，從而讓檔案管理更加現代化，讓檔案更加健康發展。

關鍵詞：檔案管理基礎工作;現代化檔案管理;價值探究

檔案能夠記錄多種信息，比如人類文明、關鍵的實踐活動與科研成果，其具備十分關鍵的地位，也是讓社會進一步發展的主要動力。伴隨社會迅速進步，有很多相關檔案信息讓管理者有很多困難。在信息化時代，為了讓檔案管理更加現代化，就一定要增強具體基礎工作，提升管理水準，而且讓檔案更加健康。在此方面上看，基礎工作在檔案管理中具有十分關鍵的地位。

一、目前檔案管理基礎工作實行的現狀和問題

根據我國檔案的現狀看，采集檔案信息數目較多，時間較長。大部分都運用封閉管理策略，就是增強檔案收藏，不將任何文件丟失。實際上需要注意的事項為，在進行檔案管理中，管理者運用各種質量規范去管理檔案，造成多種問題出現[1]。具體體現在下面幾個層面：在管理中檔案信息的數目不具備標注特點，不存在目錄序號，多卷的情況，管理者在準備標題中不存在標準化。標題編寫內容不符合具體內容，進一步對管理者以后繼續管理不利。大部分卷案都不存在目錄，在運用信息技術中，用戶無法信息尋找存檔。在這樣的狀況下，存在的問題在一定程度上影響到檔案部門的發展，讓管理人員采用高效的策略處理問題，從而提升管理檔案的水平。

二、增強基礎工作對提升檔案管理水平有利

（一）檔案館藏去粗取精，進行檔案信息全方位普查

進行館藏信息全方位審查是檔案管理標準化的重要工作內容。當前，大部分檔案在信息管理中并不存在記錄，大部分知識檔案是復雜與混亂的，對管理者的管理十分不利[2]。對已經超過期限的或者沒有運用的文件，能夠提升檔案信息管理的有效性。

（二）進行案卷的重新組合，讓檔案信息管理更加規范

在檔案中，大部分檔案內容過厚而且好壞參半，這需要管理者對其進行合并同時收集檔案，這之中有緊密相關的文件互相組合。因為文件的重新組合，不但能夠改善檔案管理等級，也能夠改善檔案的運用率，而且讓檔案管理更加現代化與自動化。

（三）將案卷進行分類，便于用戶尋找檔案信息

在進行檔案管理中，信息技術與互聯網技術的運用讓用戶可以搜尋相關文件的信息，同時符合用戶的需求，嚴格遵循我國的規定[3]。之后把一系列完善的分類準則嚴格根據這種規范做好分類，同時把數據庫信息分類序號做好統一，進一步讓檔案管理更加規范與標準，同時符合需要的管理結果。

（四）讓題名更加規范確保查詢正確率

這種檔案的分類號確保了搜索的查全率，看具體標題的正確性能夠確保查詢的正確性。這不只是保證查全率，也應該做好登記處理，便于在登記中讓標題更加標準。全部的申請批準文件都寫出請求，一些不需要批準的文件就需要寫好報告，所以能夠區分各個文檔在探究中實質性的作用。

三、檔案管理基礎工作在現代化檔案管理中的運用策略

（一）讓數據準備推動檔案現代化管理的進度

在進行檔案管理的全部層面，信息數據編寫屬于一種重要的項目，尤其是對有很多時間構建的圖書館完善檔案，由于收集很多文件的工作不但重要。若是不具備一系列標準的程序與工作策略，計算機就不能夠運用，由于數據準備不夠，也容易直接制約檔案管理信息化建設進度發展。

（二）推動檔案管理基礎工作任務的現代化發展

為了很好的開發檔案管理的前提，要求完全運用現代化技術，從而提升數據庫管理工作的效果，尤其是在研究檔案管理中。關鍵詞搜索是迅速而且簡單的，另外，在一定程度上，讓檔案管理基本完成現代化，能夠防止一些人存在錯誤，而且提高檔案保存的正確性。伴隨科技現代化，檔案信息字各種讀取逐漸被分割，檔案也容易被計算機化。

（三）增強對檔案管理基礎工作的監管力度

高效的數據庫管理工作發展一定要增強檔案的監管，確定個人實際責任，其責任是做好監督記錄管理，同時按照規定時間去檢查有關工作人員。每名員工都需要仔細工作，另外，也應該改善檔案管理流程，確定檔案操作程序，同時讓員工根據固定的程序完成檔案管理任務。

（四）提高員工檔案意識與服務意識

在進行檔案管理者按照時間培訓中讓員工可以做好歸檔文件，讓檔案更加完善和準確，同時提升員工的意識，不管是檔案工作還是檔案工作管理都一定要改進人員的服務的精神，而且在信息時代的宣傳工作中，檔案管理工作能夠在互聯網上展開，讓檔案服務更加便捷，同時保證服務的效率，更好的分配管理任務。

（五）加大培養綜合性人才的力度

人才是進行檔案管理現代化的關鍵前提。按照當前檔案管理現代化實行的狀況看，檔案管理現代化宣傳沒有實現規定的目標是因為有關人員具備專門的理論知識、素質較低。所以在平時工作時需要對檔案管理展開專門的訓練，經過積極提高有關人員的綜合素質、增強隊伍成員建設，讓管理者隨時學習檔案管理現代化每個層面的內容。另外，為了符合檔案現代化管理中具體工作需要，應該積極招聘高水平人才，積極延伸工作中的思想和策略，從而為檔案現代化管理貢獻一份力量。加強管理者之間和有關單位的交流，提高檔案管理的中和水準，讓檔案現代化管理進度變快。

結束語：

現代化管理檔案屬于一種新興同時十分復雜的工程，在具體工作中應該按照自己的狀況，增強檔案管理中基礎工作建立，增強檔案管理現代化的認知，經過踏實的完成好每種工作，同時按照檔案工作以后發展的態勢，積極解決工作中存在各種問題，同時探究高效的措施，為檔案管理工作打下良好的基礎。

參考文獻

[1]盧敏娟.檔案管理基礎工作與檔案管理現代化研究[J].信息記錄材料，2020，21（03）：52-53.

[2]李莉娜.探析現代化信息在醫院檔案管理工作中的應用價值[J].世界最新醫學信息文摘，2019，19（62）：271-272.

[3]雷曉婷.檔案基礎工作與檔案管理現代化[J].文教資料，2018（24）：81-82.

作者簡介：趙豐琴（1974-），女，漢族， 籍貫：江蘇省句容市華陽鎮， 中專， 助理館員，檔案管理基礎工作在現代化檔案管理中的價值探究。